每个牙科诊所都需要一个强大的计费流程，以保持患者满意度并确保账单按时支付。这意味着需要处理保险事宜、避免编码错误，并尽可能简化患者支付流程。

美国牙科服务市场价值 2023 年为 1,922.2 亿美元，计费和付款流程在该行业的成功中起着重要作用。下面，我们将解释牙科计费的运作方式、导致付款延迟的最常见错误，以及让您的计费系统更高效的最佳方法。

本文内容

• 牙科计费与其他行业的计费有何不同？
  
• 牙科计费中的保险处理是如何进行的？
  
• 哪些常见的计费错误会让牙科诊所蒙受损失？
  
• 牙科诊所如何改进其计费流程？
  
• Stripe 如何帮助牙科计费和付款？
  

牙科计费与其他行业的计费有何不同？

计费是各个行业普遍面临的挑战，但牙科计费有其自身的复杂性，会影响诊所的收款方式。以下是牙科计费的不同之处，尤其是与医疗计费相比的差异，以及在这个过程中您可以预期的情况。

不同的编码

60 多个国家/地区的医疗保健提供商使用现行操作术语 (CPT) 编码，但牙科诊所依赖不同的编码，这些编码会标明牙齿编号和牙齿表面等详细信息。不同国家/地区的牙科诊所计费编码有不同的名称，例如美国的现行牙科术语 (CDT) 编码和荷兰的统一私人收费标准 (UPT) 编码。

不同的保险政策

牙科保险的结构与医疗保险不同。它有时不是覆盖大部分重要治疗项目，而是对每个治疗程序支付一定比例的费用，最高不超过年度限额。在许多地方，患者常常需要自掏腰包，这使得成本敏感性在治疗决策中成为一个更重要的因素。牙科保险福利可能很快就会用完，这就把更多处理付款的责任转移到了患者和诊所身上。

更多预授权

在开始治疗前，诊所通常会向保险公司发送针对高费用治疗的预授权申请，以了解保险将覆盖多少费用。这有助于设定患者的预期，但并不能保证一定能获得赔付，因为保险政策仍可能发生变化，或者理赔申请后来可能会被拒绝。高效管理这些预授权对于顺利收款至关重要。

牙科计费需要精确的编码、细致的保险协调以及良好的患者沟通。任何失误都可能意味着付款延迟、理赔被拒或收入损失。

牙科计费中的保险处理是如何进行的？

处理保险事务是保持牙科诊所财务稳定以及让患者满意的重要部分。这是一个多步骤流程，诊所必须准确高效地进行管理，以避免付款延迟、收入损失和患者不满。以下是牙科诊所在这个过程的每个步骤中应如何与保险机构进行互动。

保险核实

在开始任何治疗之前，牙科诊所需要确认：

• 患者的保险政策处于有效状态

• 哪些治疗程序在保险覆盖范围内，以及是否有任何除外责任

• 是否有等待期、免赔额或剩余的保险福利

对于高费用的治疗，通常需要进行预授权。这意味着要提前向保险公司提交治疗计划，以估算哪些费用将得到覆盖。这并不能保证一定能获得赔付，因为保险覆盖范围仍可能发生变化，但它有助于设定现实的患者预期，并尽量减少日后的纠纷。

理赔提交

治疗结束后，诊所会向保险公司提交理赔申请。每份理赔申请必须包括：

• 每个治疗程序的正确编码

• 支持性文件，如 X 光片、牙周检查表以及针对特定治疗程序的说明

大多数理赔申请都是通过电子方式提交的，以便更快地进行处理。即使是一个小错误，比如缺少附件或编码错误，都可能导致理赔延迟或直接被拒。

保险审核

保险公司收到理赔申请后，会对其进行审核，以确定将支付多少费用。保险公司会出具一份福利说明 (EOB)，详细说明哪些服务在保险覆盖范围内，以及保险公司将向诊所支付多少费用。

如果保险公司没有支付全部费用，而患者还有补充保险，牙科诊所会连同主保险公司的福利说明一起提交第二份理赔申请。这向补充保险提供商表明主保险公司没有覆盖所有费用。

患者计费

在保险公司支付了其承担的部分费用后，患者将收到剩余费用的账单。理想情况下，诊所已经：

• 预先估算了患者需承担的费用部分

• 在提供服务时收取了部分款项

一旦保险赔付确定下来，诊所会出具最终账单，如果患者多付了费用，还会进行退款。最高效的做法是立即在其计费软件中记录保险支付情况，自动计算患者的欠款余额，并迅速通知患者任何未付金额。

一些诊所经患者同意后会存储患者的付款详细信息，以便收取剩余欠款、预定付款计划中的剩余款项，或任何因患者爽约而产生的费用。这可以最大限度地减少未付账款的情况以及催款电话的需求。

哪些常见的计费错误会让牙科诊所蒙受损失？

即使是组织得最有序的牙科诊所也可能犯计费错误。编码、文件记录或时间安排方面的错误可能意味着收入损失、员工时间浪费以及患者不满。以下是一些最常见的陷阱以及它们为何重要。

编码不正确或不完整

每份理赔申请都依赖于使用正确的编码。一个小错误可能导致理赔被拒、报销金额减少以及收入损失。

文件记录缺失

某些治疗程序需要 X 光片和牙周检查表等支持性文件来证明治疗的合理性。如果这些文件没有包含在内，保险公司可能会直接拒绝理赔申请。诊所随后将不得不找到缺失的文件并重新提交理赔申请，而在此期间只能等待延迟的付款。对于拔牙、根管治疗和深度清洁等治疗程序，缺失附件可能会导致与保险公司不必要的反复沟通，进一步减缓现金流并增加行政工作。

理赔提交过晚

保险公司有严格的申报截止日期，从服务日期起可能为几个月到一年不等。如果理赔申请提交得太晚，保险公司会自动拒绝，且没有上诉的机会，诊所就只能转而向患者收取费用。如果患者不付款，本应得到保障的保险收入就会变成损失。

一个组织有序的计费系统可以及时提交理赔申请，并防止因错过截止日期而导致代价高昂的理赔被拒情况。

计费错误

患者计费方面的错误会带来财务和声誉风险。计算共付额、免赔额或保险调整额时出现错误可能会导致：

• 多收费，这会导致退款、额外的行政工作以及信任受损

• 少收费，这会导致收入损失以及日后尴尬的催款工作

患者期望获得准确的账单。如果您有太多错误，他们可能会质疑您诊所的可靠性。

牙科诊所如何改进其计费流程？

计费效率意味着创建一个能节省时间、减轻压力并保持现金流稳定的系统。以下是牙科诊所可以改进其计费流程的方法。

使用自动化工具和软件以减少错误

现代牙科计费软件可以处理曾经需要耗费数小时人工完成的任务。合适的系统可以：

• 在患者预约前实时检查其保险资格

• 以电子方式提交包含所需附件的理赔申请

• 在发送理赔申请前标记缺失或错误的信息

自动化日常计费任务可以缩短处理时间，并有助于减少理赔被拒的情况。

让患者付款变得简单便捷

患者付款越容易，您收款速度就越快。可以考虑提供：

• 多种付款方式，包括信用卡、数字钱包，以及针对较大治疗项目的融资选项

• 通过电子邮件或短信发送的电子发票和支付链接，以便患者可以通过手机付款

• 针对高费用治疗的自动付款计划

尽可能在提供服务时收取共付额或估算的欠款余额，以最大限度地减少未付账款的情况，并避免后续催款的需要。

设定明确的财务预期

了解情况的患者不太可能对账单提出异议。诊所可以通过以下方式减少混淆：

• 在治疗前提供前期费用估算并解释保险覆盖范围

• 制定书面财务政策，概述付款责任，并让患者提前签署

• 明确关于非保险覆盖服务、付款计划和逾期付款的政策

Stripe 如何帮助牙科计费和付款？

Stripe 并不处理保险理赔申请，但它简化了患者付款流程，这可以带来更好的计费实践并减少行政工作。以下是 Stripe 可以提供帮助的方式。

支付方式

借助 Stripe，牙科诊所可以采用最适合患者的方式接受付款，包括以下几种：

• 通过电子邮件或短信发送的安全支付链接进行在线付款

• 当面付款，使用前台的 Stripe Terminal 读卡器

• 存储付款详细信息，以便日后快速扣费

所有交易都会同步到一个中央系统，以便更轻松地跟踪付款情况和进行对账。

经常性付款

Stripe 的订阅计费功能可以为高费用治疗程序或会员资格实现付款计划的自动化。一旦设置好，Stripe：

• 按照预定的时间表从患者的银行卡中扣费

• 发送自动收据和付款确认信息

• 帮助减少员工花在跟进错过的付款上的时间

这样可以保持现金流的可预测性，而无需员工手动处理每笔分期付款。

数字发票和付款提醒

借助 Stripe Invoicing，您可以：

• 通过电子邮件发送 Stripe 托管或 PDF 发票

• 跟踪已付款和未付款的人

• 发送未结余额自动提醒

• 生成电子收据

这加快了收款速度，并且无需使用纸质账单。

实践管理软件集成

许多牙科诊所管理和患者沟通平台都与 Stripe 集成。这意味着所有计费信息都存储在一个地方，并且付款情况可以自动记录在诊所的系统中。具有独特软件需求的实践也可以使用 Stripe 的应用程序编程接口 (API) 实现自定义集成。