ธุรกิจทุกประเภทเรียกเก็บเงินจากลูกค้า แต่ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่มี ระบบการเรียกเก็บเงิน ที่ทำงานได้ดีตามที่ควร ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินมีผลต่อหลายส่วนของธุรกิจ รวมถึงกระแสเงินสด การรายงานทางการเงิน ความสัมพันธ์กับลูกค้า และการเติบโตในระยะยาว ซึ่งความผิดพลาดเล็กน้อยอาจนำไปสู่ความเสี่ยงทางการเงินของจริงอย่างเงียบๆ

ด้านล่างนี้เราจะอธิบายส่วนประกอบของการเรียกเก็บเงินว่าในภาพรวมของขั้นตอนการบัญชี และอธิบายว่าทำไมจึงสำคัญต่อธุรกิจของคุณ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การเรียกเก็บเงินคืออะไรในทางบัญชี
  
• การเรียกเก็บเงินแตกต่างจากการออกใบแจ้งหนี้และบัญชีลูกหนี้อย่างไร
  
• ทำไมการเรียกเก็บเงินจึงเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินการทางการเงิน
  
• ข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินส่งผลต่อรายงานทางการเงินของคุณอย่างไร
  

การเรียกเก็บเงินคืออะไรในทางบัญชี

การเรียกเก็บเงินคือขั้นตอนการขอให้ชำระค่าสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบแล้วและการบันทึกการชำระเงินที่ลูกค้าชำระ กล่าวคือการเปลี่ยนงานที่ทำเสร็จแล้วให้เป็นรายรับที่รับรู้ และเงินสดตามที่คาด การเรียกเก็บเงินมีผลต่อหลายธุรกิจหลายด้าน รวมถึงบัญชีลูกหนี้และรายงานทางการเงิน

โดยมีการทํางานดังนี้

• คุณทำการขายเสร็จ คุณส่งมอบผลิตภัณฑ์แล้ว ทำโครงการเสร็จแล้ว หรือทำตามข้อตกลงการให้บริการอย่างสมบูรณ์แล้ว

• คุณสร้างใบแจ้งหนี้ โดยเอกสารนี้ประกอบด้วยคำอธิบายเกี่ยวกับสิ่งที่จัดหา ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน ภาษี วันครบกำหนดชำระเงิน และหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน

• คุณส่งใบแจ้งหนี้ไปให้ลูกค้า บันทึกการเรียกเก็บเงินเป็นรายการทางการในบัญชีของคุณภายใต้บัญชีลูกหนี้

• ระบบ (หรือทีมของคุณ) ติดตามใบแจ้งหนี้และยืนยันว่าได้รับชำระเงินแล้ว

อะไรที่ทำให้การเรียกเก็บเงินในทางบัญชีแตกต่างออกไป

การเรียกเก็บเงินในทางบัญชี หมายถึงการสร้างบันทึกทางการเงินที่เชื่อมโยงกิจกรรมทางธุรกิจของคุณกับงบกำไรขาดทุนและงบดุล โดยใบแจ้งหนี้แต่ละใบเป็นตัวแทนของ

• การเรียกร้องการชำระเงินตามกฎหมาย

• สินทรัพย์ในงบดุลของคุณ

• รายรับที่รับรู้ในงบกำไรขาดทุนของคุณ (ภายใต้ การทำบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง)

การเรียกเก็บเงินเป็นขั้นตอนที่แยกความแตกต่างระหว่างการทำงานเสร็จกับการได้รับรายได้จริง

การเรียกเก็บเงินแตกต่างจากการออกใบแจ้งหนี้และบัญชีลูกหนี้อย่างไร

การเรียกเก็บเงิน การออกใบแจ้งหนี้ และ บัญชีลูกหนี้ มีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด แต่ละอย่างมีบทบาทที่แตกต่างกันในการติดตามยอดหนี้ที่ค้างชำระธุรกิจของคุณอยู่ การเข้าใจความเชื่อมโยงและความต่างของสิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดการกระแสเงินสดได้อย่างแม่นยำมากขึ้นและลดความสับสนในการทำบัญชีของคุณ

ต่อไปนี้คือรายละเอียดของแต่ละอย่าง

การเรียกเก็บเงิน

การเรียกเก็บเงินคือขั้นตอนส่งการเรียกเก็บเงินไปยังลูกค้าและบันทึกการชำระเงิน การเรียกเก็บเงินเป็นขั้นตอนการทำงานที่เปลี่ยนงานที่ทำเสร็จแล้วให้เป็นคำขอให้ชำระเงินอย่างเป็นทางการ ซึ่งทำให้เกิดการรับรู้รายรับและเรียกเก็บเงินสดในที่สุด

ในทางปฏิบัติ การเรียกเก็บเงินอาจประกอบด้วย

• การออกใบแจ้งหนี้ใหม่สำหรับการขายแต่ละครั้ง

• การออกใบเรียกเก็บเงินที่รวมค่าใช้จ่ายหลายรายการ

• การตรวจสอบภายในก่อนที่จะส่งใบแจ้งหนี้ออกไป

• การบันทึกใบแจ้งหนี้ในระบบบัญชีของคุณ

• การระบุใบแจ้งหนี้ว่าได้รับการชำระเงินแล้วเมื่อได้รับการชำระเงิน

การเรียกเก็บเงินเป็นเหมือนเครื่องยนต์ที่ขับเคลื่อนส่วนที่เหลือของวงจรรายรับ

การออกใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่ธุรกิจส่งไปยังลูกค้าเพื่อขอให้ชำระเงิน เป็นบันทึกรายละเอียดเป็นรายการว่าลูกค้าถูกเรียกเก็บเงินค่าอะไร โดยใบแจ้งหนี้ประกอบด้วย

• รายการของผลิตภัณฑ์หรือบริการ

• ราคาต่อหน่วยและปริมาณ

• ภาษีหรือส่วนลดที่เกี่ยวข้อง

• ยอดรวมที่ต้องชําระ

• วิธีการชำระเงินและกำหนดเวลา

การออกใบแจ้งหนี้เป็นขั้นตอนหนึ่งในขั้นตอนการเรียกเก็บเงิน เป็นจุดที่ธุรกรรมกลายเป็นทางการและสามารถติดตามได้ แม้ว่าคำว่า "การเรียกเก็บเงิน" และ "การออกใบแจ้งหนี้" มักจะใช้แทนกัน แต่การเรียกเก็บเงินหมายถึงขั้นตอนในภาพกว้างกว่า ในขณะที่การออกใบแจ้งหนี้หมายถึงการสร้างและส่งคำขอนั้นโดยเฉพาะ

นอกจากนี้ยังมีความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบรายการเรียกเก็บเงิน ใบแจ้งหนี้ใช้สำหรับธุรกรรมเดียว ในขณะที่ใบรายการเรียกเก็บเงินจะสรุปค่าใช้จ่ายหรือใบแจ้งหนี้หลายรายการในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เอกสารทั้งสองอย่างเป็นส่วนหนึ่งของการเรียกเก็บเงิน แต่เป็นเครื่องมือที่แตกต่างกันสำหรับรูปแบบการเรียกเก็บเงินที่แตกต่างกัน

บัญชีลูกหนี้

เมื่อส่งใบแจ้งหนี้แล้ว จำนวนเงินที่ค้างชำระจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของ บัญชีลูกหนี้ (AR) ซึ่งเป็นบรรทัดในงบดุลของคุณที่ใช้ติดตามการชำระเงินของลูกค้าที่ค้างอยู่ การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้สร้างภาระผูกพันในการชำระเงิน ในขณะที่บัญชีลูกหนี้บันทึกภาระผูกพันนั้นไว้จนกว่าจะได้รับการชำระ

การจัดการบัญชีลูกหนี้ประกอบด้วย

• การติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ

• การติดตามบัญชีที่เกินกำหนด

• การบันทึกการชำระเงินเมื่อได้รับ

• การกระทบยอดบัญชีของคุณเมื่อมีการชำระเงินเข้ามา

แนวปฏิบัติด้านบัญชีลูกหนี้ที่แข็งแกร่งจะช่วยให้ความพยายามในการเรียกเก็บเงินของคุณนำไปสู่การชำระเงิน

ทำไมการเรียกเก็บเงินจึงเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินงานทางการเงิน

การเรียกเก็บเงินเป็นหนึ่งในเครื่องมือปัที่สำคัญที่สุดในการดำเนินงานทางการเงิน เนื่องจากเป็นตัวเชื่อมโยงสิ่งที่ธุรกิจของคุณทำกับการได้รับเงินและวิธีที่การชำระเงินนั้นปรากฏในบันทึกบัญชีของคุณ

การเรียกเก็บเงินที่ทำได้ดีจะสนับสนุนขั้นตอนทางการเงินทุกอย่างที่ตามมา ตั้งแต่การคาดการณ์ไปจนถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนด ไปจนถึงความสัมพันธ์กับลูกค้า แต่ถ้าการเรียกเก็บเงินทำได้ไม่ดีก็อาจทำให้แม้แต่ธุรกิจที่ขายดีขาดแคลนเงินสดหรือเกิดข้อผิดพลาดในการรายงานได้

ต่อไปนี้คือเหตุผลว่าทำไมการเรียกเก็บเงินจึงสำคัญมาก และจะเกิดความเสี่ยงกับอะไรบ้างหากไม่จัดการอย่างระมัดระวัง

เป็นจุดเริ่มต้นของวงจรการชำระเงิน

การชำระเงินจะไม่เกิดขึ้นหากไม่มีการออกใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าคุณจะขายดีแค่ไหน รายรับจะเปลี่ยนเป็นเงินสดไม่ได้หากไม่เรียกเก็บเงินอย่างรวดเร็วและถูกต้อง นั่นหมายถึงการส่งใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องตรงเวลาและปฏิบัติตามเงื่อนไขการชำระเงิน ที่ชัดเจน

ความล่าช้าหรือการเรียกเก็บเงินไม่สม่ำเสมออาจนำไปสู่

• การเก็บเงินได้ช้าลง

• การคาดการณ์เงินสดที่ไม่แม่นยำ

• การพึ่งพาแหล่งทุนภายนอกมากขึ้นเพื่อปิดช่องว่างเรื่องเงินสด

วินัยในการเรียกเก็บเงินเป็นการจัดการความเสี่ยงรูปแบบหนึ่ง หากไม่ทำให้ถูกต้องคุณอาจต้องรอรายรับที่คุณควรได้รับโดยไม่สามารถใช้เงินเมื่อคุณต้องการได้

เป็นตัวกำหนดว่าจะรับรู้รายรับเมื่อใดและอย่างไร

ในการทำบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง การเรียกเก็บเงินสิ่งกำหนดการรับรู้รายรับ ซึ่งมีผลโดยตรงต่อ

• งบกำไรขาดทุนของคุณ ซึ่งรายรับจะถูกบันทึกเมื่อเกิดขึ้น ไม่ใช่เมื่อได้รับเงินสด

• งบดุลของคุณ ซึ่งใบแจ้งหนี้แต่ละใบนำไปสู่บัญชีลูกหนี้ที่เพิ่มขึ้น

• การปิดบัญชีรายเดือนหรือรายไตรมาสของคุณ ซึ่งต้องมีข้อมูลการเรียกเก็บเงินที่ครบถ้วนและถูกต้อง

หากใบแจ้งหนี้หายไป ซ้ำซ้อน ไม่ถูกต้อง หรือออกล่าช้า รายงานทางการเงินของคุณจะสะท้อนให้เห็น โดยบางครั้งอาจไม่เห็นชัดเจนในทันที ตัวอย่างเช่น คุณอาจคิดว่าคุณทำเป้าหมายรายรับสำเร็จแล้ว แต่กลับพบว่าตัวเลขที่ได้สูงเกินจริงเพราะมีใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องอยู่ชุดหนึ่ง

ช่วยในเรื่องการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความพร้อมในการรับการตรวจสอบ

ทุกใบแจ้งหนี้เป็นบันทึกทางการเงินที่บันทึกเงื่อนไข เวลา และการจัดการภาษีของธุรกรรม ซึ่งมีความสำคัญสำหรับ

• การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย (เช่น การรายงานภาษี)

• ข้อกำหนดด้านการรับรู้รายรับตามมาตรฐานการบัญชี เช่น IFRS 15

• การเตรียมรับการตรวจสอบ

หากขั้นตอนการเรียกเก็บเงินของคุณขาดความสอดคล้องหรือเส้นทางการตรวจสอบ งบการเงินของคุณและความสามารถในการให้เหตุผลชี้แจงอาจถูกตรวจสอบอย่างเข้มงวด

เป็นตัวกำหนดว่าลูกค้าจะมีประสบการณ์กับธุรกิจของคุณอย่างไร

ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินเป็นหนึ่งในจุดสัมผัสสุดท้ายในเส้นทางของลูกค้า รวมถึงเป็นสิ่งที่ส่งผลตามมามากที่สุด หากใบแจ้งหนี้ของคุณชัดเจน ถูกต้อง และส่งตรงเวลา ลูกค้าก็มีแนวโน้มที่จะชำระเงินอย่างรวดเร็วและทำธุรกิจกับคุณต่อไป ใบแจ้งหนี้ที่สับสนหรือไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดการชำระเงินล่าช้า งานบริการลูกค้าที่เพิ่มขึ้น และความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ถดถอยลง

ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพภายในและโครงสร้างต้นทุน

ทีมการเงินอาจต้องใช้เวลามากเกินควรเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน เช่น แก้ไขจำนวนเงิน ออกใบแจ้งหนี้ใหม่ แก้ไขการโต้แย้ง หรือสืบค้นข้อมูลที่ขาดหายไป ระบบการเรียกเก็บเงินแบบใช้คนทำหรือกระจัดกระจายมักทำให้เกิดงานซ้ำซ้อน อัตราความผิดพลาดสูง และทำให้เห็นข้อมูลบัญชีลูกหนี้แลกระแสเงินสด ล่าช้า

ในทางตรงกันข้าม ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินที่มีโครงสร้างดี โดยเฉพาะที่อยู่ในแพลตฟอร์มแบบบูรณาการจะช่วยให้ทีมสามารถขยายการทำงานได้โดยไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ป้องกันการรั่วไหลของรายรับ

การรั่วไหลของรายรับ ซึ่งอาจเกิดขึ้นเมื่อทำงานเสร็จแต่ไม่ได้เรียกเก็บเงิน เมื่อการคิดราคาไม่สอดคล้องสม่ำเสมอ เมื่อหลักการเรียกเก็บเงินไม่สะท้อนถึงข้อกำหนดในสัญญา และเมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้แต่ไม่ได้เก็บเงิน เหล่านี้เป็นปัญหาที่พบบ่อยกับธุรกิจ ช่องว่างเหล่านั้นทำให้ภาพรวมทางการเงินที่ผู้นำต้องใช้บิดเบี้ยวไป

ข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินมีผลต่อการรายงานทางการเงินของคุณอย่างไร

การเรียกเก็บเงินเป็นจุดเริ่มต้นของข้อมูลทางการเงินของคุณ เมื่อการเรียกเก็บเงินถูกต้องก็จะส่งตัวเลขที่เชื่อถือได้เข้าสู่รายงานของคุณ แต่ถ้าไม่ถูกต้องก็จะทำให้ทุกอย่างผิดเพี้ยนไป รวมถึงรายรับ บัญชีลูกหนี้ การคาดการณ์เงินสด และอื่น ๆ

ข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินและในใบแจ้งหนี้ทำให้เกิดปัญหากับบันทึกทางการเงินของคุณได้ดังนี้

รายรับและบัญชีลูกหนี้ที่ผิดพลาด

ใบแจ้งหนี้ที่มีจำนวนเงินผิดจะทำให้การเงินของคุณผิดเพี้ยน การเรียกเก็บเงินเกินจำนวนหรือออกใบแจ้งหนี้ซ้ำซ้อนจะทำให้รายรับและบัญชีลูกหนี้เพิ่มขึ้นเกินความเป็นจริง และทำให้ภาพการเติบโตผิดเพี้ยนไป การเรียกเก็บเงินน้อยเกินจริงหรือออกใบแจ้งหนี้ตกหล่นจะทำให้รายรับและลูกหนี้ลดลงเกินจริง ส่วนข้อผิดพลาดเรื่องเวลาอาจทำให้ผลการรายงานผิดเพี้ยนไป

แม้แต่ข้อผิดพลาดเล็กน้อยก็อาจสะสมเป็นปัญหาใหญ่ได้ หากรายรับของคุณถูกรายงานเกินจริงในเดือนหนึ่งและถูกแก้ไขในเดือนถัดไป ก็จะทำให้ความเชื่อมั่นในตัวเลขของคุณลดลง

การคาดการณ์ที่ผิดพลาดและการวางแผนเงินสดที่ไม่ดี

การคาดการณ์กระแสเงินสดขึ้นอยู่กับข้อมูลบัญชีลูกหนี้ ซึ่งเริ่มต้นจากการเรียกเก็บเงิน หากออกใบแจ้งหนี้ล่าช้า มีการโต้แย้ง หรือผิดพลาด ก็จะทำให้การเก็บเงินล่าช้าและการคาดการณ์ที่อิงจากใบแจ้งหนี้เหล่านั้นจะไม่น่าเชื่อถือ

ข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินทำให้การวางแผนของคุณเกิดความไม่แน่นอน และอาจทำให้คุณขยายตัวมากเกินไปหรือพลาดโอกาสทางธุรกิจได้

ความเสี่ยงถูกตรวจสอบและความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ข้อมูลการเรียกเก็บเงินของคุณยังเป็นพื้นฐานของการรับรู้รายรับตามมาตรฐานการบัญชี เช่น ASC 606 หรือ IFRS 15 ใช้คำนวณภาษีสำหรับภาษีขาย ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือภาษีสินค้าและบริการ (GST) และเป็นเอกสารที่จำเป็นในระหว่างการตรวจสอบอีกด้วย

หากการออกใบแจ้งหนี้ของคุณไม่สอดคล้องกัน ขาดรายละเอียดที่สำคัญ หรือขาดเส้นทางการตรวจสอบที่เชื่อถือได้ ก็จะทำให้เกิดสัญญาณเตือนสำหรับผู้ตรวจสอบและหน่วยงานกำกับดูแล หากรูปแบบของความไม่ถูกต้องปรากฏขึ้น ก็อาจบ่งชี้ถึงปัญหาที่ลึกซึ้งกว่ากับการเงินของคุณ

การรั่วไหลของรายรับและการสูญเสียทางการเงิน

ข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินบางอย่างแก้ไขได้ง่าย ขณะที่บางอย่างส่งผลให้เกิดการสูญเสียอย่างแท้จริงและถาวร การลืมเรียกเก็บเงินส่วนหนึ่งในโครงการ การใช้อัตราหรือส่วนลดที่ผิด หรือการออกใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขแล้วแต่ไม่เคยเก็บเงินได้ ทั้งหมดนี้อาจทำให้เกิดการรั่วไหลของรายรับ ซึ่งเป็นเงินที่คุณควรได้รับแต่ไม่เคยรับรู้

ข้อโต้แย้ง ความล่าช้า และคุณภาพข้อมูลไม่ดี

เมื่อข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินนำไปสู่ข้อโต้แย้งจากลูกค้า บัญชีของคุณก็จะได้รับผลกระทบ ใบแจ้งหนี้จะเปิดนานขึ้น ทีมติดตามการชำระเงินจะใช้เวลามากขึ้นในการแก้ไขปัญหา และการชำระเงินอาจล่าช้าหรือไม่มาถึง หากใบแจ้งหนี้เหล่านั้นค้างอยู่ในระบบของคุณโดยไม่มีการแก้ไข ก็อาจกลายเป็นหนี้ที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้

เครื่องมือเช่น Stripe Billing และ Stripe Invoicing สามารถช่วยทำให้ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินง่ายขึ้นโดยการสร้างใบแจ้งหนี้ จัดเก็บเงิน และส่งอีเมลเตือนอัตโนมัติ ระบบที่กระทบยอดใบแจ้งหนี้และการชำระเงินแบบเรียลไทม์สามารถลดข้อผิดพลาดในการรายงาน และทำให้ทีมของคุณสามารถติดตามขั้นตอนการเรียกเก็บเงินและการทำบัญชีได้ง่ายขึ้น