歯科医院では、それぞれ患者の満足度を維持し、請求書が期限内に支払われるようにするための、強力な請求プロセスが必要です。保険を処理し、コードの誤りを回避し、患者の支払いをできるだけシンプルにする必要があります。

アメリカの歯科サービス市場は 2023 年に 1,922 億 2,000 万ドルと評価されており、請求手続きと支払い手続きは業界の成功において大きな役割を果たしています。以下では、歯科医の請求の仕組み、支払いを遅らせる原因となるよくある間違い、請求システムをより効果的なものにするための最良の方法について説明します。

この記事の内容

• 歯科医の請求と他の業界の請求の違い
  
• 歯科医の請求における保険処理の仕組み
  
• 歯科医において費用がかかる、よくある請求ミスとは
  
• 歯科医の請求プロセスを改善する方法
  
• 歯科医の請求と支払いに関する Stripe のサポート
  

歯科医の請求と他の業界の請求の違い

請求書作成はどの業界でも共通の課題ですが、歯科医の請求には支払いを受ける方法に影響を与える固有の複雑さがあります。ここでは、歯科医の請求、特に医療費の請求との違いと、そのプロセスの具体的な流れについて説明します。

異なるコード

60 カ国以上の医療機関では、医師診療行為用語 (CPT) コードが使用されていますが、歯科医では、歯式や歯面などの詳細を示す異なるコードが使用されています。歯科医の請求コードは、アメリカの Current Dental Terminology (CDT) コードやオランダの Uniforme Particuliere Tarieven (UPT) コードなど、国によって名前が異なります。

異なる保険契約

歯科保険は、医療保険のような構造ではありません。重要な治療のほぼすべてを補償するのではなく、場合に応じて年間上限額まで各処置の一定の割合が保険によって支払われます。多くの歯科医院では、患者が自己負担することが多く、コスト感度が治療決定の大きな要因になります。歯科の保険適用はすぐに上限額に達し、支払いに対する責任が患者や歯科医院に転嫁される可能性があります。

事前承認の多さ

歯科医院では多くの場合、治療を開始する前に、より高額な治療を行うための事前承認リクエストを保険会社に送信して、保険で補償される金額を確認します。これは、患者の見積もり額を設定するのに役立ちますが、保険契約が後で変更されたり、請求が拒否されたりする可能性があるため、支払いを保証するものではありません。支払いを受けるには、これらの事前承認を効率的に管理することが重要です。

歯科医の請求には、正確なコード設定、慎重な保険調整、および患者との強力なコミュニケーションが必要です。ミスは遅延、請求の拒否、収益の損失につながる可能性があります。

歯科医の請求における保険処理の仕組み

保険の処理は、歯科医院を財政的に安定させ、患者の満足度を保つための重要な要素です。複数のステップからなるプロセスであり、歯科医院は支払いの遅延、収益の減少、患者の不満を回避するために、正確かつ効率的に管理する必要があります。ここでは、歯科医院がプロセスの各段階で保険をどのように扱うべきかについて説明します。

保険の確認

治療を開始する前に、歯科医院は次のことを確認する必要があります。

• 患者の保険証券が有効であること

• 補償の対象となる処置と除外の有無

• 待機期間、控除対象額、または残りの給付金があるかどうか

高額な治療には、多くの場合、事前承認が必要になります。これは、事前に保険会社に治療計画を提出して、補償対象を見積もることを意味します。補償範囲が変更される可能性があるため、支払いを保証するものではありませんが、現実的な患者の見積もり額を設定し、後から発生する不審請求の申し立てを最小限に抑えることができます。

保険金の請求

治療後、医院は保険会社に保険金を請求します。各請求には以下を含める必要があります。

• すべての処置の正しいコード

• レントゲン写真、歯周組織検査表、特定の処置に関する説明書などの補足書類

ほとんどの請求は、短時間で処理するために電子的に提出されます。添付ファイルの不足や不正確なコードなどの小さな誤りでも、遅延や完全な拒否につながる可能性があります。

保険の審査

請求が受理されると、保険会社は請求を審査し、支払う額を決定します。保険会社は、補償対象となるサービスと保険会社が歯科医院に支払う金額を詳述した保険給付明細書 (EOB) を発行します。

保険会社が費用の全額を支払わず、患者が二次保険に加入している場合、歯科医院は一次保険会社の EOB を添付して 2 回目の請求を提出します。これは、一次保険会社がすべてを補償しなかったことを二次保険会社に示すものです。

患者への請求

保険によって一部が支払われた後、患者は残りの金額を請求されます。医院がすでに以下を行っていることが理想的です。

• 患者の負担額を前もって見積もっている

• サービスの提供時に部分支払いを回収している

保険金の支払いが確定すると、医院は最終明細書を発行し、患者が過払いしていた場合は返金します。最も効率的な歯科医院では、請求ソフトウェアに保険の支払いがすぐに転記され、患者の残高が自動的に計算され、未払い額が患者にすぐに通知されます。

一部の医院では、未払いの残高、予定されている支払いプランの残りの部分、無断キャンセル手数料などを回収するために、同意を得て患者の支払いの詳細を保存します。これにより、未払いのアカウント数と回収コールの必要性を最小限に抑えられます。

歯科医において費用がかかる、よくある請求ミスとは

どんなに組織化された歯科医院でも、請求ミスが起きる可能性はあります。コード指定、文書作成、請求時期などに誤りがあると、収益の損失、スタッフの時間の浪費、患者の不満につながる可能性があります。ここでは、最も一般的な落とし穴と、それらが問題となる理由について説明します。

コードの指定が正しくない、または不完全

すべての請求は、正しいコードの使用に依存しています。小さなミスが請求の拒否、払い戻しの減少、収益の損失につながる可能性があります。

書類の不足

処置によっては、治療を正当化するためのレントゲン写真や歯周組織検査表などの補足書類が必要になります。これらが含まれていない場合、保険会社は請求を完全に拒否する可能性があります。歯科医院は不足している書類を探し出し、請求を再提出する必要がありますが、その間、遅れている支払いを待つことになります。抜歯、根管治療、ディープクリーニングなどの処置では、補足書類がないと保険会社との不必要なやり取りが発生し、キャッシュフローがさらに低速になり、管理作業が増加する恐れがあります。

請求提出の遅れ

保険会社は厳格な申告期限を設けており、サービス提供日の数カ月後から 1 年後に及ぶこともあります。請求の提出が遅すぎる場合、保険会社は異議を唱える余地なく自動的に請求を拒否し、歯科医院は代わりに患者に請求することを余儀なくされます。そして患者が支払わなかった場合、保証されていたはずの保険金が赤字に転じます。

適切に管理された請求システムは、請求を速やかに送信し、期限遅れによる費用のかかる請求拒否を防ぐことができます。

請求処理の誤り

患者への請求処理に誤りがあると、財務リスクと風評リスクが生じます。自己負担額、控除金額、または保険調整額を誤って計算すると、次を引き起こす可能性があります。

• 過剰請求により、返金、追加の管理作業、信頼の失墜につながる

• 過少請求により、収益の減少や将来の回収業務の煩雑化につながる

患者は正確な請求書を期待しています。誤りが多すぎると、医院の信頼性が問われる可能性があります。

歯科医の請求プロセスを改善する方法

請求の効率化とは、時間を節約し、ストレスを軽減し、安定したキャッシュフローを維持するシステムを構築することを意味します。ここでは、歯科医がどのように請求プロセスを改善できるかをご紹介します。

自動化とソフトウェアを使用して誤りを最小限に抑える

最新の歯科請求ソフトウェアでは、かつては何時間もの手作業が必要だったタスクに対応できます。適切なシステムは、次の機能を備えています。

• 予約前に患者の保険資格をリアルタイムで確認する

• 必要な書類を添付して請求を電子的に提出する

• 請求を送信する前に、不足している情報や不正確な情報にフラグを立てる

日常的な請求タスクを自動化することで、処理時間を短縮し、拒否を減らすことができます。

患者の支払いをシンプルで便利なものにする

患者にとって支払いが簡単であればあるほど、より早く回収できます。以下の提供を検討してください。

• クレジットカード、デジタルウォレット、より高額な治療のためのローンなど、複数の支払いオプション

• 患者が携帯電話から支払いできるようにする、メールまたはテキストメッセージ (SMS) による電子請求書と決済用リンク

• 高額治療に対する自動支払いプラン

可能な限り、サービス提供時に自己負担額や推定残高を回収して、未払いアカウントを最小限に抑え、フォローアップの必要性を回避します。

財務上の見込みを明確に設定する

十分な情報を提供された患者は、請求書に対して不審請求を申し立てる可能性が低くなります。歯科医は、次の方法で混乱を減らすことができます。

• 事前に費用の見積もりを提供し、治療前に保険の適用範囲を説明する

• 支払い責任の概要を明記し、患者が事前に署名した財務ポリシーを書面で用意する

• 保険の対象外のサービス、支払いプラン、支払い延滞に関するポリシーを明確にする

歯科医の請求と支払いに関する Stripe のサポート

Stripe は保険金の請求を扱いませんが、患者の支払いをシンプルにするため、請求方法の改善と事務作業の軽減につながる可能性があります。ここでは、Stripe がどのように役立つかをご説明します。

決済手段

Stripe を使用すると、歯科医院は以下のように、患者に最適な方法で決済を受け付けることができます。

• メールまたはテキストメッセージで送信される安全な決済用リンクによるオンライン決済

• 対面決済 (受付で Stripe Terminal カードリーダーを利用)

• 将来の請求を高速化する、支払い情報の保存

すべての取引は一元化されたシステムに同期され、簡単に支払いを追跡して照合できるようになります。

継続支払い

Stripe のサブスクリプション請求は、高額な処置や会費の支払いプランを自動化します。設定が完了すると、Stripe は以下を行います。

• あらかじめ決められたスケジュールで患者のカードに請求する

• 領収書と支払いの確認を自動送信する

• 支払い漏れのフォローアップにスタッフが費やす時間を削減できるようにする

これにより、スタッフが各分割払いを手動で処理する必要がなくなり、キャッシュフローが予測可能になります。

デジタル請求書と支払いのリマインダー

Stripe Invoicing を使用すると、次のことが可能になります。

• Stripe のオンライン請求書または請求書 PDF をメールで送信する

• 支払い済みユーザーと未払いのユーザーを追跡する

• 未払い残高に関する自動リマインダーを送信する

• 電子領収書を作成する

これにより、回収がスピーディーになり、紙の明細書が不要になります。

業務管理ソフトウェアの統合

歯科診療管理プラットフォームや患者とのコミュニケーションプラットフォームの多くは、Stripe と連携しています。つまり、すべての請求情報が 1 カ所に保存され、支払いは医院のシステムに自動的に記録されます。独自のソフトウェアニーズを持つ医院は、Stripe のアプリケーションプログラミングインターフェイス (API) を使用して、カスタムのシステムを実装することもできます。