Viele Zahnarztpraxen finden es schwer, herauszufinden, wie sie die Zahlung genauso solide gestalten können wie die Behandlung, die sie anbieten. Zwischen der Überprüfung der Versicherung, der Einschätzung der Patientenverantwortung, dem Versand von Rechnungen und der Bearbeitung von Finanzierungen oder Teilsalden kann die Zahlungsabwicklung schnell kompliziert werden. Und wenn das der Fall ist, merken die Patienten das.

Die richtige Abwicklung von Zahlungen wird immer wichtiger. Der weltweite Markt für zahnmedizinische Dienstleistungen hatte im Jahr 2024 einen Wert von 475,83 Milliarden Dollar und wird bis 2034 voraussichtlich 763,74 Milliarden Dollar übersteigen. Im Folgenden finden Sie einen praktischen Leitfaden für den Aufbau einer intelligenteren, patientenfreundlicheren zahnärztlichen Zahlungsabwicklung.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine zahnärztliche Zahlungsabwicklung und wie funktioniert sie?
  
• Was sind die besten Datenterminals für Zahlungen in Zahnarztpraxen?
  
• Was sind die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen für Zahlungen für zahnärztliche Dienstleistungen?
  
• Wie Sie die beste Lösung zur Zahlung für Ihre Zahnarztpraxis auswählen
  

Was ist eine zahnärztliche Zahlungsabwicklung und wie funktioniert sie?

Zahnärztliche Zahlungsabwicklung umfasst alle Prozesse in Ihrer Praxis zum Annehmen von Zahlungen, und zwar von dem Moment an, in dem ein Patient einen Termin vereinbart, bis zu dem letzten Cent, den Sie nach der Abrechnung mit der Versicherung einnehmen. Es ist das System, das Zahlungen aus eigener Tasche, Rückerstattungen von Versicherungen, Patientensalden und die Finanzkommunikation verwaltet.

Und so funktioniert's.

Vor dem Besuch

Die Versicherung wird oft vor der Behandlung überprüft. Details zur Kostenübernahme, Zuzahlungen und Vorabgenehmigungen werden geprüft, damit sowohl der Patient als auch die Praxis wissen, was auf sie zukommt. Dem Patienten werden ein Behandlungsplan und ein Kostenvoranschlag vorgelegt. Im Idealfall stimmt der Patient dem klinischen und finanziellen Plan zu.

Bei dem Termin

Der Patient bezahlt seinen geschätzten Anteil, in der Regel per Karte, Digital Wallet oder Banküberweisung. Der Zahlungsabwickler, Verarbeiter wickelt die Transaktion ab und überweist das Geld auf Ihr Konto. Die besten Lösungen integrieren sich direkt in Ihre Abrechnungssoftware, so dass die Zahlungen automatisch im Patientenbuch protokolliert werden.

Nach dem Besuch

Ihr Billing-Team reicht beim Versicherer eine Rechnung mit den richtigen Codes und den erforderlichen Unterlagen ein. Dazu können Röntgenbilder, Notizen oder Vorabgenehmigungen gehören. Der Versicherer prüft den Anspruch und stellt eine Leistungserklärung aus, in der aufgeführt ist, was abgedeckt ist, was nicht, und was der Patient zu zahlen hat.

Sobald die Versicherung gezahlt hat

Sie buchen die Zahlung auf das Konto des Patienten. Wenn ein Restbetrag fällig ist, erhält der Patient eine Rechnung oder einen Zahlungslink per E-Mail oder SMS. Wenn eine Karte gespeichert ist und Sie die Zustimmung des Patienten haben, können Sie die Zahlung des Restsaldos automatisch abwickeln und einen Zahlungsbeleg senden.

Wenn es einen Restbetrag gibt

Patienten zahlen online, persönlich oder per Telefon. Praxen, die tokenisierte Zahlungsmethoden verwenden, können die Beträge sicher einziehen, ohne dass die Patienten erneut ihre Kartendaten eingeben müssen. Das Ziel ist es, den Kreislauf schnell zu schließen, damit Sie nicht gezwungen sind, Zeit dafür aufzuwenden, Schuldner zum Zahlen zu bewegen.

Was sind die besten Terminals für Zahlungen in Zahnarztpraxen?

In einer Zahnarztpraxis ist das Datenterminal Teil der Patientenerfahrung, des Arbeitsablaufs an der Rezeption und Ihres allgemeinen Umsatzsystems. Das richtige Terminal wahrt die Privatsphäre, integriert sich in Ihren technischen Stack und hilft Ihren Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten.

Denken Sie an Folgendes:

Kernfunktionalität

Jedes Terminal sollte Chipkarten, Tap to Pay und Digital Wallets wie Apple Pay oder Google Pay unterstützen. Sie wissen nicht, welche Zahlung der Patient bevorzugen wird, also sollte Ihr Datenterminal in der Lage sein, alle zu verarbeiten. Achten Sie auf eine intuitive Benutzeroberfläche. Gut lesbare Displays, Touchscreens und einfache Eingabeaufforderungen können dabei helfen.

Flexibilität

Möglicherweise müssen Sie die Zahlung an der Rezeption, in einem Sprechzimmer oder sogar auf dem Zahnarztstuhl einziehen.

Denken Sie daran:

• Kabellose oder mobile Lesegeräte, die Ihr Personal bei sich tragen kann, da diese Engpässe beim Bezahlvorgang minimieren und mehr Privatsphäre für Finanzgespräche nach der Behandlung ermöglichen.
  
• Tap to Pay für iPhone oder Android-Geräte, die sich hervorragend für Konsultationen oder flexible Behandlungsbereiche eignen
  
• Mehrere Terminals pro Standort, wenn Sie eine Praxis mit hohem Patientenaufkommen oder größere Räumlichkeit haben
  

Integration in Ihre Systeme

Die besten Terminals verbinden sich direkt mit Ihrer Praxisverwaltungssoftware und Ihrem Zahlungsabwickler, damit Ihr Empfangsteam nicht zwischen verschiedenen Systemen hin- und herschalten oder Daten neu eingeben muss. Zahlungen werden direkt im Patientenbuch verbucht, wodurch manuelle Fehler reduziert und eine manuelle Abstimmung vermieden werden kann.

Zum Beispiel verbindet sich Stripe Terminal mit der größeren Zahlungsplattform von Stripe. Egal, ob ein Patient persönlich, online oder mobil bezahlt - alle Daten fließen in dasselbe Backend. Das bedeutet einheitliche Berichte, weniger Plattformen, die man verwalten muss, und einfachere Verfolgung, wenn Sie einen Saldo später einziehen müssen.

Sicherheit und Compliance

Jedes von Ihnen verwendete zahnärztliche Terminal sollte Ihnen helfen, die Sicherheitsstandards zu erfüllen und Ihr Risiko zu minimieren.

Dazu gehören:

• Punkt-zu-Punkt-Verschlüsselung (P2PE), so dass vertrauliche Informationen niemals in lesbarer Form auf Ihre Systeme gelangen
  
• Tokenisierung für Card-on-File-Zahlungen, wenn Sie wiederkehrende Abrechnungen anbieten oder Nachversicherungssalden mit Zustimmung des Patienten abwickeln möchten
  
• Keine lokale Speicherung der Kartendaten, um zu verhindern, dass das Personal die vollständigen Kartennummern sehen oder aufzeichnen kann
  

Muss zum Betrieb passen

• __Wählen Sie, was in Ihrer Umgebung am besten funktioniert - Wi-Fi für Flexibilität, Ethernet für Stabilität oder Bluetooth für Mobilität.
  
• Belege: Entscheiden Sie, ob Sie einen integrierten Drucker, E-Mail- oder Textbelege oder beides benötigen. Viele Praxen verzichten völlig auf Papier.
  
• Einrichtung und Wartung: Einfache Aktualisierungen, die Verfügbarkeit des Supports und der Umgang mit Ausfallzeiten sollten berücksichtigt werden. Ein Neustart des Terminals sollte Ihren Zeitplan nicht über den Haufen werfen.
  
• Kostenstruktur: Einige Anbieter verkaufen Datenterminals direkt, andere leasen sie oder bündeln sie mit Rahmenverträgen. Achten Sie die Gesamtbetriebskosten, einschließlich Unterstützung, Garantie und Upgrade-Möglichkeiten.
  

Welches Datenterminal das beste für Ihre Praxis ist, hängt von Ihren Prioritäten ab. Wenn Ihr Ziel ein schnellerer Bezahlvorgang ist, achten Sie auf Tap to Pay, Unterstützung für gespeicherte Karten und eine moderne Benutzerschnittstelle. Wenn Ihr Ziel eine bessere Koordination mit der Abrechnung von Versicherungen und Patientenguthaben ist, wählen Sie ein Terminal, das sich reibungslos in Ihre Praxissoftware integrieren lässt. Wenn Sie skalieren möchten, vergewissern Sie sich, dass Ihr Terminal mehrere Standorte und Teams oder zukünftige Dienstleistungsbereiche (z.B. Kieferorthopädie, Kosmetik) unterstützen kann.

Ein gutes Datenterminal reduziert den täglichen Verwaltungsaufwand, macht das Personal effizienter und trägt dazu bei, dass sich die Patienten bis zum letzten Augenblick, den sie in Ihrer Praxis verbringen, sicher und gut betreut fühlen. Finden Sie ein Terminal, das in das Gesamtbild Ihres Zahlungssystems passt.

Was sind die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen für zahnärztliche Zahlungen?

Wenn Sie in einer Zahnarztpraxis Zahlungen bearbeiten, haben Sie es mit zwei Arten von Vorschriften zu tun:

• Diejenigen, die Gesundheitsinformationen von Patienten regeln
  
• Diejenigen, die die Sicherheit von Zahlungen per Karte regeln
  

Sie müssen verstehen, wie und wann sie sich überschneiden, um Patientendaten zu schützen, Haftung zu vermeiden und Ihren Betrieb sauber zu halten. Hier ein genauerer Blick auf die einzelnen Punkte.

Gesundheitsinformationen des Patienten

Gesetze wie der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) in den USA legen fest, wie geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) zu verwalten sind. Wenn Ihr Zahlungsabwickler nur Geld und keine Patienteninformationen oder Behandlungsdetails überträgt, fällt er möglicherweise nicht in diesen Bereich. Wenn Ihr System jedoch sowohl Zahlungen als auch klinische Daten verarbeitet (z.B. "$250 für eine Krone auf Zahn Nr. 14 für Max Mustermann"), fällt es wahrscheinlich darunter.

Bei manchen Systemen ist die Grenze unklar, insbesondere wenn sie in Ihre Praxisverwaltungssoftware integriert sind. Wenn Zahlungsdaten mit Patientenakten verknüpft sind, gehen Sie auf Nummer sicher und behandeln Sie das System so, als ob es unter die PHI-Vorschriften fällt.

Um Konformität zu gewährleisten:

• Arbeiten Sie mit Anbietern zusammen, die PHI sicher speichern und übertragen können
  
• Geben Sie in Nachrichten über ungesicherte Zahlungen keine Behandlungsdaten an.
  
• Senden Sie niemals PHI über einfache E-Mails oder Textnachrichten (SMS)
  

Sicherheit der Kartenzahlung

Globale Standards wie der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), sowie Gesetze wie die überarbeitete Zahlungsdienstrichtlinie (PSD2) in der EU, schreiben die Sicherheitsanforderungen für Kartenzahlungen in Zahnarztpraxen vor. Zahnarztpraxen, die persönlich, online oder telefonisch Kredit- oder Debitkarten akzeptieren, sollten den folgenden Punkten Vorrang einräumen:

• Verwenden Sie PCI-konforme Tools:__ Wählen Sie einen Zahlungsdienstleister, der den höchsten Standard für die Sicherung von Kartenzahlungen erfüllt. Stripe zum Beispiel ist PCI Level 1 zertifiziert.
  
• Sehen Sie davon ab, Kartendaten selbst zu speichern:__ Das bedeutet: keine Excel-Tabellen mit Kartennummern, keine Papierformulare, die in einer Schublade leben, und keine manuelle Eingabe von Kartendaten, es sei denn, sie erfolgt über ein sicheres System. Verwenden Sie Datenterminals, die die Karte sofort nach der Eingabe tokenisieren und verschlüsseln, so dass Ihre Praxis die sensiblen Daten nie berührt.
  
• Verwenden Sie sichere Netzwerke und aktualisierte Geräte:__ Kartenlesegeräte sollten chip- und kontaktlose Zahlungen mit Europay, Mastercard und Visa (EMV) unterstützen, die im Allgemeinen sicherer sind als Magnetstreifen-Durchzüge. Terminals und Software sollten immer auf dem neuesten Stand sein, und das Wi-Fi im Büro sollte gesichert sein, insbesondere wenn es mit Zahlungstools verbunden ist.
  
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:__ Jeder, der an Zahlungen beteiligt ist, sollte wissen, welche Daten vertraulich zu behandeln sind, wie man sie korrekt eingibt und was zu vermeiden ist (z.B. das Aufschreiben von Kartendaten oder deren Versand per E-Mail).
  

So wählen Sie die beste Zahlungslösung für Ihre Zahnarztpraxis

Zahnärztliche Zahlungen sind komplex und umfassen oft persönliche, Online-, wiederkehrende, versicherungsangepasste und finanzierte Zahlungen zur gleichen Zeit. Die richtige Lösung für Zahlungen sollte Ihnen die Verwaltung von Geld in jedem dieser Szenarien erleichtern.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Optionen einschätzen können.

Vergewissern Sie sich, dass es sich in Ihre Systemen integrieren lässt

Ihr Zahlungstool sollte mit Ihrer Praxisverwaltungssoftware verbunden sein. Zumindest sollte es keine zusätzliche Arbeit für Sie verursachen.

Achten Sie auf Folgendes:

• Automatische Buchung in das Patientenbuch
  
• Einheitliche Berichterstattung über alle Zahlungskanäle
  
• Keine doppelte Eingabe zwischen Plattformen
  

Stripe kann problemlos in Anbieter von Software für Zahnarztpraxen wie z. B. Dentally integriert werden, um alle Arten von Zahlungen zu synchronisieren.

Priorisieren Sie Funktionen, die für zahnmedizinische Arbeitsabläufe entwickelt wurden

Allzwecklösungen für Zahlungen sind in einer klinischen Umgebung oft nicht ausreichend.

Vergewissern Sie sich, dass das Tool Folgendes unterstützt:

• Persönliche, Online- und mobile Zahlungen
  
• Gespeicherte Karten für Abrechnungen oder wiederkehrende Zahlungen
  
• Abrechnung im Abonnement (ideal für Kieferorthopädie oder Pläne mit Mitgliedschaft)
  
• Abrechnung mit eingebetteten Zahlungslinks
  
• Mehrere Standorte oder Anbieter unter einem Konto
  
• Optionales Finanzierungstool
  

Verlangen Sie immer Sicherheit und Compliance

Jede Lösung, die Sie wählen, sollte:

• PCI Level 1-konform sein
  
• Die Verschlüsselung und Tokenisierung für gespeicherte Kartendaten gewährleisten
  

Sie sollten ein Compliance-Programm nicht von Grund auf neu aufbauen müssen.

Bewerten Sie die Patientenerfahrung

Wie einfach ist es für Patienten, Zahlungen zu leisten? Können sie Tap to Pay an der Rezeption nutzen? Können sie online über einen mobilfreundlichen Link bezahlen? Können Sie eine gespeicherte Karte problemlos abwickeln? Ergibt die Rechnung oder der Zahlungsbeleg für den Patienten einen Sinn?

Ihre Zahlungslösung spiegelt Ihre Marke wider. Ein einfacher, transparenter Prozess für die Zahlung kann einen starken, positiven Eindruck bei den Patienten hinterlassen.

Prüfen Sie die Funktionen für Berichte und Abstimmung

Sie sollten in der Lage sein:

• Zahlungen nach Datum, Anbieter oder Standort zu verfolgen
  
• Zu sehen, welche Transaktionen in jeder Einzahlung enthalten waren
  
• Ausstehende Salden schnell zu erkennen
  
• Eine Abstimmung in Ihrem Buchhaltungssystem durchzuführen, ohne zahlreiche Tabellenkalkulationen durchgehen zu müssen
  

Mit dem richtigen Dashboard können Sie viel Verwaltungszeit sparen.

Begreifen Sie die Gebührenstruktur und die Gesamtkosten

Jeder Verarbeiter erhebt Transaktionsgebühren. Aber nicht alle Preise sind transparent.

Stellen Sie folgende Fragen:

• Gibt es monatliche Mindestbeträge oder Gebühren für Kontoauszüge?
  
• Zahlen Sie extra für PCI-Konformität oder Unterstützung?
  
• Wie viel bezahlt man für regelmäßige Abrechnungen?
  
• Werden die Hardwarekosten im Voraus bezahlt, gebündelt oder geleast?
  

Stripe hat eine transparente Preisstruktur ohne versteckte Gebühren, was Unternehmen hilft, für die Zukunft zu planen und unerwartete Zahlungen zu vermeiden.

Denken Sie an Skalierbarkeit und Flexibilität

Funktioniert Ihr Zahlungssystem auch dann, wenn Sie einen zweiten Standort eröffnen, kosmetische Dienstleistungen anbieten oder die Terminplanungs- oder Abrechnungssoftware wechseln? Sie brauchen offene Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs), flexible Einrichtungsoptionen und Unterstützung für mehrere Standorte. Ein gutes System sollte mit Ihrer Praxis wachsen, anstatt diese zu behindern.

Die von Ihnen ausgewählte Lösung sollte flexibel sein

Vermeiden Sie Anbieter, die proprietäre Hardware oder mehrjährige Verträge aufzwingen, es sei denn, die Konditionen sind sehr günstig. Wählen Sie eine Lösung, die Ihnen Spielraum für Anpassungen lässt. Plattformen wie Stripe bieten Ihnen die Freiheit, das zu entwickeln, was Sie brauchen, egal ob Sie sich eine einfache Plug-and-Play-Einrichtung oder einen individuelleren Ansatz wünschen.

Die beste Lösung für Zahlungen ist diejenige, die Ihrem Team die Arbeit erleichtert, die Patientenerfahrung verbessert und Ihre Finanzen transparenter macht. Wenn Sie immer noch Systeme zur Verwaltung von Praxis-, Online- und Guthabenzahlungen zusammenflicken, ist es an der Zeit, diese zu konsolidieren.