Varje tandläkarmottagning behöver en bra faktureringsprocess för att hålla patienterna nöjda och säkerställa att räkningarna betalas i tid. Det innebär att hantera försäkringar, undvika kodningsfel och göra betalningarna så enkla som möjligt för patienterna.

Den amerikanska marknaden för tandvårdstjänster värderades till 192,22 miljarder dollar 2023, och fakturerings- och betalningsförfaranden spelar en viktig roll för branschens framgång. Nedan förklarar vi hur tandvårdsfakturering fungerar, de vanligaste misstagen som fördröjer betalningar och de bästa sätten att göra ditt faktureringssystem mer effektivt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad skiljer tandvårdsfakturering från fakturering i andra branscher?
  
• Hur fungerar försäkringshantering vid tandvårdsfakturering?
  
• Vilka är de vanligaste faktureringsfelen som kostar tandläkarmottagningar pengar?
  
• Hur kan tandläkarmottagningar förbättra sina faktureringsprocesser?
  
• Hur hjälper Stripe till med fakturering och betalning för tandvård?
  

Vad skiljer tandvårdsfakturering från fakturering i andra branscher?

Fakturering är en vanlig utmaning i alla branscher, men tandvårdsfakturering har sin egen komplexitet som påverkar hur kliniker får betalt. Så här skiljer sig tandvårdsfakturering från medicinsk fakturering, och vad du kan förvänta dig av processen.

Olika koder

Hälso- och sjukvårdsleverantörer i över 60 länder använder CPT-koder (Current Procedural Terminology), men tandläkarmottagningar förlitar sig på olika koder som anger detaljer som tandnummer och ytor. Faktureringskoder för tandläkarmottagningar har olika namn i olika länder, inklusive CDT-koderna (Current Dental Terminology) i USA och UPT-koderna (Uniforme Particuliere Tarieven) i Nederländerna.

Olika försäkringar

Tandvårdsförsäkring är inte uppbyggd som en sjukförsäkring. I stället för att täcka de flesta av de viktiga behandlingarna betalar man ibland en procentandel av varje ingrepp upp till ett årligt maxbelopp. På många ställen betalar patienterna ofta ur egen ficka, vilket kan göra kostnadskänsligheten till en större faktor i behandlingsbesluten. Tandvårdsförmånerna kan snabbt ta slut och mer ansvar flyttas över på patienter och praktiker för att hantera betalningar.

Fler förauktoriseringar

Innan de börjar arbeta skickar mottagningar ofta förfrågningar om förhandsgodkännande till försäkringsbolag för dyrare behandlingar för att fråga hur mycket försäkringen kommer att täcka. Detta hjälper till att ställa patientens förväntningar men garanterar inte betalning, eftersom försäkringar fortfarande kan ändras eller anspråk kan nekas senare. För att få betalt är det viktigt att hantera dessa förauktorisationer på ett effektivt sätt.

Tandvårdsfakturering kräver exakt kodning, noggrann försäkringssamordning och stark patientkommunikation. Eventuella felsteg kan innebära förseningar, nekade anspråk eller förlorade intäkter.

Hur fungerar försäkringshantering vid tandvårdsfakturering?

Att hantera försäkringar är en viktig del av att hålla en tandläkarpraktik ekonomiskt stabil – och patienterna nöjda. Det är en process i flera steg som kliniker måste hantera korrekt och effektivt för att undvika betalningsförseningar, förlorade intäkter och frustration hos patienterna. Så här bör tandläkarmottagningar interagera med försäkringsbolag i varje steg av processen.

Försäkringsverifiering

Innan något arbete påbörjas måste tandläkarmottagningen bekräfta:

• Att patientens policy är aktiv

• Vilka förfaranden som omfattas och om det finns några undantag

• Om det finns karenstider, självrisker eller återstående förmåner

Förhandsgodkännande krävs ofta för högkostnadsbehandlingar. Detta innebär att man lämnar in en behandlingsplan till försäkringsgivaren i förväg för att uppskatta vad som kommer att täckas. Det garanterar inte betalning eftersom täckningen fortfarande kan ändras, men det hjälper till att ställa realistiska patientförväntningar och minimera tvister senare.

Inlämning av anspråk

Efter behandlingen lämnar kontoret in ett krav till försäkringsgivaren. Varje anspråk måste innehålla:

• Rätt koder för varje procedur

• Stöddokument som röntgenbilder, parodontala diagram och berättelser för specifika procedurer

De flesta ansökningar lämnas in elektroniskt för snabbare behandling. Även ett litet fel, till exempel en saknad bilaga eller felaktig kod, kan leda till förseningar eller direkta nekanden.

Försäkringsgranskning

När anspråket har mottagits granskar försäkringsbolaget det för att avgöra hur mycket det kommer att betala. Försäkringsbolaget utfärdar en förklaring av förmåner, som beskriver vilka tjänster som täcks och hur mycket försäkringsgivaren kommer att betala praktiken.

Om försäkringsgivaren inte betalar hela kostnaden och patienten har en sekundär försäkring, lämnar tandläkarmottagningen in ett andra krav tillsammans med den primära försäkringsgivarens förklaring av förmåner. Detta visar den sekundära leverantören att den primära försäkringsgivaren inte täckte allt.

Patientfakturering

Efter att försäkringen har betalat sin del faktureras patienten för återstoden. Helst har metoden redan:

• Uppskattat patientens andel i förväg

• Debiterade en delbetalning vid tidpunkten för tjänsten

När försäkringsbetalningen är slutförd utfärdar kontoret ett slutligt uttalande eller en återbetalning om patienten betalat för mycket. De mest effektiva mottagningarna bokför försäkringsbetalningar direkt i sin faktureringsprogramvara, beräknar automatiskt patientsaldon och meddelar snabbt patienter om eventuella utestående belopp.

Vissa kontor lagrar patientens betalningsuppgifter, med samtycke, för att samla in återstående saldon, resten av en schemalagd betalningsplan eller eventuella avgifter om patienten inte dyker upp. Detta kan minimera antalet obetalda konton och behovet av inkassosamtal.

Vilka är de vanligaste faktureringsfelen som kostar tandläkarmottagningar pengar?

Även de mest organiserade tandläkarmottagningarna kan göra faktureringsfel. Fel i kodning, dokumentation eller timing kan innebära förlorade intäkter, slöseri med personaltid och frustrerade patienter. Här är några av de vanligaste fallgroparna och varför de är viktiga.

Felaktig eller ofullständig kodning

Varje anspråk är beroende av att rätt koder används. Ett litet misstag kan leda till avslag på anspråk, minskade ersättningar och förlorade intäkter.

Dokumentation saknas

Vissa procedurer kräver stödjande dokument som röntgenbilder och parodontala diagram för att motivera behandlingen. Om dessa inte ingår kan försäkringsgivaren avvisa anspråket direkt. Kontoret måste sedan spåra upp de saknade dokumenten och skicka in ansökan på nytt, samtidigt som man väntar på försenad betalning. För procedurer som extraktioner, rotfyllningar och djuprengöringar kan saknade bilagor skapa onödig kommunikation fram och tillbaka med försäkringsbolag, vilket ytterligare saktar ner kassaflödet och ökar det administrativa arbetet.

Sent inlämnande av anspråk

Försäkringsbolag har strikta tidsfrister för inlämning, som kan variera från några månader till ett år från delgivningsdatumet. Om ett anspråk lämnas in för sent avslår försäkringsbolaget det automatiskt, utan möjlighet att överklaga, och praktiken tvingas fakturera patienten istället. Det som borde ha varit garanterade försäkringsintäkter förvandlas till en förlust om patienten inte betalar.

Ett välorganiserat faktureringssystem kan skicka in anspråk snabbt och förhindra kostsamma avslag på grund av missade tidsfrister.

Felaktig fakturering

Fel i patientfaktureringen skapar ekonomiska risker och ryktesrisker. Felaktig beräkning av egenavgifter, självrisker eller försäkringsjusteringar kan orsaka:

• Överdebitering, vilket leder till återbetalningar, extra administrativt arbete och skadat förtroende

• Underdebitering, vilket leder till förlorade intäkter och besvärliga indrivningsinsatser i framtiden

Patienterna förväntar sig korrekta räkningar. Om du har för många fel kan de ifrågasätta kontorets tillförlitlighet.

Hur kan tandläkarmottagningar förbättra sina faktureringsprocesser?

Faktureringseffektivitet innebär att skapa ett system som sparar tid, minskar stress och håller kassaflödet stabilt. Så här kan tandläkarmottagningar förbättra sina faktureringsprocesser.

Använd automatisering och programvara för att minimera fel

Modern programvara för tandvårdsfakturering kan hantera uppgifter som tidigare krävde timmar av manuellt arbete. Rätt system kan:

• Kontrollera patientens försäkringsbehörighet i realtid före besöket

• Skicka in anspråk elektroniskt med nödvändiga bilagor

• Flagga saknad eller felaktig information innan anspråk skickas

Automatisering av rutinmässiga faktureringsuppgifter kan förkorta handläggningstiderna och bidra till att minska antalet avslag.

Gör patientbetalningar enkla och smidiga

Ju lättare det är för patienterna att betala, desto snabbare kan du få betalt. Överväg att erbjuda:

• Flera betalningsalternativ, inklusive kreditkort, digitala plånböcker och finansiering för större behandlingar

• Elektroniska fakturor och betalningslänkar via e-post eller sms så att patienter kan betala från sina telefoner

• Automatiska betalningsplaner för högkostnadsbehandlingar

När det är möjligt bör du samla in egenavgifter eller uppskattade saldon vid tidpunkten för tjänsten för att minimera antalet obetalda konton och undvika behovet av uppföljningar.

Sätt tydliga ekonomiska förväntningar

En välinformerad patient är mindre benägen att bestrida en räkning. Metoder kan minska förvirringen genom att:

• Tillhandahålla initiala kostnadsuppskattningar och förklara försäkringsskydd före behandling

• Att ha en skriftlig finansiell policy som beskriver betalningsansvar och som undertecknas av patienten i förväg

• Förtydligande av policyer för tjänster som inte täcks, betalningsplaner och sena betalningar

Hur hjälper Stripe till med fakturering och betalning för tandvård?

Stripe behandlar inte försäkringsanspråk, men förenklar patientbetalningar, vilket kan leda till bättre faktureringsrutiner och mindre administrativt arbete. Så här kan Stripe hjälpa dig.

Betalningsmetoder

Med Stripe kan tandläkarmottagningar ta emot betalningar på det sätt som fungerar bäst för deras patienter, inklusive följande:

• Online via säkra betalningslänkar som skickas via e-post eller sms

• Personligen, med en Stripe Terminal-kortläsare i receptionen

• Med lagrade betalningsuppgifter för snabba framtida debiteringar

Alla transaktioner synkroniseras till ett centralt system för enklare betalningsspårning och avstämning.

Återkommande betalningar

Stripes abonnemangsfakturering automatiserar betalningsplaner för högkostnadsförfaranden eller medlemskap. När Stripe väl har konfigurerats kan vi:

• Debiterar patientens kort enligt ett förutbestämt schema

• Skickar automatiska kvitton och betalningsbekräftelser

• Bidrar till att minska den tid som personalen lägger på att följa upp missade betalningar

Detta håller kassaflödet förutsägbart utan att personalen behöver behandla varje delbetalning manuellt.

Digitala fakturor och betalningspåminnelser

Med Stripe Invoicing kan du:

• Skicka värdbaserade Stripe-fakturor eller pdf-fakturor via e-post

• Spåra vem som har betalat och vem som inte har gjort det

• Skicka automatiska påminnelser om utestående saldon

• Generera elektroniska kvitton

Detta påskyndar inkasseringen och eliminerar behovet av pappersutdrag.

Integrering av programvara för praktikhantering

Många plattformar för tandvårdshantering och patientkommunikation är integrerade med Stripe. Det innebär att all faktureringsinformation lagras på ett ställe och att betalningar kan registreras i kontorets system automatiskt. Kliniker med unika programvarubehov kan också implementera anpassade integrationer med hjälp av Stripes API:er (Application Programming Interfaces).