För många tandläkarmottagningar kan det vara en utmaning att ta reda på hur man gör betalningsupplevelsen lika solid som den vård man tillhandahåller. Från att kontrollera försäkring och uppskatta patientansvar till att skicka fakturor och hantera finansiering eller partiella saldon – betalningsbehandling kan snabbt bli komplicerat. Och när den blir det märker patienterna det.

Det blir allt viktigare att behandla betalningar på rätt sätt. Den globala marknaden för tandvårdstjänster var värd 475,83 miljarder dollar 2024 och förväntas överstiga 763,74 miljarder dollar år 2034. Nedan följer en praktisk guide för att skapa smartare och mer patientvänlig behandling av betalningar för tandvård.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är behandling av betalningar inom tandvård och hur fungerar det?
  
• Vilka är de bästa kortterminalerna för tandläkarmottagningar?
  
• Vilka är säkerhets- och efterlevnadskraven för tandvårdsbetalningar?
  
• Hur du väljer den bästa betalningslösningen för din tandläkarmottagning
  

Vad är behandling av betalningar inom tandvård och hur fungerar det?

Behandling av betalningar inom tandvård inkluderar allt din mottagning gör för att ta betalt, från det ögonblick en patient bokar en tid till det sista öret du tar ut efter att försäkringen har reglerats. Det är systemet som hanterar kontantbetalningar, försäkringsersättningar, patientsaldon och finansiell kommunikation.

Så här fungerar det i praktiken.

Inför besöket

Försäkringen kontrolleras ofta före behandlingen. Täckningsdetaljer, egenavgifter och förauktorisationer kontrolleras så att både patienten och mottagningen vet vad de kan förvänta sig. En behandlingsplan och kostnadsberäkning presenteras för patienten. I idealfallet undertecknar patienten den kliniska och ekonomiska planen.

På mottagningen

Patienten betalar sin uppskattade andel, vanligtvis via kort,e-plånbok, eller banköverföring. Betalningsleverantören hanterar transaktionen och flyttar medel till ditt konto. De bästa systemen integrerar direkt med ditt faktureringsprogram så att betalningar automatiskt loggas i patientens liggare.

Efter besöket

Ditt faktureringsteam lämnar in en anspråk till försäkringsgivaren med hjälp av rätt koder och nödvändig dokumentation. Detta kan inkludera röntgenbilder, anteckningar eller förhandsgodkännanden. Försäkringsgivaren granskar anspråket och utfärdar en förklaring av förmåner som beskriver vad som täcks, vad som inte täcks och vad som återstår för patienten att betala.

När försäkringen betalas ut

Du bokför betalningen på patientens konto. Om det finns ett återstående belopp som ska betalas får patienten en faktura eller en betalningslänk via e-post eller sms. Om ett kort är sparat och du har patientens samtycke kan du automatiskt debitera det återstående beloppet och skicka ett kvitto.

Om det finns ett återstående belopp

Patienter betalar online, personligen eller via telefon. Kliniker som använder tokeniserade betalningsmetoder kan debitera belopp på ett säkert sätt utan att be patienterna att ange kortuppgifter på nytt. Målet är att sluta cirkeln snabbt så att du inte behöver jaga obetalda räkningar.

Vilka är de bästa kortterminalerna för tandläkarmottagningar?

På en tandläkarmottagning är kortterminalen en del av patientupplevelsen, arbetsflödet i receptionen och ditt bredare intäktssystem. Den rätta kortterminalen bevarar integriteten, integreras med din teknikstack och hjälper personalen att arbeta mer effektivt.

Det här bör du tänka på:

Grundläggande funktionalitet

Varje terminal bör stödja kort med chip,Tap to Pay och digitala plånböcker som Apple Pay eller Google Pay. Du vet inte vilken betalningsmetod patienten kommer att föredra så din terminal bör kunna hantera dem alla. Sök efter ett intuitivt gränssnitt. Lättlästa skärmar, pekskärmar och enkla uppmaningar kan alla vara till hjälp.

Flexibilitet

Du kan behöva ta betalt i receptionen, i ett konsultationsrum eller till och med i en tandläkarstol.

Överväg följande:

• Trådlösa eller handhållna läsare som kan följa med din personal, då dessa kan minimera flaskhalsar i kassan och möjliggöra fler privatekonomiska samtal efter behandlingen
  
• Tap to Pay för iPhone eller Android-enheter, som är perfekta för konsultationer eller flexibla behandlingsområden
  
• Flera terminaler per lokal om du har en mottagning med högt patientflöde eller ett stort fysiskt utrymme
  

Integration med dina system

De bästa terminalerna ansluter direkt till din programvara för praktikhantering och betalleverantör så att ditt receptionsteam inte behöver växla mellan system eller knappa in data på nytt. Betalningar bokförs direkt i patientliggaren, vilket kan minska manuella fel och hjälpa dig att undvika manuell avstämning.

Stripe Terminal ansluter till exempel till Stripes bredare betalningsplattform. Så oavsett om en patient betalar personligen, online eller via mobilen, flödar all data in i samma backend. Det innebär enhetlig rapportering, färre plattformar att hantera och enklare uppföljningar om du behöver debitera ett saldo senare.

Säkerhet och efterlevnad

Alla terminaler du använder bör hjälpa dig att uppfylla säkerhetsstandarder och minimera din riskexponering.

Det kräver:

• Punkt-till-punkt-kryptering (P2PE) så att känslig information aldrig kommer i kontakt med dina system i läsbar form
  
• Tokenisering för betalningar med sparat kort, om du erbjuder återkommande fakturering eller vill debitera saldon efter försäkring med patientens samtycke
  
• Ingen lokal lagring av kortuppgifter så att personalen inte kan se eller registrera hela kortnummer
  

Operativ passform

• Anslutningsalternativ: Välj det som fungerar bäst i din miljö – Wi-Fi för flexibilitet, Ethernet för stabilitet eller Bluetooth för mobil.
  
• Kvitton: Bestäm om du behöver en inbyggd skrivare, e-post- eller sms-kvitton, eller både och. Många mottagningar hoppar över papper helt och hållet.
  
• Konfiguration och underhåll: Tänk på hur enkla uppdateringarna är, hur tillgången till support ser ut och hur nedtid hanteras. En omstart av terminalen bör inte orsaka störningar i ditt schema.
  
• Kostnadsstruktur: Vissa leverantörer säljer terminaler direkt, medan andra hyr ut eller paketerar dem med serviceavtal. Ta hänsyn till den totala ägandekostnaden, inklusive support, garanti och uppgraderingsvägar.
  

Vilken terminal som är bäst för din mottagning beror på dina prioriteringar. Om ditt mål är snabbare kassa, leta efter Tap to Pay, stöd för sparade kort och ett modernt användargränssnitt. Om ditt mål är bättre samordning med fakturering av försäkringar och patientsaldon, välj något som integreras smidigt med din praktikprogramvara. Om du vill skala upp, se till att din terminal kan stödja flera lokaler och team eller framtida tjänstekategorier (t.ex. tandreglering, kosmetik).

En bra terminal minskar den dagliga administrationen, gör personalen mer effektiv och hjälper patienterna att känna sig trygga och omhändertagna under hela sitt besök. Hitta en terminal som passar in i helheten av hur ditt betalningssystem fungerar.

Vilka är säkerhets- och efterlevnadskraven för tandvårdsbetalningar?

När du behandlar betalningar på en tandläkarmottagning arbetar du med två typer av regler:

• De som styr patienternas hälsoinformation
  
• De som styr betalkortssäkerhet
  

Att förstå hur och när de överlappar varandra är nödvändigt för att skydda patientdata, undvika ansvar och se till att din verksamhet är laglig och korrekt. Här är en närmare titt på var och en av dessa regler.

Information om patientens hälsa

Lagstiftning som lagen om portabilitet och ansvarsskyldighet för sjukförsäkring (HIPAA) i USA fastställer regler om hur skyddade hälsouppgifter (PHI) ska hanteras. Om din betalleverantör endast flyttar pengar och inte patientinformation eller behandlingsuppgifter kan det falla utanför denna lags räckvidd. Men om ditt system hanterar både betalningar och kliniska data (t.ex. "250 USD för en krona på tand nr 14 för Anna Andersson") kvalificerar det sig förmodligen.

Vissa system suddar ut gränsen, särskilt om de integreras med din programvara för praktikhantering. Om betalningsdata är knuten till patientjournaler, ta det säkra före det osäkra och behandla systemet som om det faller under PHI-reglerna.

Så här följer du reglerna:

• Arbeta med leverantörer som kan lagra och överföra PHI på ett säkert sätt
  
• Inkludera inte behandlingsuppgifter i meddelanden om osäkrade betalningar
  
• Skicka aldrig PHI via vanlig e-post eller textmeddelanden (SMS)
  

Betalkortssäkerhet

Globala standarder som betalkortsindustrins datasäkerhetsstandard (PCI DSS), samt lagar som EU:s reviderade betaltjänstdirektiv (PSD2) dikterar kraven på betalkortssäkerhet för tandvårdsbetalningar. Tandläkarmottagningar som accepterar kredit- eller betalkort personligen, online eller via telefon bör prioritera följande:

• Använd PCI-kompatibla verktyg: Välj en betalleverantör som uppfyller den högsta standarden för att säkra kortbetalningar. Stripe, till exempel, är certifierad på PCI-nivå 1.
  
• Lagra inte kortinformation själv: Det innebär att du inte ska ha några Excel-ark med kortnummer, inga pappersformulär som ligger i en låda och ingen manuell inmatning av kortinformation om det inte är genom ett säkert system. Använd terminaler som skapar token och krypterar kortet så snart det har matats in så att din mottagning aldrig rör känsliga data.
  
• Använd säkra nätverk och uppdaterade enheter: Kortläsare bör stödja Europay, Mastercard och Visa (EMV) med chip och kontaktlösa betalningar, som i allmänhet är säkrare än magnetremsor som kan dras. Terminaler och programvara bör hållas uppdaterade, och kontorets Wi-Fi bör säkras, särskilt om det är anslutet till betalningsverktyg.
  
• Utbilda din personal: Alla som hanterar betalningar bör förstå vilka uppgifter som är känsliga, hur man anger dem korrekt och vad man ska undvika (t.ex. att skriva ner kortinformation eller skicka den via e-post).
  

Hur du väljer den bästa betalningslösningen för din tandläkarmottagning

Tandvårdsbetalningar är komplexa och involverar ofta personliga, online, återkommande, försäkringsjusterade och finansierade betalningar på en och samma gång. Rätt betalningslösning bör förenkla hur du hanterar pengar i vart och ett av dessa scenarier.

Så här utvärderar du dina alternativ.

Se till att den integreras med dina system

Ditt betalningsverktyg bör ansluta till din programvara för praktikhantering. Åtminstone bör det inte skapa extra arbete för dig.

Håll utkik efter:

• Automatisk bokföring i patientliggaren
  
• Enhetlig rapportering i alla betalningskanaler
  
• Ingen dubbel bokföring mellan plattformarna
  

Stripe kan enkelt integrera med leverantörer av programvara för tandvård som Dentally för att synkronisera alla typer av betalningar.

Prioritera funktioner som är byggda för arbetsflöden inom tandvård

Generella betalningslösningar kommer ofta till korta i en klinisk miljö.

Se till att verktyget stöder:

• Betalningar i fysisk miljö, online- och mobila betalningar
  
• Lagrade kort för fakturering av saldo eller återkommande betalningar
  
• Abonnemangsbaserad fakturering (perfekt för tandreglering eller medlemskapsplaner)
  
• Fakturering med inbäddade betalningslänkar
  
• Flera platser eller leverantörer under ett konto
  
• Valfritt finansieringsverktyg
  

Kräv säkerhet och efterlevnad som standard

Alla lösningar du väljer bör:

• Överensstämma med PCI-nivå 1
  
• Använda kryptering och tokenisering för lagrade kortuppgifter
  

Du ska inte behöva bygga ett program för efterlevnad från grunden.

Utvärdera patientupplevelsen

Hur lätt är det för patienterna att betala? Kan de använda Tap to Pay i receptionen? Kan de betala online med en mobilvänlig länk? Kan du debitera ett sparat kort utan problem? Är fakturan eller kvittot begripligt för patienten?

Din betalningslösning speglar ditt varumärke. En enkel, transparent betalningsprocess kan göra ett starkt och positivt intryck på patienterna.

Granska funktionerna för rapportering och avstämning

Du bör kunna:

• Spåra betalningar efter datum, leverantör eller plats
  
• Se vilka transaktioner som ingick i varje bankinsättning
  
• Snabbt identifiera utestående saldon
  
• Stämma av med ditt bokföringssystem utan att gräva igenom kalkylblad
  

Rätt instrumentpanel kan spara mycket tid för administration.

Förstå avgiftsstrukturen och den totala kostnaden

Varje leverantör tar ut transaktionsavgifter. Men all prissättning är inte transparent.

Fråga följande:

• Finns det månatliga minimibelopp eller kontoutdragsavgifter?
  
• Betalar ni extra för PCI-efterlevnad eller support?
  
• Vad debiterar plattformen för återkommande fakturering?
  
• Betalas maskinvarukostnader i förskott, som paketpris eller leasing?
  

Stripe använder transparent prissättning utan dolda avgifter, vilket hjälper företag att planera för framtiden samtidigt som de undviker oväntade avgifter.

Tänk på skalbarhet och flexibilitet

Kommer ditt betalningssystem fortfarande att fungera om du öppnar en andra lokal, börjar erbjuda kosmetiska tjänster eller byter till ny schemaläggning eller faktureringsprogramvara? Leta efter öppna gränssnitt för applikationsprogrammering (API:er), flexibla installationsalternativ och support på flera platser. Ett bra system ska växa med din mottagning, inte hindra den från att utvecklas.

Lås inte in dig i något stelbent

Undvik leverantörer som kräver egenutvecklad hårdvara eller fleråriga kontrakt om inte villkoren verkligen är fördelaktiga. Välj en lösning som ger dig utrymme att anpassa dig. Plattformar som Stripe erbjuder friheten att bygga det du behöver, oavsett om du vill ha en enkel plug-and-play-installation eller ett mer anpassat tillvägagångssätt.

Den bästa betalningslösningen är den som gör ditt teams jobb enklare, patientupplevelsen bättre och din ekonomi mer transparent. Om du fortfarande håller på att sy ihop system för att hantera betalningar på plats, online- och saldobetalningar är det dags att konsolidera.