Toda clínica odontológica precisa de um processo de cobrança organizado para manter os pacientes satisfeitos e garantir que as contas sejam pagas no prazo. É preciso gerenciar seguros, evitar erros nos códigos e simplificar ao máximo os pagamentos para os pacientes.

O mercado de serviços odontológicos dos EUA foi avaliado em US$ 192,22 bilhões em 2023, e os procedimentos de faturamento e pagamento desempenham um papel importante no sucesso do setor. Abaixo, explicaremos como funciona a cobrança odontológica, os erros mais comuns que atrasam os pagamentos e as melhores maneiras de tornar seu sistema de cobrança mais eficaz.

Neste artigo:

• O que diferencia o faturamento odontológico do faturamento em outros setores?
  
• Como funciona o processamento de seguros na cobrança odontológica?
  
• Quais são os erros de faturamento comuns que custam dinheiro aos consultórios odontológicos?
  
• Como os consultórios odontológicos podem melhorar seus processos de faturamento?
  
• Como a Stripe ajuda no faturamento e pagamentos odontológicos?
  

O que diferencia a cobrança odontológica da cobrança em outros setores?

A cobrança é um problema em qualquer setor, mas na odontologia há complexidades próprias que os pagamentos dos consultórios. Veja como o faturamento odontológico é diferente, especialmente em comparação com o faturamento médico, e o que esperar do processo.

Códigos diferentes

Os prestadores de serviços de saúde de mais de 60 países usam códigos de Terminologia de Procedimentos Atuais (CPT), mas os consultórios odontológicos usam códigos diferentes para indicar detalhes o número de cada dente e suas superfícies. Os códigos de faturamento de consultórios odontológicos têm nomes diferentes em diferentes países, como o Current Dental Terminology (CDT) nos EUA e Uniforme Particuliere Tarieven (UPT) nos Países Baixos.

Seguros diferentes

O seguro odontológico não é estruturado como um seguro médico. Em vez de cobrir a maioria dos tratamentos importantes, às vezes paga uma porcentagem de cada procedimento até um máximo anual. Em muitos lugares, os pacientes geralmente pagam do próprio bolso, de forma que o valor dos procedimentos pode influenciar as decisões de tratamento. Benefícios odontológicos podem se esgotar rapidamente, transferindo mais responsabilidade para os pacientes e clínicas em termos de pagamentos.

Mais pré-autorizações

Antes de começarem a trabalhar, as clínicas geralmente enviam pré-autorizações às seguradoras para tratamentos de custo mais alto para saber quanto o seguro deve cobrir. O paciente fica informado do que esperar, mas não há garantia de pagamento, porque as apólices de seguro ainda podem mudar ou os pedidos podem ser negados mais tarde. Gerenciar essas pré-autorizações é importante para receber pagamentos.

A cobrança odontológica exige códigos precisos, coordenação cuidadosa com o seguro e muita comunicação com o paciente. Qualquer passo em falso pode gerar atrasos, pedidos recusados ou perda de receita.

Como funciona o processamento de seguros na cobrança odontológica?

Administrar um seguro é importante para manter um consultório odontológico financeiramente estável e os pacientes satisfeitos. É um processo em várias etapas que o consultório precisa gerenciar com precisão e eficiência para evitar atrasos, perda de receita e pacientes insatisfeitos. Veja como os consultórios odontológicos devem interagir com o seguro em cada etapa do processo.

Verificação do seguro

Antes começar o trabalho, o consultório precisa confirmar:

• Se a apólice do paciente é válida

• Os procedimentos cobertos e quaisquer exclusões

• Se há períodos de carência, franquias ou benefícios remanescentes

Muitas vezes, a pré-autorização é necessária para tratamentos de alto custo. Nesse caso, é preciso enviar um plano de tratamento à seguradora com antecedência para estimar o que será coberto. O plano não garante o pagamento, porque a cobertura pode mudar, mas ajuda o paciente a se organizar e minimiza contestações posteriores.

Envio do pedido

Após o tratamento, o consultório apresenta um pedido de indenização à seguradora. Cada pedido deve incluir:

• Códigos corretos para cada procedimento

• Documentos comprobatórios como radiografias, gráficos periodontais e narrativas para procedimentos específicos

O envio eletrônico para a maioria dos pedidos acelera o processamento. Qualquer erro, como falta de um anexo ou um código incorreto, pode causar atrasos ou recusas.

Análise do seguro

Ao receber o pedido, a seguradora analisa e define o quanto pagará. A seguradora emite uma explicação dos benefícios (EOB), que detalha os serviços cobertos e quanto a seguradora pagará ao consultório.

Se a seguradora não pagar todo o custo e o paciente tiver um seguro secundário, o consultório apresenta um segundo pedido, junto com a EOB da seguradora principal. Isso mostra ao provedor secundário que a seguradora principal não cobriu tudo.

Cobrança de pacientes

Após o pagamento da parcela do seguro, o paciente deve pagar o restante. O ideal é que o consultório já tenha:

• Estimado a parcela do paciente com antecedência

• Cobrado um pagamento parcial à vista

Depois que o pagamento do seguro é finalizado, o consultório emite um extrato final ou um reembolso, se o paciente tiver pagado a mais. As clínicas mais eficientes inserem imediatamente os pagamentos dos seguros em seu software de faturamento, calculam automaticamente os saldos dos pacientes e notificam rapidamente os pacientes sobre valores em haver.

Alguns consultórios armazenam os dados de pagamento do paciente, com consentimento, para coletar o valor em aberto, parcelas agendadas ou tarifas por não comparecimento. Isso minimiza contas não pagas e o trabalho de cobrança.

Quais são os erros de faturamento comuns que custam dinheiro aos consultórios odontológicos?

Mesmo os consultórios odontológicos mais organizados podem cometer erros de cobrança. Erros nos códigos, na documentação ou nos prazos podem significar perda de receita, de tempo e pacientes insatisfeitos. Veja algumas das armadilhas mais comuns e por que elas são importantes.

Códigos incorretos ou incompletos

Cada pedido precisa apresentar os códigos corretos. Um pequeno erro pode causar recusas de pedidos, redução de reembolsos e perda de receita.

Falta de documentação

Alguns procedimentos exigem documentação, como radiografias e mapas periodontais, para justificar o tratamento. Se não forem incluídos, a seguradora pode recusar o pedido sem considerá-lo. O consultório é obrigado a localizar os documentos faltante e reenviar o pedido, enquanto aguarda o pagamento atrasado. Para procedimentos como extrações, tratamentos de canal e limpezas profundas, a falta de anexos pode criar idas e vindas desnecessárias com as seguradoras, retardando ainda mais o fluxo de caixa e aumentando o trabalho administrativo.

Atraso no envio de pedidos

As seguradoras têm prazos rígidos para a apresentação de pedidos, que podem ir de alguns meses a um ano a partir da data do serviço. Se um pedido for apresentado muito tarde, a seguradora nega automaticamente sem opção de recurso, e o consultório é obrigado a cobrar o paciente. E assim, uma receita que teria sido garantida pelo seguro se transforma em prejuízo se o paciente não pagar.

Um sistema de cobrança bem organizado pode enviar reclamações prontamente e evitar o custo das recusas por perda de prazo.

Cobrança incorreta

Erros no faturamento de pacientes geram riscos financeiros e de reputação. O cálculo incorreto de copagamentos, franquias ou ajustes de seguro pode causar:

• Cobrança a maior, o que exige reembolsos, trabalho administrativo e perda de confiança

• Cobrança a menor, com perda de receita e necessidade de cobranças desagradáveis posteriormente

Os pacientes querem receber cobranças exatas. Se os erros forem frequentes, eles podem questionar a confiabilidade da sua clínica.

Como os consultórios odontológicos podem melhorar seus processos de faturamento?

Eficiência na cobrança significa criar um sistema que economiza tempo, reduz o estresse e mantém o fluxo de caixa estável. Veja como melhorar o processo de faturamento de um consultório odontológico.

Use automação e softwares para minimizar erros

Os softwares modernos de faturamento odontológico gerenciam tarefas que antes exigiam horas de trabalho manual. Um bom sistema pode:

• Verificar a validade do seguro do paciente em tempo real antes da consulta

• Enviar os pedidos eletronicamente com os anexos exigidos

• Sinalizar informações ausentes ou incorretas antes do envio dos pedidos

Automatizar tarefas rotineiras de cobrança pode reduzir o tempo de processamento e reduzir as recusas.

Pagamentos simples e convenientes para os pacientes

Quanto mais fácil for para os pacientes pagarem, mais rápido você receberá. Considere oferecer:

• Várias opções de pagamento, como cartões de crédito, carteiras digitais e financiamento para tratamentos maiores

• Faturas eletrônicas e links de pagamento por e-mail ou SMS para que os pacientes possam pagar pelo celular

• Planos automáticos para tratamentos de alto custo

Sempre que possível, cobre os copagamentos ou valores estimados no momento do serviço para minimizar contas não pagas e evitar a necessidade de cobrança posterior.

Esclareça os valores que devem ser pagos

Se o paciente estiver bem informado, é menos provável que conteste a fatura. Para reduzir a confusão, o consultório deve:

• Fornecer estimativas de custo iniciais e explicar a cobertura do seguro antes do tratamento

• Ter uma política financeira escrita que descreva as responsabilidades de pagamento e seja assinada pelos pacientes com antecedência

• Esclarecer as políticas sobre serviços não cobertos, planos de pagamento e pagamentos atrasados

Como a Stripe ajuda no faturamento e pagamentos odontológicos?

A Stripe não processa pedidos de seguro, mas simplifica os pagamentos do paciente, o que pode melhorar as práticas de cobrança e reduzir o trabalho administrativo. Veja como a Stripe pode ajudar.

Formas de pagamento

Com a Stripe, os consultórios odontológicos podem aceitar pagamentos da maneira mais adequada para seus pacientes, como:

• Online através de links de pagamento seguros enviados por e-mail ou SMS

• Pessoalmente, com uma máquina de cartão Stripe Terminal na recepção

• Com dados de pagamento armazenados para cobranças futuras rápidas

Todas as transações são sincronizadas em um sistema central para facilitar o rastreamento e a reconciliação dos pagamentos.

Pagamentos recorrentes

O faturamento por assinatura da Stripe automatiza planos de pagamento para procedimentos ou associações de alto custo. Após a configuração, a Stripe:

• Cobra o cartão do paciente no cronograma predefinido.

• Envia recibos e confirmações de pagamento automaticamente

• Ajuda a equipe a gastar menos tempo cobrando pagamentos atrasados

Isso mantém o fluxo de caixa previsível sem que a equipe precise processar cada parcela manualmente.

Faturas digitais e lembretes de pagamento

Com o Stripe Invoicing, você pode:

• Enviar faturas hospedadas na Stripe ou em PDF por e-mail

• Acompanhar quem pagou e quem não pagou

• Enviar lembretes automáticos para valores em aberto

• Gerar recibos eletrônicos

Isso agiliza a cobrança e elimina a necessidade de recibos em papel.

Integração de software de gerenciamento de consultórios

Muitas plataformas de gerenciamento de consultórios odontológicos e comunicação com o paciente se integram à Stripe. Isso significa que todas as informações de cobrança são armazenadas no mesmo lugar e os pagamentos podem ser registrados no sistema da clínica automaticamente. Clínicas com softwares especiais também podem implementar integrações personalizadas com as interfaces de programação de aplicativos (APIs) da Stripe.