Pour de nombreux cabinets dentaires, trouver comment rendre l'expérience de paiement aussi solide que les soins qu'ils fournissent peut s'avérer difficile. Entre la vérification de l'assurance, l'estimation de la responsabilité du patient, l'envoi de factures et la gestion du financement ou des soldes partiels, le traiter des paiements peut se compliquer rapidement. Et lorsqu'il se produit, les patients s'en rendent compte.

Il est de plus en plus important de traiter correctement les paiements. Le marché mondial des services dentaires représentait 475,83 milliards de dollars en 2024 et devrait dépasser 763,74 milliards de dollars d'ici 2034. Vous trouverez ci-dessous un guide pratique pour créer un traitement des paiements dentaires plus intelligent et plus convivial pour les patients.

Qu'y a-t-il dans cet article ?

• Qu’est-ce que le traiter des paiements dentaires et comment fonctionne-t-il ?
  
• Quels sont les meilleurs terminal de paiement pour les cabinets dentaires ?
  
• Quelles sont les exigences en matière de sécurité et de conformité pour les paiements dentaires ?
  
• Comment choisir la meilleure solution de paiement pour votre cabinet dentaire
  

Qu’est-ce que le traiter des paiements dentaires et comment fonctionne-t-il ?

Le traiter des paiements dentaires comprend tout ce que votre cabinet fait pour se faire payer, du moment où un patient fixe un rendez-vous au dernier centime que vous percevoir après le régler de l'assurance. C'est le système qui gère les paiements directs, les remboursements d'assurance, le solde des patients et la communication financière.

Voici comment cela fonctionne.

Avant la visite

L'assurance est souvent vérifiée avant le traitement. Les détails de la couverture, le copayage et les préautorisations sont vérifiés afin que le patient et le cabinet sachent à quoi s'attendre. Un plan de traitement et une estimation des coûts sont présentés au patient. Idéalement, le patient approuve le plan clinique et financier.

Au rendez-vous

Le patient paie sa part estimée, généralement par carte bancaire, wallet ou virement bancaire. Le prestataire de services de paiement gère la transaction et transfère les fonds vers votre compte. Les meilleures configurations s'intégrer directement à votre logiciel de facturation afin que les paiements soient automatiquement enregistrés dans le grand livre du patient.

Après la visite

Votre équipe de facturation dépose une demande auprès de l'assureur à l'aide des bons codes et des documents requis. Il peut s'agir de radiographies, de notes ou de préapprobations. L'assureur vérifier la demande et publie une explication des prestations qui détaille ce qui est couvert, ce qui ne l'est pas et ce qu'il reste au patient à payer.

Une fois l’assurance payée

Vous comptabilisez le paiement sur le compte du patient. S’il y a un solde dû, le patient reçoit une facture ou un lien de paiement par e-mail ou SMS. Si une carte bancaire est sauvegardé et que vous avez le consentement du patient, vous pouvez débiter automatiquement le solde restant et envoyer un reçu.

S’il reste un solde

Les patients paient en ligne, en personne ou par téléphone. Les cabinets qui utilisent des moyens de paiement tokenisés percevoir encaisser les soldes de manière sécurisée sans demander aux patients de saisir à nouveau les informations de carte bancaire. L'objectif est de boucler la boucle rapidement afin que vous n'ayez pas à rechercher des factures impayées.

Quels sont les meilleurs terminal de paiement pour les cabinets dentaires ?

Dans un cabinet dentaire, le terminal de paiement fait partie intégrante de l'expérience patient, du flux de travail de la réception et de votre système de revenus plus large. Le bon terminal préserve la confidentialité, s'intégrer à votre technologique suite d'outils et aide le personnel à travailler plus efficacement.

Voici quelques points à prendre en compte.

Fonctionnalités de base

Chaque terminal doit prendre en charge les carte bancaire à puce, Tap to Pay et les wallet comme Apple Pay ou Google Pay. Vous ne savez pas quel moyen de paiement le patient préfèrera, votre terminal doit donc être en mesure de les gérer tous. Recherchez une interface intuitive. Des écrans faciles à lire, des écrans tactiles et des invites simples peuvent tous vous aider.

Flexibilité

Vous devrez peut-être percevoir le paiement à la réception, dans une salle de consultation ou même dans le fauteuil du dentiste.

Considérez :

• Lecteurs sans fil ou portatifs qui peuvent se déplacer avec votre personnel, car ils peuvent minimiser les goulots d'étranglement au paiement et permettre des conversations financières plus privées après le traitement
  
• Tap to Pay pour iPhone ou appareils Android, parfaits pour les consultations ou les zones de traitement flexibles
  
• Plusieurs terminal par emplacement si vous avez un cabinet à fort volume ou un grand espace physique
  

Intégration avec vos systèmes

Les meilleurs terminal se connecter directement à votre logiciel de gestion des cabinets dentaires et à votre prestataire de services de paiement afin que votre équipe de réception ne bascule pas entre les systèmes ou ne resaisisse pas les données. Les paiements sont comptabilisés directement dans le grand livre des patients, ce qui peut réduire les erreurs manuelles et vous aider à éviter le rapprochement manuel.

Par exemple, Stripe Terminal se connecter à la plateforme de paiement plus large de Stripe. Ainsi, qu'un patient paie en personne, en ligne ou via un mobile, toutes les données sont transférées vers le même back-end. Cela signifie des rapports unifiés, moins de plateformes à gérer et des suivis plus faciles si vous devez collecter un solde ultérieurement.

Sécurité et conformité

Tout terminal que vous utilisez doit vous aider à respecter les normes de sécurité et à minimiser votre exposition aux risques.

Cela nécessite :

• Chiffrement point à point (P2PE) pour que les informations sensibles n’atteignent jamais vos systèmes sous une forme lisible
  
• Tokenisation pour les paiements par carte bancaire enregistrée, si vous proposez une facturation récurrente ou souhaitez débiter des soldes post-assurance avec le consentement du patient
  
• Pas de stockage local des données de carte bancaire afin que le personnel ne puisse pas voir ou enregistrer les numéros de carte bancaire complets
  

Ajustement opérationnel

• Options de connectivité : choisissez ce qui convient le mieux à votre environnement : Wi-Fi pour la flexibilité, Ethernet pour la stabilité ou Bluetooth pour les appareils mobiles.
  
• Reçus : décidez si vous avez besoin d’une imprimante intégrée, de reçus par e-mail ou par SMS, ou des deux. De nombreuses pratiques ignorent entièrement le papier.
  
• Configuration et maintenance : tenez compte de la facilité des mises à jour, de la disponibilité du service d’assistance et de la manière dont les temps d'indisponibilité sont gérés. Un redémarrage du terminal ne doit pas faire dérailler votre calendrier.
  
• Structure des coûts : certains fournisseurs vendent carrément des terminal, tandis que d’autres les louent ou les regroupent avec des Contrat d'utilisation du service. Tenez compte du coût total de propriétaire, y compris les service de support, de garantie et de mise à niveau.
  

Le meilleur terminal pour votre cabinet dépendra de vos priorités. Si votre objectif est un paiement plus rapide, recherchez Tap to Pay, une prise en charge des carte bancaire enregistrées et une interface utilisateur moderne. Si votre objectif est une meilleure coordination avec la facturation des assurances et les soldes patients, choisissez quelque chose qui s'intégrer harmonieusement à votre logiciel de cabinet. Si vous souhaitez se développer, assurez-vous que votre terminal peut prendre en charge plusieurs emplacements et équipes ou de futures gammes de services (p. ex., orthodontie, cosmétique).

Un terminal performant réduit l'administration quotidienne, rend le personnel plus efficace et aide les patients à se sentir en confiance et pris en charge jusqu'au dernier moment de leur visite. Trouvez un terminal qui s'intègre dans la vision globale de votre système de paiement.

Quelles sont les exigences en matière de sécurité et de conformité pour les paiements dentaires ?

Lorsque vous traiter des paiements dans un cabinet dentaire, vous êtes soumis à deux types de réglementations :

• Ceux qui régissent les informations sur la santé des patients
  
• Ceux qui régissent la sécurité des carte bancaire de paiement
  

Il est nécessaire de comprendre comment et quand ils se chevauchent pour protéger les données des patients, se dégager de toute responsabilité et assurer la propreté de vos opérations. Voici un aperçu de chacune d'entre elles.

Informations sur la santé des patients

Une législation telle que la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) aux États-Unis établit des règles sur la façon de gérer les informations de santé protégées (PHI). Si votre prestataire de services de paiement ne transfère que de l'argent, et non des informations sur le patient ou le traitement, il peut être en dehors de ce champ d'application. Mais si votre système gère à la fois les données de paiement et les données cliniques (par exemple, « 250 $ pour une couronne sur la dent n° 14 pour Jane Doe »), il est probablement admissible.

Certains systèmes brouillent les cartes, surtout s'ils s'intégrer à votre logiciel de gestion des cabinets. Si les données de paiement sont liées aux dossiers des patients, jouez la sécurité et traitez le système comme s'il relevait des réglementations de l'ISP.

Pour rester en règle :

• Collaborer avec des fournisseurs capables de stocker et de transmettre des informations de sécurité
  
• Ne pas inclure les détails du traitement dans les messages de paiement non sécurisés
  
• N’envoyez jamais de PHI par e-mail simple ou SMS
  

Sécurité des carte bancaire de paiement

Des normes mondiales telles que la Standard de sécurité des données du secteur des carte bancaire de paiement (PCI DSS) et des lois telles que la directive révisée sur les solution de paiement (PSD2) de l’UE dictent les exigences de sécurité des carte bancaire de paiement pour les paiements dentaires. Les cabinets dentaires qui acceptent les cartes de crédit ou carte de débit en personne, en ligne ou par téléphone devraient donner la priorité aux éléments suivants :

• Utilisez des outils conformes à la norme PCI : choisissez un prestataire de services de paiement qui répond aux normes les plus strictes en matière de sécurité des paiements par carte. Stripe, par exemple, est certifié PCI de niveau 1.
  
• Ne stockez pas les informations de carte bancaire vous-même : cela signifie qu'il n'y a pas de feuilles Excel avec des numéros de carte bancaire, pas de formulaires papier qui mode production dans un tiroir et pas de saisie manuelle des informations de carte bancaire, sauf si c'est par le biais d'un système sécurisé. Utilisez des terminal qui tokenisent et chiffrent la carte bancaire dès sa saisie afin que votre pratique ne touche jamais aux données sensibles.
  
• Utilisez des réseaux sécurisés et des appareils mis à jour : les lecteurs de carte doivent prendre en charge les paiements par puce Europay, Mastercard et Visa (EMV), qui sont généralement plus sûrs que les pistes magnétiques. Les terminal et les logiciels doivent être tenus à jour, et le Wi-Fi de bureau doit être sécurisé, surtout s’il est connecter à des outils de paiement.
  
• Formez votre personnel : toute personne qui gère les paiements doit comprendre quelles données sont sensibles, comment les saisir correctement et ce qu’il faut éviter (par exemple, noter les informations de carte bancaire ou les envoyer par e-mail).
  

Choisir la meilleure solution de paiement pour votre cabinet dentaire

Les paiements dentaires sont complexes et impliquent souvent des paiements par TPE, en ligne, récurrents, ajustés en fonction de l'assurance et financés à la fois. La bonne solution de paiement doit simplifier la gestion de l'argent dans chacun de ces scénarios.

Voici comment évaluer vos options.

Assurez-vous qu’il s’intégrer à vos systèmes

Votre outil de paiement doit être connecter à votre logiciel de gestion des cabinets. Il ne doit pas vous créer de travail supplémentaire.

Recherchez :

• Comptabilisation automatique dans le grand livre des patients
  
• Reporting unifié sur tous les canaux de paiement
  
• Pas de double saisie entre les plateformes
  

Stripe peut facilement s'intégrer à des fournisseurs de logiciels dentaires comme Dentally pour synchroniser tous les types de paiements.

Donner la priorité aux fonctionnalités conçues pour les flux de travail dentaire

Les solutions de paiement généralistes sont souvent insuffisantes dans un environnement clinique.

Assurez-vous que l'outil prendre en charge :

• Paiements en personne, en ligne et mobiles
  
• Carte bancaire sauvegardé pour la facturation du solde ou les paiements récurrents
  
• Facturation de type abonnement (idéale pour l’orthodontie ou les offres d’abonnement)
  
• Facturation avec liens de paiement intégrés
  
• Plusieurs emplacements ou prestataires sous un même compte
  
• Outil de financement facultatif
  

Exigez la sécurité et la conformité par défaut

La solution que vous choisissez doit être la suivante :

• Conforme à la norme PCI de niveau 1
  
• Utilisation du chiffrement et de la tokenisation pour les données de carte bancaire sauvegardé
  

Vous ne devriez pas avoir besoin de créer un programme de conformité à partir de zéro.

Évaluer l’expérience patient

Le paiement des patients est-il facile ? Peuvent-ils utiliser Tap to Pay à la réception ? Peuvent-ils payer en ligne avec un lien adapté aux appareils mobiles ? Peut-on débiter sans difficulté une carte bancaire sauvegardé ? La facture ou le reçu a-t-il un sens pour le patient ?

Votre solution de paiement reflète votre marque. Un processus de paiement simple et transparent peut avoir une forte impression positive sur les patients.

Vérifier les fonctionnalités de reporting et de rapprochement

Vous devriez être en mesure de :

• Filière les paiements par date, prestataire ou lieu
  
• Voir quelles transactions ont été incluses dans chaque versement bancaire
  
• Identifier rapidement les soldes impayés
  
• Rapprocher avec votre système compte sans fouiller dans les feuilles de calcul
  

Le bon Dashboard peut vous faire gagner un temps d'administrateur important.

Comprendre la structure frais et le coût total

Tous les sous-traitant débiter des frais de transaction. Mais tous les tarification ne sont pas transparents.

Demandez ce qui suit :

• Y a-t-il des minimums mensuels ou des frais de relevé bancaire ?
  
• Payez-vous un supplément pour la conformité PCI ou service d'assistance ?
  
• Que débiter la plateforme pour la facturation récurrente ?
  
• Les coûts de matériel sont-ils payés d’avance, regroupés ou loués ?
  

Stripe applique des tarification transparents sans frais cachés, ce qui aide les entreprises à planifier leur avenir tout en évitant les paiements surprise.

Tenir compte de l'évolutivité et de la flexibilité

Votre système de paiement fonctionnera-t-il encore si vous ouvrez un deuxième emplacement, commencez à proposer des services cosmétiques ou passez à un nouveau logiciel de planification ou de facturation ? Recherchez des interfaces de programmation formulaire d'inscription ouvertes (API), des options de configuration flexibles et une prendre en charge multi-emplacements. Un bon système doit évoluer avec votre pratique, et non la freiner.

Ne vous enfermez pas dans quelque chose de rigide

Évitez les fournisseurs qui exigent du matériel propriétaire ou des contrats pluriannuels, à moins que les conditions ne soient vraiment favorables. Choisissez une solution qui vous laisse une marge d'adaptation. Les plateformes comme Stripe offrent la liberté de créer ce dont vous avez besoin, que vous souhaitiez une configuration plug-and-play simple ou une approche plus personnalisée.

La meilleure solution de paiement est celle qui facilite la tâche de votre équipe, améliore l'expérience patient et rend vos finances plus transparentes. Si vous continuez à assembler des systèmes pour gérer les paiements en cours, en ligne et sur solde, il est temps de consolider.