Att hantera resebetalningar över anställda, leverantörer och geografiska platser kan vara en utmaning. Kärnproblemet är att många typer av betalinfrastruktur helt enkelt inte utformades för det specifika arbetsflödet för affärsresor. Lösningar för företagets resebetalningar är den finansiella infrastruktur företag använder för att auktorisera, allokera och avstämma utgifter när anställda reser i arbetet.

Globala utgifter för affärsresor förväntas överstiga 2 biljoner USD år 2029. Nedan förklarar vi hur lösningar för företagets resebetalningar fungerar från början till slut, vilka utmaningar företag ständigt stöter på och vad man ska titta efter när man utvärderar lösningar.

Viktiga lärdomar

• Lösningar för företagets resebetalningar kopplar ihop auktorisering före resan, exekvering av betalning under resan och avstämning efter resan i ett enda arbetsflöde.

• Virtuella kort, centraliserade faktureringskonton och företagskort (betalkort) tjänar olika delar av reseutgiftsmixen och företag förlitar sig ofta på mer än en.

• Att utvärdera lösningar utifrån integrationsdjup, kontrollgranularitet och den totala avstämningsbördan ger en tydligare bild av hur väl den passar in i verkligheten än att jämföra funktionslistor.

Vad är lösningar för företagets resebetalningar?

Lösningar för företagets resebetalningar är den finansiella infrastruktur företag använder för att hantera anställdas utgifter för arbetsresor. Auktorisering, exekvering och avstämning måste ske över människor på olika geografiska platser, i flera valutor och hos leverantörer som inte delar ett gemensamt faktureringssystem.

Hur fungerar betalningslösningar för affärsresor?

Betalningsflödet för en affärsresa har tre distinkta faser: före, under och efter resan. Varje fas har sina egna krav på data och kontroll, och betalningsmetoden som används rakt igenom formar hur mycket manuellt arbete ditt finansteam måste göra senare.

Här är hur utgifter för affärsresor fungerar och hur en associerad betalningslösning kan hjälpa till i varje fas.

Före resan

Finansansvariga eller reseansvariga ställer in parametrar för utgifter. Detta kan innebära att godkänna en resplan via en resebyrå (TMC), fastställa traktamentestak som flödar in i en resepolicy eller utfärda ett virtuellt kort med en fast gräns som är knuten till en specifik resa. Virtuella kort kan genereras med utgiftsgränser, begränsningar för handlarkategorier och utgångsdatum som matchar resans längd.

Under resan

Anställda använder den betalningsmetod deras företag har utfärdat: ett fysiskt företagskort, ett virtuellt kort laddat i en e-plånbok eller direktfakturering som arrangerats med hotell- och flygbolagsleverantörer. Varje transaktion genererar data, såsom belopp, leverantör, kategori och tidsstämpel. Integrerade lösningar samlar in denna data i realtid, vilket innebär att finansavdelningen har insyn i reseutgifterna i takt med att de sker.

Efter resan

Avstämning jämför dessa transaktioner mot godkända budgetar, matchar kvitton, flaggar policyöverträdelser och dirigerar allting till rätt kostnadsställen. Om kortdatan, kvittot och utgiftsrapporten finns på tre olika platser måste någon ansluta dem manuellt. Infrastruktur för integrerade betalningar eliminerar mycket av den bördan genom att skicka strukturerad transaktionsdata direkt till utgifts- och bokföringssystem.

Vilka utmaningar möter företag med resebetalningar för företag?

Friktionen i resebetalningar för företag kommer vanligtvis från system som inte designades för att prata med varandra. Några specifika problem dyker konsekvent upp:

• Fragmenterad betalningsdata: Anställda betalar för resor via personliga kort, företagskort och konton för direktfakturering. Att konsolidera den datan till en enda vy över reseutgifter kräver antingen en plattform som täcker alla tre, eller betydande manuell avstämning.

• Försenade ersättningar: När anställda betalar ur egen ficka och skickar in utgiftsrapporter manuellt, kan ersättningscyklerna sträcka sig över flera veckor. Det är en verklig kostnad för anställda och ger dem incitament till att hitta lösningar som kan skapa ännu mer avstämningsarbete.

• Svaga kontroller före resan: Vanliga företagskort genomdriver inte resepolicyn vid transaktionstillfället. Det lägger bördan av policygenomdrivande på ett godkännandearbetsflöde istället för på själva betalningen.

• Begränsad insyn i realtid: Utan live-transaktionsdata kan finansteam inte spåra reseutgifter mot budgeten förrän månaden stängs. Den fördröjningen skapar exponering, i synnerhet för företag med stora eller frekventa reseprogram.

• Utmaningar med flera enheter: Företag med dotterbolag, distribuerade team eller entreprenörer som reser på uppdrag av flera affärsenheter behöver betalinfrastruktur som kan tillskriva utgifter korrekt över de olika enheterna.

Vilka betalningsmetoder fungerar bäst för affärsresor?

Rätt mix av betalningsmetoder beror på hur mycket kontroll företaget vill utöva vid transaktionstillfället i motsats till i arbetsflödet för utgifter. Så här jämförs de huvudsakliga alternativen:

• Virtuella kort: Engångskort eller kort med begränsad användning som genereras för specifika resor eller leverantörer. De erbjuder de striktaste kontrollerna före resan (inklusive utgiftsgränser, begränsningar för handlarkategorikoder och utgångsdatum) och genererar ren transaktionsdata som mappar direkt mot godkända resor. De är vanligtvis bäst för direktbokningar hos flygbolag, hotell och hyrbilsföretag där leverantör och belopp är kända i förväg.

• Företagskort (betalkort): Fysiska kort som bärs av personer som reser ofta. De konsoliderar utgifter till ett enda kontoutdrag, men de genomdriver inte policyn på transaktionsnivå. Dessa är mer effektiva när de paras ihop med en plattform för utgiftshantering som tillämpar policyregler under avstämningen.

• Centraliserade faktureringskonton: Direktfaktureringsavtal med större reseleverantörer (flygbolagskonton, hotellprogram och plattformar för marktransport), där debiteringar flyter in till en enda faktura istället för att visas som enskilda korttransaktioner. Dessa minskar anställdas egna utlägg helt, men kräver uppsättning leverantör för leverantör. De fungerar bäst för utgiftskategorier med hög volym och förutsägbarhet.

Ersättning av egna utlägg är också fortfarande vanligt, särskilt för oförutsedda utgifter. Det flyttar bördan gällande kassaflödet till de anställda och skapar en administrativ börda för avstämning, men det är i stort sett oundvikligt för utgiftskategorier där förutgivna kort eller direktfakturering inte är praktiskt möjligt.

Hur hanterar lösningar för företagets resebetalningar gränsöverskridande transaktioner?

Internationella resor tillför utmaningar som inhemsk betalinfrastruktur ofta inte hanterar så enkelt. Kärnproblemen är valutaväxling, gränsöverskridande avgifter, lokal betalningsacceptans och internationella leverantörsbetalningar.

Valutaväxling

När en anställd betalar i en utländsk valuta på ett kort har växelkursen som tillämpas av kortnätverket vanligtvis ett påslag. Vissa lösningar för resebetalningar erbjuder insyn i valutakurser i realtid, så att finansteamen kan se den sanna kostnaden för internationella resor i företagets basvaluta.

Lokal betalningsacceptans

På vissa marknader nekas utländska kort oftare, antingen på grund av regler för bedrägeribekämpning eller för att den lokala betalinfrastrukturen inte stöder de kort som anställda bär med sig. E-plånböcker har hjälpt, men anställda behöver ändå emellanåt lokala betalningsmetoder som ett standardprogram för företagskort inte erbjuder. Virtuella kort denominerade i lokala valutor är vanligtvis en bättre lösning för högvolymsmarknader, fastän de kräver en betalinfrastruktur som stöder kortutfärdande i flera valutor.

Internationella leverantörsbetalningar

Att reglera en faktura hos en arrangör av en internationell konferens eller att betala ett utländskt hotell direkt kräver betalinfrastruktur som hanterar internationella banköverföringar eller gränsöverskridande kortbetalningar. Den funktionen behöver integreras i researbetsflödet istället för att köras som en separat process för leverantörsskulder.

Hur bör företag utvärdera lösningar för företagets resebetalningar?

De utvärderingskriterier som spelar roll är integrationsdjup, kontrollgranularitet, global täckning och den totala bördan av avstämningen. Här är varför varje lager spelar roll och hur det kan bedömas:

• Integrationsdjup: Detta avgör hur mycket manuellt arbete din finansavdelning måste absorbera. En betalningslösning som skickar strukturerad transaktionsdata direkt till ditt bokföringssystem eliminerar ett avstämningssteg. Fråga leverantörer specifikt hur transaktionsdata flyttas mellan betalningslagret och er plattform för affärssystem (ERP) eller bokföring. Fråga hur integrationen fungerar och vilka datafält som överförs automatiskt.

• Kontrollgranularitet: Detta visar hur lösningen låter dig genomdriva policyer på betalningsnivå. Kan du begränsa ett virtuellt kort till ett specifikt företag, ställa in en daglig utgiftsgräns som nollställs automatiskt eller blockera vissa handlarkategorikoder? Ju mer kontroll du kan genomdriva vid auktoriseringen, desto mindre arbete med policygenomdrivande hamnar i ditt godkännandearbetsflöde för utgifter.

• Global täckning: Detta är viktigt om du har anställda som reser internationellt. Kontrollera vilka valutor lösningen stödjer för både kortutgifter och leverantörsbetalningar, vad kostnaderna för valutaväxling är, och om lösningen har nätverkstäckningen för att behandla transaktioner på ett tillförlitligt sätt på de marknader där dina anställda reser.

• Total avstämningsbörda: Hur hanterar lösningen kvitton? Vad händer när en transaktion inte matchar en godkänd resa? Hur hanterar den uppdelade kostnader mellan flera kostnadsställen? En lösning som automatiserar avstämning men gör auktorisering svårare förskjuter bara bördan.

Stripe stödjer dessa krav direkt. Stripes betalinfrastruktur hanterar transaktioner i fler än 135 valutor, vilket spelar roll för företag med anställda som reser i flera regioner. Stripe Issuing låter företag skapa virtuella kort med konfigurerbara utgiftskontroller, begränsningar för handlarkategorier och transaktionsdata i realtid som mappar direkt mot kraven på auktorisering före resan och synlighet under resan för företagsreseprogram.

Företag som vill ha betalinfrastruktur som de kan bygga på snarare än en fast produkt att arbeta runt kan använda Stripes arkitektur, som är byggd för API:er (application programming interfaces), för att ansluta lagren för auktorisering, exekvering och avstämning i ett enda arbetsflöde.

Så kan Stripe Payments hjälpa till

Stripe Payments erbjuder en enhetlig, global betalningslösning som hjälper alla företag – från växande startupföretag till globala företag – att ta emot betalningar online, fysiskt och runt om i världen.

Det här kan Stripe Payments hjälpa till med:

• Optimera kassaupplevelsen: Skapa en friktionsfri kundupplevelse och spara tusentals arbetstimmar med färdiga betalningsgränssnitt, tillgång till över 125 betalningsmetoder och Link, en plånbok skapad av Stripe.

• Expandera till nya marknader snabbare: Nå kunder över hela världen och minska komplexiteten och kostnaderna för hantering av flera valutor med gränsöverskridande betalningsalternativ, tillgängliga i 195 länder och för över 135 valutor.

• Göra betalningar både fysiskt och online till en enhetlig upplevelse: Bygg en enhetlig köpupplevelse i digitala och fysiska kanaler för att personanpassa interaktioner, belöna lojalitet och öka intäkterna.

• Förbättrad betalningsprestanda: Öka intäkterna med en rad anpassningsbara, lättkonfigurerade betalningsverktyg, inklusive kodfritt skydd mot bedrägeri och avancerade funktioner för att förbättra auktoriseringstiderna.

• Snabbare utveckling med en flexibel och pålitlig plattform för tillväxt: Bygg vidare på en plattform som är utformad för att skala upp med dig, med historisk upptid på 99,999 % och branschledande tillförlitlighet.

Läs mer om hur Stripe Payments kan driva dina online- och fysiska betalningar, eller börja i dag.