Elke tandartspraktijk heeft een sterk facturatieproces nodig om patiënten tevreden te houden en ervoor te zorgen dat rekeningen op tijd worden betaald. Je moet verzekeringen afhandelen, coderingsfouten voorkomen en het patiënten zo gemakkelijk mogelijk maken om te betalen.

De Amerikaanse markt voor tandheelkundige zorg werd gewaardeerd op USD 192,22 miljard in 2023, en facturatie- en betalingsprocedures spelen een belangrijke rol in het succes van de branche. Hieronder leggen we uit hoe facturatie voor tandheelkundige zorg werkt. Ook gaan we in op veelvoorkomende fouten die betalingen vertragen, en de beste manieren zijn om je facturatiesysteem effectiever te maken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat maakt facturatie voor tandheelkundige zorg anders dan facturatie in andere branches?
  
• Hoe worden verzekeringen afgewikkeld bij facturatie voor tandheelkundige zorg?
  
• Welke veelvoorkomende facturatiefouten kosten tandartspraktijken geld?
  
• Hoe kunnen tandartspraktijken hun facturatieprocessen verbeteren?
  
• Hoe helpt Stripe bij facturatie voor tandheelkundige zorg en betalingen?
  

Wat maakt facturatie voor tandheelkundige zorg anders dan facturatie in andere branches?

Facturatie is in heel wat branches een uitdaging, maar facturatie voor tandheelkundige zorg kent zo zijn eigen complexe aspecten die van invloed zijn op de manier waarop praktijken betaald krijgen. Hieronder bespreken we in hoeverre facturatie voor tandheelkundige zorg anders is, vooral in vergelijking met facturatie voor medische zorg, en wat je van het proces kunt verwachten.

Verschillende codes

Zorgverleners in meer dan 60 landen gebruiken CPT-codes (Current Procedural Terminology), maar tandartspraktijken werken met andere codes voor de aanduiding van details zoals tandnummers en oppervlakken. Facturatiecodes van tandartspraktijken hebben in verschillende landen andere namen. Denk bijvoorbeeld aan de CDT-codes (Current Dental Terminology) in de VS en de UPT-codes (Uniforme Particuliere Tarieven) in Nederland.

Verschillende verzekeringspolissen

Een tandartsverzekering is anders opgebouwd dan een zorgverzekering. In plaats van de belangrijkste behandelingen te dekken, wordt soms een percentage van elke ingreep vergoed, tot een bepaald jaarlijks maximum. Op veel plaatsen betalen patiënten de kosten vaak uit eigen zak, waardoor kostenoverwegingen sterker kunnen meespelen bij de beslissing over een behandeling. Tandheelkundige vergoedingen kunnen snel opraken, waardoor de verantwoordelijkheid voor de afhandeling van betalingen meer op de schouders van patiënten en praktijken komt te liggen.

Meer pre-autorisaties

Voordat ze aan de slag gaan, sturen praktijken vaak pre-autorisatieverzoeken naar verzekeraars voor duurdere behandelingen om na te vragen hoeveel de verzekering vergoedt. Dit helpt om de patiënt duidelijk te informeren over wat hij kan verwachten. Maar betaling is hiermee niet gegarandeerd, omdat verzekeringspolissen later nog kunnen worden gewijzigd of declaraties kunnen worden geweigerd. Het efficiënt beheren van deze pre-autorisaties is belangrijk om betaald te krijgen.

Bij facturatie voor tandheelkundige zorg is nauwkeurige codering, zorgvuldige afstemming met de verzekering en goede communicatie met de patiënt vereist. Elke misstap kan leiden tot vertragingen, afgewezen declaratie of gederfde inkomsten.

Hoe worden verzekeringen afgewikkeld bij facturatie voor tandheelkundige zorg?

De afwikkeling van verzekeringen is een belangrijke factor om een tandartspraktijk financieel gezond en patiënten tevreden te houden. Dit proces bestaat uit meerdere stappen. Praktijken moeten hiermee nauwkeurig en efficiënt omgaan om betalingsachterstanden, gederfde inkomsten en frustratie bij patiënten te voorkomen. Hieronder vertellen we je hoe je dat aanpakt.

Verificatie bij de verzekering

Voorafgaand aan de ingreep moet de tandartspraktijk nagaan:

• Of de polis van de patiënt actief is

• Welke ingrepen worden gedekt en of er sprake is van uitsluitingen

• Of er sprake is van wachttijden, eigen risico of resterende uitkeringen

Pre-autorisatie is vaak vereist voor dure behandelingen. Dit betekent dat er vooraf een behandelplan wordt ingediend bij de verzekeraar om in te schatten wat wordt vergoed. Het garandeert geen betaling omdat de dekking nog kan veranderen, maar het helpt wel om realistische verwachtingen bij patiënten te scheppen en geschillen op een later moment tot een minimum te beperken.

Indiening van declaraties

Na de behandeling dient de tandartspraktijk een declaratie in bij de verzekeraar. Elke declaratie moet het volgende bevatten:

• De juiste codes voor elke ingreep

• Onderbouwende documenten zoals röntgenfoto's, parodontale kaarten en beschrijvingen voor specifieke ingrepen

De meeste declaraties worden elektronisch ingediend voor een snellere verwerking. Zelfs een kleine fout, zoals een ontbrekende bijlage of onjuiste code, kan leiden tot vertraging of regelrechte afwijzing.

Beoordeling door de verzekering

Zodra de declaratie is ontvangen, voert de verzekeringsmaatschappij een beoordeling uit te bepalen hoeveel wordt vergoed. De verzekeringsmaatschappij verstrekt een toelichting op de uitkeringen, waarin wordt aangegeven wat wordt gedekt en hoeveel de verzekeraar aan de praktijk betaalt.

Als de verzekeraar niet de volledige kosten betaalt en de patiënt een aanvullende verzekering heeft bij een andere verzekeraar, dient de tandartspraktijk een tweede declaratie in samen met de toelichting van de primaire verzekeraar. Hieruit kan de tweede verzekeraar afleiden dat de primaire verzekeraar niet alles vergoedt.

Facturatie aan de patiënt

Nadat de verzekering zijn deel heeft betaald, wordt het restant bij de patiënt in rekening gebracht. Idealiter heeft de praktijk al:

• Vooraf een schatting gemaakt van het aandeel van de patiënt

• Een gedeeltelijke betaling geïnd op het moment van de dienst

Zodra de betaling van de verzekering is afgerond, verstrekt de praktijk een eindoverzicht. Er wordt een terugbetaling gegeven als de patiënt te veel heeft betaald. Praktijken die efficiënt werken, boeken verzekeringsbetalingen onmiddellijk in hun facturatiesoftware, berekenen automatisch het saldo van patiënten en brengen patiënten snel op de hoogte van openstaande bedragen.

Sommige praktijken slaan met toestemming betaalgegevens van patiënten op om resterende saldo's, de rest van een overeengekomen betalingsplan of eventuele kosten voor gemiste afspraken af te schrijven. Zo kunnen onbetaalde rekeningen tot een minimum worden beperkt en hoeven er ook minder incassogesprekken te worden gevoerd.

Welke veelvoorkomende facturatiefouten kosten tandartspraktijken geld?

Zelfs de best georganiseerde tandartspraktijken kunnen facturatiefouten maken. Fouten in de codering, documentatie of timing kunnen leiden tot gederfde inkomsten, tijdverspilling van personeel en frustratie bij patiënten. Hieronder noemen we een paar veelvoorkomende valkuilen en leggen we uit waarom deze belangrijk zijn.

Codering is onjuist of onvolledig

In elke declaratie moeten de juiste codes worden gebruikt. Zelfs een klein foutje kan leiden tot afwijzing van de declaratie, een lagere vergoedingen en gederfde inkomsten.

Documentatie ontbreekt

Sommige ingrepen moet worden onderbouwd met documenten zoals röntgenfoto's en parodontale kaarten om de noodzaak van de behandeling aan te geven. Als deze documenten ontbreken, kan de verzekeraar de declaratie volledig afwijzen. De praktijk moet de ontbrekende documenten opsporen en de declaratie opnieuw indienen. Al die tijd laat de betaling op zich wachten. Voor ingrepen zoals extracties, wortelkanaalbehandelingen en dieptereinigingen kan het ontbreken van bijlagen leiden tot onnodig heen-en-weer gepraat met verzekeraars, waardoor de cashflow verder wordt vertraagd en er alleen maar administratief werk bijkomt.

Declaraties worden te laat ingediend

Verzekeringsmaatschappijen hanteren strikte indieningstermijnen, die kunnen variëren van enkele maanden tot een jaar vanaf de datum van zorgverlening. Als een declaratie te laat wordt ingediend, wijst de verzekeraar deze automatisch af, zonder mogelijkheid tot beroep, en is de praktijk genoodzaakt de patiënt een factuur te sturen. Wat gegarandeerde verzekeringsinkomsten hadden moeten zijn, verandert in een verlies als de patiënt niet betaalt.

Een goed opgezet facturatiesysteem kan declaraties snel indienen zodat kostbare afwijzingen als gevolg van gemiste deadlines worden voorkomen.

Facturatie is onjuist

Fouten in de facturatie van patiënten brengen financiële risico's en reputatieschade met zich mee. Het verkeerd berekenen van eigen bijdragen, eigen risico's of verzekeringsaanpassingen kan leiden tot:

• Te hoge kosten, en dat leidt weer tot terugbetalingen, extra administratief werk en beschadiging van het vertrouwen

• Te lage kosten, en dat leidt weer tot gederfde inkomsten en lastige incassowerkzaamheden in de toekomst

Patiënten verwachten nauwkeurige facturen. Als deze te veel fouten bevatten, kunnen ze gaan twijfelen aan de betrouwbaarheid van je praktijk.

Hoe kunnen tandartspraktijken hun facturatieprocessen verbeteren?

Efficiënte facturatie betekent dat er een systeem wordt opgezet dat tijd bespaart, stress wegneemt en de cashflow stabiel houdt. Hieronder lees je hoe tandartspraktijken hun facturatieprocessen kunnen verbeteren.

Gebruik automatisering en software om fouten te minimaliseren

Moderne software voor facturatie voor tandheelkundige zorg kan taken afwikkelen die ooit uren handmatig werk vereisten. Het juiste systeem kan:

• In realtime vóór de afspraak controleren of de verzekering van de patiënt de kosten dekt

• Declaraties elektronisch en met de vereiste bijlagen indienen

• Ontbrekende of onjuiste informatie markeren voordat declaraties worden verzonden

Het automatiseren van routinematige facturatietaken kan de verwerkingstijd verkorten en het aantal afwijzingen verminderen.

Zorg dat patiënten eenvoudig en handig kunnen betalen

Hoe gemakkelijker het voor patiënten is om te betalen, hoe sneller het geld wordt bijgeschreven. Overweeg het volgende aan te bieden:

• Meerdere betaalopties, waaronder creditcards, digitale wallets en financiering voor grotere behandelingen

• Elektronische facturen en betaallinks via e-mail of sms, zodat patiënten met hun telefoon kunnen betalen

• Automatische aflossingen voor behandelingen met een hoge kosten

Breng waar mogelijk eigen bijdragen of geschatte saldo's in rekening op het moment van de zorgverlening om onbetaalde rekeningen tot een minimum te beperken en de noodzaak van follow-ups te voorkomen.

Geef duidelijke informatie over het kostenplaatje

Een goed geïnformeerde patiënt zal minder snel bezwaar maken tegen een factuur Praktijken kunnen verwarring als volgt verminderen:

• Verstrek vooraf een kostenraming en leg vóór de behandeling uit wat door de verzekering wordt vergoed

• Zet de financiële afspraken op schrift, geef aan wat precies door wie wordt betaald en laat het document vooraf door de patiënt ondertekenen

• Leg duidelijk uit wat het beleid is inzake niet-verzekerde zorg, betalingsplannen en late betalingen

Hoe helpt Stripe bij facturatie voor tandheelkundige zorg en betalingen?

Stripe verwerkt geen verzekeringsdeclaraties, maar vereenvoudigt de betaling van patiënten, wat kan leiden tot een soepele facturatie en minder administratief werk. Hier lees je hoe Stripe kan helpen.

Betaalmethoden

Met Stripe kunnen tandartspraktijken betalingen accepteren op de manieren die het beste werken voor hun patiënten, zoals:

• Online via beveiligde betaallinks die via e-mail of sms worden verzonden

• Persoonlijk, met een Stripe Terminal-kaartlezer bij de receptie

• Met opgeslagen betaalgegevens voor snelle betalingen in de toekomst

Alle transacties worden gesynchroniseerd naar een centraal systeem zodat betalingen eenvoudiger kunnen worden gevolgd en gereconcilieerd.

Terugkerende betalingen

Stripe biedt facturatie voor abonnementen waarmee aflossingen voor dure behandelingen of lidmaatschappen worden geautomatiseerd. Nadat dit is ingesteld, profiteer je van de volgende voordelen:

• Er worden bedragen van de betaalkaart van de patiënt afgeschreven volgens een vooraf bepaald schema

• Er worden automatisch ontvangstbewijzen en betalingsbevestigingen verstuurd

• Personeel is minder tijd kwijt aan het opvolgen van gemiste betalingen

Zo blijft de cashflow voorspelbaar zonder dat personeel elke termijn handmatig hoeft te verwerken.

Digitale facturen en betalingsherinneringen

Met Stripe Invoicing kun je:

• Door Stripe gehoste facturen of PDF-facturen per e-mail versturen

• Bijhouden wie wel en wie niet heeft betaald

• Automatisch herinneringen sturen voor openstaande saldo's

• Elektronische ontvangstbewijzen genereren

Dit versnelt de incasso en ook zijn er geen papieren afschriften meer nodig.

Integratie van software voor praktijkbeheer

Veel platforms voor beheer van tandartspraktijken en communicatie met patiënten kunnen worden geïntegreerd met Stripe. Dat betekent dat alle facturatiegegevens op één plek worden opgeslagen en dat betalingen automatisch in het systeem van de praktijk kunnen worden geregistreerd. Praktijken met unieke softwarebehoeften kunnen ook aangepaste integraties implementeren met behulp van de Application Programming Interfaces (API's) van Stripe.