Administrar los pagos de viajes entre empleados, proveedores y geografías puede ser un desafío. El problema principal es que muchos tipos de infraestructura de pagos no se diseñaron para el flujo de trabajo específico de los viajes corporativos. Las soluciones de pago para viajes de negocios son la infraestructura financiera que utilizan las empresas para autorizar, asignar y conciliar gastos cuando los empleados viajan por trabajo.

Se espera que el gasto global en viajes de negocios supere los USD 2 billones en 2029. A continuación, explicaremos cómo funcionan las soluciones de pago de viajes corporativos de principio a fin, qué desafíos enfrentan constantemente las empresas y qué buscar al evaluar las soluciones.

Puntos clave

• Las soluciones de pago de viajes corporativos conectan la autorización previa al viaje, la ejecución del pago durante el viaje y la conciliación posterior al viaje en un solo flujo de trabajo.

• Las tarjetas virtuales, las cuentas de facturación centralizadas y las tarjetas de cargo corporativas atienden diferentes partes de la combinación de gastos de viaje, y las empresas a menudo dependen de más de una.

• La evaluación de las soluciones en función de la profundidad de la integración, la granularidad del control y la carga de conciliación total ofrece una imagen más clara de la idoneidad para el mundo real que la comparación de las listas de funcionalidades.

¿Qué son las soluciones de pago para viajes de negocios?

Las soluciones de pago para viajes de negocios son la infraestructura financiera que usan las empresas para administrar los gastos de viajes de trabajo de los empleados. La autorización, ejecución y conciliación deben ocurrir entre personas en distintas geografías, varias monedas y proveedores que no comparten un sistema de facturación común.

¿Cómo funcionan las soluciones de pago de viajes de negocios?

El flujo de pago de un viaje de negocios tiene tres fases distintas: antes, durante y después del viaje. Cada fase tiene sus propios requisitos de datos y control, y el método de pago utilizado a lo largo de este proceso determina la cantidad de trabajo manual que tu equipo de finanzas deberá realizar más adelante.

A continuación, se explica cómo funcionan los gastos de viajes de negocios y cómo una solución de pago asociada puede ayudar en cada fase.

Antes del viaje

Los gerentes de finanzas o de viajes establecen los parámetros de gastos. Esto puede significar la aprobación de un itinerario a través de una empresa de gestión de viajes, el establecimiento de límites de viáticos que se integran en una política de gastos o la emisión de una tarjeta virtual con un límite fijo vinculado a un viaje específico. Las tarjetas virtuales se pueden generar con límites de gastos, restricciones de categoría de comerciante y fechas de vencimiento que coincidan con la duración del viaje.

Durante el viaje

Los empleados usan el método de pago que emitió su empresa: una tarjeta corporativa física, una tarjeta virtual cargada en una cartera digital o facturación directa organizada con proveedores de hoteles y aerolíneas. Cada transacción genera datos, como el monto, el proveedor, la categoría y la marca de tiempo. Las soluciones integradas capturan estos datos en tiempo real, lo que significa que el equipo de finanzas tiene visibilidad de los gastos de viaje a medida que se realizan.

Después del viaje

La conciliación compara esas transacciones con los presupuestos aprobados, hace coincidir los recibos, señala las infracciones a las políticas y dirige todo a los centros de costos correspondientes. Si los datos de la tarjeta, el recibo y el informe de gastos se encuentran en tres lugares diferentes, alguien debe conectarlos manualmente. La infraestructura de pagos integrados elimina gran parte de esa carga al pasar los datos de transacciones estructurados directamente a los sistemas de gastos y contabilidad.

¿A qué desafíos se enfrentan las empresas con los pagos de viajes corporativos?

La fricción en los pagos de viajes corporativos suele provenir de sistemas que no fueron diseñados para comunicarse entre sí. Constantemente, surgen algunos problemas específicos:

• Datos de pago fragmentados: los empleados pagan los viajes a través de tarjetas personales, tarjetas corporativas y cuentas de facturación directa. Consolidar esos datos en una sola vista de los gastos de viaje requiere una plataforma que abarque las tres opciones o una conciliación manual sustancial.

• Retrasos en los reembolsos: cuando los empleados pagan de su bolsillo y envían informes de gastos manualmente, los ciclos de reembolso pueden prolongarse durante semanas. Eso es un costo real para los empleados y los incentiva a encontrar soluciones alternativas que pueden generar aún más trabajo de conciliación.

• Controles previos al viaje deficientes: las tarjetas corporativas generales no aplican la política de viajes en el punto de transacción. Esto pone la carga de cumplimiento en un flujo de trabajo de aprobación en lugar del pago en sí.

• Visibilidad limitada en tiempo real: sin datos de transacciones en vivo, los equipos de finanzas no pueden hacer un seguimiento de los gastos de viaje en relación con el presupuesto hasta que finaliza el mes. Ese retraso crea exposición, especialmente para las empresas con programas de viajes grandes o frecuentes.

• Desafíos de múltiples entidades: las empresas con filiales, equipos distribuidos o contratistas que viajan en nombre de varias unidades de negocio necesitan una infraestructura de pagos que pueda atribuir el gasto de manera correcta entre las entidades.

¿Qué métodos de pago son los más adecuados para los viajes de negocios?

La combinación adecuada de métodos de pago depende de la cantidad de control que la empresa quiera aplicar en el punto de transacción en comparación con el flujo de trabajo de gastos. Así se comparan las opciones principales:

• Tarjetas virtuales: tarjetas de uso único o limitado generadas para viajes o proveedores específicos. Ofrecen los controles previos al viaje más estrictos (como límites de gastos, restricciones de códigos de categoría de comerciante y fechas de vencimiento) y generan datos de transacciones limpios que se asocian directamente a viajes aprobados. Por lo general, son mejores para reservas directas con aerolíneas, hoteles y empresas de alquiler de automóviles donde el proveedor y el monto se conocen de antemano.

• Tarjetas de cargo corporativas: tarjetas físicas que llevan los viajeros frecuentes. Consolidan el gasto en un solo extracto, pero no aplican políticas a nivel de transacción. Estas son más eficaces cuando se combinan con una plataforma de gestión de gastos que aplica reglas de política durante la conciliación.

• Cuentas de facturación centralizadas: acuerdos de facturación directa con los principales proveedores de viajes (cuentas de aerolíneas, programas de hoteles y plataformas de transporte terrestre), donde los cargos se envían a una sola factura en lugar de aparecer como transacciones individuales con tarjeta. Esto reduce por completo el gasto de los empleados de su propio bolsillo, pero requiere una configuración proveedor por proveedor. Funcionan mejor para categorías de gastos predecibles y de gran volumen.

Los reembolsos de gastos de bolsillo también siguen siendo comunes, especialmente en el caso de gastos imprevistos. Trasladan la carga del flujo de caja a los empleados y crean gastos generales de conciliación, pero son prácticamente inevitables para las categorías de gastos en las que no es práctico utilizar tarjetas emitidas previamente o facturación directa.

¿Cómo manejan las soluciones de pago de viajes corporativos las transacciones transfronterizas?

Los viajes internacionales agregan desafíos que la infraestructura de pagos nacionales a menudo no puede manejar con facilidad. Los problemas principales son la conversión de monedas, las tarifas transfronterizas, la aceptación de pagos locales y el pago a proveedores internacionales.

Conversión de monedas

Cuando un empleado paga en una moneda extranjera con una tarjeta, la tasa de conversión que aplica la red de la tarjeta suele tener un recargo. Algunas soluciones de pago de viajes ofrecen visibilidad en tiempo real de la tasa de cambio de divisas para que los equipos de finanzas puedan ver el costo real de los viajes internacionales en la moneda base de la empresa.

Aceptación de pagos locales

En algunos mercados, las tarjetas extranjeras se rechazan con mayor frecuencia, ya sea debido a reglas de prevención de fraude o porque la infraestructura de pagos local no admite las tarjetas que llevan los empleados. Las carteras digitales han ayudado, pero los empleados aún necesitan de forma ocasional métodos de pago locales que un programa de tarjeta corporativa estándar no brinda. Las tarjetas virtuales denominadas en monedas locales suelen ser una mejor solución para los mercados de alto volumen, aunque requieren una infraestructura de pagos que admita la emisión de tarjetas en múltiples monedas.

Pagos internacionales a proveedores

La liquidación de una factura con un organizador de conferencias internacional o el pago directo a un hotel extranjero requiere una infraestructura de pagos que maneje transferencias bancarias internacionales o pagos transfronterizos con tarjeta. Esa capacidad debe estar integrada en el flujo de trabajo de viajes en lugar de ejecutarse como un proceso de cuentas por pagar independiente.

¿Cómo deben evaluar las empresas las soluciones de pago de viajes corporativos?

Los criterios de evaluación que importan son la profundidad de la integración, la granularidad del control, la cobertura global y la carga total de la conciliación. A continuación, explicamos por qué cada capa es importante y cómo evaluarla:

• Profundidad de la integración: esto determina cuánto trabajo manual absorbe tu equipo de finanzas. Una solución de pago que transfiere datos de transacciones estructurados directamente a tu sistema contable elimina un paso de conciliación. Pregunta a los proveedores específicamente cómo se mueven los datos de las transacciones entre la capa de pago y tu planificación de recursos empresariales (ERP) o plataforma de contabilidad. Pregunta cómo funciona la integración y qué campos de datos se transfieren automáticamente.

• Granularidad del control: esto te indica cómo la solución te permite aplicar políticas a nivel de pago. ¿Puedes restringir una tarjeta virtual a una empresa específica, establecer un límite de gasto diario que se restablezca automáticamente o bloquear ciertos códigos de categoría de comerciante? Cuanto más control puedas ejercer en la autorización, menos trabajo de aplicación de políticas terminará en tu flujo de trabajo de aprobación de gastos.

• Cobertura global: esto es importante si tienes empleados que viajan a nivel internacional. Comprueba qué monedas admite la solución tanto para los gastos con tarjeta como para los pagos a proveedores, cuáles son los costos de cambio de divisas y si la solución tiene la cobertura de red necesaria para procesar transacciones de manera confiable en los mercados a los que viajan tus empleados.

• Carga total de conciliación: ¿cómo maneja la solución los recibos? ¿Qué sucede cuando una transacción no coincide con un viaje aprobado? ¿Cómo maneja los costos divididos entre varios centros de costos? Una solución que automatiza la conciliación, pero dificulta la autorización, solo está trasladando la carga.

Stripe admite estos requisitos de manera directa. La infraestructura de pagos de Stripe procesa transacciones en más de 135 monedas, lo que es importante para las empresas con empleados que viajan por varias regiones. Stripe Issuing permite a las empresas crear tarjetas virtuales con controles de gasto configurables, restricciones de categorías de comerciantes y datos de transacciones en tiempo real que se asignan directamente a los requisitos de autorización previos al viaje y de visibilidad durante el viaje de los programas de viajes corporativos.

Las empresas que buscan una infraestructura de pagos sobre la cual desarrollar, en lugar de un producto fijo con el cual lidiar, pueden usar la arquitectura de Stripe, que está diseñada para interfaces de programación de aplicaciones (API), para conectar las capas de autorización, ejecución y conciliación en un solo flujo de trabajo.

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