La gestion des paiements de voyage à travers les employés, les fournisseurs et les zones géographiques peut représenter un défi. Le problème principal est que de nombreux types d'infrastructures de paiement n'ont tout simplement pas été conçus pour le flux de travail spécifique des voyages d'affaires. Les solutions de paiement pour les voyages d'affaires sont l'infrastructure financière que les entreprises utilisent pour autoriser, allouer et rapprocher les dépenses lorsque les employés voyagent pour le travail.

Les dépenses mondiales liées aux voyages d'affaires devraient dépasser 2 000 milliards de dollars d'ici 2029. Ci-dessous, nous expliquerons le fonctionnement des solutions de paiement pour les voyages d'entreprise de bout en bout, les défis que les entreprises rencontrent constamment et ce qu'il faut rechercher lors de l'évaluation des solutions.

Points clés à retenir

• Les solutions de paiement pour les voyages d'entreprise relient l'autorisation préalable au voyage, l'exécution des paiements pendant le voyage et le rapprochement post-voyage dans un flux de travail unique.

• Les cartes virtuelles, les comptes de facturation centralisés et les cartes de crédit d'entreprise servent chacun différentes parties de la composition des dépenses de voyage, et les entreprises comptent souvent sur plus d'un type.

• L'évaluation des solutions en fonction de la profondeur de l'intégration, de la granularité du contrôle et de la charge de rapprochement globale donne une image plus claire de l'adéquation au monde réel que la comparaison des listes de fonctionnalités.

Que sont les solutions de paiement pour les voyages d'affaires?

Les solutions de paiement pour les voyages d'affaires sont l'infrastructure financière que les entreprises utilisent pour gérer les dépenses de voyage professionnel des employés. L'autorisation, l'exécution et le rapprochement doivent se faire entre des personnes de différentes zones géographiques, dans plusieurs devises et auprès de fournisseurs qui ne partagent pas un système de facturation commun.

Comment les solutions de paiement pour les voyages d'affaires fonctionnent-elles?

Le processus de paiement pour un voyage d'affaires comporte trois phases distinctes : avant, pendant et après le voyage. Chaque phase a ses propres exigences en matière de données et de contrôle, et le mode de paiement utilisé tout au long du processus détermine la quantité de travail manuel que votre équipe des finances devra effectuer par la suite.

Voici comment les dépenses de voyage d'affaires fonctionnent et comment une solution de paiement associée peut vous aider pour chaque phase.

Avant le voyage

L'équipe des finances ou les gestionnaires de voyages fixent des paramètres de dépenses. Cela peut signifier l'approbation d'un itinéraire par l'intermédiaire d'une société de gestion de voyages, l'établissement de plafonds d'indemnités journalières qui s'intègrent dans une politique de dépenses, ou l'émission d'une carte virtuelle avec une limite fixe liée à un voyage spécifique. Les cartes virtuelles peuvent être générées avec des limites de dépenses, des restrictions de catégorie de marchand et des dates d'expiration qui correspondent à la durée du voyage.

Pendant le voyage

Les employés utilisent le mode de paiement que leur entreprise a émis : une carte d'entreprise physique, une carte virtuelle chargée dans un portefeuille numérique, ou une facturation directe organisée avec les fournisseurs d'hôtels et de compagnies aériennes. Chaque transaction génère des données, telles que le montant, le fournisseur, la catégorie et l'horodatage. Les solutions intégrées saisissent ces données en temps réel, ce qui signifie que le service des finances a une visibilité sur les dépenses de voyage au moment où elles se produisent.

Après le voyage

Le rapprochement compare ces transactions aux budgets approuvés, fait correspondre les reçus, signale les violations de politique et achemine le tout vers les bons centres de coûts. Si les données de la carte, le reçu et le relevé de dépenses se trouvent à trois endroits différents, quelqu'un doit les lier manuellement. L'infrastructure de paiements intégrés élimine une grande partie de ce fardeau en transmettant des données de transaction structurées directement aux systèmes de dépenses et de comptabilité.

Quels sont les défis auxquels les entreprises sont confrontées en matière de paiements de voyages d'entreprise?

La friction dans les paiements de voyages d'entreprise provient généralement de systèmes qui n'ont pas été conçus pour communiquer entre eux. Quelques problèmes spécifiques apparaissent de manière récurrente :

• Données de paiement fragmentées : Les employés paient leurs voyages à l'aide de cartes personnelles, de cartes d'entreprise et de comptes de facturation directe. La consolidation de ces données en une seule vue des dépenses de voyage nécessite soit une plateforme qui couvre les trois, soit un rapprochement manuel important.

• Retards de remboursement : Lorsque les employés paient de leur poche et soumettent des relevés de dépenses manuellement, les cycles de remboursement peuvent s'étendre sur des semaines. Il s'agit d'un coût réel pour les employés et cela les incite à trouver des solutions de contournement qui peuvent créer encore plus de travail de rapprochement.

• Faibles contrôles préalables au voyage : Les cartes d'entreprise générales n'appliquent pas la politique de voyage au moment de la transaction. Cela fait peser le fardeau de l'application sur un flux de travail d'approbation plutôt que sur le paiement lui-même.

• Visibilité en temps réel limitée : Sans données de transaction en direct, les équipes des finances ne peuvent pas faire le suivi des dépenses de voyage par rapport au budget avant la clôture du mois. Ce retard crée une exposition, en particulier pour les entreprises ayant des programmes de voyage importants ou fréquents.

• Défis liés aux entités multiples : Les entreprises ayant des filiales, des équipes réparties ou des sous-traitants qui voyagent pour le compte de plusieurs unités commerciales ont besoin d'une infrastructure de paiement capable d'attribuer correctement les dépenses à travers les entités.

Quels sont les modes de paiement les plus appropriés pour les voyages d'affaires?

La combinaison appropriée de modes de paiement dépend du degré de contrôle que l'entreprise souhaite exercer au moment de la transaction par rapport au flux de travail des dépenses. Voici comment les principales options se comparent :

• Cartes virtuelles : Cartes à usage unique ou limité générées pour des voyages ou des fournisseurs spécifiques. Elles offrent les contrôles préalables au voyage les plus stricts (y compris les limites de dépenses, les restrictions de code de catégorie de marchand et les dates d'expiration) et génèrent des données de transaction propres qui correspondent directement aux voyages approuvés. Elles conviennent généralement mieux aux réservations directes auprès des compagnies aériennes, des hôtels et des sociétés de location de voitures, où le fournisseur et le montant sont connus à l'avance.

• Cartes de crédit d'entreprise : Cartes physiques portées par les grands voyageurs. Elles consolident les dépenses sur un seul relevé, mais ne font pas appliquer la politique au niveau de la transaction. Ces cartes sont plus efficaces lorsqu'elles sont associées à une plateforme de gestion des dépenses qui applique des règles de politique pendant le rapprochement.

• Comptes de facturation centralisés : Accords de facturation directe avec les principaux fournisseurs de voyages (comptes de compagnies aériennes, programmes hôteliers et plateformes de transport terrestre), où les frais sont imputés à une seule facture plutôt que d'apparaître sous forme de transactions par carte individuelles. Ces comptes réduisent entièrement les dépenses personnelles des employés, mais nécessitent une configuration fournisseur par fournisseur. Ils conviennent mieux aux catégories de dépenses à volume élevé et prévisibles.

Les remboursements des frais directs sont encore fréquents, en particulier pour les dépenses accessoires. Cela transfère la charge des flux de trésorerie aux employés et crée des frais généraux de rapprochement, mais c'est pratiquement inévitable pour les catégories de dépenses où les cartes préémises ou la facturation directe ne sont pas pratiques.

Comment les solutions de paiement pour les voyages d'entreprise gèrent-elles les transactions transfrontalières?

Les voyages internationaux posent des défis que l'infrastructure de paiement nationale ne peut souvent pas relever facilement. Les principaux enjeux sont la conversion de devises, les frais transfrontaliers, l'acceptation des paiements locaux et les paiements aux fournisseurs internationaux.

Conversion de devises

Lorsqu'un employé paie en devise étrangère avec une carte, le taux de change appliqué par le réseau de cartes comporte généralement une majoration. Certaines solutions de paiement pour les voyages offrent une visibilité en temps réel des taux de change, ce qui permet aux équipes des finances de voir le coût réel des voyages internationaux dans la devise de base de l'entreprise.

Acceptation des paiements locaux

Dans certains marchés, les cartes étrangères sont refusées plus souvent, soit en raison de règles de prévention de la fraude, soit parce que l'infrastructure de paiement locale ne prend pas en charge les cartes que les employés portent. Les portefeuilles numériques ont aidé, mais les employés ont parfois besoin de modes de paiement locaux qu'un programme de cartes d'entreprise standard ne fournit pas. Les cartes virtuelles libellées dans les devises locales constituent généralement une meilleure solution pour les marchés à volume élevé, bien qu'elles nécessitent une infrastructure de paiement qui prend en charge l'émission de cartes multidevises.

Paiements aux fournisseurs internationaux

Le règlement d'une facture auprès d'un organisateur de conférence international ou le paiement direct d'un hôtel étranger nécessite une infrastructure de paiement qui gère les transferts bancaires internationaux ou les paiements par carte transfrontaliers. Cette fonction doit être intégrée au flux de travail du voyage plutôt que d'être exécutée comme un processus distinct des comptes créditeurs.

Comment les entreprises doivent-elles évaluer les solutions de paiement pour les voyages d'affaires?

Les critères d'évaluation qui comptent sont la profondeur de l'intégration, la granularité du contrôle, la couverture mondiale et la charge de rapprochement globale. Voici pourquoi chaque niveau est important et comment l'évaluer :

• Profondeur de l'intégration : Elle détermine la quantité de travail manuel que votre équipe des finances absorbe. Une solution de paiement qui transmet directement les données de transaction structurées à votre système comptable élimine une étape de rapprochement. Demandez aux fournisseurs comment les données de transaction se déplacent entre la couche de paiement et votre plateforme de planification des ressources de l'entreprise (PRE) ou de comptabilité. Demandez comment fonctionne l'intégration et quels champs de données se transfèrent automatiquement.

• Granularité du contrôle : Elle vous indique comment la solution vous permet de faire appliquer la politique au niveau du paiement. Pouvez-vous restreindre une carte virtuelle à une entreprise spécifique, fixer une limite de dépenses quotidienne qui se réinitialise automatiquement ou bloquer certains codes de catégorie de marchand? Plus vous pouvez exercer de contrôle au moment de l'autorisation, moins il y a de travail d'application de la politique dans votre flux de travail d'approbation des dépenses.

• Couverture mondiale : C'est important si vous avez des employés qui voyagent à l'étranger. Vérifiez quelles devises la solution prend en charge pour les dépenses par carte et les paiements des fournisseurs, quels sont les coûts de change et si la solution a la couverture réseau pour traiter les transactions de manière fiable dans les marchés où vos employés voyagent.

• Charge de rapprochement globale : Comment la solution gère-elle les reçus? Que se passe-t-il lorsqu'une transaction ne correspond pas à un voyage approuvé? Comment gère-t-elle les coûts partagés entre plusieurs centres de coûts? Une solution qui automatise le rapprochement, mais rend l'autorisation plus difficile ne fait que déplacer le fardeau.

Stripe prend en charge ces exigences directement. L'infrastructure de paiement de Stripe gère les transactions dans plus de 135 devises, ce qui est important pour les entreprises dont les employés voyagent dans plusieurs régions. Stripe Issuing permet aux entreprises de créer des cartes virtuelles avec des contrôles de dépenses configurables, des restrictions de catégorie de marchand et des données de transaction en temps réel qui correspondent directement aux exigences d'autorisation préalable au voyage et de visibilité pendant le voyage des programmes de voyage d'entreprise.

Les entreprises qui veulent une infrastructure de paiement sur laquelle elles peuvent s'appuyer plutôt qu'un produit fixe qu'elles doivent contourner peuvent utiliser l'architecture de Stripe, qui est conçue pour les interfaces de programmation d'applications (API), afin de connecter les couches d'autorisation, d'exécution et de rapprochement dans un flux de travail unique.

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