Gestionar los pagos de los viajes en diferentes empleados, proveedores y regiones puede suponer un desafío. El problema principal es que muchos tipos de infraestructuras de pago sencillamente no se diseñaron para el flujo de trabajo específico de los viajes corporativos. Las soluciones de pago para viajes de empresa son la infraestructura financiera que las empresas usan para autorizar, asignar y conciliar los gastos cuando los empleados viajan por trabajo.

Se espera que el gasto global en viajes de empresa supere los 2 billones de dólares para 2029. A continuación, explicaremos cómo funcionan las soluciones de pago de viajes corporativos de principio a fin, qué desafíos se encuentran las empresas constantemente y qué buscar al evaluar las soluciones.

De un vistazo

• Las soluciones de pago de viajes corporativos conectan la autorización previa al viaje, la ejecución del pago durante el viaje y la conciliación posterior en un único flujo de trabajo.

• Las tarjetas virtuales, las cuentas de facturación centralizadas y las tarjetas de crédito corporativas sirven para diferentes partes de la combinación de gastos de viaje, y las empresas suelen depender de más de una.

• Evaluar las soluciones en función de la profundidad de la integración, la granularidad del control y la carga total de la conciliación ofrece una imagen más clara del ajuste en el mundo real que comparar las listas de funciones.

¿Qué son las soluciones de pago de viajes de empresa?

Las soluciones de pago de viajes de empresa son la infraestructura financiera que usan las empresas para gestionar los gastos de los viajes de trabajo de los empleados. La autorización, la ejecución y la conciliación deben realizarse entre personas de diferentes zonas geográficas, en varias divisas y con proveedores que no comparten un sistema de facturación común.

¿Cómo funcionan las soluciones de pago de viajes de empresa?

El flujo de pago de un viaje de empresa tiene tres fases diferenciadas: antes, durante y después del viaje. Cada fase tiene sus propios requisitos de datos y control, y el método de pago utilizado determina la cantidad de trabajo manual que el equipo financiero tendrá que realizar después.

A continuación, explicamos cómo funcionan los gastos de los viajes de empresa y de qué manera puede ayudar con cada fase una solución de pago asociada.

Antes del viaje

Los directores de finanzas o viajes establecen los parámetros de gastos. Esto puede suponer aprobar un itinerario a través de una empresa de gestión de viajes, establecer topes de dietas que se integran en una política de gastos o emitir una tarjeta virtual con un límite fijo vinculado a un viaje concreto. Las tarjetas virtuales pueden generarse con límites de gastos, restricciones de categorías de comerciantes y fechas de caducidad acordes con la duración del viaje.

Durante el viaje

Los empleados usan el método de pago que su empresa ha emitido: una tarjeta corporativa física, una tarjeta virtual cargada en un monedero digital o la facturación directa concertada con los proveedores de hoteles y aerolíneas. Cada transacción genera datos, como el importe, el proveedor, la categoría y la marca de tiempo. Las soluciones integradas capturan estos datos en tiempo real, lo que significa que el equipo de finanzas tiene visibilidad de los gastos de viaje a medida que se producen.

Después del viaje

La conciliación compara esas transacciones con los presupuestos aprobados, hace coincidir los recibos, señala las infracciones de las políticas y enruta todo a los centros de costes correctos. Si los datos de la tarjeta, el recibo y el informe de gastos están en tres sitios diferentes, alguien tiene que conectarlos manualmente. La infraestructura de pagos integrados elimina gran parte de esa carga al transferir datos estructurados de las transacciones directamente a los sistemas contables y de gastos.

¿A qué desafíos se enfrentan las empresas con los pagos de viajes corporativos?

La fricción en los pagos de viajes corporativos generalmente proviene de sistemas que no se diseñaron para comunicarse entre sí. Algunos problemas concretos aparecen constantemente:

• Datos de pago fragmentados: Los empleados pagan los viajes a través de tarjetas personales, tarjetas corporativas y cuentas de facturación directa. Consolidar esos datos en una vista única de los gastos de viaje requiere una plataforma que abarque las tres opciones o una conciliación manual sustancial.

• Reembolsos retrasados: Cuando los empleados pagan de su bolsillo y envían los informes de gastos de forma manual, los ciclos de reembolso pueden demorarse semanas. Eso supone un coste real para los empleados y los incentiva a buscar soluciones alternativas que puedan crear aún más trabajo de conciliación.

• Controles previos al viaje deficientes: Las tarjetas corporativas generales no aplican la política de viajes en el momento de la transacción. Eso recae la carga de aplicación sobre un flujo de trabajo de aprobación en lugar del pago en sí.

• Visibilidad limitada en tiempo real: Sin los datos de las transacciones en tiempo real, los equipos financieros no pueden hacer un seguimiento de los gastos de viaje comparándolos con el presupuesto hasta que termine el mes. Ese retraso crea exposición, especialmente en el caso de las empresas con programas de viaje amplios o frecuentes.

• Desafíos con varias entidades: Las empresas con filiales, equipos distribuidos o contratistas que viajan en nombre de varias unidades de negocio necesitan una infraestructura de pagos que pueda atribuir los gastos correctamente entre todas las entidades.

¿Qué métodos de pago funcionan mejor para los viajes de empresa?

La combinación adecuada de métodos de pago depende del grado de control que la empresa quiera aplicar en el punto de la transacción frente al flujo de trabajo de los gastos. A continuación, te mostramos una comparación de las opciones principales:

• Tarjetas virtuales: Tarjetas de un solo uso o de uso limitado generadas para viajes o proveedores específicos. Ofrecen los controles previos al viaje más estrictos (incluidos los límites de gastos, las restricciones del código de categoría del comerciante y las fechas de caducidad) y generan datos de transacciones limpios que se asocian directamente a los viajes aprobados. Normalmente son mejores para las reservas directas con aerolíneas, hoteles y empresas de alquiler de coches donde el proveedor y el importe se conocen de antemano.

• Tarjetas de crédito corporativas: Tarjetas físicas que llevan los viajeros frecuentes. Consolidan el gasto en un solo extracto, pero no aplican la política a nivel de transacción. Son más eficaces cuando se combinan con una plataforma de gestión de gastos que aplica reglas de política durante la conciliación.

• Cuentas de facturación centralizadas: Acuerdos de facturación directa con los principales proveedores de viajes (cuentas de aerolíneas, programas de hoteles y plataformas de transporte terrestre), en los que los cargos fluyen hacia una única factura en lugar de aparecer como transacciones de tarjetas individuales. Estas reducen los gastos del bolsillo de los empleados por completo, pero requieren que cada proveedor realice la configuración. Funcionan mejor para las categorías de gastos predecibles y de gran volumen.

El reembolso de los gastos también sigue siendo frecuente, sobre todo en el caso de los imprevistos. Traslada la carga de flujo de caja a los empleados y crea gastos de conciliación, pero es casi inevitable en categorías de gastos en las que no resulta práctico usar tarjetas preemitidas ni realizar facturaciones directas.

¿Cómo gestionan las transacciones transfronterizas las soluciones de pago de viajes corporativos?

Los viajes internacionales añaden retos que la infraestructura de pagos nacional no suele poder gestionar con facilidad. Los problemas principales son el cambio de divisas, las comisiones transfronterizas, la aceptación de pagos locales y el pago a proveedores internacionales.

Conversión de divisas

Cuando un empleado paga en una divisa extranjera con una tarjeta, el tipo de cambio aplicado por la red de la tarjeta suele incluir un recargo. Algunas soluciones de pago de viajes ofrecen visibilidad del tipo de cambio en tiempo real para que los equipos financieros puedan ver el coste real de los viajes internacionales en la divisa base de la empresa.

Aceptación de pagos locales

En algunos mercados, las tarjetas extranjeras se rechazan con más frecuencia, ya sea por las normas de prevención de fraude o porque la infraestructura de pagos local no admite las tarjetas que llevan los empleados. Los monederos digitales han ayudado, pero, en ocasiones, los empleados siguen necesitando métodos de pago locales que un programa de tarjeta corporativa estándar no proporciona. Las tarjetas virtuales denominadas en divisas locales suelen ser la mejor solución para los mercados de gran volumen, aunque requieren una infraestructura de pagos que permita la emisión de tarjetas con varias divisas.

Pagos internacionales a proveedores

Para liquidar una factura con el organizador de un congreso internacional o pagar a un hotel en el extranjero directamente, se necesita una infraestructura de pagos que procese transferencias bancarias internacionales o pagos con tarjetas transfronterizos. Es necesario que esa capacidad se integre en el flujo de trabajo de los viajes, en lugar de ejecutarse como un proceso de cuentas por pagar independiente.

¿Cómo deben evaluar las empresas las soluciones de pago de viajes corporativos?

Los criterios de evaluación que importan son la profundidad de la integración, la granularidad del control, la cobertura global y la carga total de la conciliación. A continuación, explicamos por qué importa cada nivel y cómo evaluarlo:

• Profundidad de integración: Esto determina cuánto trabajo manual asume tu equipo financiero. Una solución de pago que pasa datos de transacciones estructurados directamente a tu sistema contable elimina un paso de conciliación. Pregunta a los proveedores específicamente cómo se mueven los datos de las transacciones entre la capa de pagos y tu plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP) o contabilidad. Pregunta cómo funciona la integración y qué campos de datos se transfieren automáticamente.

• Granularidad del control: Esto te indica cómo la solución te permite aplicar la política a nivel de pago. ¿Puedes restringir una tarjeta virtual a una empresa específica, establecer un límite de gasto diario que se restablezca automáticamente o bloquear ciertos códigos de categoría de comerciante? Cuanto más control puedas aplicar en la autorización, menos trabajo de aplicación de políticas terminará en tu flujo de trabajo de aprobación de gastos.

• Cobertura global: Esto importa si tienes empleados que viajan a nivel internacional. Comprueba qué divisas admite la solución tanto para el gasto con tarjeta como para los pagos a proveedores, cuáles son los costes de cambio de divisas y si la solución tiene la cobertura de red necesaria para procesar las transacciones de forma fiable en los mercados a los que viajan tus empleados.

• Carga de conciliación total: ¿Cómo gestiona la solución los recibos? ¿Qué sucede cuando una transacción no coincide con un viaje aprobado? ¿Cómo gestiona el fraccionamiento de costes en varios centros de costes? Una solución que automatiza la conciliación pero dificulta la autorización solo está trasladando la carga.

Stripe admite estos requisitos de forma directa. La infraestructura de pagos de Stripe procesa transacciones en más de 135 divisas, lo cual es importante para las empresas con empleados que viajan a varias regiones. Stripe Issuing permite a las empresas crear tarjetas virtuales con controles de gastos configurables, restricciones de categoría de comerciante y datos de transacciones en tiempo real que se asignan directamente a los requisitos de autorización previa al viaje y visibilidad durante el viaje de los programas de viajes corporativos.

Las empresas que buscan una infraestructura de pagos sobre la que puedan desarrollar en lugar de un producto fijo al que adaptarse pueden usar la arquitectura de Stripe, que está diseñada para interfaces de programación de aplicaciones (API), para conectar las capas de autorización, ejecución y conciliación en un solo flujo de trabajo.

Cómo puede ayudarte Stripe Payments

Stripe Payments proporciona una solución de pagos unificada y global que ayuda a cualquier empresa —desde startups en expansión hasta empresas globales— a aceptar pagos en línea, en persona y en todo el mundo.

Stripe Payments puede ayudarte a:

• Optimizar tu experiencia de proceso de compra: crea una experiencia de cliente fluida y ahorra miles de horas de desarrollo con interfaces para pagar prediseñadas, acceso a más de 125 métodos de pago y Link, un monedero creado por Stripe.

• Expandirte a nuevos mercados más rápido: llega a clientes de todo el mundo y simplifica la gestión de los tipos de intercambio gracias a las opciones para pagar internacionales, que admiten 195 países y más de 135 divisas.

• Unificar los pagos en línea y en persona: crea una experiencia de comercio unificado entre tus canales en línea y presenciales para personalizar la relación con tus clientes, fomentar su fidelidad y aumentar tus ingresos.

• Mejorar el rendimiento de tus pagos: aumenta tus ingresos con herramientas para pagar configurables y fáciles de implementar, que incluyen soluciones sin programación de protección antifraude y funciones avanzadas para mejorar las tasas de autorización.

• Muévete más rápido con una plataforma flexible y fiable para el crecimiento: construye sobre una plataforma diseñada para escalar contigo, con un tiempo de actividad del 99,999 % y una fiabilidad líder en el sector.

Obtén más información sobre cómo Stripe Payments puede impulsar tus pagos en línea y en persona, o empieza hoy mismo.