Gérer les paiements de voyage entre les employés, les fournisseurs et les zones géographiques peut être un défi. Le problème principal est que de nombreux types d'infrastructures de paiement n'ont tout simplement pas été conçus pour le flux de travail spécifique des voyages d'affaires. Les solutions de paiement des voyages d'affaires sont l'infrastructure financière que les entreprises utilisent pour autoriser, allouer et rapprocher les dépenses lorsque les employés voyagent pour le travail.

Les dépenses mondiales liées aux voyages d'affaires devraient dépasser 2 000 milliards de dollars d'ici 2029. Ci-dessous, nous expliquerons comment les solutions de paiement des voyages d'affaires fonctionnent de bout en bout, quels défis les entreprises rencontrent constamment et ce qu'il faut rechercher lors de l'évaluation des solutions.

L’essentiel à retenir

• Les solutions de paiement des voyages d'affaires connectent l'autorisation préalable au voyage, l'exécution du paiement pendant le voyage et le rapprochement post-voyage dans un seul flux de travail.

• Les cartes virtuelles, les comptes de facturation centralisés et les cartes d'entreprise servent chacun différentes parties de la composition des dépenses de voyage, et les entreprises s'appuient souvent sur plus d'un d'entre eux.

• L'évaluation des solutions sur la profondeur de l'intégration, la granularité du contrôle et la charge totale de rapprochement donne une image plus claire de l'adéquation au monde réel que la comparaison de listes de fonctionnalités.

Que sont les solutions de paiement des voyages d'affaires ?

Les solutions de paiement des voyages d'affaires sont l'infrastructure financière que les entreprises utilisent pour gérer les dépenses de voyage professionnel de leurs employés. L'autorisation, l'exécution et le rapprochement doivent s'effectuer entre des personnes situées dans différentes zones géographiques, avec plusieurs devises et des fournisseurs qui ne partagent pas un système de facturation commun.

Comment fonctionnent les solutions de paiement des voyages d'affaires ?

Le flux de paiement pour un voyage d'affaires comporte trois phases distinctes : avant, pendant et après le voyage. Chaque phase a ses propres données et exigences de contrôle, et le moyen de paiement utilisé tout au long du processus détermine la quantité de travail manuel que votre équipe financière devra effectuer par la suite.

Voici comment fonctionnent les dépenses de voyage d'affaires et comment une solution de paiement associée peut vous aider dans chaque phase.

Avant le voyage

Les responsables financiers ou des voyages définissent les paramètres de dépenses. Cela peut signifier approuver un itinéraire via une agence de voyages d'affaires, établir des plafonds per diem qui alimentent une politique de dépenses, ou émettre une carte virtuelle avec une limite fixe liée à un voyage spécifique. Des cartes virtuelles peuvent être générées avec des limites de dépenses, des restrictions de catégorie de marchand et des dates d'expiration qui correspondent à la durée du voyage.

Pendant le voyage

Les employés utilisent le moyen de paiement émis par leur entreprise : une carte d'entreprise physique, une carte virtuelle chargée dans un wallet ou une facturation directe organisée avec les fournisseurs d'hôtels et de compagnies aériennes. Chaque transaction génère des données, telles que le montant, le fournisseur, la catégorie et l'horodatage. Les solutions intégrées capturent ces données en temps réel, ce qui signifie que les finances ont une visibilité sur les dépenses de voyage au fur et à mesure qu'elles se produisent.

Après le voyage

Le rapprochement compare ces transactions par rapport aux budgets approuvés, fait correspondre les reçus, signale les violations de la politique et achemine le tout vers les bons centres de coûts. Si les données de la carte, le reçu et la note de frais se trouvent à trois endroits différents, quelqu'un doit les connecter manuellement. L'infrastructure de paiements intégrés élimine une grande partie de ce fardeau en transmettant des données de transaction structurées directement aux systèmes de gestion des dépenses et de comptabilité.

Quels sont les défis rencontrés par les entreprises en matière de paiements de voyages d'affaires ?

Les frictions dans les paiements de voyages d'affaires proviennent généralement de systèmes qui n'ont pas été conçus pour communiquer entre eux. Quelques problèmes spécifiques apparaissent de façon récurrente :

• Données de paiement fragmentées : Les employés paient leurs déplacements au moyen de cartes personnelles, de cartes d'entreprise et de comptes de facturation directe. La consolidation de ces données en une seule vue des dépenses de voyage nécessite soit une plateforme qui couvre les trois, soit un rapprochement manuel important.

• Remboursements retardés : Lorsque les employés paient de leur poche et soumettent manuellement des notes de frais, les cycles de remboursement peuvent s'étirer sur des semaines. C'est un coût réel pour les employés, et cela les incite à trouver des solutions de contournement qui peuvent créer encore plus de travail de rapprochement.

• Contrôles préalables au voyage faibles : Les cartes d'entreprise générales n'appliquent pas la politique de voyage au point de transaction. Cela fait porter la charge de l'application sur un flux d'approbation plutôt que sur le paiement lui-même.

• Visibilité en temps réel limitée : Sans données de transaction en direct, les équipes financières ne peuvent pas suivre les dépenses de voyage par rapport au budget avant la clôture du mois. Ce retard crée une exposition, en particulier pour les entreprises ayant des programmes de voyage importants ou fréquents.

• Défis multi-entités : Les entreprises ayant des filiales, des équipes distribuées ou des sous-traitants qui voyagent pour le compte de plusieurs unités commerciales ont besoin d'une infrastructure de paiement capable d'attribuer correctement les dépenses entre les entités.

Quels moyens de paiement conviennent le mieux aux voyages d'affaires ?

La bonne combinaison de moyens de paiement dépend de la mesure dans laquelle l'entreprise souhaite appliquer le contrôle au point de transaction par rapport au flux de travail des dépenses. Voici comment les principales options se comparent :

• Cartes virtuelles : Cartes à usage unique ou limité générées pour des voyages ou des fournisseurs spécifiques. Elles offrent les contrôles préalables au voyage les plus stricts (y compris les limites de dépenses, les restrictions de code de catégorie de marchand et les dates d'expiration) et génèrent des données de transaction propres qui correspondent directement aux voyages approuvés. Elles sont généralement préférables pour les réservations directes auprès des compagnies aériennes, des hôtels et des sociétés de location de voitures où le fournisseur et le montant sont connus à l'avance.

• Cartes d'entreprise : Cartes physiques portées par les grands voyageurs. Elles consolident les dépenses sur un seul relevé, mais elles n'appliquent pas de politique au niveau de la transaction. Elles sont plus efficaces lorsqu'elles sont associées à une plateforme de gestion des dépenses qui applique des règles de politique lors du rapprochement.

• Comptes de facturation centralisés : Accords de facturation directe avec de grands fournisseurs de voyages (comptes de compagnies aériennes, programmes hôteliers et plateformes de transport terrestre), où les frais affluent vers une seule facture plutôt que de s'afficher comme des transactions individuelles par carte. Ils réduisent entièrement les dépenses personnelles des employés, mais nécessitent une configuration fournisseur par fournisseur. Ils conviennent mieux aux catégories de dépenses importantes et prévisibles.

Le remboursement des dépenses personnelles est encore courant, en particulier pour les dépenses accessoires. Il transfère la charge de la trésorerie aux employés et crée des frais généraux de rapprochement, mais il est virtuellement inévitable pour les catégories de dépenses où les cartes préémises ou la facturation directe ne sont pas pratiques.

Comment les solutions de paiement des voyages d'affaires gèrent-elles les transactions transfrontalières ?

Les voyages internationaux ajoutent des défis que l'infrastructure de paiements nationaux ne peut souvent pas gérer facilement. Les principaux problèmes sont la conversion de devises, les frais transfrontaliers, l'acceptation des paiements locaux et le paiement des fournisseurs internationaux.

Conversion des devises

Lorsqu'un employé paie dans une devise étrangère avec une carte, le taux de change appliqué par le réseau de cartes comporte généralement une majoration. Certaines solutions de paiement de voyages offrent une visibilité en temps réel sur les taux de change, de sorte que les équipes financières peuvent voir le véritable coût des voyages internationaux dans la devise de base de l'entreprise.

Acceptation des paiements locaux

Sur certains marchés, les cartes étrangères sont refusées plus souvent, soit en raison de règles de prévention de la fraude, soit parce que l'infrastructure de paiement locale ne prend pas en charge les cartes que les employés portent. Les wallets ont aidé, mais les employés ont toujours parfois besoin de moyens de paiement locaux qu'un programme de carte d'entreprise standard ne fournit pas. Les cartes virtuelles libellées dans les devises locales sont généralement une meilleure solution pour les marchés à volume élevé, bien qu'elles nécessitent une infrastructure de paiement prenant en charge l'émission de cartes multidevises.

Paiements aux fournisseurs internationaux

Régler une facture avec un organisateur de conférence international ou payer directement un hôtel étranger nécessite une infrastructure de paiement qui gère les virements bancaires internationaux ou les paiements par carte transfrontaliers. Cette fonctionnalité doit être intégrée dans le flux de travail des voyages plutôt que d'être exécutée comme un processus distinct des comptes créditeurs.

Comment les entreprises doivent-elles évaluer les solutions de paiement des voyages d'affaires ?

Les critères d'évaluation qui comptent sont la profondeur de l'intégration, la granularité du contrôle, la couverture mondiale et la charge totale de rapprochement. Voici pourquoi chaque couche compte et comment l'évaluer :

• Profondeur de l'intégration : Celle-ci détermine la quantité de travail manuel que votre équipe financière absorbe. Une solution de paiement qui transmet des données de transaction structurées directement à votre système comptable élimine une étape de rapprochement. Demandez aux fournisseurs précisément comment les données de transaction circulent entre la couche de paiement et votre progiciel de gestion intégré (ERP) ou votre plateforme comptable. Demandez-leur comment fonctionne l'intégration et quels champs de données sont transférés automatiquement.

• Granularité du contrôle : Elle vous indique comment la solution vous permet d'appliquer la politique au niveau du paiement. Pouvez-vous restreindre une carte virtuelle à une entreprise spécifique, définir un plafond de dépenses quotidien qui se réinitialise automatiquement ou bloquer certains codes de catégorie de marchand ? Plus vous pouvez exercer de contrôle lors de l'autorisation, moins le travail d'application des politiques se retrouve dans votre flux d'approbation des dépenses.

• Couverture mondiale : Cela a de l'importance si vous avez des employés qui voyagent à l'étranger. Vérifiez les devises que la solution prend en charge pour les dépenses par carte et les paiements aux fournisseurs, quels sont les coûts de change et si la solution a la couverture de réseau pour traiter les transactions de manière fiable sur les marchés où vos employés voyagent.

• Charge totale de rapprochement : Comment la solution gère-t-elle les reçus ? Que se passe-t-il lorsqu'une transaction ne correspond pas à un voyage approuvé ? Comment gère-t-elle la répartition des coûts entre plusieurs centres de coûts ? Une solution qui automatise le rapprochement mais complique l'autorisation ne fait que déplacer le problème.

Stripe prend en charge ces exigences directement. L'infrastructure de paiement de Stripe gère les transactions dans plus de 135 devises, ce qui compte pour les entreprises dont les employés voyagent dans plusieurs régions. Stripe Issuing permet aux entreprises de créer des cartes virtuelles avec des contrôles de dépenses configurables, des restrictions de catégorie de marchand et des données de transaction en temps réel qui correspondent directement à l'autorisation préalable au voyage et aux exigences de visibilité pendant le voyage des programmes de voyages d'affaires.

Les entreprises qui souhaitent une infrastructure de paiement sur laquelle elles peuvent s'appuyer plutôt qu'un produit fixe avec lequel composer peuvent utiliser l'architecture de Stripe, qui est conçue pour les interfaces de programmation d'applications (API), afin de connecter les couches d'autorisation, d'exécution et de rapprochement dans un flux de travail unique.

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