สถานปฏิบัติทางทันตกรรมทุกแห่งต้องมีกระบวนการเรียกเก็บเงินที่รัดกุมเพื่อให้ผู้ป่วยมีความสุข และมั่นใจว่าจะได้รับการชําระเงินตามใบเรียกเก็บเงินตรงเวลา นั่นหมายถึงการจัดการประกันภัย หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการเขียนโค้ด และการชําระเงินให้ง่ายที่สุดสําหรับผู้ป่วย

ตลาดบริการทันตกรรมในสหรัฐฯ มีมูลค่า 192.22 พันล้านดอลลาร์ในปี 2023 และขั้นตอนการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินมีบทบาทสําคัญในความสําเร็จของอุตสาหกรรมนี้ ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายวิธีการทํางานของการเรียกเก็บเงินทันตกรรม ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดที่ทําให้การชําระเงินช้าลง และวิธีที่ดีที่สุดในการทําให้ระบบการเรียกเก็บเงินของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• อะไรทําให้การเรียกเก็บเงินค่าทันตกรรมแตกต่างจากการเรียกเก็บเงินในอุตสาหกรรมอื่นๆ
  
• การประมวลผลประกันภัยทํางานอย่างไรในการเรียกเก็บเงินค่าทันตกรรม
  
• ข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินทั่วไปที่ทำให้คลินิกทันตกรรมต้องเสียเงินคืออะไร
  
• คลินิกทันตกรรมสามารถปรับปรุงกระบวนการเรียกเก็บเงินได้อย่างไร
  
• Stripe ช่วยเรื่องการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินค่าทันตกรรมได้อย่างไร
  

อะไรที่ทำให้การเรียกเก็บเงินค่าทันตกรรมแตกต่างจากการเรียกเก็บเงินในอุตสาหกรรมอื่น

การเรียกเก็บเงิน เป็นความท้าทายที่พบบ่อยในอุตสาหกรรมต่างๆ แต่การเรียกเก็บเงินค่าทันตกรรมมีความซับซ้อนในตัวเองซึ่งส่งผลต่อวิธีที่คลินิกทันตกรรมได้รับการชําระเงิน ต่อไปนี้คือความแตกต่างของการเรียกเก็บเงินค่าทันตกรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเทียบกับการเรียกเก็บเงินค่ารักษาพยาบาล และสิ่งที่จะเกิดขึ้นจากกระบวนการนี้

รหัสแตกต่างกัน

ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพในกว่า 60 ประเทศใช้รหัส Current Procedural Terminology (CPT) แต่คลินิกทันตกรรมอาศัยรหัสที่แตกต่างกันซึ่งแสดงถึงรายละเอียด เช่น จํานวนฟันและพื้นผิว รหัสการเรียกเก็บเงินสําหรับการปฏิบัติทางทันตกรรมมีชื่อที่แตกต่างกันในประเทศต่างๆ รวมถึงรหัส Current Dental Terminology(CDT) ในสหรัฐอเมริกาและรหัส Uniforme Particuliere Tarieven (UPT) ในเนเธอร์แลนด์

กรมธรรม์ประกันภัยที่แตกต่างกัน

ประกันทันตกรรมไม่ได้มีโครงสร้างเหมือนประกันสุขภาพ แทนที่จะครอบคลุมการรักษาที่สําคัญส่วนใหญ่ บางครั้งอาจจ่ายเป็นเปอร์เซ็นต์ของแต่ละขั้นตอนสูงสุดถึงหนึ่งปี ในหลายๆ สถานที่ คนไข้มักต้องจ่ายเงินเอง ซึ่งอาจทำให้ความละเอียดอ่อนด้านค่าใช้จ่ายกลายมาเป็นปัจจัยสำคัญในการตัดสินใจการรักษา สวัสดิการทางทันตกรรมอาจหมดลงอย่างรวดเร็ว ทําให้ผู้ป่วยและสถานพยาบาลมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการการชําระเงินมากขึ้น

การอนุมัติวงเงินล่วงหน้าเพิ่มเติม

ก่อนที่จะเริ่มทำงาน คลินิกมักจะส่งคำขออนุมัติล่วงหน้าไปยังบริษัทประกันภัยสำหรับการรักษาที่มีค่าใช้จ่ายสูง เพื่อสอบถามว่าประกันภัยจะครอบคลุมเท่าใด สิ่งนี้ช่วยกําหนดความคาดหวังของผู้ป่วย แต่ไม่รับประกันการชําระเงิน เนื่องจากกรมธรรม์ประกันภัยยังสามารถเปลี่ยนแปลงได้หรือสามารถปฏิเสธการเรียกร้องได้ในภายหลัง การจัดการการอนุมัติวงเงินล่วงหน้าเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสําคัญสําหรับการรับชำระเงิน

การเรียกเก็บเงินค่าทันตกรรมต้องมีการเขียนรหัสที่แม่นยํา การประสานงานประกันภัยอย่างรอบคอบ และการสื่อสารกับผู้ป่วยที่มีประสิทธิภาพ ความผิดพลาดอาจหมายถึงความล่าช้า การถูกปฏิเสธการเคลม หรือการสูญเสียรายรับ

การประมวลผลประกันภัยทํางานอย่างไรในการเรียกเก็บเงินค่าทันตกรรม

การจัดการประกันภัยถือเป็นส่วนสำคัญในการรักษาเสถียรภาพทางการเงินของคลินิกทันตกรรมและทำให้คนไข้มีความสุข นี่เป็นกระบวนการหลายขั้นตอนที่แนวทางปฏิบัติต้องจัดการอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการชําระเงิน การสูญเสียรายรับ และความหงุดหงิดของผู้ป่วย นี่คือวิธีที่คลิกนิกทันตกรรมควรมีปฏิสัมพันธ์กับประกันภัยในทุกขั้นตอนของกระบวนการ

การยืนยันการประกันภัย

ก่อนเริ่มงานใดๆ สํานักงานทันตกรรมจําเป็นต้องยืนยัน:

• กรมธรรม์ของผู้ป่วยมีผลบังคับใช้อยู่

• ขั้นตอนที่ครอบคลุมมีอะไรบ้างและมีข้อยกเว้นหรือไม่

• มีระยะเวลารอ การหักลดหย่อน หรือผลประโยชน์ที่เหลืออยู่หรือไม่

การอนุมัติวงเงินล่วงหน้ามักจําเป็นสําหรับการดําเนินการที่มีค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งหมายถึงการส่งแผนการรักษาไปยังบริษัทประกันภัยล่วงหน้าเพื่อประเมินสิ่งที่จะได้รับความคุ้มครอง วิธีนี้ไม่รับประกันการชําระเงินเนื่องจากความคุ้มครองยังคงเปลี่ยนแปลงได้ แต่ช่วยกําหนดความคาดหวังของผู้ป่วยตามความเป็นจริงและลดการโต้แย้งการชําระเงินในภายหลัง

การส่งการเคลม

หลังการรักษา สํานักงานจะยื่นคําร้องต่อผู้ให้บริการประกันภัย การเคลมแต่ละครั้งจะต้องมีข้อมูลต่อไปนี้

• รหัสที่ถูกต้องสําหรับทุกขั้นตอน

• เอกสารประกอบ เช่น การเอกซเรย์ แผนภูมิปริทันต์ และคําบรรยายสําหรับขั้นตอนเฉพาะ

การเคลมส่วนใหญ่จะส่งทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้ประมวลผลได้เร็วขึ้น แม้แต่ข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ เช่น ไฟล์แนบหายไปหรือรหัสไม่ถูกต้อง ก็อาจทําให้เกิดความล่าช้าหรือการปฏิเสธโดยสิ้นเชิง

การตรวจสอบการประกันภัย

เมื่อได้รับคําร้องแล้ว บริษัทประกันภัยจะตรวจสอบเพื่อกําหนดจํานวนเงินที่จะชําระ บริษัทประกันภัยจะออกคําอธิบายผลประโยชน์ (EOB) ซึ่งมีรายละเอียดว่าครอบคลุมบริการใดบ้าง และบริษัทประกันจะจ่ายให้คลินิกเป็นจํานวนเท่าใด

หากบริษัทประกันภัยไม่จ่ายค่ารักษาพยาบาลทั้งหมด และคนไข้มีประกันภัยรอง ทันตแพทย์จะยื่นคำร้องเรียกร้องครั้งที่สองพร้อมกับ EOB ของบริษัทประกันภัยหลัก สิ่งนี้แสดงให้ผู้ให้บริการรองเห็นว่าบริษัทประกันหลักไม่ได้ครอบคลุมทุกอย่าง

การเรียกเก็บเงินจากผู้ป่วย

หลังจากที่บริษัทประกันภัยจ่ายส่วนของตนแล้ว ผู้ป่วยจะถูกเรียกเก็บเงินสำหรับส่วนที่เหลือ ตามหลักการแล้ว ทางคลินิกได้ดำเนินการดังนี้แล้ว

• ประมาณการส่วนของผู้ป่วยล่วงหน้า

• เรียกเก็บเงินบางส่วน ณ เวลาที่ให้บริการ

เมื่อชำระเงินประกันเสร็จสิ้นแล้ว สำนักงานจะออกใบแจ้งยอดสุดท้ายหรือคืนเงินหากผู้ป่วยชำระเงินเกินไป คลินิกที่ดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพจะโพสต์การชำระเงินประกันภัยทันทีในซอฟต์แวร์เรียกเก็บเงินคำนวณยอดคงเหลือของผู้ป่วยโดยอัตโนมัติ และแจ้งให้ผู้ป่วยทราบถึงยอดเงินค้างชำระได้อย่างรวดเร็ว

สํานักงานบางแห่งจัดเก็บรายละเอียดการชําระเงินของผู้ป่วยเพื่อรวบรวมยอดคงเหลือ ส่วนที่เหลือตามแผนการชําระเงินที่กําหนดไว้ หรือค่าธรรมเนียมเมื่อไม่แสดงตัวใดๆ วิธีนี้จะช่วยลดบัญชีที่ยังไม่ได้ชําระและความจําเป็นในการโทรเรียกเก็บเงิน

ข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินทั่วไปที่ทำให้คลินิกทันตกรรมต้องเสียเงินคืออะไร

แม้แต่สํานักงานทันตกรรมที่มีระเบียบมากที่สุดก็อาจเกิดข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินได้ ข้อผิดพลาดในการเขียนรหัส เอกสารประกอบ หรือกําหนดเวลาอาจหมายถึงการสูญเสียรายได้ เสียเวลาของเจ้าหน้าที่ และทําให้ผู้ป่วยรู้สึกหงุดหงิด นี่คือข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดและสาเหตุที่ข้อผิดพลาดเหล่านั้นมีความสําคัญ

การใส่รหัสไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์

การเคลมทุกครั้งต้องใช้รหัสที่ถูกต้อง ความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ อาจนําไปสู่การปฏิเสธการเคลม การคืนเงินลดลง และการสูญเสียรายได้

เอกสารประกอบขาดหายไป

ขั้นตอนบางอย่างต้องใช้เอกสารประกอบ เช่น รังสีเอกซ์และแผนภูมิปริทันต์ เพื่อพิสูจน์การรักษา หากไม่ส่งเอกสารเหล่านี้ บริษัทประกันภัยอาจปฏิเสธการเคลมโดยสิ้นเชิง จากนั้นสํานักงานจะต้องติดตามเอกสารที่ตกหล่นและส่งการเคลมอีกครั้ง ในขณะที่รอการชําระเงินที่ล่าช้าออกไป สำหรับขั้นตอนต่างๆ เช่น การถอนฟัน การรักษารากฟัน และการทำความสะอาด การขาดเอกสารประกอบอาจทำให้เกิดการโต้ตอบไปมาระหว่างบริษัทประกันโดยไม่จำเป็น ส่งผลให้กระแสเงินสดช้าลง และเพิ่มงานธุรการอีกด้วย

การส่งการเคลมล่าช้า

บริษัทประกันภัยมีกําหนดเวลายื่นเอกสารที่เข้มงวด ซึ่งอาจอยู่ในช่วงไม่กี่เดือนถึง 1 ปีนับจากวันที่ให้บริการ หากส่งการเคลมล่าช้าเกินไป บริษัทประกันภัยจะปฏิเสธการเคลมโดยอัตโนมัติโดยไม่มีทางเลือกในการอุทธรณ์ และทางคลินิกจะต้องเรียกเก็บเงินจากคนไข้แทน รายได้ประกันภัยที่ควรจะได้รับกลับกลายเป็นขาดทุนหากคนไข้ไม่จ่ายเงิน

ระบบการเรียกเก็บเงินที่จัดการอย่างเป็นระเบียบสามารถส่งคําขอเคลมได้ทันทีและป้องกันการปฏิเสธที่มีค่าใช้จ่ายสูงเนื่องจากเลยกําหนด

การเรียกเก็บเงินไม่ถูกต้อง

ข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินผู้ป่วยทําให้เกิดความเสี่ยงทางการเงินและชื่อเสียง การคำนวณค่าใช้จ่ายร่วม ค่าลดหย่อน หรือการปรับเบี้ยประกันผิดพลาดอาจทำให้เกิดกรณีดังนี้

• การเรียกเก็บเงินเกิน ซึ่งนําไปสู่การคืนเงิน งานธุรการเพิ่มเติม และการสูญเสียความไว้วางใจ

• การหักเงินน้อยเกินไป ซึ่งนําไปสู่การสูญเสียรายได้และความพยายามในการเรียกเก็บเงินที่น่าอึดอัดในอนาคต

ผู้ป่วยคาดหวังว่าค่าใช้จ่ายจะถูกต้องแม่นยํา หากคุณมีข้อผิดพลาดมากเกินไป พวกเขาอาจตั้งคําถามถึงความน่าเชื่อถือของสํานักงานของคุณ

คลินิกทันตกรรมสามารถปรับปรุงกระบวนการเรียกเก็บเงินได้อย่างไร

ประสิทธิภาพการเรียกเก็บเงินหมายถึงการสร้างระบบที่ช่วยประหยัดเวลา ลดความเครียด และรักษากระแสเงินสดให้คงที่ ต่อไปนี้คือวิธีที่คลินิกทันตกรรมสามารถปรับปรุงกระบวนการเรียกเก็บเงินได้

ใช้ระบบอัตโนมัติและซอฟต์แวร์เพื่อลดข้อผิดพลาด

ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินค่าทันตกรรมสมัยใหม่สามารถจัดการงานต่างๆ ที่ครั้งหนึ่งเคยต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการทํางานด้วยตัวเอง ระบบที่เหมาะสมสามารถ:

• ตรวจสอบสิทธิ์การประกันของผู้ป่วยแบบเรียลไทม์ก่อนการนัดหมาย

• ส่งคําขอเคลมทางอิเล็กทรอนิกส์พร้อมเอกสารแนบที่กําหนด

• แจ้งเตือนข้อมูลไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้องก่อนที่จะส่งการเคลม

การทำให้งานเรียกเก็บเงินตามกําหนดเวลาเป็นระบบอัตโนมัติจะช่วยลดเวลาในการประมวลผลและช่วยลดการปฏิเสธได้

ทําให้การชําระเงินของผู้ป่วยเป็นเรื่องง่ายและสะดวก

ยิ่งผู้ป่วยจ่ายเงินได้ง่าย คุณก็จะเก็บเงินได้เร็วขึ้นเท่านั้น ลองเสนอสิ่งต่อไปนี้

• ตัวเลือกการชําระเงินที่หลากหลาย ซึ่งรวมถึงบัตรเครดิต กระเป๋าเงินดิจิทัล และการจัดหาเงินทุนสําหรับการดําเนินการที่มีมูลค่าสูง

• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และลิงก์ชําระเงินทางอีเมลหรือข้อความ เพื่อให้ผู้ป่วยชําระเงินจากโทรศัพท์ได้

• แผนการชําระเงินอัตโนมัติสําหรับการดําเนินการที่มีค่าใช้จ่ายสูง

หากเป็นไปได้ ควรเก็บค่าใช้จ่ายร่วมหรือยอดคงเหลือที่ประมาณการไว้เมื่อรับบริการ เพื่อลดจำนวนบัญชีที่ค้างชำระและหลีกเลี่ยงความจำเป็นในการติดตามผล

กําหนดความคาดหวังทางการเงินที่ชัดเจน

ผู้ป่วยที่มีข้อมูลครบถ้วนมีโอกาสน้อยที่จะโต้แย้งการเรียกเก็บเงิน คลินิกสามารถลดความสับสนได้โดยดําเนินการต่อไปนี้

• การประมาณค่าใช้จ่ายล่วงหน้าและอธิบายความคุ้มครองของประกันก่อนการรักษา

• มีนโยบายทางการเงินเป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุความรับผิดชอบในการชําระเงินและลงนามโดยผู้ป่วยล่วงหน้า

• ชี้แจงนโยบายเกี่ยวกับบริการที่ไม่ครอบคลุม แผนการชําระเงิน และการชําระเงินที่ล่าช้า

Stripe ช่วยเรื่องการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินค่าทันตกรรมได้อย่างไร

Stripe จะไม่ประมวลผลการเคลมประกันภัย แต่ช่วยให้การชําระเงินผู้ป่วยง่ายขึ้น ซึ่งนําไปสู่แนวทางการเรียกเก็บเงินที่ดีขึ้นและงานธุรการน้อยลง สิ่งที่ Stripe จะช่วยคุณได้

วิธีการชําระเงิน

ด้วย Stripe สำนักงานทันตกรรมจะสามารถรับชำระเงินได้ด้วยวิธีที่เหมาะที่สุดสำหรับคนไข้ของตน รวมถึงวิธีต่อไปนี้:

• ออนไลน์ผ่านลิงก์ชําระเงินที่ปลอดภัยซึ่งส่งให้ทางอีเมลหรือข้อความ

• ด้วยตนเอง พร้อมเครื่องอ่านบัตร Stripe Terminal ที่แผนกต้อนรับ

• มีรายละเอียดการชําระเงินที่จัดเก็บไว้ในระบบเพื่อการเรียกเก็บเงินในอนาคตอย่างรวดเร็ว

ธุรกรรมทั้งหมดจะซิงค์กับระบบส่วนกลางเพื่อการติดตามการชําระเงินและการกระทบยอดที่ง่ายขึ้น

การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า

การเรียกเก็บเงินตามรอบบิลของ Stripe ทําให้แพ็กเกจการชําระเงินสําหรับขั้นตอนหรือการเป็นสมาชิกที่มีค่าใช้จ่ายสูงเป็นแบบอัตโนมัติ เมื่อตั้งค่าแล้ว Stripe จะดำเนินการดังนี้

• เรียกเก็บเงินจากบัตรของผู้ป่วยตามกําหนดเวลาที่กําหนดไว้ล่วงหน้า

• ส่งใบเสร็จและการยืนยันการชําระเงินอัตโนมัติ

• ช่วยลดเวลาของพนักงานในการติดตามการชําระเงินที่ขาดชําระ

ทําให้คาดการณ์กระแสเงินสดได้โดยไม่ต้องให้พนักงานประมวลผลการผ่อนชําระแต่ละงวดด้วยตนเอง

ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลและการแจ้งเตือนการชําระเงิน

Stripe Invoicing ช่วยให้คุณทําสิ่งต่อไปนี้ได้

• ส่งใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe หรือใบแจ้งหนี้แบบ PDF ทางอีเมล

• ติดตามว่าใครชำระเงินแล้วและใครที่ยังไม่ได้ชําระเงิน

• ส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติสําหรับยอดค้างชําระ

• สร้างใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์

ช่วยให้การเรียกเก็บเงินรวดเร็วขึ้นและไม่จําเป็นต้องใช้ใบแจ้งยอดที่เป็นฉบับกระดาษ

การผสานการทํางานซอฟต์แวร์การจัดการคลินิก

แพลตฟอร์มการจัดการคลินิกทันตกรรมและการสื่อสารผู้ป่วยจํานวนมากผสานการทํางานกับ Stripe นั่นหมายความว่าข้อมูลการเรียกเก็บเงินทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียว และสามารถบันทึกการชําระเงินในระบบของสํานักงานได้โดยอัตโนมัติ คลินิกที่มีความต้องการซอฟต์แวร์เฉพาะตัวยังสามารถใช้การผสานการทํางานแบบกําหนดเองได้โดยใช้อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) ของ Stripe