การจัดการการชำระเงินเพื่อการเดินทางกับพนักงาน ผู้จำหน่าย และภูมิภาคต่างๆ อาจเป็นเรื่องท้าทาย ปัญหาหลักคือระบบการรับชำระเงินหลายประเภทไม่ได้ออกแบบมาเพื่อเวิร์กโฟลว์การเดินทางขององค์กรโดยเฉพาะ โซลูชันการชำระเงินสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจคือโครงสร้างพื้นฐานทางการเงินที่ธุรกิจนำมาใช้เมื่อต้องการอนุมัติ จัดสรร และกระทบยอดการใช้จ่ายเวลาที่พนักงานเดินทางเพื่อมาทำงาน

การใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจทั่วโลกคาดว่าจะทะลุ 2 ล้านล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2029 ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าโซลูชันการชำระเงินสำหรับการเดินทางขององค์กรทำงานแบบครบวงจรอย่างไร ธุรกิจมักพบกับความท้าทายใดอย่างต่อเนื่อง และต้องมองหาสิ่งใดเมื่อประเมินโซลูชัน

ประเด็นสำคัญ

• โซลูชันการชำระเงินสำหรับการเดินทางขององค์กรจะเชื่อมต่อการอนุมัติก่อนการเดินทาง การดำเนินการชำระเงินระหว่างเดินทาง และการกระทบยอดหลังการเดินทางไว้ในเวิร์กโฟลว์เดียว

• บัตรดิจิทัล บัญชีการเรียกเก็บเงินแบบรวมศูนย์ และบัตรชาร์จการ์ดองค์กร ต่างก็รองรับส่วนต่างๆ ของชุดการใช้จ่ายในการเดินทาง และธุรกิจต่างๆ มักจะพึ่งพาวิธีการชำระเงินมากกว่าหนึ่งวิธี

• การประเมินโซลูชันที่พิจารณาความลึกของการผสานการทำงาน ความละเอียดของการควบคุม และภาระการกระทบยอดทั้งหมดจะช่วยให้เห็นภาพความเหมาะสมในโลกแห่งความเป็นจริงได้ชัดเจนกว่าการเปรียบเทียบรายการฟีเจอร์

โซลูชันการชำระเงินสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจคืออะไร

โซลูชันการชำระเงินสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจคือโครงสร้างพื้นฐานทางการเงินที่ธุรกิจนำมาใช้จัดการการใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อมาทำงานของพนักงาน การอนุมัติ การดำเนินการ และการกระทบยอดจะต้องเกิดขึ้นกับผู้คนในภูมิภาคต่างๆ หลายสกุลเงิน และผู้จำหน่ายที่ไม่ได้ใช้ระบบการเรียกเก็บเงินร่วมกัน

โซลูชันการชำระเงินสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจทำงานอย่างไร

ขั้นตอนการชำระเงินสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจมีอยู่ 3 ระยะที่แตกต่างกัน ได้แก่ ก่อน ระหว่าง และหลังการเดินทาง แต่ละระยะจะมีข้อกำหนดด้านข้อมูลและการควบคุมเป็นของตัวเอง และวิธีการชำระเงินที่ใช้ตลอดขั้นตอนนั้นจะเป็นตัวกำหนดว่าทีมการเงินของคุณจะต้องทำงานด้วยตนเองในภายหลังมากน้อยเพียงใด

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนการใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจและวิธีที่โซลูชันการชำระเงินที่เกี่ยวข้องจะช่วยในแต่ละระยะได้

ก่อนเดินทาง

ฝ่ายการเงินหรือผู้จัดการด้านการเดินทางจะเป็นผู้กำหนดพารามิเตอร์การใช้จ่าย ซึ่งอาจหมายถึงการอนุมัติกำหนดการเดินทางผ่านบริษัทจัดการด้านการเดินทาง การกำหนดวงเงินเบี้ยเลี้ยงที่ป้อนเข้านโยบายค่าใช้จ่าย หรือการออกบัตรดิจิทัลที่มีขีดจำกัดคงที่ผูกกับการเดินทางนั้นๆ โดยเฉพาะ บัตรดิจิทัลสามารถสร้างได้โดยกำหนดขีดจำกัดการใช้จ่าย ข้อจำกัดหมวดหมู่ผู้ค้า และวันหมดอายุให้ตรงกับระยะเวลาเดินทางได้

ระหว่างเดินทาง

พนักงานจะใช้วิธีการชำระเงินที่บริษัทออกให้ ซึ่งอาจเป็นบัตรองค์กรแบบจริง บัตรดิจิทัลที่โหลดลงในกระเป๋าเงินดิจิทัล หรือการเรียกเก็บเงินโดยตรงที่จัดเตรียมไว้กับผู้จำหน่ายของโรงแรมและสายการบิน ธุรกรรมแต่ละรายการจะสร้างข้อมูล เช่น จำนวนเงิน ผู้จำหน่าย หมวดหมู่ และการประทับเวลา โซลูชันแบบผสานการทำงานจะเก็บข้อมูลนี้ในแบบเรียลไทม์ ซึ่งหมายความว่าฝ่ายการเงินจะเห็นการใช้จ่ายในการเดินทางในขณะที่เกิดขึ้นได้

หลังการเดินทาง

การกระทบยอดจะเปรียบเทียบธุรกรรมเหล่านั้นกับงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ จับคู่ใบเสร็จ ตั้งค่าสถานะการละเมิดนโยบาย และส่งข้อมูลทุกอย่างไปยังศูนย์ต้นทุนที่ถูกต้อง หากข้อมูลบัตร ใบเสร็จ และรายงานค่าใช้จ่ายอยู่ใน 3 แห่งที่แตกต่างกัน จะต้องมีผู้เชื่อมโยงข้อมูลเหล่านี้เข้าด้วยกันด้วยตนเอง โครงสร้างพื้นฐานการชำระเงินแบบผสานการทำงานจะช่วยขจัดภาระดังกล่าวได้มากโดยส่งผ่านข้อมูลธุรกรรมที่มีโครงสร้างไปยังระบบค่าใช้จ่ายและระบบบัญชีโดยตรง

ธุรกิจเผชิญความท้าทายอะไรบ้างเกี่ยวกับการชำระเงินสำหรับการเดินทางขององค์กร

ความยุ่งยากในการชำระเงินสำหรับการเดินทางขององค์กรมักมาจากระบบที่ไม่ได้ออกแบบมาให้สื่อสารกันได้ ปัญหาบางประการที่จะปรากฏให้เห็นอยู่เสมอ มีดังนี้

• ข้อมูลการชำระเงินกระจัดกระจาย: พนักงานใช้บัตรส่วนตัว บัตรองค์กร และบัญชีการเรียกเก็บเงินโดยตรงในการชำระเงินเพื่อการเดินทาง การรวมข้อมูลเหล่านั้นเป็นข้อมูลการใช้จ่ายในการเดินทางรายการเดียวจะต้องใช้แพลตฟอร์มที่ครอบคลุมทั้ง 3 วิธีหรือต้องใช้แรงในการกระทบยอดอย่างมาก

• การชำระเงินคืนล่าช้า: เมื่อพนักงานออกเงินไปก่อนและส่งรายงานค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง รอบการเบิกจ่ายอาจยาวนานเป็นสัปดาห์ๆ นั่นคือต้นทุนที่แท้จริงสำหรับพนักงานและจูงใจให้พวกเขาหาวิธีเลี่ยงที่อาจสร้างภาระงานกระทบยอดให้มากขึ้นไปอีก

• การควบคุมก่อนการเดินทางที่หละหลวม: บัตรองค์กรทั่วไปไม่ได้บังคับใช้นโยบายการเดินทางที่จุดเกิดธุรกรรม นั่นทำให้ภาระการบังคับใช้ตกอยู่ที่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติแทนที่จะเป็นการชำระเงินนั่นเอง

• การมองเห็นแบบเรียลไทม์จำกัด: หากไม่มีข้อมูลธุรกรรมแบบเรียลไทม์ ทีมการเงินจะไม่สามารถติดตามการใช้จ่ายในการเดินทางตามงบประมาณได้จนกว่าจะปิดยอดสิ้นเดือน ความล่าช้าดังกล่าวทำให้เกิดความเสี่ยง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่มีโปรแกรมการเดินทางขนาดใหญ่หรือเดินทางบ่อย

• ความท้าทายเกี่ยวกับหลายเอนทิตี: บริษัทที่มีบริษัทสาขา ทีมงานที่กระจายอยู่ตามพื้นที่ต่างๆ หรือผู้รับเหมาที่เดินทางในนามของหน่วยธุรกิจหลายหน่วยจำเป็นต้องมีระบบการรับชำระเงินที่จะระบุการใช้จ่ายในหลายเอนทิตีได้อย่างถูกต้อง

วิธีการชำระเงินใดดีที่สุดสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ

ส่วนผสมของวิธีการชำระเงินที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับปริมาณการควบคุมที่บริษัทต้องการบังคับใช้ที่จุดเกิดธุรกรรมเทียบกับในเวิร์กโฟลว์ค่าใช้จ่าย ต่อไปนี้คือการเปรียบเทียบตัวเลือกหลัก

• บัตรดิจิทัล: บัตรที่ใช้ครั้งเดียวหรือจำกัดการใช้งานซึ่งสร้างขึ้นสำหรับการเดินทางหรือผู้จำหน่ายเฉพาะราย มอบการควบคุมก่อนการเดินทางที่เข้มงวดที่สุด (รวมถึงขีดจำกัดการใช้จ่าย ข้อจำกัดรหัสหมวดหมู่ผู้ค้า และวันหมดอายุ) และสร้างข้อมูลธุรกรรมที่ชัดเจนซึ่งสอดคล้องกับการเดินทางที่ได้รับอนุมัติโดยตรง ซึ่งมักจะเหมาะที่สุดสำหรับการจองกับสายการบิน โรงแรม และบริษัทรถเช่าโดยตรง ซึ่งจะทราบผู้จำหน่ายและจำนวนเงินล่วงหน้า

• บัตรชาร์จการ์ดองค์กร: บัตรจริงที่ผู้ที่เดินทางเป็นประจำจะพกติดตัว จะรวมการใช้จ่ายไว้ในใบแจ้งยอดใบเดียว แต่จะไม่บังคับใช้นโยบายในระดับธุรกรรม บัตรประเภทนี้จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อจับคู่กับแพลตฟอร์มการจัดการค่าใช้จ่ายที่ใช้กฎนโยบายระหว่างการกระทบยอด

• บัญชีการเรียกเก็บเงินแบบรวมศูนย์: การจัดการการเรียกเก็บเงินโดยตรงกับผู้จำหน่ายด้านการเดินทางรายใหญ่ (บัญชีสายการบิน โปรแกรมโรงแรม และแพลตฟอร์มการขนส่งทางบก) ซึ่งจะเรียกเก็บเงินในใบแจ้งหนี้ใบเดียวแทนที่จะแสดงเป็นธุรกรรมบัตรแต่ละรายการ วิธีนี้จะช่วยลดการใช้จ่ายที่พนักงานต้องออกเงินเองทั้งหมด แต่จะต้องตั้งค่าเป็นรายผู้จำหน่าย เหมาะที่สุดสำหรับหมวดหมู่การใช้จ่ายที่มีปริมาณสูงและคาดเดาได้

การชำระเงินคืนส่วนที่ออกเองก็ยังคงพบได้ทั่วไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ซึ่งจะผลักภาระกระแสเงินสดไปที่พนักงานและสร้างภาระการกระทบยอด แต่แทบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับหมวดหมู่การใช้จ่ายที่ไม่สามารถใช้บัตรที่ออกล่วงหน้าหรือการเรียกเก็บเงินโดยตรงได้

โซลูชันการชำระเงินสำหรับการเดินทางขององค์กรจัดการกับธุรกรรมข้ามพรมแดนอย่างไร

การเดินทางระหว่างประเทศจะเพิ่มความท้าทายที่ระบบการรับชำระเงินในประเทศมักไม่สามารถจัดการได้อย่างง่ายดาย ปัญหาหลักคือการแปลงสกุลเงิน ค่าธรรมเนียมข้ามพรมแดน การรับชำระเงินในพื้นที่ และการชำระเงินของผู้จำหน่ายระหว่างประเทศ

การแปลงสกุลเงิน

เมื่อพนักงานชำระเงินด้วยสกุลเงินต่างประเทศผ่านบัตร อัตราการแลกเปลี่ยนที่เครือข่ายบัตรใช้อยู่มักจะมีการเพิ่มราคา โซลูชันการชำระเงินสำหรับการเดินทางบางรายการจะให้การมองเห็นอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศแบบเรียลไทม์ เพื่อให้ทีมการเงินเห็นต้นทุนที่แท้จริงของการเดินทางระหว่างประเทศในสกุลเงินหลักของบริษัทได้

การรับชำระเงินในพื้นที่

ในบางตลาด บัตรต่างประเทศมักจะถูกปฏิเสธบ่อยขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเพราะกฎการป้องกันการฉ้อโกง หรือเพราะระบบการรับชำระเงินในพื้นที่ไม่รองรับบัตรที่พนักงานพกติดตัว กระเป๋าเงินดิจิทัลช่วยได้ แต่บางครั้งพนักงานยังคงต้องใช้วิธีการชำระเงินในพื้นที่ที่โปรแกรมบัตรองค์กรมาตรฐานไม่มีให้ บัตรดิจิทัลที่ออกในสกุลเงินท้องถิ่นมักจะเป็นโซลูชันที่ดีกว่าสำหรับตลาดที่มีปริมาณสูง แม้ว่าจะต้องใช้ระบบการรับชำระเงินที่รองรับการออกบัตรหลายสกุลเงินก็ตาม

การชำระเงินของผู้จำหน่ายระหว่างประเทศ

การชำระใบแจ้งหนี้กับผู้จัดการประชุมระดับนานาชาติ หรือการชำระเงินให้กับโรงแรมต่างประเทศโดยตรงจะต้องใช้ระบบการรับชำระเงินที่จัดการกับการโอนเงินระหว่างประเทศหรือการชำระเงินด้วยบัตรข้ามพรมแดน ฟังก์ชันดังกล่าวจำเป็นต้องผสานเข้ากับเวิร์กโฟลว์การเดินทางแทนที่จะดำเนินไปเป็นกระบวนการของเจ้าหนี้การค้าแยกต่างหาก

ธุรกิจควรประเมินโซลูชันการชำระเงินสำหรับการเดินทางขององค์กรอย่างไร

เกณฑ์การประเมินที่สำคัญคือความลึกของการผสานการทำงาน ความละเอียดของการควบคุม ความครอบคลุมทั่วโลก และภาระการกระทบยอดทั้งหมด ต่อไปนี้คือเหตุผลว่าทำไมแต่ละเรื่องจึงสำคัญและวิธีประเมิน

• ความลึกของการผสานการทำงาน: เป็นตัวกำหนดว่าทีมการเงินของคุณจะต้องรับภาระงานที่ต้องทำด้วยตนเองมากน้อยเพียงใด โซลูชันการชำระเงินที่ส่งผ่านข้อมูลธุรกรรมที่มีโครงสร้างไปยังระบบบัญชีของคุณโดยตรงจะช่วยขจัดขั้นตอนการกระทบยอดออกไป ควรถามผู้จำหน่ายให้เจาะจงว่าข้อมูลธุรกรรมจะย้ายไปมาระหว่างระบบการชำระเงินและแพลตฟอร์มการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) หรือแพลตฟอร์มบัญชีของคุณอย่างไร สอบถามว่าการผสานการทำงานมีลักษณะอย่างไรและช่องข้อมูลใดที่จะโอนไปโดยอัตโนมัติ

• ความละเอียดของการควบคุม: ส่วนนี้จะบอกให้ทราบว่าโซลูชันดังกล่าวช่วยให้คุณบังคับใช้นโยบายในระดับการชำระเงินได้อย่างไร คุณจะจำกัดบัตรดิจิทัลไว้ใช้กับธุรกิจใดธุรกิจหนึ่งโดยเฉพาะ ตั้งขีดจำกัดการใช้จ่ายรายวันที่รีเซ็ตโดยอัตโนมัติ หรือบล็อกรหัสหมวดหมู่ผู้ค้าบางรหัสได้หรือไม่ ยิ่งคุณบังคับใช้การควบคุมที่ขั้นตอนการอนุมัติได้มากเท่าใด งานในการบังคับใช้นโยบายก็จะยิ่งตกอยู่ในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายของคุณน้อยลงเท่านั้น

• ความครอบคลุมทั่วโลก: นี่เป็นเรื่องสำคัญหากคุณมีพนักงานที่เดินทางระหว่างประเทศ ตรวจสอบว่าโซลูชันรองรับสกุลเงินใดบ้างสำหรับการใช้จ่ายผ่านบัตรและการชำระเงินของผู้จำหน่าย ต้นทุนการแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศเป็นเท่าใด และโซลูชันนี้มีความครอบคลุมเครือข่ายที่จะประมวลผลธุรกรรมได้อย่างน่าเชื่อถือในตลาดที่พนักงานของคุณเดินทางไปหรือไม่

• ภาระการกระทบยอดทั้งหมด: โซลูชันนี้จัดการกับใบเสร็จอย่างไร จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อธุรกรรมไม่ตรงกับการเดินทางที่ได้รับอนุมัติ โซลูชันนี้จะจัดการกับต้นทุนที่แบ่งตามศูนย์ต้นทุนต่างๆ อย่างไร โซลูชันที่ดำเนินการกระทบยอดโดยอัตโนมัติแต่ทำให้การอนุมัติยากขึ้นคือการผลักภาระออกไปเท่านั้น

Stripe รองรับข้อกำหนดเหล่านี้โดยตรง ระบบการรับชำระเงินของ Stripe จัดการกับธุรกรรมใน 135+ สกุลเงิน ซึ่งมีความสำคัญสำหรับบริษัทที่มีพนักงานที่เดินทางไปหลายภูมิภาค Stripe Issuing จะช่วยให้ธุรกิจสร้างบัตรดิจิทัลด้วยการควบคุมการใช้จ่ายที่กำหนดค่าได้ ข้อจำกัดหมวดหมู่ผู้ค้า และข้อมูลธุรกรรมแบบเรียลไทม์ซึ่งตรงกับข้อกำหนดด้านการอนุมัติก่อนการเดินทางและการมองเห็นระหว่างการเดินทางของโปรแกรมการเดินทางขององค์กร

ธุรกิจที่ต้องการระบบการรับชำระเงินที่ต่อยอดได้แทนที่จะเป็นผลิตภัณฑ์แบบตายตัวที่ต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน จะนำสถาปัตยกรรมของ Stripe ซึ่งสร้างขึ้นสำหรับ Application Programming Interface (API) มาใช้เชื่อมต่อการอนุมัติ การดำเนินการ และการกระทบยอดไว้ในเวิร์กโฟลว์เดียวได้

Stripe Payments ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Payments มอบโซลูชันการชำระเงินระดับโลกแบบครบวงจรที่ช่วยให้ธุรกิจทุกขนาด ตั้งแต่สตาร์ทอัพที่กำลังเติบโตไปจนถึงองค์กรระดับโลก สามารถรับชำระเงินออนไลน์ ที่จุดขาย และทั่วโลกได้

Stripe Payments ช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• เพิ่มประสิทธิภาพให้ประสบการณ์การชำระเงินของคุณ: สร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นให้กับลูกค้าและประหยัดเวลาในการทำงานวิศวกรรมได้หลายพันชั่วโมงด้วย UI การชำระเงินที่สร้างไว้ให้แล้ว, สิทธิ์เข้าถึงวิธีการชำระเงินมากกว่า 125 วิธี และ Link ซึ่งเป็นกระเป๋าเงินที่สร้างโดย Stripe

• ขยายไปสู่ตลาดใหม่ๆ ได้เร็วขึ้น: เข้าถึงลูกค้าทั่วโลกและลดความซับซ้อนและค่าใช้จ่ายในการจัดการหลายสกุลเงินด้วยตัวเลือกการชำระเงินข้ามพรมแดนที่มีให้บริการใน 195 ประเทศและกว่า 135 สกุลเงิน

• รวมการชำระเงินที่จุดขายและทางออนไลน์ไว้ด้วยกัน: สร้างประสบการณ์การค้าแบบแพลตฟอร์มรวมในช่องทางออนไลน์และที่จุดขายเพื่อปรับแต่งการโต้ตอบให้ตรงกลุ่ม ตอบแทนความภักดี และเพิ่มรายรับ

• ปรับปรุงประสิทธิภาพการชำระเงิน: เพิ่มรายรับด้วยเครื่องมือการชำระเงินที่กำหนดเองได้และปรับแต่งได้ง่ายๆ ซึ่งรวมถึงระบบป้องกันการฉ้อโกงแบบไม่ต้องเขียนโค้ดและฟังก์ชันขั้นสูงเพื่อเพิ่มอัตราการอนุมัติ

• เดินหน้าได้เร็วขึ้นด้วยแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่นและเชื่อถือได้เพื่อการเติบโต: สร้างบนแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อขยับขยายไปพร้อมกับคุณ โดยมีระยะเวลาให้บริการที่แทบจะไม่หยุดทำงานเลย และมีความน่าเชื่อถือระดับแนวหน้าของวงการ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe Payments สามารถช่วยให้คุณรับการชำระเงินออนไลน์และที่จุดขายได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้