Las empresas de todo tipo facturan a sus clientes, pero no todas las empresas tienen un sistema de facturación que funcione tan bien como debería. El proceso de facturación afecta a innumerables partes de una empresa (y los pequeños errores pueden convertirse de a poco en un verdadero riesgo financiero), incluido el flujo de caja, los informes financieros, las relaciones con los clientes y el crecimiento a largo plazo.

A continuación, te explicamos los componentes de la facturación, cómo se adapta a flujos de trabajo contables más amplios y por qué es importante para tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la facturación en la contabilidad?
  
• ¿En qué se diferencia la facturación de la emisión de facturas y las cuentas por cobrar?
  
• ¿Por qué la facturación es una parte clave en las operaciones financieras?
  
• ¿Cómo pueden afectar los errores en la facturación a tus informes financieros?
  

¿Qué es la facturación en la contabilidad?

La facturación es el proceso de solicitar formalmente el pago de los bienes o servicios entregados y de documentar los pagos que realizan tus clientes. Es la forma en que las empresas convierten el trabajo completado en ingresos reconocidos y el efectivo previsto. La facturación afecta a muchas áreas de una empresa, incluidas las cuentas por cobrar y los informes financieros.

Así es como funciona:

• Realizas una venta. Entregaste un producto, terminaste un proyecto o cumpliste con un contrato de servicios.

• Generas una factura. Este documento incluye una descripción de lo que se brindó, cuánto costó, las condiciones de pago, los impuestos, la fecha de vencimiento del pago y un número de factura único.

• Envías la factura al cliente. Registras el cargo como un ingreso oficial en tus libros contables según las cuentas por cobrar.

• Tus sistemas (o tu equipo) realizan un seguimiento de la factura y confirman que se recibió el pago.

Qué diferencia a la facturación en la contabilidad

La facturación en la contabilidad implica crear un registro financiero que conecte tu actividad comercial con tu estado de resultados y tu balance general. Cada factura representa lo siguiente:

• Una reclamación legal del pago

• Un activo en tu balance general

• Ingresos reconocidos en tu estado de pérdidas y ganancias (según la contabilidad de ejercicio)

La facturación es el paso que marca la diferencia entre haber completado el trabajo y recibir realmente los ingresos.

¿En qué se diferencia la facturación de la emisión de facturas y las cuentas por cobrar?

La facturación, la emisión de facturas y las cuentas por cobrar están muy relacionadas, pero cada una tiene una función distinta en cómo una empresa realiza el seguimiento de lo que se le debe. Comprender en qué se parecen y en qué se diferencian puede ayudarte a gestionar el flujo de caja con mayor precisión y evitar confusiones en tu contabilidad.

A continuación, te presentamos un análisis más detallado de cada una.

Facturación

La facturación es el proceso de enviar cargos a los clientes y registrar los pagos. Es el flujo de trabajo que convierte el trabajo completado en una solicitud formal de pago, que desencadena el reconocimiento de los ingresos y, finalmente, el cobro del efectivo.

En la práctica, la facturación puede implicar lo siguiente:

• Generar una nueva factura para cada venta

• Crear extractos de facturación que agrupen varios cargos

• Gestionar los controles internos antes de enviar las facturas

• Registrar facturas en tu sistema contable

• Marcar las facturas como pagadas cuando se recibe el pago

La facturación es el motor que impulsa el resto del ciclo de ingresos.

Emisión de facturas

Una factura es el documento que una empresa envía a un cliente para solicitar un pago. Es un registro detallado y pormenorizado de lo que se cobra al cliente. En una factura se incluye lo siguiente:

• Una lista de productos o servicios

• Costos unitarios y cantidades

• Impuestos o descuentos vigentes

• El importe total adeudado

• Instrucciones y plazos de pago

La emisión de facturas es un paso dentro del proceso de facturación. Es el punto en el que una transacción se formaliza y se puede rastrear. Aunque «facturación» y «emisión de facturas» suelen utilizarse indistintamente, la facturación se refiere al proceso más amplio, mientras que la emisión de facturas es el acto específico de generar y enviar esa solicitud.

También hay una diferencia entre las facturas y los extractos de facturación. Una factura corresponde a una única transacción, mientras que un extracto de facturación resume varios cargos o facturas durante un periodo de tiempo. Ambas forman parte de la facturación, pero son herramientas diferentes para modelos de facturación diferentes.

Cuentas por cobrar

Una vez que se envía una factura, el importe adeudado pasa a formar parte de tus cuentas por cobrar (AR), que es una partida de tu balance general que hace un seguimiento de los pagos pendientes de los clientes. La facturación y la emisión de facturas crean la obligación de pagar, y las cuentas por cobrar registran esa obligación hasta que se cumple.

La gestión de las cuentas por cobrar implica lo siguiente:

• Hacer un seguimiento de las facturas impagas

• Hacer un seguimiento de las cuentas vencidas

• Registrar los pagos cuando se reciben

• Conciliar tus libros contables a medida que llegan los pagos

Contar con buenas prácticas en las cuentas por cobrar garantiza que tus esfuerzos de facturación se conviertan en pagos.

¿Por qué la facturación es una parte clave en las operaciones financieras?

La facturación es una de las partes más importantes en las operaciones financieras. Conecta lo que hace tu empresa con la forma en que recibes pagos y cómo aparece ese pago en tus libros contables.

Cuando la facturación funciona bien, respalda todos los procesos financieros posteriores, desde la previsión y el cumplimiento de la normativa hasta las relaciones con los clientes. Cuando funciona mal, incluso las empresas de alto rendimiento pueden tener una escasez de efectivo o errores en los informes.

A continuación, te explicamos por qué la facturación es tan importante y qué está en juego cuando no se maneja con cuidado.

Inicia el ciclo de pago

No se paga nada hasta que se emite una factura. No importa cuánto vendas, los ingresos no equivalen al efectivo a menos que la facturación se realice con rapidez y precisión. Eso implica enviar facturas precisas a tiempo y seguir plazos de pago claros.

Los retrasos o incoherencias en la facturación pueden causar lo siguiente:

• Cobros más lentos

• Previsión de efectivo menos precisa

• Mayor dependencia de la financiación externa para cubrir las brechas de efectivo

La disciplina de facturación actúa como una forma de gestión del riesgo. Si se hace mal, podrías quedarte esperando ingresos que ya generaste sin poder utilizar ese dinero cuando lo necesites.

Define cuándo y cómo se reconocen los ingresos

En la contabilidad de ejercicio, la facturación es un desencadenante del reconocimiento de los ingresos y tiene consecuencias directas en lo siguiente:

• Tu estado de resultados, donde los ingresos se registran cuando se generan (no cuando se recibe el efectivo)

• Tu balance general, donde cada factura contribuye a las cuentas por cobrar

• Tus cierres mensuales o trimestrales, que dependen de contar con datos de facturación completos y precisos

Si faltan facturas, están duplicadas, son incorrectas o se retrasan, tus informes financieros lo reflejarán, a veces de formas que no son evidentes a primera vista. Por ejemplo, podrías pensar que alcanzaste tu objetivo de ingresos y luego darte cuenta de que la cifra estaba inflada debido a un lote de facturas incorrectas.

Ayuda con el cumplimiento de la normativa y la preparación para auditorías

Cada factura es un registro financiero que documenta las condiciones, los plazos y el tratamiento fiscal de una transacción, lo cual es importante para lo siguiente:

• Cumplimiento normativo (por ejemplo, declaración fiscal)

• Requisitos de reconocimiento de ingresos según las normas contables, como la NIIF 15

• Preparación para auditorías

Si tu proceso de facturación no tiene coherencia o registros de auditoría, tus estados financieros (y tu capacidad para defenderlos) pueden quedar bajo escrutinio.

Influye en cómo los clientes perciben tu empresa

El proceso de facturación es uno de los últimos puntos de contacto en el recorrido del cliente, así como uno de los más consecuentes. Cuando tu factura es clara, precisa y puntual, es más probable que los clientes paguen rápidamente y sigan haciendo negocios contigo. Una factura confusa o incorrecta puede causar retrasos en los pagos, multas en el servicio de atención al cliente y una pérdida a largo plazo de las relaciones con los clientes.

Afecta la eficiencia interna y la estructura de costos

Los equipos financieros pueden dedicar una cantidad de tiempo desproporcionada a solucionar errores de facturación: corregir importes, volver a emitir facturas, resolver disputas o rastrear información faltante. Los sistemas de facturación manuales o fragmentados suelen generar trabajo redundante, tasas de error elevadas y una visibilidad retrasada de las cuentas por cobrar y el flujo de caja.

Por el contrario, los procesos de facturación bien estructurados (especialmente aquellos incorporados a plataformas integradas) permiten a los equipos crecer sin gastos adicionales.

Evita la fuga de ingresos

La fuga de ingresos (que puede ocurrir cuando el trabajo se realiza pero no se factura, cuando las tarifas se aplican de forma incoherente, cuando la lógica de facturación no refleja las condiciones del contrato y cuando las facturas se generan pero no se cobran) es un problema común para las empresas. Esas brechas alteran el panorama financiero general en el que se basa el equipo directivo.

¿Cómo pueden afectar los errores en la facturación a tus informes financieros?

La facturación es el punto de entrada de tus datos financieros. Cuando la facturación es precisa, introduce cifras fiables en tus informes. Cuando no lo es, distorsiona todo lo demás, incluidos los ingresos, las cuentas por cobrar, las previsiones de efectivo y mucho más.

A continuación, te explicamos cómo los errores en la facturación y las facturas pueden causar problemas en tus registros financieros.

Ingresos y cuentas por cobrar incorrectos

Una factura con un importe incorrecto tergiversa tus finanzas. La sobrefacturación o las facturas duplicadas inflan los ingresos y las cuentas por cobrar y dan una imagen falsa del crecimiento. La facturación insuficiente o las facturas fallidas subestiman los ingresos y las cuentas por cobrar. Los errores en los plazos alteran el rendimiento informado.

Incluso los pequeños errores pueden acumularse y convertirse en un problema mayor. Si tus ingresos se inflan un mes y se corrigen al siguiente, perjudica la confianza en tus cifras.

Previsiones fallidas y mala planificación de efectivo

Las previsiones del flujo de caja se basan en los datos de las cuentas por cobrar, que comienzan con la facturación. Si las facturas se emiten con retraso, disputas o simplemente son erróneas, los cobros se retrasan y las previsiones basadas en esas facturas pierden fiabilidad.

Los errores de facturación crean incertidumbre en tu planificación y pueden causar una sobrecarga o pérdida de oportunidades para tu empresa.

Riesgo de auditoría y cumplimiento de la normativa

Tus datos de facturación son también la base del reconocimiento de ingresos según las normas contables, como la ASC 606 o la NIIF 15, los cálculos fiscales para el impuesto sobre las ventas, el impuesto al valor agregado (IVA) o el impuesto sobre bienes y servicios (GST) y la documentación necesaria durante las auditorías.

Si tu facturación es incoherente, le faltan datos importantes o no tiene un registro de auditoría fiable, genera señales de advertencia para los auditores y reguladores. Si aparecen patrones de inexactitud, puede indicar problemas más profundos con tus finanzas.

Fuga de ingresos y pérdidas financieras

Algunos errores de facturación son fáciles de solucionar. Otros causan pérdidas reales y permanentes. Olvidarse de facturar parte de un proyecto, aplicar una tasa o un descuento incorrecto o emitir una factura corregida pero no cobrarla nunca puede generar una fuga de ingresos (dinero que ganaste, pero que nunca te diste cuenta).

Disputas, retrasos y deterioro de la calidad de los datos

Cuando los errores de facturación causan disputas con los clientes, eso se traslada a tus libros contables. Las facturas permanecen abiertas más tiempo, los equipos de cobros dedican más tiempo a resolver los problemas y los pagos pueden retrasarse o no llegar nunca. Si esas facturas no se resuelven en tu sistema, pueden convertirse en deudas incobrables.

Las herramientas como Stripe Billing y Stripe Invoicing pueden ayudar a simplificar el proceso de facturación automatizando la creación de facturas, el cobro de los pagos y los correos electrónicos de recordatorio. Los sistemas que concilian facturas y pagos en tiempo real pueden reducir los errores en la elaboración de informes y facilitar a tu equipo el seguimiento de los procesos de facturación y contabilidad.