従業員、ベンダー、および地域にまたがる出張決済の管理は困難な場合があります。中心的な問題は、多くの種類の決済インフラが、法人出張の特定のワークフロー向けに設計されていないことです。法人出張決済ソリューションは、従業員が出張する際に企業が支出をオーソリ、割り当て、消込を行うために使用する金融インフラです。

世界の法人出張支出は 2029 年までに 2 兆ドルを超えると予想されています。以下では、法人出張決済ソリューションのエンドツーエンドの仕組み、企業が常に直面する課題、およびソリューションを評価する際のポイントについて説明します。

この記事でわかること

• 法人出張決済ソリューションは、出張前のオーソリ、出張中の決済実行、出張後の消込を単一のワークフローに統合します。

• バーチャルカード、集中請求アカウント、およびコーポレートカードはそれぞれ、出張支出のさまざまな部分に対応しており、企業は複数の手段に依存することがよくあります。

• 連携の深さ、コントロールの細粒度、および消込作業の全体的な負担に基づいてソリューションを評価することで、機能リストを比較するよりも、実際の適合性が明確になります。

法人出張決済ソリューションとは何か？

法人出張決済ソリューションは、企業が従業員の業務出張費用を管理するために使用する金融インフラです。異なる地域にいる人々、複数の通貨、および共通の請求システムを共有しないベンダー間で、オーソリ、実行、および消込を行う必要があります。

法人出張決済ソリューションの仕組み

出張の決済フローには、出張前、出張中、出張後という 3 つの明確なフェーズがあります。各フェーズには独自のデータ要件とコントロール要件があり、一連のプロセスで使用される決済手段によって、後で財務チームが手作業で行う必要がある作業量が決まります。

法人出張支出の仕組みと、関連する決済ソリューションが各フェーズでどのように役立つかについて説明します。

出張前

財務マネージャーや出張管理者が支出パラメーターを設定します。これには出張管理会社を通じて旅程を承認したり、経費ポリシーに反映される日当の上限を設定したり、特定の出張に結び付けられた固定限度額のバーチャルカードを発行したりすることが含まれます。バーチャルカードは、出張期間に合わせた支出限度額、加盟店カテゴリーの制限、および有効期限を設定して生成できます。

出張中

従業員は会社が発行した決済手段を使用します。これには物理的なコーポレートカード、デジタルウォレットにロードされたバーチャルカード、またはホテルや航空会社のベンダーと手配した直接請求が含まれます。各取引は金額、ベンダー、カテゴリー、タイムスタンプなどのデータを生成します。統合されたソリューションはこのデータをリアルタイムでキャプチャするため、財務部門は出張支出の発生状況を把握できます。

出張後

消込ではそれらの取引を承認された予算と比較し、領収書を照合し、ポリシー違反にフラグを立て、すべてを適切なコストセンターにルーティングします。カードデータ、領収書、経費報告書が 3 つの異なる場所にある場合、誰かが手動でそれらを結び付ける必要があります。組み込み型決済インフラは、構造化された取引データを経費システムや会計システムに直接渡すことで、その負担の大部分を排除します。

企業が法人出張決済で直面する課題とは？

法人出張決済における摩擦は通常、相互に通信するように設計されていないシステムから生じます。常に発生する具体的な問題がいくつかあります。

• 断片化された決済データ: 従業員は個人用カード、コーポレートカード、および直接請求アカウントで出張費用を支払います。これらのデータを出張支出の単一のビューに統合するには、3 つすべてをカバーするプラットフォームか、大幅な手作業による消込が必要です。

• 遅延する払い戻し: 従業員が立て替え払いを行い、経費報告書を手動で提出する場合、払い戻しサイクルが数週間に及ぶことがあります。これは従業員にとって実際のコストとなり、消込作業をさらに増やす可能性のある回避策を見つける動機付けとなります。

• 脆弱な出張前コントロール: 一般的なコーポレートカードは、取引の時点で出張ポリシーを適用しません。これにより適用負担が決済自体ではなく、承認ワークフローにかかります。

• 制限されたリアルタイムの可視性: ライブの取引データがない場合、財務チームは月次決算まで予算に対する出張支出を追跡できません。この遅延は特に大規模または頻繁な出張プログラムを持つ企業にリスクをもたらします。

• 複数エンティティの課題: 子会社、分散チーム、または複数のビジネスユニットを代表して出張する契約社員を抱える企業には、エンティティ間で支出を正しく関連付けることができる決済インフラが必要です。

法人出張に最適な決済手段とは？

決済手段の適切な組み合わせは、企業が取引の時点でどの程度のコントロールを適用したいか、または経費ワークフローで適用したいかによって異なります。主な選択肢の比較は次のとおりです。

• バーチャルカード: 特定の出張やベンダー向けに生成される 1 回限りまたは用途が限定されたカードです。出張前の最も厳格なコントロール (支出限度額、加盟店カテゴリーコードの制限、および有効期限など) を提供し、承認された出張に直接マッピングされるクリーンな取引データを生成します。通常、ベンダーと金額が事前にわかっている航空会社、ホテル、レンタカー会社の直接予約に最適です。

• コーポレートカード: 頻繁に出張する従業員が携帯する物理的なカードです。支出を 1 つの明細書にまとめますが、取引レベルでポリシーを適用することはありません。これらは、消込中にポリシールールを適用する経費管理プラットフォームと組み合わせることで効果を発揮します。

• 集中請求アカウント: 主要な出張ベンダー (航空会社のアカウント、ホテルプログラム、および陸上交通プラットフォーム) との直接請求契約です。請求は個々のカード取引としてではなく、単一の請求書にまとめられます。これにより従業員の立て替え払いを完全に減らすことができますが、ベンダーごとに設定する必要があります。これらは大量で予測可能な支出カテゴリーに最適です。

従業員による立て替え払いも依然として一般的であり、特に雑費において顕著です。キャッシュフローの負担を従業員に転嫁し、消込のオーバーヘッドを生み出しますが、事前発行されたカードや直接請求が実用的ではない支出カテゴリーでは実質的に避けられません。

法人出張決済ソリューションは越境取引をどのように処理するか？

海外出張は、国内の決済インフラでは容易に処理できない課題をもたらします。中心的な問題は、通貨換算、越境手数料、現地の決済手段の受け入れ、および海外ベンダーへの支払いです。

通貨換算

従業員がカードで外貨で支払う場合、カードネットワークによって適用される換算レートには通常マークアップが含まれます。一部の出張決済ソリューションでは、リアルタイムの外国為替レートの可視性が提供されるため、財務チームは企業の基本通貨で海外出張の真のコストを確認できます。

現地の決済手段の受け入れ

一部の市場では、不正利用防止のルールがあるため、または現地の決済インフラが従業員の携帯するカードをサポートしていないために、海外のカードが拒否されることが多くなります。デジタルウォレットは役立ちますが、従業員は依然として、標準のコーポレートカードプログラムでは提供されない現地の決済手段を必要とする場合があります。現地通貨建てのバーチャルカードは通常、取引量の多い市場においてより優れたソリューションですが、多通貨カードの発行をサポートする決済インフラが必要です。

海外ベンダーへの支払い

海外のカンファレンス主催者との請求を決済したり、海外のホテルに直接支払ったりするには、海外からの銀行振込や越境カード決済を処理できる決済インフラが必要です。この機能は別の買掛金処理として実行するのではなく、出張ワークフローに組み込む必要があります。

企業は法人出張決済ソリューションをどのように評価すべきか？

重要な評価基準は、連携の深さ、コントロールの細粒度、グローバルな対応範囲、および消込作業の全体的な負担です。各レイヤーが重要である理由と、その評価方法は次のとおりです。

• 連携の深さ: これにより、財務チームが負担する手作業の量が決まります。構造化された取引データを会計システムに直接渡す決済ソリューションにより、消込のステップを排除できます。決済レイヤーとエンタープライズリソースプランニング (ERP) または会計プラットフォーム間で、取引データがどのように移動するかをベンダーに具体的に確認してください。連携の仕組みと、自動的に転送されるデータフィールドについて質問します。

• コントロールの細粒度: これは、ソリューションが決済レベルでポリシーを適用する方法を示します。バーチャルカードを特定のビジネスに制限したり、自動的にリセットされる 1 日の支出限度額を設定したり、特定の加盟店カテゴリーコードをブロックしたりできますか？オーソリで適用できるコントロールが多いほど、経費承認ワークフローに回るポリシー適用作業が少なくなります。

• グローバルな対応範囲: これは海外出張する従業員がいる場合に重要です。ソリューションがカード支出とベンダーへの支払いの両方でサポートしている通貨、外国為替コスト、従業員の出張先市場で取引を確実に処理できるネットワークカバレッジがあるかどうかを確認します。

• 消込作業の全体的な負担: ソリューションは領収書をどのように処理しますか？取引が承認された出張と一致しない場合はどうなりますか？複数のコストセンターにまたがる分割コストはどのように処理されますか？消込を自動化する一方でオーソリを難しくするソリューションは、負担を別の場所に転嫁しているにすぎません。

Stripe はこれらの要件を直接サポートしています。Stripe の決済インフラは 135 以上の通貨で取引を処理します。これは複数の地域に出張する従業員を抱える企業にとって重要です。Stripe Issuing を使用すると、企業は設定可能な支出コントロール、加盟店カテゴリーの制限、およびリアルタイムの取引データを備えたバーチャルカードを作成できます。これは法人出張プログラムにおける出張前のオーソリや出張中の可視性の要件に直接対応します。

回避策を要する固定された製品ではなく、基盤として構築できる決済インフラを求める企業は、アプリケーションプログラミングインターフェイス (API) 向けに構築された Stripe のアーキテクチャを使用して、オーソリ、実行、および消込の各レイヤーを単一のワークフローに接続できます。

Stripe Payments でできること

Stripe Payments は、統合型のグローバルな決済ソリューションです。成長著しいスタートアップからグローバル企業まで、オンラインや対面など、場所を問わず世界中での決済対応を可能にします。

Stripe Payments でできること

• 決済体験の最適化: 構築済みの決済 UI、125 種類以上の決済手段、Stripe が構築したウォレット「Link」により、スムーズな顧客体験を実現するとともに、数千におよぶ開発時間を削減します。

• 新市場へのスピーディーな展開: 195 カ国、135 以上の通貨で利用可能な決済オプションにより、世界中の顧客にリーチし、多通貨管理の複雑さとコストを削減します。

• 対面とオンラインの決済を統合: オンラインと対面のチャネル全体でユニファイドコマース体験を構築し、顧客とのやり取りをパーソナライズし、ロイヤルティを高め、売上を拡大できます。

• 決済パフォーマンスの向上: コーディング不要の不正利用対策や、オーソリ成功率向上のための高度な機能を含む、カスタマイズ可能で設定が簡単な決済ツールを活用して、売上を増やせます。

• 柔軟で信頼性の高い成長基盤で迅速に前進: 99.999% の稼働時間実績と業界トップクラスの信頼性を備え、ビジネスの成長に合わせて拡張可能なプラットフォーム上で構築できます。

Stripe Payments のオンラインおよび対面決済について、詳しくはこちらをご覧ください。今すぐ開始する場合はこちら。