对许多牙科诊所而言，如何让支付体验与医疗服务同样专业可靠，往往是个棘手难题。从保险核验、患者自费金额估算、发送账单，分期付款或差额处理，支付流程可能瞬间变得复杂，而患者往往第一时间就能察觉这种混乱。

确保支付流程顺畅正变得愈发重要。2024 年，全球牙科服务市场价值为4758.3 亿美元]，预计到 2034 年将超过 7637.4 亿美元。以下是建立更智能、更方便患者的牙科支付流程的实用指南。

本文内容

• 什么是牙科支付流程及其运作方式？
  
• 什么是最适合牙科诊所的支付终端？
  
• 牙科支付有哪些安全与合规要求？
  
• 牙科诊所如何选择最合适的收款方案
  

什么是牙科支付流程及其运作方式？

牙科支付流程涵盖诊所从患者预约到保险结算回款的全周期收入管理。该系统整合自费支付、保险理赔、患者余额处理及财务沟通等核心模块，构成完整的诊疗资金闭环。

运作方式如下。

看诊前

在治疗开始前，通常需先行核实保险信息。这包括承保范围、自付金额及预授权情况，确保医患双方对支付预期清晰无误。诊所需向患者出具治疗方案及费用预估，最理想的情况是患者同时签署临床治疗方案与财务支付计划。

预约时

患者通常通过银行卡、数字钱包或银行转账来支付预计的费用。支付处理商实时完成交易并同步资金划转至诊所账户。最优方案是与计费软件深度集成，实现患者分户账的自动入账核销。

看诊后

诊所结算部门需使用规范诊疗编码及必备文件，包括 X 光片、病历记录或预授权书，向保险公司提交理赔申请。保险公司将审核索赔材料，并出具载明以下细则的理赔说明函：保险覆盖范围、免责条款及患者自付金额。

保险支付后

诊所将保险支付款项登入患者账户。若存在待结余额，系统将通过邮件或短信向患者发送账单及支付链接。如患者已授权绑定银行卡，诊所可自动扣缴剩余款项并电子发送收据。

如果尚有余额

患者可通过线上、诊室现场或电话渠道完成支付。采用支付令牌化技术的诊所可安全扣缴余额，无需患者重复输入银行卡信息。该系统旨在快速完成财务闭环，有效避免应收账款追缴工作。

什么是最适合牙科诊所的支付终端？

在牙科诊所中，患者就诊体验、前台工作流程及整体营收体系是与支付终端系统直接关联的三大核心环节。优质的终端设备应当同时满足隐私保护合规性、技术生态兼容性、以及医护工作效率提升要求。

医疗机构应考虑以下事项。

核心功能

每台终端都应支持芯片卡、Tap to Pay 以及 Apple Pay 或 Google Pay 等数字钱包。理想的支付终端应具备全渠道受理能力，因为患者的支付偏好往往难以预判。同时，务必选择操作直观的终端。清晰易读的显示屏、触控操作界面及简明的交互提示，都将显著提升支付效率。

灵活性

在牙科诊所中，支付场景可能涵盖前台收银、诊室结算，甚至治疗椅旁即时收款等多种需求。

考虑以下措施：

• 无线或手持式读卡器可随医护人员移动，既能减少结算环节的拥堵，也能在治疗后进行更私密的财务沟通
  
• Tap to Pay 适用于 iPhone 或 Android 设备，非常适合咨询或灵活的治疗区域
  
• 若诊所接诊量大或空间布局较大，建议每个诊疗点配置多台支付终端
  

与现有系统集成

最佳支付终端应实现与牙科诊所管理软件及支付处理商的双向直连，从而避免前台人员在多系统间频繁切换或重复录入数据。支付结果将自动同步至患者账单，既可降低人为差错率，又能规避繁琐的财务对账工作。

例如，Stripe Terminal可关联 Stripe 更广泛的支付平台。因此，无论患者选择线下就诊支付、线上平台缴费还是移动端快捷付款，所有支付数据都将实时汇入统一后端系统。即集中化的财务报表、更简化的平台管理，以及后续补缴欠款时更便捷的追踪操作。

安全性与监管合规

贵机构所采用的任何支付终端，都必须符合安全规范标准，并最大限度降低财务风险敞口。

这就需要：

• 点对点加密 (P2PE) 确保敏感信息始终以加密形态传输，贵机构的系统永远不会接触可读形式的明文数据
  -存档卡支付场景应采用令牌化技术，如果贵机构支持定期自动扣款，或希望在获得患者授权后收取保险理赔后的自付余额
  
• 避免本地存储银行卡数据，确保工作人员无法查看或记录完整卡号
  

运营契合

• 连接选项：根据您的使用场景灵活选择——Wi-Fi 便于移动部署，以太网确保稳定连接，蓝牙则适合移动场景。
  
• 收据： 决定是否需要内置打印机、电子邮件或短信收据，或两者兼而有之。许多诊所已实现无纸化办公。
  
• 设置和维护： 需重点考量系统升级的便捷性、技术支持的及时性，以及故障应对方案。确保终端重启不会耽误业务进程。
  
• 成本结构: 不同供应商的销售模式各异：既有终端设备直售，也有租赁或绑定服务协议的组合方案。请务必综合考量总体拥有成本，包括技术支持、保修服务及升级路径等要素。
  

选择最适合贵诊所的终端设备，需根据实际需求优先级来决定。如果追求加快结账，则应选择 Tap to Pay、支持绑卡支付和现代化的用户界面。如果旨在优化保险结算与患者账款管理，则应选择能与贵诊所软件顺利集成应用的终端。如果希望扩大规模，确保终端具备多院区和团队支持功能，并能兼容未来新增业务线（如正畸、美容）。

一台优质的终端设备能简化日常管理流程、提升医护人员工作效率，并让患者在从头到尾就诊全流程中都能感受到专业与关怀。建议选择能与贵机构整体支付系统无缝衔接的终端方案。

牙科支付有哪些安全与合规要求？

在牙科诊所处理支付流程时，需要遵守两类管理机构的规定：

• 涉及患者健康信息的管理规定
  
• 涉及支付卡安全的管理规定
  

透彻理解各项要求的交叉适用关系，是保障患者数据安全、规避法律风险及维持合规运营的基础。下面，我们将逐一进行详细介绍。

患者健康信息

美国《健康保险可携性和责任法案》(HIPAA) 等法规对受保护健康信息 (PHI) 的管理作出明确规定。若支付处理商仅处理资金流转而不涉及患者诊疗信息（如姓名、治疗项目等），则可能不在《健康保险可携性和责任法案》管辖范围内；但若处理商需同时处理支付与临床数据（例如“患者 Jane Doe 的 14 号牙冠修复费用 250 美元”），则需完全符合该法规要求。

有些系统，尤其是与诊所管理软件深度集成的支付系统，可能模糊合规边界。一旦支付数据与患者病历关联，则应采取最谨慎策略，将该系统全面纳入受保护健康信息监管框架。

保持合规：

• 与能安全存储和传输受保护健康信息的供应商合作
  
• 严禁在未加密的支付信息中包含诊疗详情
  
• 切勿通过普通邮箱或短信 (SMS) 发送受保护健康信息
  

支付卡安全

全球标准，如《支付卡行业数据安全标准》(PCI DSS)，以及欧盟法规，如修订后的《支付服务指令》(PSD2)，规定了牙科支付的支付卡安全要求。接受信用卡或借记卡的牙科诊所应优先考虑以下几点：

• 使用符合 PCI 标准的工具：选择符合银行卡支付安全最高标准的支付服务商。例如，Stripe 获支付卡行业 1 级认证。
  
• 严禁本地存储银行卡信息： 禁止使用记录银行卡号的 Excel 表格、禁止留存纸质支付表单于抽屉中，且除非通过安全系统，否则不得人工录入银行卡信息。应使用具备即时令牌化加密功能的支付终端，确保诊所全程不接触敏感数据。
  
• 必须使用安全网络及更新至最新版本的设备： 支持 EMV标准（Europay、Mastercard 及 Visa 芯片卡）及非接触式支付，其安全性显著高于磁条刷卡。终端设备与软件需保持最新版本。办公 Wi-Fi 需强化加密，特别是连接支付工具时。
  
• 培训员工： 所有处理支付业务的人员都应当了解哪些数据属于敏感信息、如何正确录入这些数据，以及需要避免哪些行为（例如写下银行卡信息或通过电子邮件发送这类信息）。
  

牙科诊所如何选择最合适的收款方案

牙科支付场景复杂多元，往往需要同时处理线下就诊、在线预约、定期复诊、保险结算和分期付款等多种支付方式。理想的支付解决方案应当能一站式简化所有这些情境的财务管理工作。

可按以下标准评估各支付方案。

确保与现有系统集成

支付工具必须与诊所管理系统无缝对接，至少不应增加额外工作量。

可留意以下功能：

• 自动记入患者分类账
  
• 跨支付渠道的一体化报告
  
• 避免平台之间重复输入
  

Stripe 可以轻松地与Dentally 等牙科软件服务商集成应用，同步各类支付。

应优先选择专为牙科诊疗流程设计的支付功能

在临床环境中，通用支付解决方案往往无法满足需求。

确保工具支持：

• 线下、在线和移动付款
  
• 已存储银行卡，用于余额补扣或经常性付款
  
• 订阅式账单（非常适合正畸或会员制方案）
  
• 嵌入式支付链接的账单
  
• 一个账户下有多个地点或服务提供商
  
• 可选融资工具
  

默认符合安全与合规标准要求

所选择的任何解决方案都应：

• 符合 PCI 行业 1 级标准
  
• 使用加密和令牌化处理已存储的银行卡数据
  

无需从零开始建立监管合规计划。

评估患者体验

患者的支付体验是否便捷？他们能否在前台使用 Tap to Pay？是否可以通过移动端友好链接在线付款？能否可以无障碍绑卡扣款？账单和收据对患者来说是否清晰易懂？

贵机构的支付解决方案直接体现品牌形象。一套简洁透明的支付流程，能为患者留下专业可靠的第一印象。

审查报告和对账功能

应该能够：

• 按日期、服务提供商或地点跟踪支付情况
  
• 查看每笔银行存款包括哪些交易
  
• 快速查明未清余额
  
• 与会计系统进行对账，无需翻阅电子表格
  

正确的管理平台可节省大量的管理时间。

了解费用结构和总成本

每个处理商都会收取交易费用。但并非所有的定价都透明。

询问以下问题：

• 是否有月最低消费或月结单费用？
  
• 需要为 PCI 行业合规性或支持支付额外费用吗？
  
• 平台对定期开单如何收费？
  
• 硬件成本是预付、捆绑还是租赁？
  

Stripe 采用透明定价，无任何隐藏费用，这有助于商家为未来做好规划，同时避免意外收费。

考虑可扩展性和灵活性

当开设分店，或新增美容服务，或更换预约结算系统时，现有支付系统能否持续支持？请选择具备开放 API 接口、灵活配置选项及多网点管理功能的解决方案。优秀的支付系统应当助力诊所发展，而非成为扩张的瓶颈。

切勿束缚在僵化的系统中

慎选强制使用专属硬件或绑定多年合约的服务商，除条款确实有利外。应选择具备适应弹性的解决方案。Stripe 等平台可提供自由构建的空间，无论需要即插即用的简易配置，或高度定制的支付方案。

最佳支付解决方案的标准是让团队工作更高效、患者体验更优质、财务流程更透明。如果贵机构仍在拼凑各种系统来管理线下、线上及差额支付，现在就该进行系统整合了。