Toutes sortes d’entreprises facturent les clients. Mais toutes les entreprises n’ont pas un système de facturation qui fonctionne aussi bien qu’il le devrait. Le processus de facturation a des répercussions sur d’innombrables parties d’une entreprise, y compris les flux de trésorerie, les rapports financiers, les relations avec les clients et la croissance à long terme. Le moindre faux pas peut discrètement se transformer en risque financier réel.

Nous allons vous expliquer les composantes de la facturation, comment elle s’intègre aux flux de travail comptables plus larges et pourquoi elle est importante pour votre entreprise.

Sommaire

• Qu'est-ce que la facturation en comptabilité ?
  
• En quoi la facturation (billing) diffère-t-elle de la facturation (invoicing) et des comptes clients ?
  
• Pourquoi la facturation est-elle un élément clé des opérations financières ?
  
• Effets des erreurs de facturation sur vos rapports financiers
  

Qu'est-ce que la facturation en comptabilité ?

La facturation est le processus qui consiste à demander officiellement le paiement des biens ou services livrés et à documenter les paiements que vos clients effectuent. C’est la façon dont les entreprises transforment les travaux terminés en revenus comptabilisés et en fonds escomptés. La facturation a une incidence sur de nombreux domaines d’une entreprise, y compris les comptes clients et les rapports financiers.

Voici comment elle fonctionne.

• Vous réalisez une vente. Vous avez livré un produit, terminé un projet ou exécuté un contrat de service.

• Vous générez une facture. Ce document comprend une description de ce qui a été fourni, combien cela a coûté, les conditions de paiement, les taxes, la date d'échéance du paiement et un numéro de facture unique.

• Vous envoyez la facture au client. Vous consignez formellement le montant dans vos livres à la rubrique des comptes clients.

• Vos systèmes (ou votre équipe) suivent la facture et confirment la réception du paiement.

Ce qui distingue la facturation en comptabilité

En comptabilité, la facturation désigne le fait de créer un dossier financier qui relie votre activité professionnelle à votre compte de résultat et bilan. Chaque facture représente :

• une réclamation légitime de paiement

• un actif à ajouter à votre bilan

• un produit constaté dans votre compte de résultat (sous comptabilité d'exercice)

La facturation est l'étape qui fait la différence entre l’exécution d’un travail et la réception effective d’un revenu.

En quoi la facturation (billing) diffère-t-elle de la facturation (invoicing) et des comptes clients ?

la facturation (billing), la facturation (invoicing) et les comptes clients sont étroitement liés, mais chacun joue un rôle distinct dans le suivi des créances par une entreprise. Comprendre leurs points communs et leurs différences peut vous aider à gérer vos flux de trésorerie avec plus de précision et à éviter toute confusion dans votre comptabilité.

Voici une présentation détaillée de ces composantes.

Facturation (billing)

La facturation (billing) est le processus consistant à communiquer aux clients les montants à payer et à enregistrer les paiements. C’est le flux de travail qui convertit les travaux terminés en une demande formelle de paiement, ce qui déclenche la comptabilisation des revenus et, éventuellement, l’encaissement des fonds.

En pratique, la facturation (billing) peut englober les opérations suivantes :

• Génération d'une nouvelle facture pour chaque vente

• Création de relevés de facturation regroupant plusieurs frais

• Gestion des vérifications internes avant l'envoi des factures

• Enregistrement des factures dans votre système comptable

• Marquage des factures comme payées à la réception du paiement

La facturation (billing) est le moteur qui alimente le reste du cycle de revenus.

Facturation (invoicing)

Une facture est le document qu’une entreprise envoie à un client pour demander un paiement. Il s’agit d’un document précis et détaillé des produits et services pour lesquels un client est facturé. Une facture comprend les éléments suivants :

• Liste détaillée des produits ou services

• Coûts unitaires et quantités

• Taxes ou réductions applicables

• Montant total dû

• Instructions et délais de paiement

La facturation (invoicing) est une étape du processus de la facturation (billing). C’est le moment où une transaction devient formalisée et traçable. Alors que « invoicing » et « billing » sont souvent utilisés de manière interchangeable, la facturation (billing) désigne le processus plus large, tandis que la facturation (invoicing) est l’acte spécifique de génération et d’envoi de cette demande.

Il existe également une différence entre les factures et les relevés de facturation. Une facture concerne une seule transaction, tandis qu’un relevé de facturation récapitule plusieurs paiements ou factures sur une période donnée. Les deux font partie de la facturation (billing), mais ce sont des outils différents destinés à différents modèles de facturation.

Comptes clients

Après l’envoi d’une facture, le montant dû fait partie de vos comptes clients, qui est une ligne de votre bilan qui suit les paiements impayés des clients. La facturation (billing) et la facturation (invoicing) créent l’obligation de payer, et les comptes clients enregistrent cette obligation jusqu’à ce qu’elle soit remplie.

La gestion des comptes clients englobe les opérations suivantes :

• Suivi des factures impayées

• Suivi des paiements en retard

• Enregistrement des paiements quand ils sont reçus

• Rapprochement entre vos livres au fur et à mesure des paiements

En adoptant de bonnes pratiques de gestion des comptes clients, vous vous assurez que vos efforts de facturation aboutissent à un paiement.

Pourquoi la facturation est-elle un élément clé des opérations financières ?

La facturation est l’un des leviers les plus importants des opérations financières. Elle tisse un lien entre les opérations de votre entreprise à la façon dont vous êtes payé et à la façon dont ce paiement apparaît dans vos livres.

Lorsque la facturation fonctionne bien, elle alimente tous les processus financiers en aval, des prévisions à la conformité en passant par la relation client. Lorsqu’elle fonctionne mal, même les entreprises très performantes peuvent se heurter à des pénuries de trésorerie ou à des erreurs de reporting.

Nous allons vous expliquer pourquoi la facturation est si importante et les problèmes qui surviennent lorsqu’elle n’est pas traitée avec précaution.

Elle lance le cycle de paiement

Rien n’est payé tant qu’une facture n’est pas émise. Quelle que soit la vigueur de vos ventes, les revenus ne se traduisent pas en espèces tant que la facturation n’est pas effectuée avec rapidité et précision. En d’autres termes, il importe d’envoyer des factures exactes dans les délais et de respecter des conditions de paiement claires.

Les retards ou les incohérences de facturation peuvent entraîner :

• des recouvrements plus longs

• une prévision de la trésorerie moins précise

• un recours accru au financement extérieur pour couvrir les déficits de trésorerie

La discipline de facturation constitue une forme de gestion des risques. Si vous vous trompez, vous risquez d’attendre indéfiniment des revenus déjà acquis et de ne pouvoir utiliser l’argent quand vous en avez besoin.

Elle définit quand et comment les revenus sont comptabilisés

En comptabilité d'exercice, la facturation est l’élément déclencheur de la comptabilisation des revenus. Cela a des conséquences directes sur :

• votre compte de résultat, où les revenus sont enregistrés au moment où ils sont acquis, pas lorsque les fonds sont reçus

• votre bilan, où chaque facture contribue aux comptes clients

• vos clôtures mensuelles ou trimestrielles, qui nécessitent des données de facturation complètes et précises

Si des factures sont manquantes, en double, incorrectes ou retardées, cela se répercutera sur vos rapports financiers, parfois d’une manière inattendue. Par exemple, vous pourriez penser que vous avez atteint votre objectif de revenus, avant de vous rendre compte que les chiffres ont été gonflés en raison d’un lot de factures incorrectes.

Elle favorise la conformité et la préparation aux audits

Chaque facture est un document financier qui précise les modalités, le moment et le traitement fiscal d’une transaction. Il est important pour :

• la conformité réglementaire (p. ex. déclaration fiscale)

• les obligations de comptabilisation des revenus selon les normes comptables telles que l’IFRS 15

• la préparation des audits

Si votre processus de facturation manque d’uniformité ou de pistes d’audit, vos états financiers (et votre capacité à les justifier) peuvent faire l’objet d’un examen minutieux.

Elle façonne le regard des clients sur votre entreprise

Le processus de facturation est l’un des derniers points de contact du parcours client, ainsi que l’un des plus conséquents. Lorsque votre facture est claire, exacte et transmise en temps utile, les clients sont plus susceptibles de payer rapidement et de continuer à faire affaire avec vous. Une facture confuse ou incorrecte peut entraîner des retards de paiement, des demandes de support client et une érosion à long terme des relations avec la clientèle.

Elle a un impact sur l'efficacité interne et la structure des coûts

Les équipes financières peuvent passer énormément de temps à résoudre les erreurs de facturation : fixer les montants, réémettre les factures, résoudre les litiges ou rechercher les informations manquantes. Les systèmes de facturation manuels ou fragmentés créent souvent des tâches redondantes, des taux d’erreur élevés et une visibilité tardive sur les créances et les flux de trésorerie.

En revanche, des processus de facturation bien structurés (en particulier ceux créés au sein de plateformes intégrées) permettent aux équipes d’évoluer sans frais généraux supplémentaires.

Elle empêche les fuites de revenus

Les fuites de revenus, qui peuvent se produire lorsque les travaux sont effectués, mais non facturés, lorsque la tarification est appliquée de façon incohérente, lorsque la logique de facturation ne reflète pas les termes du contrat et lorsque les factures sont générées, mais non perçues, sont un problème courant pour les entreprises.

Effets des erreurs de facturation sur vos rapports financiers

La facturation est le point d’entrée de vos données financières. Lorsque la facturation est exacte, elle alimente vos rapports en chiffres fiables. Dans le cas contraire, elle fausse tout en aval, y compris les revenus, les créances, les prévisions de trésorerie, et bien plus encore.

Voici comment les erreurs de facturation se répercutent sur vos dossiers financiers.

Déclarations erronées des revenus et des comptes clients

Une facture dont le montant est erroné donne une fausse image de vos finances. La surfacturation ou les factures en double gonflent les revenus et les comptes clients, et donnent une image inexacte de la croissance. La sous-facturation ou les factures manquées sous-évaluent les revenus et les comptes clients. Les erreurs de délai déforment la performance déclarée.

Même les petites erreurs peuvent engendrer un problème plus important. Si vos revenus sont surestimés un mois et corrigés le suivant, cela mine la confiance en vos chiffres.

Prévisions irrégulières et mauvaise planification de la trésorerie

Les planifications de trésorerie reposent sur les données relatives aux créances, qui commencent par la facturation. Si les factures sont émises en retard, contestées ou simplement erronées, les recouvrements sont retardés et les prévisions fondées sur ces factures deviennent peu fiables.

Les erreurs de facturation introduisent de l'incertitude dans votre planification, et peuvent mener à un endettement excessif ou à des occasions manquées pour votre entreprise.

Risques relatifs aux audits et à la conformité

Vos données de facturation sont également à la base de la comptabilisation des revenus selon les normes comptables telles que l’ASC 606 ou l’IFRS 15 ; du calcul des taxes sur les ventes, de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou de la taxe sur les produits et services (TPS) ; et des documents requis lors des audits.

Une facturation incohérente, qui oublie des détails importants ou qui n’a pas de piste d’audit fiable constitue un signal d’alerte pour les auditeurs et les organismes de réglementation. Si des modèles d’inexactitude apparaissent, cela peut indiquer des problèmes plus profonds avec vos finances.

Fuite de revenus et perte financière

Certaines erreurs de facturation sont faciles à corriger. D’autres entraînent des pertes réelles et permanentes. Oublier de facturer une partie d’un projet, appliquer le mauvais taux ou la mauvaise réduction ou émettre une facture corrigée, mais ne jamais rien encaisser sur celle-ci peut créer des fuites de revenus.

Litiges, retards et détérioration de la qualité des données

Lorsque des erreurs de facturation entraînent des litiges avec des clients, cela se répercute sur vos livres. Les factures restent ouvertes plus longtemps, les équipes de recouvrement passent plus de temps à résoudre les problèmes et les paiements peuvent être effectués en retard ou ne jamais arriver. Si ces factures demeurent dans votre système sans solution, elles peuvent devenir des créances irrécouvrables.

Des outils comme Stripe Billing et Stripe Invoicing peuvent vous aider à simplifier le processus de facturation en automatisant la création de factures, l’encaissement des paiements et les e-mails de rappel. Les systèmes qui effectuent le rapprochement entre les factures et les paiements en temps réel peuvent réduire les erreurs de déclaration et aider votre équipe à assurer le suivi des processus de facturation et de comptabilité.