Para muitos consultórios odontológicos, descobrir como tornar a experiência de pagamento tão sólida quanto o atendimento que eles prestam pode ser um desafio. Entre verificar o seguro, estimar a responsabilidade do paciente,enviando faturas e lidar com financiamentos, saldos parciais, processamento de pagamento pode ficar complicado rapidamente. E quando isso acontece, os pacientes percebem.

Acertar o processamento de pagamentos está se tornando mais importante. O mercado global de serviços odontológicos valia US$ 475,83 bilhões em 2024 e deve ultrapassar US$ 763,74 bilhões até 2034. Abaixo está um guia prático para criar um processamento de pagamento odontológico mais inteligente e amigável ao paciente.

O que há neste artigo?

• O que é processamento de pagamento odontológico e como funciona?
  
• Quais são os melhores terminais de pagamento para consultórios odontológicos?
  
• Quais são os requisitos de segurança e conformidade para pagamentos odontológicos?
  
• Como escolher a melhor solução de pagamento para o seu consultório odontológico
  

O que é processamento de pagamento odontológico e como funciona?

O processamento de pagamento odontológico inclui tudo o que sua clínica faz para receber pagamentos, desde o momento em que um paciente agenda uma consulta até o último centavo que você cobra após o pagamento do seguro. É o sistema que gerencia os pagamentos diretos, reembolsos de seguros, saldos de pacientes e a comunicação financeira.

Veja como funciona.

Antes da consulta

Frequentemente, o seguro é verificado antes do tratamento. Detalhes de cobertura, coparticipação e pré-autorizações são verificados para que o paciente e a clínica saibam o que esperar. Um plano de tratamento e uma estimativa de custo são apresentados ao paciente. Idealmente, o paciente assina autorizando o plano clínico e financeiro.

Na consulta

O paciente paga a sua parte estimada, geralmente pelo cartão,carteira digital ou transferência bancária. O processador de pagamentos lida com a transação e transfere os fundos para sua conta. As melhores configurações se integram diretamente ao seu software de faturamento para que os pagamentos sejam registrados automaticamente no livro de registros financeiros do paciente.

Após a consulta

Sua equipe de faturamento registra um pedido de cobertura com a seguradora usando os códigos corretos e a documentação necessária. Isso pode incluir raios-X, notas ou pré-aprovações. A seguradora analisa o pedido de cobertura e emite uma explicação dos benefícios que detalha o que está coberto, o que não está e o que o paciente deve pagar.

Após o seguro pagar

Você lança o pagamento na conta do paciente. Se houver um saldo devedor, o paciente recebe uma fatura ou um link de pagamento por e-mail ou mensagem de texto. Se um cartão estiver armazenado no cadastro e você tiver o consentimento do paciente, poderá cobrar automaticamente o saldo restante e enviar um recibo.

Se houver saldo remanescente

Os pacientes pagam online, pessoalmente ou por telefone. As clínicas que usam formas de pagamento tokenizadas podem recolher saldos de forma segura, sem pedir aos pacientes que voltem a digitar as informações do cartão. O objetivo é fechar o ciclo rapidamente para que você não precise procurar por contas não pagas.

Quais são os melhores terminais de pagamento para consultórios odontológicos?

Em um consultório odontológico, o terminal de pagamento faz parte da experiência do paciente, do fluxo de trabalho da recepção e do seu sistema de receita mais amplo. O caminho certo preserva a privacidade, integra-se ao seu ecossistema de tecnologia e ajuda a equipe a trabalhar com mais eficiência.

Veja o que considerar:

Função principal

Cada terminal deve suportar cartões com chip,Tap to Pay e carteiras digitais como Apple Pay ou Google Pay. Você não sabe qual a forma de pagamento preferida do paciente, então seu terminal deve ser capaz de lidar com todos eles. Busque uma interface intuitiva. Telas fáceis de ler, telas sensíveis ao toque e instruções simples podem ajudar.

Flexibilidade

Você pode precisar cobrar o pagamento na recepção, em um consultório ou até mesmo na cadeira de um dentista.

Considere:

• Máquinas sem fio ou portáteis que podem se mover com sua equipe, pois elas podem minimizar gargalos no checkout e permitir conversas financeiras mais privadas após o tratamento
  
• Tap to Pay para dispositivos iPhone ou Android, que são ótimos para consultas ou áreas de tratamento flexíveis
  
• Vários terminais por localização se você tiver uma prática de alto volume ou um grande espaço físico
  

Integração com seus sistemas

Os melhores terminais se conectam diretamente ao seu software de gestão do consultório odontológico e ao processador de pagamentos para que sua equipe de recepção não alterne entre sistemas ou redigite dados. Pagamentos postados diretamente no registro financeiro do paciente, o que pode reduzir erros manuais e ajudá-lo a evitar a reconciliação manual.

Por exemplo, o Stripe Terminal se conecta à plataforma de pagamentos mais ampla da Stripe. Portanto, se um paciente paga pessoalmente, online ou via dispositivos móveis, todos os dados são direcionados para o mesmo back-end. Isso significa relatórios unificados, menos plataformas para gerenciar e acompanhamentos mais fáceis se você precisar recolher um saldo posteriormente.

Segurança e conformidade

Qualquer terminal que você usar deve ajudá-lo a atender aos padrões de segurança e minimizar sua exposição ao risco.

Isso exige:

• Criptografia ponto a ponto (P2PE) para que informações confidenciais nunca entrem em seus sistemas de forma legível
  
• Tokenização para pagamentos com cartão armazenado, ideal para cobranças recorrentes ou para receber valores não cobertos pelo convênio, com autorização do paciente.
  
• Sem armazenamento local de dados do cartão para que a equipe não possa ver ou registrar os números completos do cartão
  

Ajuste operacional

• Opções de conectividade: escolha o que funciona melhor em seu ambiente: Wi-Fi para flexibilidade, Ethernet para estabilidade ou Bluetooth para dispositivos móveis.
  
• Recibos: decida se você precisa de uma impressora embutida, recibos de e-mail ou texto, ou ambos. Muitos consultórios ignoram totalmente o papel.
  
• Configuração e manutenção: considere a facilidade de atualizações, disponibilidade de suporte e como o tempo de inatividade é tratado. Uma reinicialização do terminal não deve atrapalhar seu cronograma.
  
• Estrutura de custos: alguns fornecedores vendem terminais diretamente, enquanto outros os alugam ou agrupam com contrato de serviços. Considere o custo total de propriedade, incluindo suporte, garantia e caminhos de atualização.
  

O melhor terminal para seu consultório dependerá de suas prioridades. Se o seu objetivo é um checkout mais rápido, procure Tap to Pay, suporte a cartão salvo e uma IU moderna. Se seu objetivo é uma melhor coordenação com o faturamento do seguro e os saldos dos pacientes, escolha algo que se integre perfeitamente ao software do seu consultório. Se você quiser crescer, certifique-se de que seu terminal seja compatível com vários locais e equipes ou futuras linhas de serviço (por exemplo, ortodontia, cosméticos).

Um ótimo terminal reduz a administração diária, torna a equipe mais eficiente e ajuda os pacientes a se sentirem confiantes e atendidos até o último momento de suas consultas. Encontre um terminal que se encaixe no quadro geral do seu sistema de pagamento.

Quais são as exigências de segurança e conformidade em pagamentos odontológicos?

Ao processar pagamentos em uma clínica odontológica, você lida com dois conjuntos de normas:

• Normas que tratam da proteção das informações de saúde do paciente
  
• Normas que regem a segurança das transações com cartão
  

Entender como essas exigências se cruzam é fundamental para proteger dados sensíveis, reduzir riscos e manter a operação em conformidade. Veja os principais pontos de cada uma.

Informações de saúde do paciente

Leis como a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA), nos Estados Unidos, estabelecem regras sobre como tratar informações de saúde protegidas (PHI). Se o provedor de pagamentos manipular apenas dinheiro e não informações clínicas ou detalhes do tratamento, pode não estar dentro desse escopo. No entanto, se o sistema registrar simultaneamente dados clínicos e de pagamento (por exemplo, "US$ 250 por coroa no dente nº 14 para Jane Doe"), provavelmente se enquadra.

Alguns sistemas são menos diretos, especialmente quando integrados ao software de gestão odontológica. Se os dados de pagamento estiverem atrelados ao prontuário do paciente, é essencial tratá-los como PHI e aplicar as regras adequadas.

Para assegurar conformidade:

• Escolha fornecedores capazes de armazenar e transmitir PHI de forma segura
  
• Evite incluir informações de tratamento em mensagens de pagamento não seguras
  
• Nunca envie PHI por e-mail comum ou mensagens SMS
  

Segurança de transações com cartão

Padrões internacionais como o Padrão de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento (PCI DSS), além de legislações como a Diretiva de Serviços de Pagamento revisada (PSD2) na União Europeia, definem os requisitos para segurança de pagamentos com cartão. Clínicas odontológicas que aceitam cartões de crédito ou débito em qualquer modalidade (presencial, online ou por telefone) devem observar:

• Adote ferramentas compatíveis com PCI: escolha provedores que atendam ao padrão máximo de proteção. A Stripe, por exemplo, possui certificação PCI Nível 1.
  
• Não armazene dados de cartão localmente: isso significa não usar planilhas, papéis guardados ou inserções manuais fora de sistemas seguros. Utilize terminais que tokenizam e criptografam as informações assim que o cartão é inserido, impedindo a exposição de dados.
  
• Utilize redes e dispositivos atualizados: os terminais devem aceitar chip EMV (Europay, Mastercard e Visa) e pagamentos por aproximação, considerados mais seguros que a tarja magnética. O software precisa estar atualizado e a rede Wi-Fi do consultório deve ser protegida, especialmente se vinculada a ferramentas de pagamento.
  
• Instrua a equipe: todos os envolvidos com pagamentos precisam saber quais dados são sensíveis, como inseri-los de maneira correta e o que nunca deve ser feito (como anotar números de cartão ou transmiti-los por e-mail).
  

Como escolher a melhor solução de pagamento para o seu consultório odontológico

Os pagamentos odontológicos são complexos e geralmente envolvem, de uma só vez, pagamentos presenciais, online, recorrentes, ajustados pelo seguro e financiados. A solução de pagamento certa deve simplificar a forma como você gerencia o dinheiro em cada um desses cenários.

Veja como avaliar suas opções.

Certifique-se de que ele se integra aos seus sistemas

Sua ferramenta de pagamento deve se conectar ao software de gestão do seu consultório. No mínimo, ele não deve criar trabalho extra para você.

Procure por:

• Lançamento automático no livro de registros financeiros do paciente
  
• Relatórios unificados em todos os canais de pagamento
  
• Sem entrada dupla entre plataformas
  

A Stripe pode se integrar facilmente a fornecedores de software odontológico, como a Dentally para sincronizar todos os tipos de pagamentos.

Priorize recursos criados para fluxos de trabalho odontológicos

As soluções de pagamento de uso geral geralmente não atendem um ambiente clínico.

Certifique-se de que a ferramenta seja compatível com:

• Pagamentos presenciais, online e com dispositivos móveis
  
• Cartões armazenados para faturamento de saldo ou pagamentos recorrentes
  
• Faturamento em estilo de assinatura (ótimo para ortodontia ou planos de associação)
  
• Faturamento com links de pagamento incorporados
  
• Vários locais ou provedores em uma conta
  
• Ferramenta de financiamento opcional
  

Exija segurança e conformidade por padrão

Qualquer solução que você escolher deve ser:

• Compatível com PCI Nível 1
  
• Use criptografia e tokenização para armazenado cartão dados
  

Você não precisa criar um programa de conformidade do zero.

Avalie a experiência do paciente

Quão fácil é para os pacientes pagarem? Eles podem usar o Tap to Pay na recepção? Eles podem pagar online com um link compatível com dispositivos móveis? Você consegue cobrar um cartão armazenado sem dificuldade? A fatura ou recibo faz sentido para o paciente?

Sua solução de pagamento reflete sua marca. Um processo de pagamento simples e transparente pode causar uma impressão forte e positiva nos pacientes.

Revise os recursos de relatório e reconciliação

Você deve ser capaz de:

• Acompanhar os pagamentos por data, provedor ou localização
  
• Conferir quais transações foram incluídas em cada depósito bancário
  
• Identificar rapidamente saldos pendentes
  
• Reconciliar com seu sistema de contabilidade sem vasculhar as planilhas
  

O dashboard certo pode economizar um tempo administrativo significativo.

Entenda a estrutura tarifária e o custo total

Cada operador cobra taxas de transação. Mas nem todos os preços são transparentes.

Pergunte o seguinte:

• Existem mínimos mensais ou tarifas de extrato?
  
• Você paga mais pela conformidade com PCI ou suporte?
  
• O que a plataforma cobra pela cobrança recorrente?
  
• Os custos de hardware são pagos antecipadamente, agrupados ou alugados?
  

A Stripe usa preços transparentes sem taxas ocultas, o que ajuda as empresas a planejar o futuro e evitar cobranças surpresa.

Considere escalabilidade e flexibilidade

Seu sistema de pagamento ainda funcionará se você abrir um segundo local, começar a oferecer serviços cosméticos ou mudar para um novo software de agendamento ou faturamento? Procure interfaces de programação de aplicativos (APIs) abertas, opções de configuração flexíveis e suporte a vários locais. Um bom sistema deve crescer com seu consultório, não impedir esse crescimento.

Não se prenda a algo rígido

Evite fornecedores que exijam hardware proprietário ou contratos plurianuais, a menos que os termos sejam realmente favoráveis. Escolha uma solução que lhe dê espaço para se adaptar. Plataformas como a Stripe oferecem a liberdade de criar o que você precisa, quer você queira uma configuração plug-and-play simples ou uma abordagem mais personalizada.

A melhor solução de pagamento é aquela que facilita o trabalho da sua equipe, melhora a experiência do paciente e torna suas finanças mais transparentes. Se você ainda está tentando integrar sistemas para gerenciar pagamentos presenciais, online e de saldos pendentes, está na hora de consolidar tudo