Gerenciar pagamentos de viagens de funcionários, de fornecedores e diferentes regiões pode ser um desafio. O principal problema é que muitos tipos de infraestrutura de pagamento simplesmente não foram criados para o fluxo de trabalho específico de viagens corporativas. As soluções de pagamento de viagens corporativas são a infraestrutura financeira que as empresas usam para autorizar, alocar e reconciliar gastos quando os funcionários viajam a trabalho.

Os gastos globais com viagens corporativas devem ultrapassar os US$ 2 trilhões até 2029. Abaixo, vamos explicar como as soluções de pagamento de viagens corporativas funcionam de ponta a ponta, quais desafios as empresas enfrentam frequentemente e o que procurar ao avaliar soluções.

Principais conclusões

• As soluções de pagamento de viagens corporativas conectam autorização pré-viagem, execução do pagamento durante a viagem e reconciliação pós-viagem em um único fluxo de trabalho.

• Cartões virtuais, contas de faturamento centralizadas e cartões de crédito corporativos atendem a diferentes áreas do mix de gastos com viagens e as empresas frequentemente recorrem a mais de uma modalidade.

• Avaliar as soluções com relação à profundidade de integração, à granularidade de controle e ao custo total de reconciliação oferece uma noção muito mais clara da adequação à realidade do que a comparação de listas de recursos.

O que são soluções de pagamento de viagens corporativas?

As soluções de pagamento de viagens corporativas representam a infraestrutura financeira que as empresas usam para gerenciar os gastos com viagens a trabalho dos funcionários. A autorização, execução e reconciliação precisam ser realizadas considerando pessoas em diferentes regiões, várias moedas e fornecedores que não usam um sistema de faturamento em comum.

Como as soluções de pagamento de viagens corporativas funcionam?

O fluxo de pagamento de uma viagem corporativa conta com três etapas distintas: antes, durante e depois da viagem. Cada uma tem as próprias exigências de dados e controle; já a forma de pagamento usada em todo o processo determina a quantidade de trabalho manual que sua equipe financeira precisará executar mais tarde.

Veja como os gastos com viagens corporativas funcionam e como uma solução de pagamento correspondente pode ajudar em cada etapa.

Antes da viagem

Os gerentes de contas ou de viagens estipulam os parâmetros de gastos. Isso pode significar a aprovação de um itinerário por uma agência de viagens, estabelecimento de limites diários vinculados à política de despesas ou a emissão de um cartão virtual com um limite fixo para uma viagem específica. Os cartões virtuais podem ser gerados com limites de gastos, restrições por categoria de comerciante e datas de validade correspondentes à duração da viagem.

Durante a viagem

Os funcionários usam a forma de pagamento que a empresa emitiu: um cartão corporativo físico, um cartão virtual adicionado a uma carteira digital ou o faturamento direto efetuado em hotéis e companhias aéreas. Cada transação gera dados, como o valor, o fornecedor, a categoria e o registro da hora da operação. As soluções integradas capturam esses dados em tempo real, ou seja, a equipe financeira tem visibilidade dos gastos com viagem no momento em que ocorrem.

Depois da viagem

A reconciliação compara as transações com orçamentos aprovados, avalia os recibos, sinaliza as violações de políticas e direciona os casos aos centros de custos corretos. Se os dados do cartão, o recibo e o relatório de despesas estiverem em três locais diferentes, alguém precisa vinculá-los manualmente. A infraestrutura de pagamentos integrados elimina grande parte desse peso, repassando dados estruturados das transações diretamente para os sistemas contábeis e de despesas.

Quais são os desafios das empresas com relação aos pagamentos de viagens corporativas?

O atrito nos pagamentos de viagens corporativas normalmente vem de sistemas que não foram feitos para interagir. Alguns problemas específicos ocorrem constantemente:

• Dados de pagamento fragmentados: os funcionários pagam os gastos na viagem com cartões pessoais, cartões corporativos e contas de faturamento direto. Consolidar os dados em uma só visão geral sobre os gastos de viagem exige uma plataforma que atenda às três opções ou uma reconciliação manual considerável.

• Atrasos no reembolso: quando os funcionários gastam recursos próprios e enviam relatórios de despesas manualmente, os ciclos de reembolso podem se estender por semanas. O valor pode fazer falta aos funcionários e estimula a criação de métodos alternativos e, consequentemente, mais trabalho de reconciliação.

• Controles pré-viagem ineficientes: os cartões corporativos em geral não aplicam as políticas de viagem no ponto de transação. Isso concentra a obrigação de aplicação de políticas em um fluxo de trabalho de aprovação em vez de direcioná-la para o próprio pagamento.

• Visibilidade em tempo real limitada: sem os dados das transações em tempo real, as equipes financeiras não conseguem monitorar os gastos em viagem no orçamento até o fechamento do mês. O atraso cria exposição, especialmente nas empresas com grandes ou frequentes programas de viagem.

• Desafios com diversas entidades: as empresas com subsidiárias, equipes espalhadas ou prestadores de serviços, que viajam a trabalho para outras divisões empresariais, precisam de uma infraestrutura de pagamento capaz de atribuir corretamente os gastos em cada entidade.

Quais são as melhores formas de pagamento para viagens corporativas?

O mix adequado de formas de pagamento depende da quantidade de controle que a empresa quer exercer no momento da transação em comparação ao que quer ter no fluxo de despesas. Veja como comparar as principais opções:

• Cartões virtuais: são gerados para viagens ou fornecedores específicos, com uso único ou limitado. Oferecem os controles pré-viagem mais rígidos (inclusive limites de gastos, restrições a códigos de categoria de comerciantes e datas de validade) e geram dados transparentes de transações mapeados diretamente às viagens aprovadas. Em geral, são a melhor opção para reservas diretas em companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos nos casos em que o fornecedor e o valor são conhecidos com antecedência.

• Cartões de crédito corporativos: são físicos, levados pelos viajantes frequentes. Consolidam os gastos em um único extrato, mas não aplicam políticas no nível da transação. São mais eficientes quando usados com uma plataforma de gestão de despesas, para aplicar as regras de política no momento da reconciliação.

• Contas de faturamento centralizadas: acordos de faturamento direto com grandes fornecedores de viagem (contas em companhias aéreas, programas em hotéis e plataformas de transporte terrestre), nos quais as cobranças são integradas em uma única fatura em vez de constarem como transações individuais de cartão. Elimina totalmente as despesas dos funcionários não cobertas pela empresa, mas exige configurações específicas de acordo com o fornecedor. A modalidade funciona melhor para categorias de gastos de alto volume e previsíveis.

O reembolso de despesas não cobertas pela empresa também continua comum, principalmente em despesas não programadas. Transfere a obrigação do fluxo de caixa aos funcionários e cria as despesas gerais de reconciliação, mas é praticamente inevitável para categorias de gastos em que os cartões pré-emitidos ou os faturamentos diretos são inviáveis.

Como as soluções de pagamento de viagens corporativas processam as transações em outros países?

A viagem internacional conta com desafios que, com frequência, são de difícil resolução por meio de uma infraestrutura de pagamentos nacionais. Os principais são as conversões de moeda, as tarifas de transferências internacionais, o suporte aos pagamentos no local e os pagamentos a fornecedores internacionais.

Conversão de moedas

Quando um funcionário paga com um cartão em moeda estrangeira, a taxa de conversão aplicada pela bandeira do cartão geralmente tem uma margem. Algumas soluções de pagamento de viagens oferecem visibilidade sobre a taxa de câmbio em tempo real, permitindo às equipes financeiras a visualização do verdadeiro custo da viagem internacional na moeda base da empresa.

Aceitação de pagamentos no local

Em alguns mercados, os cartões estrangeiros são frequentemente recusados, seja por regras de prevenção a fraudes ou por inadequação da infraestrutura de pagamentos no local aos cartões levados pelos funcionários. As carteiras digitais ajudaram bastante, mas ainda ocorrem situações em que os funcionários precisam de formas de pagamentos no local não abarcadas pelos programas de cartões corporativos padrão. Os cartões virtuais com denominações em moedas locais costumam ser a melhor solução para os mercados de alto volume, contudo, demandam uma infraestrutura de pagamento compatível com o processo de emissão de cartões em várias moedas.

Pagamentos a fornecedores internacionais

Para a quitação de uma fatura de um organizador de conferências em outro país ou o pagamento direto em um hotel no exterior, a infraestrutura de pagamento deve ser capaz de processar transferências bancárias internacionais ou pagamentos com cartão em outros países. Essa funcionalidade precisa constar no fluxo de trabalho de viagem, em vez de funcionar como um processo distinto de contas a pagar.

Como as empresas devem avaliar as soluções de pagamento de viagens corporativas?

Os critérios de avaliação mais importantes são a profundidade da integração, a granularidade do controle, a cobertura global e o custo total de reconciliação. Veja por que cada aspecto é importante e como avaliá-lo:

• Profundidade da integração: determina a quantidade de trabalho manual absorvida pela sua equipe financeira. Uma solução de pagamento que repassa dados estruturados das transações diretamente para o seu sistema contábil elimina uma etapa de reconciliação. Pergunte aos fornecedores, especificamente, como os dados das transações transitam entre a camada de pagamento e sua plataforma de planejamento de recursos corporativos (ERP) ou de contabilidade. Pergunte como a integração funciona e quais campos de dados são transferidos de forma automática.

• Granularidade do controle: indica como a solução permite aplicar políticas na etapa de pagamento. É possível restringir um cartão virtual a uma empresa específica, definir um limite de gastos diário que se redefine automaticamente ou bloquear determinados códigos de categoria de comerciante? Quanto mais controle for possível aplicar na autorização, menos trabalho de aplicação de políticas será necessário no fluxo de aprovação de despesas.

• Cobertura global: isso é importante caso você tenha funcionários que viajam a trabalho para outros países. Verifique quais moedas a solução aceita, tanto para gastos no cartão quanto para pagamentos de fornecedores, quais são os custos de câmbio e se a solução conta com a cobertura de rede para processar transações de maneira confiável nos mercados para os quais seus funcionários viajam.

• Custo total de reconciliação: como a solução processa os recibos? O que acontece quando uma transação não corresponde a uma viagem aprovada? Como lida com custos divididos em vários centros de custo? Uma solução que automatiza a reconciliação, mas dificulta a autorização, está apenas transferindo o problema.

A Stripe é totalmente compatível com esses requisitos. A infraestrutura de pagamento da Stripe processa transações em mais de 135 moedas, algo fundamental para empresas com funcionários que viajam por várias regiões. Com o Stripe Issuing, as empresas podem criar cartões virtuais com limites de gastos configuráveis, restrições a categorias de comerciantes e dados de transações em tempo real diretamente mapeados aos requisitos de autorização pré-viagem e visibilidade durante a viagem dos programas de viagens corporativas.

As empresas que buscam uma infraestrutura de pagamento na qual possam trabalhar em vez de um produto fixo a adaptar, podem contar com a arquitetura da Stripe, criada para interfaces de programação de aplicativos (APIs), conectando autorização, execução e reconciliação em um fluxo de trabalho único.

Como o Stripe Payments pode ajudar

Stripe Payments oferece uma solução de pagamentos unificada e global que ajuda qualquer empresa a aceitar pagamentos com carteiras digitais online, em pontos de venda e no mundo todo.

O Stripe Payments pode ajudar você a:

• Otimizar sua experiência de checkout: crie uma experiência sem atritos para o cliente e economize milhares de horas de engenharia com interfaces de pagamento prontas, acesso a mais de 125 formas de pagamento e a Link, uma carteira digital desenvolvida pela Stripe.

• Expanda para novos mercados mais rapidamente: alcance clientes em todo o mundo e reduza a complexidade e o custo da gestão multimoedas com opções de pagamento internacional, disponíveis em 195 países e mais de 135 moedas.

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