Toutes sortes d’entreprises facturent les clients. Cependant, chaque entreprise n’a pas un système de facturation qui fonctionne aussi bien qu’il le devrait. Le processus de facturation affecte d’innombrables volets d’une entreprise, notamment les flux de trésorerie, l’information financière, les relations clients et la croissance à long terme. Les petits faux pas peuvent donc se transformer discrètement en véritable risque financier.

Nous expliquons ci-dessous les composants de la facturation, comment elle s’intègre dans des flux de travail comptables plus larges et pourquoi elle est importante pour votre entreprise.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce que la facturation en comptabilité?
  
• En quoi la facturation diffère-t-elle de l’émission d’une facture et des comptes clients?
  
• Pourquoi la facturation est-elle un élément clé des opérations financières?
  
• Comment des erreurs de facturation peuvent-elles affecter votre information financière?
  

Qu’est-ce que la facturation en comptabilité?

La facturation est le processus consistant à demander officiellement le paiement pour les biens ou services livrés et à documenter les paiements effectués par vos clients. Il s’agit de la façon dont les entreprises transforment le travail terminé en revenus comptabilisés pour obtenir les liquidités escomptées. La facturation a une incidence sur de nombreux domaines d’une entreprise, y compris les comptes clients et l’information financière.

Voici comment cela fonctionne :

• Vous concluez une vente. Vous avez livré un produit, terminé un projet ou rempli un contrat de prestation de services.

• Vous générez une facture. Ce document comprend une description de ce qui a été fourni, combien cela a coûté, les conditions de paiement, les taxes, la date d’échéance du paiement et un numéro de facture unique.

• Vous envoyez la facture au client. Vous enregistrez le paiement comme une écriture officielle dans vos livres sous comptes clients.

• Votre système (ou votre équipe) assure un suivi de la facture et confirme la réception du paiement.

Ce qui distingue la facturation en comptabilité

La facturation en comptabilité consiste à créer un enregistrement financier qui relie l’activité de votre entreprise à votre état de résultats et à votre bilan. Chaque facture représente :

• Une demande juridique de paiement

• Un actif dans votre bilan

• Les revenus comptabilisés dans votre compte de résultats (sous comptabilité d’exercice)

La facturation est l’étape charnière entre la fin d’un travail et l’obtention effective du bénéfice.

En quoi la facturation diffère-t-elle de l’émission d’une facture et des comptes clients?

La facturation, l’émission de factures et les comptes clients sont étroitement liés, mais chacun joue un rôle distinct dans la façon dont une entreprise assure le suivi ce qui lui est dû. Si vous comprenez les liens entre eux et là où ils divergent, vous pouvez gérer les flux de trésorerie avec plus de précision et éviter toute confusion dans votre comptabilité.

Voici un examen plus approfondi de chaque type.

Facturation

La facturation est le processus consistant à envoyer une demande de paiement aux clients et à enregistrer les paiements. C’est le flux de travail qui convertit le travail terminé en une demande formelle de paiement, ce qui déclenche la comptabilisation des revenus et, à terme, l’encaissement ou le recouvrement de liquidités.

En pratique, la facturation peut comprendre ce qui suit :

• Génération d’une nouvelle facture pour chaque vente

• Création de relevés de facturation qui regroupent plusieurs paiements

• Gestion des contrôles internes avant l’envoi des factures

• Enregistrement des factures dans votre système comptable

• Marquage des factures comme payées à la réception du paiement

La facturation est le moteur qui alimente le reste du cycle des revenus.

Émission d’une facture

Une facture est le document qu’une entreprise envoie à un client pour demander un paiement. Il s’agit d’un enregistrement détaillé par poste de ce qui est facturé à un client. Une facture comprend ce qui suit :

• Une liste détaillée des produits ou services

• Les coûts unitaires et quantités

• Les taxes ou réductions applicables

• Le montant total dû

• Les instructions et délais de paiement

L’émission d’une facture est une étape du processus de facturation. Il s’agit du moment où une transaction devient formalisée et fait l’objet d’un suivi. Si les termes « facturation » et « émission d’une facture » sont souvent utilisés de manière interchangeable, le terme « facturation » désigne le processus plus large, tandis que le terme « émission d’une facture » désigne l’acte spécifique de générer et d’envoyer cette demande.

Il existe également une différence entre les factures et les relevés de facturation. Une facture concerne une seule transaction, tandis qu’un relevé de facturation récapitule plusieurs paiements ou factures sur une période donnée. Les deux font partie du processus de facturation, mais ce sont des outils différents pour différents modèles de facturation.

Comptes clients

Une fois la facture envoyée, le montant dû fait partie de vos comptes clients, qui représente une ligne de votre bilan permettant de suivre les paiements clients arriérés. La facturation et l’émission de factures créent une obligation de paiement, et les comptes clients enregistrent cette obligation jusqu’à ce qu’elle soit remplie.

La gestion des comptes clients comprend les étapes suivantes :

• Suivi des factures impayées

• Suivi des comptes en souffrance

• Enregistrement des paiements dès leur réception

• Rapprochement de vos livres au fur et à mesure des paiements

De solides pratiques en matière de gestion des comptes clients garantissent que vos efforts de facturation mènent au paiement.

Pourquoi la facturation est-elle un élément clé des opérations financières?

La facturation est l’un des leviers les plus importants dans les opérations financières. Elle relie ce que fait votre entreprise à la façon dont vous vous faites payer et comment ce paiement apparaît dans vos livres.

Lorsque la facturation fonctionne bien, elle prend en charge chaque processus financier en aval, de la prévision à la conformité en passant par la relation client. En cas de panne, même les entreprises très performantes peuvent être confrontées à des déficits de trésorerie ou des erreurs de déclaration.

Découvrez pourquoi la facturation est si importante et les enjeux en cas de mauvaise gestion.

Elle lance le cycle de paiement

Rien ne peut être payé tant qu’une facture n’est pas émise. Quel que soit le volume de vos ventes, les revenus ne se transforment pas en liquidités, sauf si la facturation se fait rapidement et avec précision. Cela signifie envoyer des factures précises à temps et respecter des conditions de paiement claires.

Des retards ou des incohérences dans la facturation peuvent entraîner les situations suivantes :

• Des encaissements ou recouvrements plus lents

• Une prévisibilité des liquidités moins précise

• Un recours accru au financement externe pour couvrir les écarts de trésorerie

La facturation agit comme une forme de gestion des risques. Si vous vous trompez, vous risquez de vous retrouver à attendre des revenus que vous avez déjà gagnés et de ne pas pouvoir utiliser cet argent lorsque vous en aurez besoin.

Elle définit quand et comment les revenus sont comptabilisés

En comptabilité d’exercice, la facturation est un déclencheur de la comptabilisation des revenus. Cela a des conséquences directes sur :

• Votre état des résultats où les revenus sont comptabilisés au moment où ils sont gagnés, et non au moment où les liquidités sont encaissées

• Votre bilan où chaque facture contribue aux comptes clients

• Vos clôtures mensuelles ou trimestrielles qui dépendent de la disponibilité de données de facturation complètes et précises

Si des factures sont manquantes, en double, incorrectes ou retardées, vos rapports financiers refléteront cette situation, parfois d’une manière qui n’est pas immédiatement évidente. Par exemple, vous pourriez penser que vous avez atteint votre objectif de revenus, pour finalement vous rendre compte que le nombre a été gonflé en raison d’un lot de factures incorrectes.

Elle participe aux enjeux de conformité et à la préparation aux audits

Chaque facture est un enregistrement financier qui documente les conditions, le calendrier et le traitement fiscal d’une transaction. Cela est important pour ce qui suit :

• Conformité réglementaire (p. ex. déclaration fiscale)

• Exigences de comptabilisation des revenus en vertu de normes comptables telles que IFRS 15

• Préparation aux audits

Si votre processus de facturation manque de cohérence ou de pistes d’audit, vos états financiers et votre capacité à les défendre peuvent faire l’objet d’un examen minutieux.

Elle façonne l’expérience des clients par rapport à votre entreprise

Le processus de facturation est l’un des derniers points de contact du parcours client, ainsi que l’un des plus importants. Lorsque votre facture est claire, précise et envoyée en temps opportun, les clients sont plus susceptibles de payer rapidement et de continuer à faire affaire avec vous. Une facture confuse ou incorrecte peut entraîner des retards de paiement, des demandes de service à la clientèle et une érosion à long terme des relations clients.

Elle a une incidence sur l’efficacité interne et la structure de coûts

Les équipes financières peuvent passer un temps démesuré à corriger les erreurs de facturation : réviser les montants, réémettre des factures, résoudre les litiges ou rechercher les informations manquantes. Les systèmes de facturation qui sont manuels ou fragmentés créent souvent un travail redondant, favorisent des taux d’erreur élevés et une visibilité insuffisante sur les créances et les flux de trésorerie.

En revanche, des processus de facturation bien structurés, en particulier ceux ajoutés aux plateformes intégrées, permettent aux équipes de se développer sans frais généraux supplémentaires.

Elle permet d’éviter les pertes de revenus

Les pertes de revenus qui peuvent survenir lorsque le travail est effectué mais non facturé, lorsque la tarification est appliquée de manière incohérente, lorsque la logique de facturation ne reflète pas les conditions contractuelles et lorsque les factures sont générées mais non encaissées, sont un problème courant pour les entreprises. Ces lacunes faussent la situation financière plus large à laquelle se fient les dirigeants.

Comment des erreurs de facturation peuvent-elles affecter votre information financière?

La facturation est le point d’entrée de vos données financières. Quand la facturation est précise, elle vous permet d’établir des rapports à partir de chiffres fiables. Dans le cas contraire, elle fausse tout en aval, y compris les revenus, les créances, les prévisions de trésorerie, et plus encore.

Voici comment la facturation et les erreurs de facture se traduisent par des problèmes dans vos registres financiers.

Revenus et comptes clients erronés

Une facture dont le montant est erroné déforme vos finances. La surfacturation ou les factures en double gonflent les revenus et les comptes clients, en plus de donner une fausse image de la croissance. La sous-facturation ou les factures manquées sous-estiment les revenus et les comptes clients. Des erreurs dans le calendrier faussent les résultats publiés.

Même les petites erreurs peuvent finir par aboutir à un problème plus important. Si vos revenus sont surestimés un mois et corrigés le suivant, cela sape la confiance dans vos chiffres.

Prévisions non tenues et mauvaise planification de la trésorerie

Les projections de flux de trésorerie reposent sur les données des créances, qui commencent par la facturation. Si les factures sont émises en retard, contestées ou simplement erronées, alors les recouvrements sont retardés et les prévisions établies sur la base de ces factures ne sont plus fiables.

Les erreurs de facturation introduisent de l’incertitude dans votre planification. De plus, elles peuvent entraîner une prolongation excessive ou des occasions manquées pour votre entreprise.

Audit et risque de conformité

Vos données de facturation constituent également la base de la comptabilisation des revenus selon les normes comptables telles que ASC 606 ou IFRS 15; des calculs d’impôts pour la taxe de vente, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou l’impôt sur les produits et services (TPS); ainsi que de la documentation requise lors des audits.

Si votre facturation est incohérente, s’il manque des détails importants ou s’il n’y a pas de piste d’audit fiable, cela soulève des signes avant-coureurs pour les auditeurs et les régulateurs. Si des schémas d’inexactitude apparaissent, cela peut indiquer des problèmes plus profonds avec vos finances.

Fuite de revenus et perte financière

Certaines erreurs de facturation sont faciles à corriger. D’autres entraînent des pertes réelles et permanentes. Oublier de facturer une partie d’un projet, appliquer le mauvais taux ou la mauvaise remise, ou émettre une facture corrigée sans jamais la recouvrer : toutes ces situations peuvent entraîner des pertes de revenus, car vous n’avez jamais touché cet argent pourtant gagné.

Litiges, retards et détérioration de la qualité des données

Lorsque des erreurs de facturation entraînent des litiges clients, cela se répercute sur vos livres. Les factures restent ouvertes plus longtemps, les équipes de recouvrement passent plus de temps à résoudre les problèmes et les paiements peuvent être en retard ou ne jamais arriver. Si ces factures persistent dans votre système sans résolution, elles peuvent devenir des créances irrécouvrables.

Des outils tels que Stripe Billing et Stripe Invoicing peuvent contribuer à simplifier le processus de facturation en automatisant la création de factures, l’encaissement des paiements et les courriels de rappel. Les systèmes qui rapprochent les factures et les paiements en temps réel peuvent réduire les erreurs de déclaration et permettre à votre équipe de suivre plus facilement les processus de facturation et de comptabilité.