あらゆる種類の事業者が顧客に対する請求を行います。しかし、すべての事業者が本来あるべき機能を果たす請求システムを備えているわけではありません。請求処理は、キャッシュフロー、財務報告、顧客関係、長期的な成長など、ビジネスのあらゆる部分に影響し、小さなミスでも気付かぬうちに現実の財務リスクにつながりかねません。

この記事では、請求処理の構成要素、それがより広範な会計ワークフローのどのような部分に相当するか、また、ビジネスにおける請求処理の重要性について説明します。

この記事の内容

• 会計管理における請求処理
  
• 請求処理と請求書の発行や売掛金との相違点
  
• 請求処理が財務業務の重要部分である理由
  
• 財務レポートに対する請求書の誤りの影響
  

会計管理における請求処理

請求処理とは、提供された商品やサービスの支払いを正式に要求し、顧客が支払うべき支払いについて典拠を示す処理です。これは、企業が完了した業務を認識済みの収益と予期される現金収入に変換する手段です。請求処理は、売掛金や財務報告など、ビジネスの多くの領域に影響を与えます。

次のように機能します。

• 販売を完了します。商品の納入、プロジェクトの完了、サービス契約の履行が完了しています。

• 請求書を生成します。この書類には、提供内容、費用、支払い規約、税金、支払い期日、および一意の請求書番号の詳細が明記されます。

• 請求書を顧客に送付します。請求額は、売掛金勘定の帳簿に正式な仕訳として記録されます。

• システム (またはチーム) が請求書を追跡し、支払いを受領したことを確認します。

会計管理における請求処理の特徴

会計管理における請求処理とは、事業活動を損益計算書と貸借対照表に関連付ける財務記録を作成することです。請求書のそれぞれが以下の役目を果たします。

• 支払いを求める法的な請求

• 貸借対照表上の資産

• 損益計算書で認識された収入 (発生主義会計の場合)

請求処理は、完了した業務と実際に収入としての受け取りとを区別するためのステップです。

請求処理と請求書や売掛金との相違点

請求処理、請求書、および売掛金は密接に関連していますが、事業者が支払うべきものの追跡においてそれぞれが異なる機能を果たします。それらがどのように関係し、どこで分岐するのかを理解することで、キャッシュフローの管理がより正確になり、会計の混乱を避けることができます。

次に、それぞれを詳しく見ていきましょう。

請求処理

請求処理とは、顧客に請求し、支払いを記録するプロセスです。これは、完了した業務を正式な支払いリクエストに変換するワークフローであり、これにより収益が認識され、最終的には現金が回収されます。

実務上、請求処理に含まれるものは次のとおりです。

• 各販売に対する新たな請求書の生成

• 複数の請求をグループ化する請求明細書の作成

• 請求書送付前の内部チェックの管理

• 請求書の会計システムへの記録

• 支払い受領時に請求書を支払い済みとしてマーク

請求処理は、他の収益サイクルを起動するエンジンの役目を果たします。

請求書発行

請求書は、事業者が支払いを求めて顧客に送信する書類です。これは、顧客への請求内容の詳細が項目別に記載されています。請求書に記載される内容は以下のとおりです。

• 商品やサービスのリスト

• 単価と数量

• 適用される税金または割引

• 合計請求額

• 支払い指示と期限

請求書の作成は請求処理に含まれるステップです。このポイントで取引が明確な形になり、追跡が可能になります。「請求処理」と「請求書作成」は同じ意味で使用されることもよくありますが、請求処理はより広範な処理するプロセスを指し、請求書作成はそのリクエストを生成して送信する特定のアクションです。

また、請求書と請求書明細書にも違いがあります。請求書は 1 つの取引に対するものですが、請求書明細書は一定期間にわたる複数の料金や請求書をまとめたものです。どちらも請求処理の一部ですが、請求モデルごとに異なるツールです。

売掛金

請求書が送信されると、未払い額は、未払いの顧客の支払いを追跡する貸借対照表の入力に相当する売掛金(AR)の一部になります。請求処理と請求書は支払い義務を作成し、売掛金はその義務が履行されるまでその債務を記録します。

売掛金管理には以下が含まれます。

• 未払いの請求書の追跡

• 支払いが延滞したアカウントのフォローアップ

• 受領した支払いの記録

• 支払い受領時の帳簿の消し込み

売掛金管理をしっかりと行うことで、請求処理の作業が確実に支払いの実現につながります。

請求処理が財務業務の重要部分である理由

請求処理は、財務業務における最重要事項の 1 つです。事業の内容、支払いの受け取り方法、その支払いの帳簿への記載方法を関連付けるものです。

請求処理がうまく機能すれば、予測から法令遵守、顧客関係まで、後続のすべての財務プロセスを円滑にします。それが破綻すると、業績の高い企業であっても、現金不足や報告の誤りをもたらす可能性があります。

ここでは、請求処理がこれほど重要な理由、さらに慎重さを欠いたときに何が問題になるのかについて解説します。

決済サイクルを開始する

請求書が発行されるまで、支払いは発生しません。売上がどれほど好調であっても、請求処理が敏速かつ正確に行われない限り、収入は現金化されません。このためには、明確な支払い規約に従って正確な請求書を期限内に送付しなければなりません。

請求処理の遅延や一貫性の欠如があると、以下の問題が生じる可能性があります。

• 回収遅延

• 現金予測能力の精度の低下

• キャッシュギャップを埋めるための外部資金への依存の拡大

請求処理の規則は、リスク管理の一形態として機能します。処理を間違うと、すでに稼いだ収入がなかなか入らず、必要なときに資金を使えなくなることがあります。

収益認識の時点と方法を定義する

発生主義会計では、請求処理が収益の認識の起点となります。これは以下のように直接的な影響を及ぼします。

• 損益計算書では、現金の受け取り時ではなく、稼得時に収益が記録される

• 貸借対照表では、各請求書が売掛金として入力される

• 月次または四半期ごとの締め処理には完全で正確な請求データが不可欠である

請求書の欠落、重複、誤り、遅延があった場合、財務報告書にはそれが反映されますが、すぐには明らかにならない場合もあります。たとえば、収入目標を達成したと思っていたのに、不正確な請求書がまとまって存在したことが原因で数値が水増しされていることに気付いた場合などです。

法令遵守と監査への対応準備に利用する

請求書はすべて、取引の規約、タイミング、および税金の取り扱いの詳細を文書で示す財務記録です。これは、以下の面で重要とされます。

• 規制および法令の遵守 (税金申告など)

• IFRS 15などの会計基準に定められた収益認識要件

• 監査への対応準備

請求処理において一貫性や監査証跡に不備があると、財務諸表とその正当性を主張する能力を詳細に調べられる場合があります。

事業者が顧客に提供する機能を形成する

この請求処理は、顧客とのかかわりにおける最後の接点の 1 つであるだけではなく、最も重要な接点の 1 つです。請求書が明確かつ正確であり、さらにタイムリーなものであることによって、顧客は速やかに支払い、その事業者との取引を継続する可能性が上がります。わかりにくい請求書や、不正確な請求書では、支払い遅延、顧客サービスチケットの発行、長期的に見た顧客との関係の悪化を招く場合があります。

社内の効率とコスト構造に影響する

請求処理に誤りがあると、財務チームが金額の修正、請求書の再発行、不審請求の申し立ての解決、不足情報の確認追跡など、後追い作業に見合わないほどの時間を費やさなければならなくなります。多くの手作業を必要とする請求システムや、連携がうまくいってい請求システムでは、多くの場合、冗長な作業、エラー率の上昇、売掛金とキャッシュフローに対する可視性の遅滞が発生します。

これとは対照的に、特に統合プラットフォームに組み込まれている場合のように、請求処理が適切に構造化されていると、余計なオーバーヘッドが生じることなく、業務を成長させることができます。

収入の漏損を防ぐ

収益の漏損は、作業が完了しても請求が行われない、料金体系の適用に一貫性がない、請求ロジックに契約規約が反映されていない、請求書は生成されても回収できていないなどの状況で発生し、事業者にとって珍しくはない問題です。漏損による差異は、経営陣が根拠として使用する広範な財務状況にゆがみを生じさせます。

財務レポートに対する請求処理の誤りの影響

請求処理は、財務データのエントリーポイントです。請求処理が正確であると、信頼できる数値をレポートに転送できます。正確でない場合は、収入、売掛金、現金予測など、あらゆる後続処理にゆがみが生じます。

ここでは、請求処理、および請求処理のエラーが財務記録の問題にどのようにつながるかについて説明します。

収入と売掛金の誤り

請求処理の金額が間違っていると、財務情報が不正確なものになります。過大請求や請求処理の重複は、収入と売掛金を多く見せかけ、誤った成長のイメージをもたらします。過少請求や請求処理の欠落があると、収入と売掛金が過小評価されます。タイミングの不一致によるエラーは業績に影響します。

小さなミスも積み重なると、大きな問題に発展します。ある月の収入が過大評価され、次の月に修正された場合、数値の信頼性が損なわれます。

予測の相違とキャッシュプランニングの劣化

キャッシュフロー予測は、請求処理に由来する売掛金データに依存しています。請求書の発行の遅れ、不審請求の申し立て、単なる誤りなどが発生することで、回収が遅れ、請求処理に基づく予測の信頼性が低下します。

請求処理におけるエラーは、計画に不確実性をもたらし、企業の過度の拡張や機会損失を招く可能性があります。

監査と法令遵守に対するリスク

請求処理のデータは、ASC 606 や IFRS 15 などの会計基準に基づく収益認識や、売上税、付加価値税 (VAT)、物品サービス税 (GST) の計算、監査時に必要な書類の基盤でもあります。

請求処理に一貫性がない場合、重要な情報が欠落している場合、あるいは信頼できる監査証跡がない場合は、監査人や規制当局から警告サインが示されます。不正確なパターンが生じている場合は、財務面で深刻な問題があることを示している可能性があります。

収益の漏損と財務上の損失

請求処理の間違いには簡単に修正できるものもありますが、実質的に永続的な損失をもたらすものもあります。プロジェクトの一部に対する請求書の発行を忘れたり、適用する料金や割引を間違ったり、修正した請求書を発行しても回収し損なったりすると、収入の漏れが生じて、利益を実現できない可能性があります。

不審請求の申し立て、遅延、データ品質の低下

請求処理の誤りによって顧客からの不審請求の申し立てが発生すると、帳簿に記録されることになります。請求書の未払い期間の長期化、回収チームによる問題解決にかかる時間の長期化、支払い遅延、未払いにつながります。こうした請求書が未解決のままでシステムに残っていると、回収不能な債務が発生する可能性があります。

Stripe Billing や Stripe Invoicing などのツールは、請求書の作成、支払い回収、リマインドメールを自動化することで、請求プロセスを簡素にすることができます。請求書と支払いをリアルタイムで照合するシステムにより、レポートエラーを減らし、チームの請求処理と会計処理のプロセスを遅らせずに進められるようにします。