Die Verwaltung von Reisezahlungen über Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Lieferanten und Regionen hinweg kann eine Herausforderung sein. Das Kernproblem ist, dass viele Arten von Zahlungsinfrastrukturen einfach nicht für den spezifischen Arbeitsablauf von Geschäftsreisen konzipiert wurden. Zahlungslösungen für Geschäftsreisen sind die Finanzinfrastruktur, mit der Unternehmen Ausgaben autorisieren, zuweisen und abgleichen, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschäftlich reisen.

Es wird erwartet, dass die weltweiten Ausgaben für Geschäftsreisen bis 2029 2 Billionen US-Dollar übersteigen. Im Folgenden erläutern wir, wie Zahlungslösungen für Geschäftsreisen durchgängig funktionieren, auf welche Herausforderungen Unternehmen regelmäßig stoßen und worauf Sie bei der Bewertung von Lösungen achten sollten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Zahlungslösungen für Geschäftsreisen verbinden die Autorisierung vor der Reise, die Zahlungsausführung während der Reise und den Abgleich nach der Reise in einem einzigen Arbeitsablauf.

• Virtuelle Karten, zentralisierte Abrechnungskonten und Firmenkreditkarten bedienen jeweils unterschiedliche Teile der Reiseausgaben, und Unternehmen verlassen sich häufig auf mehr als eine Methode.

• Die Bewertung von Lösungen hinsichtlich Integrationstiefe, Granularität der Kontrolle und Gesamtaufwand für den Abgleich liefert ein klareres Bild der praktischen Eignung als der Vergleich von Funktionslisten.

Was sind Zahlungslösungen für Geschäftsreisen?

Zahlungslösungen für Geschäftsreisen sind die Finanzinfrastruktur, mit der Unternehmen die geschäftlichen Reiseausgaben ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verwalten. Autorisierung, Ausführung und Abgleich müssen für Personen in verschiedenen Regionen, mit mehreren Währungen und bei Lieferanten, die kein gemeinsames Abrechnungssystem nutzen, erfolgen.

Wie funktionieren Zahlungslösungen für Geschäftsreisen?

Der Zahlungsablauf einer Geschäftsreise besteht aus drei unterschiedlichen Phasen: vor, während und nach der Reise. Jede Phase hat ihre eigenen Daten- und Kontrollanforderungen, und die durchgängig verwendete Zahlungsmethode bestimmt, wie viel manuelle Arbeit Ihr Finanzteam später leisten muss.

Hier erfahren Sie, wie die Ausgaben für Geschäftsreisen funktionieren und wie eine entsprechende Zahlungslösung Sie in jeder Phase unterstützen kann.

Vor der Reise

Finanz- oder Reisemanager/innen legen die Ausgabenparameter fest. Dies kann die Genehmigung einer Reiseroute durch ein Travel-Management-Unternehmen, die Festlegung von Obergrenzen für Tagegelder, die in eine Ausgabenrichtlinie einfließen, oder die Ausstellung einer virtuellen Karte mit einem festen Limit in Verbindung mit einer bestimmten Reise umfassen. Virtuelle Karten können mit Ausgabenlimits, Einschränkungen der Händlerkategorie und Gültigkeitsdaten generiert werden, die der Dauer der Reise entsprechen.

Während der Reise

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verwenden die von ihrem Unternehmen ausgestellte Zahlungsmethode: eine physische Firmenkarte, eine virtuelle Karte, die in ein Digital Wallet geladen wurde, oder eine direkte Abrechnung, die mit Hotel- und Fluggesellschaftsanbietern vereinbart wurde. Jede Transaktion generiert Daten wie Betrag, Anbieter, Kategorie und Zeitstempel. Integrierte Lösungen erfassen diese Daten in Echtzeit, was bedeutet, dass die Finanzabteilung Einblick in die Reiseausgaben hat, während sie anfallen.

Nach der Reise

Beim Abgleich werden diese Transaktionen mit den genehmigten Budgets verglichen, Belege abgeglichen, Richtlinienverstöße markiert und alles an die richtigen Kostenstellen weitergeleitet. Wenn sich Kartendaten, Beleg und Spesenabrechnung an drei verschiedenen Orten befinden, muss jemand sie manuell zusammenführen. Eine Infrastruktur für integrierte Zahlungen eliminiert einen Großteil dieses Aufwands, indem strukturierte Transaktionsdaten direkt an die Spesen- und Buchhaltungssysteme weitergeleitet werden.

Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei Geschäftsreisezahlungen?

Die Reibungsverluste bei Zahlungen für Geschäftsreisen sind in der Regel auf Systeme zurückzuführen, die nicht für die Kommunikation untereinander konzipiert wurden. Einige spezifische Probleme treten immer wieder auf:

• Fragmentierte Zahlungsdaten: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bezahlen Reisen mit privaten Karten, Firmenkarten und direkten Abrechnungskonten. Die Konsolidierung dieser Daten in einer einzigen Übersicht über die Reiseausgaben erfordert entweder eine Plattform, die alle drei Methoden abdeckt, oder einen erheblichen manuellen Abgleich.

• Verzögerte Erstattungen: Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus eigener Tasche zahlen und Spesenabrechnungen manuell einreichen, können sich die Erstattungszyklen über Wochen hinziehen. Das ist für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit echten Kosten verbunden und ermutigt sie, nach Workarounds zu suchen, die den Abgleich noch weiter erschweren können.

• Schwache Kontrollen vor der Reise: Allgemeine Firmenkarten setzen die Reiserichtlinien nicht am Transaktionspunkt durch. Dadurch verlagert sich die Durchsetzung auf einen Genehmigungs-Workflow statt auf die Zahlung selbst.

• Eingeschränkte Echtzeittransparenz: Ohne Live-Transaktionsdaten können Finanzteams die Reiseausgaben nicht vor dem Monatsabschluss mit dem Budget abgleichen. Diese Verzögerung stellt ein Risiko dar, insbesondere für Unternehmen mit großen oder häufigen Reiseprogrammen.

• Herausforderungen in Bezug auf mehrere Entitäten: Unternehmen mit Tochtergesellschaften, verteilten Teams oder Auftragnehmern, die im Namen mehrerer Geschäftseinheiten reisen, benötigen eine Zahlungsinfrastruktur, mit der Ausgaben über Entitäten hinweg korrekt zugeordnet werden können.

Welche Zahlungsmethoden eignen sich am besten für Geschäftsreisen?

Die richtige Mischung von Zahlungsmethoden hängt davon ab, wie viel Kontrolle das Unternehmen am Transaktionspunkt im Vergleich zum Ausgaben-Arbeitsablauf ausüben möchte. So schneiden die wichtigsten Optionen im Vergleich ab:

• Virtuelle Karten: Einwegkarten oder Karten mit begrenzter Nutzung, die für bestimmte Reisen oder Lieferanten generiert werden. Sie bieten die strengsten Kontrollen vor der Reise (einschließlich Ausgabenlimits, Beschränkungen des Händlerkategoriecodes und Gültigkeitsdaten) und generieren saubere Transaktionsdaten, die sich direkt den genehmigten Reisen zuordnen lassen. Sie eignen sich in der Regel am besten für direkte Buchungen bei Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagenunternehmen, bei denen Lieferant und Betrag im Voraus bekannt sind.

• Firmenkreditkarten: Physische Karten, die von Vielreisenden mitgeführt werden. Sie konsolidieren die Ausgaben auf einer einzigen Abrechnung, setzen jedoch keine Richtlinien auf Transaktionsebene durch. Diese sind effektiver, wenn sie mit einer Plattform für das Ausgabenmanagement kombiniert werden, die bei der Abstimmung Richtlinien anwendet.

• Zentralisierte Abrechnungskonten: Direkte Abrechnungsvereinbarungen mit großen Reiseanbietern (Konten von Fluggesellschaften, Hotelprogramme und Plattformen für Bodentransporte), bei denen Gebühren auf einer einzigen Rechnung eingehen, anstatt als einzelne Kartentransaktionen ausgewiesen zu werden. Dadurch entfallen die Auslagen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vollständig, sie erfordern jedoch eine Einrichtung für jeden Lieferanten. Sie eignen sich am besten für volumenstarke, vorhersehbare Ausgabenkategorien.

Die Erstattung von Auslagen ist ebenfalls nach wie vor üblich, insbesondere bei Nebenausgaben. Sie verlagert die Cashflow-Belastung auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und führt zu Abstimmungsaufwand, ist jedoch bei Ausgabenkategorien, für die vorab ausgestellte Karten oder direkte Abrechnungen unpraktisch sind, praktisch unvermeidlich.

Wie handhaben Zahlungslösungen für Geschäftsreisen grenzüberschreitende Transaktionen?

Internationale Reisen bringen Herausforderungen mit sich, die inländische Zahlungsinfrastrukturen oft nicht problemlos bewältigen können. Die Kernprobleme sind Währungsumrechnung, grenzüberschreitende Gebühren, lokale Zahlungsakzeptanz und internationale Lieferantenzahlungen.

Währungsumrechnung

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in einer Fremdwährung mit einer Karte bezahlt, beinhaltet der vom Kartennetzwerk angewandte Umrechnungskurs in der Regel einen Aufschlag. Einige Zahlungslösungen für Reisen bieten Transparenz über Wechselkurse in Echtzeit, sodass Finanzteams die wahren Kosten internationaler Reisen in der Basiswährung des Unternehmens sehen können.

Lokale Zahlungsakzeptanz

In einigen Märkten werden ausländische Karten häufiger abgelehnt, entweder aufgrund von Regeln zur Betrugsprävention oder weil die lokale Zahlungsinfrastruktur die von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mitgeführten Karten nicht unterstützt. Digital Wallets haben geholfen, aber die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigen gelegentlich immer noch lokale Zahlungsmethoden, die ein standardmäßiges Firmenkartenprogramm nicht bietet. Auf lokale Währungen lautende virtuelle Karten sind in der Regel eine bessere Lösung für Märkte mit hohem Volumen, erfordern jedoch eine Zahlungsinfrastruktur, die die Ausgabe von Karten in mehreren Währungen unterstützt.

Internationale Lieferantenzahlungen

Die Begleichung einer Rechnung mit einem internationalen Konferenzveranstalter oder die direkte Bezahlung eines ausländischen Hotels erfordert eine Zahlungsinfrastruktur, die internationale Banküberweisungen oder grenzüberschreitende Kartenzahlungen abwickelt. Diese Funktion muss in den Reise-Workflow integriert sein und darf nicht als separater Kreditorenprozess ausgeführt werden.

Wie sollten Unternehmen Zahlungslösungen für Geschäftsreisen bewerten?

Die entscheidenden Bewertungskriterien sind Integrationstiefe, Granularität der Kontrolle, globale Reichweite und der gesamte Aufwand für den Abgleich. Hier erfahren Sie, warum jede Ebene wichtig ist und wie Sie sie bewerten können:

• Integrationstiefe: Diese bestimmt, wie viel manuelle Arbeit Ihr Finanzteam übernehmen muss. Eine Zahlungslösung, die strukturierte Transaktionsdaten direkt an Ihr Buchhaltungssystem weiterleitet, macht einen Abgleichsschritt überflüssig. Fragen Sie die Anbieter speziell, wie Transaktionsdaten zwischen der Zahlungsebene und Ihrer Enterprise-Resource-Planning- (ERP) oder Buchhaltungsplattform übertragen werden. Fragen Sie, wie die Integration funktioniert und welche Datenfelder automatisch übertragen werden.

• Granularität der Kontrolle: Hieran erkennen Sie, wie Sie mit der Lösung Richtlinien auf der Zahlungsebene durchsetzen können. Können Sie eine virtuelle Karte auf ein bestimmtes Unternehmen beschränken, ein tägliches Ausgabenlimit festlegen, das automatisch zurückgesetzt wird, oder bestimmte Händlerkategoriecodes blockieren? Je mehr Kontrolle Sie bei der Autorisierung ausüben können, desto weniger Arbeit zur Durchsetzung von Richtlinien fällt in Ihrem Arbeitsablauf für die Ausgabengenehmigung an.

• Globale Reichweite: Dies ist wichtig, wenn Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben, die international reisen. Prüfen Sie, welche Währungen die Lösung sowohl für Kartenausgaben als auch für Lieferantenzahlungen unterstützt, wie hoch die Fremdwährungskosten sind und ob die Lösung über die Netzabdeckung verfügt, um Transaktionen in den Märkten, in denen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reisen, zuverlässig abzuwickeln.

• Gesamter Aufwand für den Abgleich: Wie geht die Lösung mit Belegen um? Was passiert, wenn eine Transaktion nicht zu einer genehmigten Reise passt? Wie geht sie mit der Aufteilung von Kosten auf mehrere Kostenstellen um? Eine Lösung, die den Abgleich automatisiert, aber die Autorisierung erschwert, verschiebt die Belastung nur.

Stripe unterstützt diese Anforderungen direkt. Die Zahlungsinfrastruktur von Stripe wickelt Transaktionen in mehr als 135 Währungen ab, was für Unternehmen mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die in mehreren Regionen reisen, von Bedeutung ist. Mit Stripe Issuing können Unternehmen virtuelle Karten mit konfigurierbaren Ausgabenkontrollen, Einschränkungen der Händlerkategorie und Transaktionsdaten in Echtzeit erstellen, die sich direkt auf die Anforderungen von Geschäftsreiseprogrammen hinsichtlich der Autorisierung vor der Reise und der Transparenz während der Reise abbilden lassen.

Unternehmen, die eine Zahlungsinfrastruktur wünschen, auf der sie aufbauen können, anstatt mit einem starren Produkt arbeiten zu müssen, können die Architektur von Stripe nutzen, die für Application Programming Interfaces (APIs) entwickelt wurde, um die Autorisierungs-, Ausführungs- und Abgleichsebenen in einem einzigen Arbeitsablauf zu verbinden.

So kann Stripe Payments Sie unterstützen

Stripe Payments bietet eine einheitliche, globale Zahlungslösung, mit der jedes Unternehmen – von Start-ups bis hin zu globalen Konzernen – Zahlungen online, vor Ort und weltweit akzeptieren kann.

Mit Stripe Payments können Sie Folgendes umsetzen:

• Bezahlvorgang optimieren: Schaffen Sie ein reibungsloses Kundenerlebnis und sparen Sie Tausende von Entwicklungsstunden mit vorgefertigten Zahlungs-Nutzeroberflächen, Zugang zu über 125 Zahlungsmethoden und Link, einer von Stripe entwickelten Wallet.

• Neue Märkte schneller erschließen: Erreichen Sie Kundinnen und Kunden weltweit und reduzieren Sie die Komplexität und Kosten der Verwaltung mehrerer Währungen mit grenzüberschreitenden Zahlungsoptionen, die in 195 Ländern und über 135 Währungen verfügbar sind.

• Online- und Vor-Ort-Zahlungen vereinheitlichen: Schaffen Sie Unified Commerce über Online- und Vor-Ort-Kanäle hinweg, um Interaktionen zu personalisieren, Treue zu belohnen und Ihren Umsatz zu steigern.

• Zahlungs-Performance verbessern: Steigern Sie Ihren Umsatz mit einer Reihe anpassbarer, einfach zu konfigurierender Zahlungstools, darunter No-Code-Betrugsvorbeugung und erweiterte Funktionen zur Verbesserung der Autorisierungsquoten.

• Schnelleres Wachstum dank einer flexiblen, zuverlässigen Plattform: Bauen Sie auf einer Plattform auf, die mit Ihnen mitwächst, mit einer historischen Erreichbarkeit von 99,999 % und branchenführender Zuverlässigkeit.

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