跨越员工、供应商和地区管理差旅支付可能是一项挑战。核心问题在于，许多类型的支付基础设施并非专为企业差旅的特定工作流而设计。企业差旅支付解决方案是商家在员工出差时用来授权、分配和对账支出的金融基础设施。

预计到 2029 年，全球企业差旅支出将超过 2 万亿美元。下面，我们将从头到尾解释企业差旅支付解决方案的工作原理、商家经常遇到的挑战，以及在评估解决方案时应关注的内容。

要点

• 企业差旅支付解决方案在一个工作流中关联出行前授权、出行中支付执行和出行后对账。

• 虚拟卡、集中计费账户和公司签账卡各自服务于差旅支出组合的不同部分，并且商家通常依赖不止一种。

• 评估解决方案的集成深度、控制精细度和总体对账负担，比比较特性列表更能清晰地了解其实际契合度。

什么是企业差旅支付解决方案？

企业差旅支付解决方案是商家用来管理员工出差支出的金融基础设施。授权、执行和对账需要跨越处于不同地理位置、使用多种货币以及不共享通用计费系统的供应商的人员进行。

企业差旅支付解决方案如何运作？

出差的支付流程分为三个截然不同的阶段：出行前、出行中和出行后。每个阶段都有自己的数据和控制要求，而整个过程中使用的支付方式决定了您的财务团队以后必须做多少手动工作。

以下是企业差旅支出的运作方式，以及相关的支付解决方案如何在各个阶段提供帮助。

出行前

财务或差旅经理设置支出参数。这可能意味着通过差旅管理公司批准行程，建立纳入费用政策的每日上限，或者发行一张具有与特定行程相关的固定限额的虚拟卡。可以生成带有符合行程持续时间的支出限额、商家类别限制和有效期的虚拟卡。

出行中

员工使用其公司发行的支付方式：实体公司卡、加载到数字钱包中的虚拟卡，或是与酒店和航空公司供应商安排的直接计费。每笔交易都会生成数据，例如金额、供应商、类别和时间戳。集成的解决方案实时捕获这些数据，这意味着财务部门可以随时了解发生的差旅支出。

出行后

对账会将这些交易与批准的预算进行对比，匹配收据，标记违规政策的行为，并将所有内容发送到正确的成本中心。如果银行卡数据、收据和费用报告位于三个不同的地方，则必须有人手动关联它们。集成的支付基础设施通过将结构化的交易数据直接传递到费用和会计系统，消除了很大一部分负担。

商家在处理企业差旅支付时面临哪些挑战？

企业差旅支付中的摩擦通常来自那些设计上就不能相互通信的系统。几个特定问题会不断出现：

• 分散的支付数据： 员工使用个人银行卡、公司卡和直接计费账户支付差旅费用。将这些数据整合到差旅支出的单一视图中，需要一个涵盖这三者的平台或大量的手动对账工作。

• 延迟的报销： 当员工自付支出并手动提交费用报告时，报销周期可能会长达数周。这对员工来说是实实在在的成本，并会促使他们寻找可能导致更多对账工作的变通方法。

• 薄弱的出行前控制： 一般的公司卡在交易时不执行差旅政策。这会将执行负担推给审批工作流，而不是支付本身。

• 有限的实时可见性： 如果没有实时交易数据，财务团队要等到月底结账时才能根据预算跟踪差旅支出。这种延迟会带来风险暴露，特别是对于拥有庞大或频繁差旅计划的公司而言。

• 多实体挑战： 拥有子公司、分布式团队或代表多个业务部门出差的承包商的公司需要能够跨实体正确归属支出的支付基础设施。

哪些支付方式最适合企业差旅？

合适的支付方式组合取决于公司希望在交易节点与在费用工作流中执行多大程度的控制。以下是主要选项的比较：

• 虚拟卡： 为特定行程或供应商生成的单次或有限次数使用的卡。它们提供最严格的出行前控制（包括支出限额、商家类别代码限制和有效期），并生成直接映射到已批准行程的清晰交易数据。它们通常最适合在事先知道供应商和金额的情况下直接向航空公司、酒店和租车公司进行预订。

• 公司签账卡： 频繁出差人员携带的实体卡。它们将支出合并到一份对账单上，但不执行交易层面的政策。当与在对账期间应用政策规则的费用管理平台结合使用时，它们会更有效。

• 集中计费账户： 与主要差旅供应商（航空公司账户、酒店计划和地面交通平台）直接进行的计费安排，其中扣款汇入单一账单，而不是作为单独的银行卡交易出现。这完全减少了员工的自付支出，但需要逐个供应商进行设置。它们最适合高交易量、可预测的支出类别。

员工自付报销也很常见，特别是对于杂项费用。它将现金流负担转移给了员工并产生了对账开销，但对于无法实际使用预发卡或直接计费的支出类别，它几乎是不可避免的。

企业差旅支付解决方案如何处理跨境交易？

国际旅行增加了国内支付基础设施通常难以轻松应对的挑战。核心问题在于货币兑换、跨境费用、本地支付受理以及国际供应商支付。

货币兑换

当员工使用银行卡以外币支付时，卡组织采用的汇率通常会含有加价。一些差旅支付解决方案提供实时外汇汇率可见性，以便财务团队可以以公司的基础货币查看国际旅行的真实成本。

本地支付受理

在某些市场中，外国银行卡被拒的情况更为频繁，这可能是由于欺诈防范规则，或者是由于当地的支付基础设施不支持员工携带的银行卡。数字钱包起到了一定帮助，但员工偶尔仍然需要标准公司卡计划未提供的本地支付方式。以当地货币计价的虚拟卡通常是适用于高交易量市场的更好解决方案，尽管它们需要支持多货币发卡的支付基础设施。

国际供应商付款

与国际会议组织者结算账单或直接向外国酒店付款，需要能够处理国际银行转账或跨境银行卡支付的支付基础设施。这项功能需要集成到差旅工作流中，而不是作为单独的应付账款流程运行。

商家应如何评估企业差旅支付解决方案？

关键的评估标准包括集成深度、控制精细度、全球覆盖范围以及总体对账负担。以下是各个层面为何重要以及如何进行评估：

• 集成深度： 这决定了您的财务团队需要承担多少手动工作。将结构化交易数据直接传递到您的会计系统的支付解决方案可以省去一个对账步骤。请具体询问供应商交易数据在支付层和您的企业资源规划 (ERP) 或会计平台之间如何流动。询问集成如何运作以及哪些数据字段会自动传输。

• 控制精细度： 这表明该解决方案如何让您在支付层面执行政策。您能否将虚拟卡限制用于特定商家，设置自动重置的每日支出限额，或屏蔽某些商家类别代码？您在授权时能够执行的控制越多，最终落在您的费用审批工作流中的政策执行工作就越少。

• 全球覆盖范围： 如果您有员工到国外出差，这一点就很重要。请检查该解决方案在银行卡支出和供应商付款方面支持哪些货币、外汇成本是多少，以及该解决方案是否具有能够在您的员工出差的市场中可靠处理交易的卡组织覆盖范围。

• 总体对账负担： 该解决方案如何处理收据？当交易与已批准的行程不符时会怎样？它如何处理跨多个成本中心的成本分摊？能够实现对账自动化却使授权变得更困难的解决方案只是在转移负担。

Stripe 直接支持这些要求。Stripe 的支付基础设施可以处理超过 135 种货币的交易，这对有员工跨越多个地区出差的公司来说非常重要。Stripe Issuing 允许商家创建具有可配置的支出控制、商家类别限制以及实时交易数据的虚拟卡，这些数据直接映射到企业差旅计划的出行前授权和出行中可见性要求上。

如果商家想要可以构建基础架构而非固定的产品来使用，则可以使用 Stripe 基于应用程序编程接口 (API) 构建的架构，在一个一体化工作流中关联授权、执行和对账层。

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