Pour de nombreux cabinets dentaires, trouver comment rendre l’expérience de paiement aussi solide que les soins qu’ils prodiguent peut être un défi. Entre la vérification de l’assurance, l’estimation du reste à charge, l’envoi de factures et la gestion du financement ou des soldes partiels, le traitement des paiements peut vite devenir compliqué. Et quand c’est le cas, les patients le remarquent.

Bien gérer le traitement des paiements devient de plus en plus important. Le marché mondial des services dentaires valait 475,83 milliards de dollars en 2024 et devrait dépasser 763,74 milliards de dollars d’ici 2034. Ci-dessous se trouve un guide pratique pour créer un traitement des paiements dentaires plus intelligent et plus convivial pour les patients.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce que le traitement des paiements dentaires et comment cela fonctionne-t-il ?
  
• Quels sont les meilleurs terminaux de paiement pour les cabinets dentaires ?
  
• Quelles sont les exigences de sécurité et de conformité pour les paiements dentaires ?
  
• Comment choisir la meilleure solution de paiement pour votre cabinet dentaire
  

Qu’est-ce que le traitement des paiements dentaires et comment cela fonctionne-t-il ?

Le traitement des paiements dentaires comprend tout ce que fait votre cabinet pour se faire payer, du moment où un patient prend rendez-vous jusqu’au dernier centime que vous percevez après le règlement de l’assurance. C’est le système qui gère les paiements directs, les remboursements d’assurance, les soldes des patients et la communication financière.

Voici comment cela fonctionne.

Avant la visite

L’assurance est souvent vérifiée avant le traitement. Les détails de la couverture, les quotes-parts et les préautorisations sont vérifiés afin que le patient et le cabinet sachent à quoi s’attendre. Un plan de traitement et une estimation des coûts sont présentés au patient. Idéalement, le patient signe le plan de traitement et le devis.

Lors du rendez-vous

Le patient paie sa part estimée, généralement par carte, Wallet ou virement bancaire. Le prestataire de services de paiement gère la transaction et transfère les fonds sur votre compte. Les meilleures configurations s’intègrent directement à votre logiciel de facturation afin que les paiements soient automatiquement enregistrés dans le dossier du patient.

Après la visite

Votre équipe de facturation dépose une demande auprès de l’assureur en utilisant les codes corrects et la documentation requise. Cela peut inclure des radiographies, des notes ou des préapprobations. L’assureur examine la demande et émet un décompte de remboursement qui détaille ce qui est couvert, ce qui ne l’est pas et ce qu’il reste à payer pour le patient.

Une fois que l’assurance paie

Vous comptabilisez le paiement sur le compte du patient. S’il reste un solde dû, le patient reçoit une facture ou un lien de paiement par e-mail ou SMS. Si une carte est enregistrée et que vous avez le consentement du patient, vous pouvez automatiquement débiter le solde restant et envoyer un reçu.

S’il reste un solde

Les patients paient en ligne, en personne ou par téléphone. Les cabinets qui utilisent des moyens de paiement tokenisés peuvent percevoir les soldes en toute sécurité sans demander aux patients de saisir à nouveau les informations de leur carte. L’objectif est de clore le dossier rapidement afin de ne pas avoir à courir après les factures impayées.

Quels sont les meilleurs terminaux de paiement pour les cabinets dentaires ?

Dans un cabinet dentaire, le terminal de paiement fait partie de l’expérience patient, du flux de travail de l’accueil et de votre système de revenus plus large. Le bon terminal préserve la confidentialité, s’intègre à votre suite d’outils et aide le personnel à travailler plus efficacement.

Voici ce qu’il faut prendre en compte.

Fonctionnalités de base

Chaque terminal doit prendre en charge les cartes à puce, Tap to Pay et les Wallets comme Apple Pay ou Google Pay. Vous ne savez pas quel moyen de paiement le patient préférera, votre terminal doit donc être capable de tous les gérer. Recherchez une interface intuitive. Des affichages faciles à lire, des écrans tactiles et des invites simples peuvent tous aider.

Flexibilité

Vous pourriez avoir besoin de percevoir le paiement à l’accueil, dans une salle de consultation ou même dans le fauteuil du dentiste.

Considérez :

• Des lecteurs sans fil ou portables qui peuvent se déplacer avec votre personnel, car ils peuvent minimiser les goulots d’étranglement au moment du paiement et permettre des conversations financières plus privées après le traitement
  
• Tap to Pay pour les appareils iPhone ou Android, qui sont parfaits pour les consultations ou les zones de traitement flexibles
  
• Plusieurs terminaux par emplacement si vous avez un cabinet à fort volume ou un grand espace physique
  

Intégration avec vos systèmes

Les meilleurs terminaux se connectent directement à votre logiciel de gestion de cabinet dentaire et à votre prestataire de services de paiement afin que votre équipe d’accueil ne bascule pas entre les systèmes et ne ressaisisse pas les données. Les paiements s’affichent directement dans le dossier du patient, ce qui peut réduire les erreurs manuelles et vous aider à éviter le rapprochement manuel.

Par exemple, Stripe Terminal se connecte à la plateforme de paiement plus large de Stripe. Ainsi, qu’un patient paie en personne, en ligne ou via mobile, toutes les données affluent dans le même back-end. Cela signifie des rapports unifiés, moins de plateformes à gérer et des suivis plus faciles si vous devez percevoir un solde plus tard.

Sécurité et conformité

Tout terminal que vous utilisez doit vous aider à respecter les normes de sécurité et à minimiser votre exposition aux risques.

Cela nécessite :

• Le chiffrement point à point (P2PE) afin que les informations sensibles ne touchent jamais vos systèmes sous une forme lisible
  
• La tokenisation pour les paiements par carte enregistrée, si vous proposez la facturation récurrente ou souhaitez facturer les soldes après assurance avec le consentement du patient
  
• Pas de stockage local des données de carte bancaire afin que le personnel ne puisse pas voir ou enregistrer les numéros de carte complets
  

Adéquation opérationnelle

• Options de connectivité : Choisissez ce qui fonctionne le mieux dans votre environnement (Wi-Fi pour la flexibilité, l’Ethernet pour la stabilité ou le Bluetooth pour le mobile).
  
• Reçus : Décidez si vous avez besoin d’une imprimante intégrée, de reçus par e-mail ou SMS, ou des deux. De nombreux cabinets suppriment entièrement le papier.
  
• Configuration et maintenance : Tenez compte de la facilité des mises à jour, de la disponibilité du service de support et de la gestion des temps d’arrêt. Un redémarrage de terminal ne devrait pas faire dérailler votre emploi du temps.
  
• Structure des coûts : Certains vendeurs vendent les terminaux directement, tandis que d’autres les louent ou les regroupent avec des contrats de service. Tenez compte du coût total de possession, y compris le service de support, la garantie et les voies de mise à niveau.
  

Le meilleur terminal pour votre cabinet dépendra de vos priorités. Si votre objectif est un paiement plus rapide, recherchez Tap to Pay, la prise en charge des cartes enregistrées et une interface utilisateur moderne. Si votre objectif est une meilleure coordination avec la facturation de l’assurance et les soldes des patients, choisissez quelque chose qui s’intègre en douceur à votre logiciel de cabinet. Si vous souhaitez vous développer, assurez-vous que votre terminal peut prendre en charge plusieurs emplacements et équipes ou de futures lignes de service (par ex., orthodontie, cosmétique).

Un excellent terminal réduit l’administration quotidienne, rend le personnel plus efficace et aide les patients à se sentir confiants et pris en charge jusqu’au dernier moment de leur visite. Trouvez un terminal qui s’intègre dans la vue d’ensemble de votre système de paiement.

Quelles sont les exigences de sécurité et de conformité pour les paiements dentaires ?

Lorsque vous traitez des paiements dans un cabinet dentaire, vous travaillez avec deux types de réglementations :

• Celles qui régissent les informations de santé des patients
  
• Celles qui régissent la sécurité des cartes de paiement
  

Comprendre comment et quand elles se chevauchent est nécessaire pour protéger les données des patients, éviter la responsabilité et garder vos opérations propres. Voici un examen plus approfondi de chacune.

Informations de santé des patients

Une législation telle que la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) aux États-Unis fixe des règles sur la manière de gérer les informations de santé protégées (PHI). Si votre sous-traitant de paiement ne déplace que de l’argent, et non des informations sur les patients ou des détails de traitement, il pourrait être hors de ce champ d’application. Mais si votre système gère à la fois les données de paiement et cliniques (par ex., « 250 $ pour une couronne sur la dent n° 14 pour Jane Doe »), il est probablement éligible.

Certains systèmes brouillent la ligne, surtout s’ils s’intègrent à votre logiciel de gestion de cabinet. Si les données de paiement sont liées aux dossiers des patients, jouez la sécurité et traitez le système comme s’il relevait des réglementations PHI.

Pour rester conforme :

• Travaillez avec des fournisseurs qui peuvent stocker et transmettre les PHI en toute sécurité
  
• N’incluez pas de détails de traitement dans les messages de paiement non sécurisés
  
• N’envoyez jamais de PHI par e-mail simple ou par SMS
  

Sécurité des cartes de paiement

Des normes mondiales telles que la norme PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), ainsi que des lois telles que la Directive sur les services de paiement 2 (DSP2) révisée dans l’UE, dictent les exigences de sécurité des cartes de paiement pour les paiements dentaires. Les cabinets dentaires qui acceptent les cartes de crédit ou de débit en personne, en ligne ou par téléphone doivent prioriser ce qui suit :

• Utilisez des outils conformes à la norme PCI DSS : Choisissez un prestataire de services de paiement qui répond à la norme la plus élevée pour sécuriser les paiements par carte. Stripe, par exemple, est certifiée PCI DSS de niveau 1.
  
• Ne stockez pas vous-même les données de carte bancaire : Cela signifie : pas de feuilles Excel contenant des numéros de carte, pas de formulaires papier conservés dans un tiroir et pas de saisie manuelle des données de carte bancaire, sauf via un système sécurisé. Utilisez des terminaux qui tokenisent et chiffrent la carte dès qu’elle est saisie afin que votre cabinet ne touche jamais les données sensibles.
  
• Utilisez des réseaux sécurisés et des appareils mis à jour : Les lecteurs de carte doivent prendre en charge les paiements par puce Europay, Mastercard et Visa (EMV) et sans contact, qui sont généralement plus sûrs que les bandes magnétiques. Les terminaux et logiciels doivent être tenus à jour, et le Wi-Fi du bureau doit être sécurisé, surtout s’il est connecté à des outils de paiement.
  
• Formez votre personnel : Tous ceux qui gèrent les paiements doivent comprendre quelles données sont sensibles, comment les saisir correctement et ce qu’il faut éviter (par ex., noter les infos de carte ou les envoyer par e-mail).
  

Comment choisir la meilleure solution de paiement pour votre cabinet dentaire

Les paiements dentaires sont complexes et impliquent souvent des paiements en personne, en ligne, récurrents, ajustés par l’assurance et financés, tout cela à la fois. La bonne solution de paiement doit simplifier la façon dont vous gérez l’argent dans chacun de ces scénarios.

Voici comment évaluer vos options.

Assurez-vous qu’elle s’intègre à vos systèmes

Votre outil de paiement doit se connecter à votre logiciel de gestion de cabinet. À tout le moins, il ne devrait pas créer de travail supplémentaire pour vous.

Recherchez :

• L’enregistrement automatique dans le dossier du patient
  
• Des rapports unifiés sur les canaux de paiement
  
• Pas de double saisie entre les plateformes
  

Stripe peut facilement s’intégrer à des fournisseurs de logiciels dentaires comme Dentally pour synchroniser tous les types de paiements.

Priorisez les fonctionnalités conçues pour les flux de travail dentaires

Les solutions de paiement à usage général ne sont souvent pas à la hauteur dans un environnement clinique.

Assurez-vous que l’outil prend en charge :

• Les paiements en personne, en ligne et mobiles
  
• Les cartes enregistrées pour la facturation du solde ou les paiements récurrents
  
• La facturation de style abonnement (idéale pour l’orthodontie ou les plans d’adhésion)
  
• La facturation avec des liens de paiement intégrés
  
• Plusieurs emplacements ou prestataires sous un même compte
  
• Un outil de financement optionnel
  

Exigez la sécurité et la conformité par défaut

Toute solution que vous choisissez doit être :

• Conforme à la norme PCI Niveau 1
  
• Utilisant le chiffrement et la tokenisation pour les données de carte enregistrées
  

Vous ne devriez pas avoir besoin de créer un programme de conformité à partir de zéro.

Évaluez l’expérience patient

Est-il facile pour les patients de payer ? Peuvent-ils utiliser Tap to Pay à l’accueil ? Peuvent-ils payer en ligne avec un lien adapté aux mobiles ? Pouvez-vous débiter une carte enregistrée sans difficulté ? La facture ou le reçu sont-ils clairs pour le patient ?

Votre solution de paiement reflète votre marque. Un processus de paiement simple et transparent peut donner une impression forte et positive aux patients.

Vérifiez les fonctionnalités de rapport et de rapprochement

Vous devriez être capable de :

• Suivre les paiements par date, prestataire ou emplacement
  
• Voir quelles transactions ont été incluses dans chaque dépôt bancaire
  
• Identifier rapidement les soldes impayés
  
• Faire le rapprochement avec votre système de comptabilité sans fouiller dans des feuilles de calcul
  

Le bon Dashboard peut vous faire gagner un temps administratif considérable.

Comprenez la structure des frais et le coût total

Chaque prestataire de services de paiement facture des frais de transaction. Mais toutes les tarifications ne sont pas transparentes.

Demandez ce qui suit :

• Y a-t-il des minimums mensuels ou des frais de relevé ?
  
• Payez-vous un supplément pour la conformité PCI ou le service de support ?
  
• Que facture la plateforme pour la facturation récurrente ?
  
• Les coûts matériels sont-ils payés à l’avance, regroupés ou loués ?
  

Stripe utilise une tarification transparente sans frais cachés, ce qui aide les entreprises à planifier l’avenir tout en évitant les frais surprises.

Tenez compte de l’évolutivité et de la flexibilité

Votre système de paiement fonctionnera-t-il toujours si vous ouvrez un deuxième emplacement, commencez à proposer des services cosmétiques ou passez à un nouveau logiciel de planification ou de facturation ? Recherchez des interfaces de programmation d’application (API) ouvertes, des options de configuration flexibles et une prise en charge multi-emplacements. Un bon système doit grandir avec votre cabinet, pas le freiner.

Ne vous enfermez pas dans quelque chose de rigide

Évitez les vendeurs qui exigent du matériel propriétaire ou des contrats pluriannuels, à moins que les conditions ne soient vraiment favorables. Choisissez une solution qui vous donne de la marge pour vous adapter. Les plateformes comme Stripe offrent la liberté de créer ce dont vous avez besoin, que vous souhaitiez une configuration simple prête à l’emploi ou une approche plus personnalisée.

La meilleure solution de paiement est celle qui facilite le travail de votre équipe, améliore l’expérience patient et rend vos finances plus transparentes. Si vous continuez à assembler des systèmes pour gérer les paiements au cabinet, en ligne et les soldes, il est temps de consolider.