Todos los consultorios dentales necesitan un proceso de facturación sólido para mantener contentos a los pacientes y garantizar que las facturas se paguen a tiempo. Eso implica manejar el seguro, evitar errores de programación y hacer que los pagos sean lo más simples posible para los pacientes.

El mercado de servicios dentales de EE. UU. se valoró en $192.22 mil millones en 2023, y los procedimientos de facturación y pago desempeñan una función importante en el éxito del sector. A continuación, explicaremos cómo funciona la facturación de consultorios dentales, los errores más comunes que ralentizan los pagos y las mejores formas de hacer que tu sistema de facturación sea más efectivo.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿En qué se diferencia la facturación de los consultorios dentales de la facturación en otros sectores?
  
• ¿Cómo funciona el procesamiento de seguros en la facturación de consultorios dentales?
  
• ¿Cuáles son los errores de facturación más comunes que les cuestan dinero a los consultorios dentales?
  
• ¿Cómo pueden los consultorios dentales mejorar sus procesos de facturación?
  
• ¿Cómo ayuda Stripe con la facturación y los pagos de los consultorios dentales?
  

¿En qué se diferencia la facturación de los consultorios dentales de la facturación en otros sectores?

La facturación es un desafío común en todos los sectores, pero la facturación de los consultorios dentales tiene sus propias complejidades que afectan la forma en que se les paga a los consultorios. A continuación, te explicamos qué tiene de diferente esta facturación, especialmente en comparación con la facturación de consultorios médicos, y qué esperar del proceso.

Diferentes códigos

Los proveedores de atención médica en más de 60 países utilizan códigos de Terminología de Procedimiento Actual (CPT, por sus siglas en inglés), pero las prácticas dentales usan diferentes códigos que denotan detalles como los números de dientes y las superficies. Los códigos de facturación de los consultorios dentales tienen diferentes nombres en diferentes países, incluidos los códigos de Terminología Dental Actual (CDT) en los EE. UU. y los códigos Uniforme Particuliere Tarieven (UPT) en los Países Bajos.

Diferentes pólizas de seguro

El seguro dental no está estructurado como un seguro médico. En lugar de cubrir la mayoría de los tratamientos importantes, a veces paga un porcentaje de cada procedimiento hasta un máximo anual. En muchos lugares, los pacientes a menudo pagan de su bolsillo, lo que puede hacer que la sensibilidad al costo sea un factor importante en las decisiones de tratamiento. Los beneficios dentales pueden agotarse rápidamente, lo que transfiere más responsabilidad a los pacientes y a los consultorios para manejar los pagos.

Más autorizaciones previas

Antes de comenzar a trabajar, los consultorios a menudo envían solicitudes de autorización previa a las aseguradoras para los tratamientos de mayor costo con el fin de preguntar cuánto cubrirá el seguro. Esto ayuda a establecer las expectativas del paciente, pero no garantiza el pago, porque las pólizas de seguro aún pueden cambiar o los reclamos pueden rechazarse más adelante. Gestionar estas autorizaciones previas de manera eficiente es importante para recibir pagos.

La facturación dental requiere una programación precisa, una cuidadosa coordinación de seguros y una sólida comunicación con el paciente. Cualquier paso en falso puede significar retrasos, reclamos rechazados o pérdida de ingresos.

¿Cómo funciona el procesamiento de seguros en la facturación dental?

El manejo del seguro es una parte importante para mantener la estabilidad financiera de un consultorio dental y la felicidad de los pacientes. Es un proceso de varios pasos que los consultorios deben administrar de manera precisa y eficiente para evitar retrasos en los pagos, pérdida de ingresos y frustración de los pacientes. A continuación te explicamos cómo los consultorios dentales deben interactuar con el seguro en cada paso del proceso.

Verificación de seguros

Antes de comenzar cualquier trabajo, el consultorio dental debe confirmar:

• Que la póliza del paciente esté activa

• Qué procedimientos están cubiertos y si existen exclusiones

• Si hay períodos de espera, deducibles o beneficios restantes

A menudo se requiere una autorización previa para tratamientos de alto costo. Esto significa presentar un plan de tratamiento a la aseguradora por adelantado para calcular qué se cubrirá. No garantiza el pago porque la cobertura aún puede cambiar, pero ayuda a establecer expectativas realistas para los pacientes y a minimizar las disputas más adelante.

Presentación de reclamos

Después del tratamiento, el consultorio presenta un reclamo al proveedor de seguros. Cada reclamo debe incluir lo siguiente:

• Códigos correctos para cada procedimiento

• Documentos de respaldo como radiografías, gráficos periodontales y narraciones de procedimientos específicos

La mayoría de los reclamos se envían de manera electrónica para que su procesamiento sea más rápido. Incluso un pequeño error, como la falta de un archivo adjunto o un código incorrecto, puede provocar retrasos o rechazos rotundos.

Revisión del seguro

Una vez que se recibe el reclamo, la compañía de seguros lo revisa para determinar cuánto pagará. La compañía de seguros emite una explicación de beneficios (EOB, por sus siglas en inglés), en la que se detalla qué servicios están cubiertos y cuánto le pagará la aseguradora al consultorio.

Si la aseguradora no paga el costo total y el paciente tiene un seguro secundario, el consultorio dental presenta un segundo reclamo junto con la EOB de la aseguradora principal. Esto le muestra al proveedor secundario que la aseguradora principal no cubrió todo.

Gestión de cobros de los pacientes

Una vez que el seguro ha pagado su parte, se factura al paciente el resto. Lo ideal es que el consultorio ya haya:

• Calculado la parte del paciente por adelantado

• Cobrado un pago parcial en el momento del servicio

Una vez finalizado el pago del seguro, el consultorio emite una declaración final o un reembolso si el paciente pagó de más. Los consultorios más eficientes publican los pagos de seguros de inmediato en su software de facturación, calculan automáticamente los saldos de los pacientes y notifican rápidamente a los pacientes sobre los montos pendientes.

Algunos consultorios almacenan los datos de pago de los pacientes, con consentimiento, para cobrar los saldos restantes, el resto de un plan de pago programado o cualquier tarifa en caso de que no asistan a una cita. Esto puede minimizar las cuentas no pagadas y la necesidad de llamadas de cobranza.

¿Cuáles son los errores de facturación más comunes que les cuestan dinero a los consultorios dentales?

Incluso los consultorios dentales más organizados pueden cometer errores de facturación. Los errores en la codificación, la documentación o los plazos pueden conducir a la pérdida de ingresos, la pérdida de tiempo del personal y la frustración de los pacientes. Estos son algunos de los errores más comunes y los motivos de su importancia.

Codificación incorrecta o incompleta

Cada reclamo se basa en el uso de los códigos correctos. Un pequeño error puede dar lugar a rechazos de reclamos, reembolsos reducidos y pérdida de ingresos.

Documentación faltante

Algunos procedimientos requieren documentos de respaldo, como radiografías y gráficos periodontales, para justificar el tratamiento. Si no se incluyen, la aseguradora podría rechazar el reclamo inmediatamente. Luego, el consultorio tendrá que rastrear los documentos faltantes y volver a presentar el reclamo, todo esto mientras espera el pago retrasado. En el caso de procedimientos como extracciones, endodoncias y limpiezas profundas, la falta de archivos adjuntos puede crear idas y vueltas innecesarias con las aseguradoras, lo que ralentiza aún más el flujo de caja y agrega trabajo administrativo.

Presentación tardía del reclamo

Las compañías de seguros tienen plazos de presentación estrictos, que pueden variar desde unos pocos meses hasta un año a partir de la fecha del servicio. Si un reclamo se presenta demasiado tarde, la aseguradora lo rechaza automáticamente, sin opción de apelación, y el consultorio se ve obligado a facturar al paciente en su lugar. Lo que debería haber sido un ingreso garantizado por el seguro se convierte en una pérdida si el paciente no paga.

Un sistema de facturación bien organizado puede enviar los reclamos con prontitud y evitar rechazos costosos debido al incumplimiento de los plazos.

Facturación incorrecta

Los errores en la gestión de cobros de los pacientes crean riesgos financieros y de reputación. Calcular mal los copagos, los deducibles o los ajustes del seguro puede provocar lo siguiente:

• Cobro excesivo, que genera reembolsos, trabajo administrativo adicional y daños a la confianza

• Cobro insuficiente, que conduce a la pérdida de ingresos y a esfuerzos de cobro incómodos en el futuro

Los pacientes esperan facturas precisas. Si tienes demasiados errores, podrían cuestionar la confiabilidad de tu consultorio.

¿Cómo pueden los consultorios dentales mejorar sus procesos de facturación?

La eficiencia de la facturación implica crear un sistema que ahorre tiempo, reduzca el estrés y mantenga estable el flujo de caja. A continuación, te explicamos cómo los consultorios dentales pueden mejorar sus procesos de facturación.

Utiliza automatización y software para minimizar errores

El software de facturación dental moderno puede manejar tareas que antes requerían horas de trabajo manual. El sistema adecuado puede hacer lo siguiente:

• Verificar la elegibilidad del seguro de un paciente en tiempo real antes de su cita

• Enviar reclamos electrónicamente con los archivos adjuntos requeridos

• Marcar la información faltante o incorrecta antes de que se envíen los reclamos

La automatización de las tareas de facturación rutinarias puede acortar los tiempos de procesamiento y ayudar a reducir los rechazos.

Haz que los pagos de los pacientes sean simples y convenientes

Cuanto más fácil sea para los pacientes pagar, más rápido podrás cobrar. Considera la posibilidad de ofrecer lo siguiente:

• Múltiples opciones de pago, que incluyen tarjetas de crédito, carteras digitales y financiamiento para tratamientos más grandes

• Facturas electrónicas y enlaces de pago por correo electrónico o mensaje de texto para que los pacientes puedan pagar desde sus teléfonos

• Planes de pago automáticos para tratamientos de alto costo

Siempre que sea posible, cobra los copagos o los saldos estimados en el momento del servicio para minimizar las cuentas impagas y evitar la necesidad de seguimientos.

Establece expectativas financieras claras

Es menos probable que un paciente bien informado presente una disputa por una factura. Los consultorios pueden reducir la confusión de la siguiente manera:

• Proporcionar estimaciones de costos por adelantado y explicar la cobertura del seguro antes del tratamiento

• Tener una política financiera escrita que describa las responsabilidades de pago y que esté firmada por los pacientes con anticipación.

• Aclarar las políticas sobre servicios no cubiertos, planes de pago y pagos atrasados.

¿Cómo ayuda Stripe con la facturación y los pagos de los consultorios dentales?

Stripe no procesa reclamos de seguros, pero simplifica los pagos de los pacientes, lo que puede conducir a mejores prácticas de facturación y menos trabajo administrativo. ¿Cómo puede ayudarte Stripe?

Métodos de pago

Con Stripe, los consultorios dentales pueden aceptar pagos de la forma que más les convenga a sus pacientes, por ejemplo:

• En línea a través de enlaces de pago seguros enviados por correo electrónico o mensaje de texto

• En persona, con un lector de tarjetas de Stripe Terminal en la recepción

• Con los datos de pago almacenados para realizar cargos futuros rápidamente.

Todas las transacciones se sincronizan con un sistema central para facilitar el seguimiento y la conciliación de los pagos.

Pagos recurrentes

La facturación de suscripciones de Stripe automatiza los planes de pago para procedimientos o membresías de alto costo. Una vez configurado, Stripe:

• Carga la tarjeta del paciente en un horario predeterminado.

• Envía recibos y confirmaciones de pago automáticos.

• Ayuda a reducir el tiempo que el personal dedica al seguimiento de los pagos atrasados.

Esto mantiene el flujo de caja predecible sin necesidad de que el personal procese cada cuota manualmente.

Facturas digitales y recordatorios de pago

Con Stripe Invoicing, puedes:

• Enviar por correo electrónico facturas alojadas en Stripe o en PDF

• Realizar un seguimiento de quién ha pagado y quién no

• Enviar recordatorios automáticos de saldos pendientes

• Generar recibos electrónicos

Esto acelera los cobros y elimina la necesidad de estados de cuenta impresos.

Integración del software de gestión del consultorio

Muchas plataformas de gestión de consultorios dentales y comunicación con el paciente se integran con Stripe. Esto significa que toda la información de facturación se almacena en un solo lugar y los pagos se pueden registrar automáticamente en el sistema del consultorio. Los consultorios con necesidades de software únicas también pueden implementar integraciones personalizadas utilizando las interfaces de programación de aplicaciones (API) de Stripe.