La gestione dei pagamenti per i viaggi di dipendenti, fornitori e aree geografiche può essere una sfida. Il problema principale è che molti tipi di infrastruttura di pagamenti semplicemente non sono stati progettati per lo specifico flusso di lavoro dei viaggi di lavoro. Le soluzioni di pagamento per i viaggi di lavoro sono l'infrastruttura finanziaria utilizzata dalle aziende per autorizzare, assegnare e riconciliare le spese quando i dipendenti viaggiano per lavoro.

La spesa globale per i viaggi di lavoro dovrebbe superare i 2 trilioni di dollari entro il 2029. Di seguito, spiegheremo come funzionano le soluzioni di pagamento per i viaggi di lavoro end-to-end, quali sfide incontrano costantemente le aziende e cosa cercare quando si valutano le soluzioni.

In sintesi

• Le soluzioni di pagamento per i viaggi di lavoro collegano l'autorizzazione pre-viaggio, l'esecuzione del pagamento in viaggio e la riconciliazione post-viaggio in un unico flusso di lavoro.

• Le carte virtuali, gli account di fatturazione centralizzata e le carte di credito aziendali servono ciascuno diverse parti del mix di spesa per i viaggi e le aziende si affidano spesso a più di uno.

• La valutazione delle soluzioni in base a livello di integrazione, granularità del controllo e carico di riconciliazione complessivo fornisce un quadro più chiaro dell'adattamento al mondo reale rispetto al confronto degli elenchi di funzionalità.

Cosa sono le soluzioni di pagamento per i viaggi di lavoro?

Le soluzioni di pagamento per i viaggi di lavoro sono l'infrastruttura finanziaria utilizzata dalle aziende per gestire le spese di viaggio di lavoro dei dipendenti. L'autorizzazione, l'esecuzione e la riconciliazione devono avvenire tra persone in aree geografiche diverse, con più valute e fornitori che non condividono un sistema di fatturazione comune.

Come funzionano le soluzioni di pagamento per i viaggi di lavoro?

Il flusso di pagamento di un viaggio di lavoro si compone di tre fasi distinte: prima, durante e dopo il viaggio. Ogni fase ha i propri requisiti di dati e controllo e il metodo di pagamento utilizzato in tutto il processo determina la quantità di lavoro manuale che il team finanziario dovrà svolgere in un secondo momento.

Ecco come funzionano le spese per i viaggi di lavoro e in che modo una soluzione di pagamento associata può essere utile in ogni fase.

Prima del viaggio

I responsabili finanziari o di viaggio definiscono i parametri di spesa. Questo potrebbe significare l'approvazione di un itinerario tramite una società di gestione dei viaggi, la definizione di tetti massimi giornalieri che confluiscono in una politica delle spese o l'emissione di una carta virtuale con un limite fisso legato a un viaggio specifico. Le carte virtuali possono essere generate con limiti di spesa, restrizioni per le categorie di esercenti e date di scadenza che corrispondono alla durata del viaggio.

Durante il viaggio

I dipendenti usano il metodo di pagamento emesso dalla propria azienda: una carta aziendale fisica, una carta virtuale caricata in un wallet oppure fatturazione diretta concordata con hotel e compagnie aeree. Ogni transazione genera dati, come l'importo, il fornitore, la categoria e il timestamp. Le soluzioni integrate acquisiscono questi dati in tempo reale, il che significa che il team finanziario ha visibilità sulla spesa per i viaggi in tempo reale.

Dopo il viaggio

La riconciliazione confronta tali transazioni con i budget approvati, abbina le ricevute, segnala le violazioni dei regolamenti e indirizza tutto ai centri di costo corretti. Se i dati della carta, della ricevuta e del report spese si trovano in tre posti diversi, qualcuno dovrà collegarli manualmente. L'infrastruttura di pagamenti integrati elimina gran parte di questo carico passando i dati strutturati delle transazioni direttamente ai sistemi di spesa e contabilità.

Quali sono le sfide delle aziende riguardo ai pagamenti dei viaggi di lavoro?

L'attrito nei pagamenti dei viaggi di lavoro deriva in genere da sistemi che non sono stati progettati per comunicare tra loro. Alcuni problemi specifici si presentano regolarmente:

• Dati di pagamento frammentati: i dipendenti pagano i viaggi con carte personali, carte aziendali e account di fatturazione diretta. Il consolidamento di questi dati in un'unica vista della spesa di viaggio richiede una piattaforma che copra tutti e tre i metodi oppure una notevole riconciliazione manuale.

• Rimborsi ritardati: quando i dipendenti pagano di tasca propria e inviano i report sulle spese manualmente, i cicli di rimborso possono durare settimane. Si tratta di un costo reale per i dipendenti e li incentiva a trovare soluzioni alternative che possono creare ancora più lavoro di riconciliazione.

• Controlli pre-viaggio deboli: le carte aziendali generiche non applicano la politica di viaggio al momento della transazione. Ciò scarica l'onere dell'applicazione su un flusso di lavoro di approvazione piuttosto che sul pagamento stesso.

• Visibilità in tempo reale limitata: senza dati sulle transazioni in tempo reale, i team finanziari non possono monitorare la spesa di viaggio rispetto al budget fino alla chiusura del mese. Questo ritardo crea un'esposizione, in particolare per le aziende con programmi di viaggio ampi o frequenti.

• Sfide di più entità: le aziende con società controllate, team distribuiti o appaltatori che viaggiano per conto di più unità aziendali necessitano di un'infrastruttura di pagamenti in grado di attribuire la spesa in modo corretto a più entità.

Quali metodi di pagamento sono più adatti ai viaggi di lavoro?

Il giusto mix di metodi di pagamento dipende dal grado di controllo che l'azienda desidera applicare al momento della transazione rispetto al flusso di lavoro delle spese. Ecco un confronto tra le opzioni principali:

• Carte virtuali: carte a uso singolo o limitato generate per viaggi o fornitori specifici. Offrono i controlli pre-viaggio più rigorosi (inclusi limiti di spesa, restrizioni del codice categoria esercente e date di scadenza) e generano dati transazionali chiari che si mappano direttamente ai viaggi approvati. Di solito sono ottimali per le prenotazioni dirette con compagnie aeree, hotel e società di autonoleggio in cui fornitore e importo sono noti in anticipo.

• Carte aziendali: carte fisiche portate dai viaggiatori frequenti. Consolidano la spesa in un unico estratto conto, ma non applicano regole a livello di transazione. Sono più efficaci se abbinate a una piattaforma di gestione delle spese che applica regole durante la riconciliazione.

• Account di fatturazione centralizzati: accordi di fatturazione diretta con i principali fornitori di viaggi (account di compagnie aeree, programmi alberghieri e piattaforme di trasporto via terra), in base ai quali gli addebiti confluiscono in un'unica fattura invece di essere visualizzati come singole transazioni con carta. In questo modo si riduce completamente la spesa sostenuta dai dipendenti, ma è necessaria una configurazione specifica per ogni fornitore. Funzionano al meglio per categorie di spesa prevedibili e con volumi elevati.

Anche il rimborso delle spese vive è ancora comune, specialmente per le spese impreviste. Sposta l'onere del flusso di cassa sui dipendenti e crea un sovraccarico di riconciliazione, ma è praticamente inevitabile per le categorie di spesa in cui le carte pre-emesse o la fatturazione diretta non sono pratiche.

In che modo le soluzioni di pagamento per i viaggi di lavoro gestiscono le transazioni transfrontaliere?

I viaggi internazionali aggiungono sfide che l'infrastruttura di pagamenti nazionale spesso non è in grado di gestire facilmente. I problemi principali sono conversione di valuta, commissioni transfrontaliere, accettazione dei pagamenti locali e pagamento di fornitori internazionali.

Conversione di valuta

Quando un dipendente paga in valuta estera con una carta, il tasso di conversione applicato dal circuito della carta prevede solitamente un ricarico. Alcune soluzioni di pagamento per i viaggi offrono visibilità in tempo reale del tasso di cambio estero, in modo che i team finanziari possano vedere il costo reale dei viaggi internazionali nella valuta base dell'azienda.

Accettazione di pagamenti locali

In alcuni mercati, le carte estere vengono rifiutate più spesso, a causa delle regole di prevenzione delle frodi oppure perché l'infrastruttura di pagamenti locale non supporta le carte in possesso dei dipendenti. I wallet sono stati utili, ma occasionalmente i dipendenti hanno ancora bisogno di metodi di pagamento locali che un programma standard di carte aziendali non fornisce. Le carte virtuali denominate in valuta locale sono in genere una soluzione migliore per i mercati ad alto volume, anche se richiedono un'infrastruttura di pagamenti che supporti l'emissione di carte multivaluta.

Pagamenti a fornitori internazionali

Per saldare una fattura con un organizzatore di conferenze internazionale o pagare direttamente un hotel estero è necessaria un'infrastruttura di pagamenti in grado di gestire bonifici bancari internazionali o pagamenti con carta transfrontalieri. Tale funzionalità deve essere integrata nel flusso di lavoro dei viaggi anziché essere eseguita come procedura separata di contabilità fornitori.

Come dovrebbero le aziende valutare le soluzioni di pagamento per i viaggi di lavoro?

I criteri di valutazione che contano sono: livello di integrazione, granularità del controllo, copertura globale e carico complessivo di riconciliazione. Ecco perché ogni livello è importante e come valutarlo:

• Livello di integrazione: determina la quantità di lavoro manuale che il team finanziario deve assorbire. Una soluzione di pagamento che trasmette i dati strutturati delle transazioni direttamente al sistema contabile elimina un passaggio di riconciliazione. Chiedi ai fornitori in modo specifico come si muovono i dati delle transazioni tra il livello di pagamento e la tua piattaforma di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o contabile. Chiedi come funziona l'integrazione e quali campi dati vengono trasferiti automaticamente.

• Granularità del controllo: indica in che modo la soluzione consente di applicare i regolamenti a livello di pagamento. Puoi limitare una carta virtuale a una specifica attività, impostare un limite di spesa giornaliero che si ripristina automaticamente o bloccare determinati codici di categoria dell'esercente? Maggiore è il controllo che puoi applicare all'autorizzazione, minore sarà il lavoro di applicazione dei regolamenti nel flusso di lavoro di approvazione delle spese.

• Copertura globale: questo è importante se hai dipendenti che viaggiano all'estero. Verifica quali valute la soluzione supporta sia per la spesa con carta che per i pagamenti ai fornitori, quali sono i costi di cambio estero e se la soluzione ha la copertura di rete per elaborare le transazioni in modo affidabile nei mercati in cui viaggiano i tuoi dipendenti.

• Carico complessivo di riconciliazione: in che modo la soluzione gestisce le ricevute? Cosa succede quando una transazione non corrisponde a un viaggio approvato? In che modo gestisce i costi suddivisi su più centri di costo? Una soluzione che automatizza la riconciliazione ma rende più difficile l'autorizzazione si limita a spostare il problema.

Stripe supporta questi requisiti direttamente. L'infrastruttura di pagamenti di Stripe elabora transazioni in oltre 135 valute, un aspetto importante per le aziende con dipendenti che viaggiano in più aree geografiche. Stripe Issuing consente alle aziende di creare carte virtuali con controlli di spesa configurabili, restrizioni sulle categorie degli esercenti e dati delle transazioni in tempo reale che si mappano direttamente sui requisiti di autorizzazione pre-viaggio e visibilità in viaggio dei programmi di viaggio aziendali.

Le aziende che desiderano un'infrastruttura di pagamenti su cui costruire, piuttosto che un prodotto fisso a cui adattarsi, possono utilizzare l'architettura di Stripe, creata per le interfacce di programmazione delle applicazioni (API), per connettere i livelli di autorizzazione, esecuzione e riconciliazione in un unico flusso di lavoro.

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