Ogni studio dentistico ha bisogno di un processo di addebito solido per soddisfare i pazienti e garantire che i conti siano pagati in tempo. Ciò significa gestire le assicurazioni, evitare errori di codifica e semplificare il più possibile i pagamenti per i pazienti.

Il mercato statunitense dei servizi odontoiatrici è stato valutato a 192,22 miliardi di dollari nel 2023 e le procedure di addebito e pagamento svolgono un ruolo cruciale nel successo del settore. Di seguito viene spiegato come funziona l'addebito delle spese odontoiatriche, quali sono gli errori più comuni che rallentano i pagamenti e i modi migliori per rendere più efficace il sistema di addebito.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cosa differenzia l'addebito delle spese odontoiatriche dall'addebito in altri settori?
  
• Come funziona l'elaborazione delle assicurazioni nell'addebito delle spese odontoiatriche?
  
• Quali sono gli errori di addebito più comuni che costano denaro agli studi dentistici?
  
• In che modo gli studi dentistici possono migliorare i loro processi di addebito?
  
• In che modo Stripe può aiutarti con l'addebito delle spese odontoiatriche e i pagamenti?
  

Cosa differenzia l'addebito delle spese odontoiatriche dall'addebito in altri settori?

La procedura di addebito è una sfida che accomuna tutti i settori, ma quello delle spese odontoiatriche ha le sue complessità che influiscono sulle modalità di ricezione dei pagamenti degli studi. Ecco in cosa si differenzia l'addebito delle spese odontoiatriche, soprattutto rispetto a quello delle spese mediche, e cosa aspettarsi da questo processo.

Codici diversi

I fornitori di servizi sanitari in oltre 60 Paesi utilizzano i codici CPT (Current Procedural Terminology), ma gli studi dentistici si affidano a codici diversi che denotano dettagli come il numero dei denti e le superfici. I codici di addebito degli studi dentistici hanno nomi diversi nei diversi Paesi: ad esempio, esistono i codici CDT (Current Dental Terminology) negli Stati Uniti e i codici UPT (Uniforme Particuliere Tarieven) nei Paesi Bassi.

Diverse polizze assicurative

L'assicurazione dentale non è strutturata come quella sanitaria. Invece di coprire la maggior parte dei trattamenti importanti, a volte paga una percentuale di ogni procedura fino a un massimo annuo. In molti luoghi, i pazienti spesso pagano di tasca propria, il che può rendere la sensibilità ai costi un fattore importante nelle decisioni terapeutiche. Le prestazioni odontoiatriche possono esaurirsi rapidamente, trasferendo sempre più responsabilità sui pazienti e sugli studi dentistici per la gestione dei pagamenti.

Aumento delle preautorizzazioni

Prima di iniziare a lavorare, gli studi spesso inviano alle compagnie assicurative delle richieste di preautorizzazione per i trattamenti più costosi per chiedere quanto coprirà l'assicurazione. Questo aiuta a definire le aspettative dei pazienti, ma non garantisce il pagamento, perché le polizze assicurative possono ancora cambiare o le richieste di rimborso possono essere negate in un secondo momento. Gestire queste preautorizzazioni in modo efficiente è importante per ricevere i pagamenti.

L'addebito delle spese odontoiatriche richiede una codifica precisa, un attento coordinamento con le assicurazioni e una comunicazione efficace con i pazienti. Eventuali passi falsi possono comportare ritardi, richieste di rimborso rifiutate o perdita di ricavi.

Come funziona l'elaborazione delle assicurazioni nell'addebito delle spese odontoiatriche?

Gestire l'assicurazione è importante affinché gli studi dentistici rimangano finanziariamente stabili e i pazienti siano soddisfatti. Si tratta di un processo in più fasi che gli studi devono gestire in modo accurato ed efficiente per evitare ritardi nei pagamenti, perdita di ricavi e frustrazione dei pazienti. Ecco come gli studi dentistici dovrebbero interagire con l'assicurazione in ogni fase del processo.

Verifica dell'assicurazione

Prima dell'inizio dei lavori, lo studio dentistico deve verificare:

• Che la polizza del paziente sia attiva

• Quali procedure sono coperte e se vi sono esclusioni

• Se ci sono periodi di attesa, franchigie o prestazioni rimanenti

La preautorizzazione è spesso necessaria per i trattamenti molto costosi. Ciò significa che occorre presentare in anticipo all'assicuratore un piano terapeutico per stimare l'importo che sarà coperto. Tale procedura non garantisce il pagamento perché la copertura può ancora cambiare, ma aiuta a definire aspettative realistiche per i pazienti e a ridurre al minimo le contestazioni in seguito.

Invio della richiesta di rimborso

Dopo il trattamento, lo studio presenta una richiesta di rimborso alla compagnia assicurativa. Ogni richiesta deve includere:

• Codici corretti per ogni procedura

• Documenti di supporto come radiografie, cartelle parodontali e resoconti per procedure specifiche

La maggior parte delle richieste di rimborso viene inviata in formato elettronico per un'elaborazione più rapida. Anche un piccolo errore, come un allegato mancante o un codice errato, può causare ritardi o rifiuti definitivi.

Revisione dell'assicurazione

Una volta ricevuta la richiesta di rimborso, la compagnia assicurativa la esamina per determinare l'importo che pagherà. La compagnia assicurativa rilascia una spiegazione delle prestazioni (EOB, Explanation Of Benefits), che descrive in dettaglio quali servizi sono coperti e l'importo che l'assicuratore pagherà allo studio.

Se l'assicuratore non paga l'intero costo e il paziente ha un'assicurazione secondaria, lo studio dentistico presenta una seconda richiesta insieme all'EOB dell'assicuratore principale. Questo dimostra al fornitore secondario che l'assicuratore principale non ha coperto tutto.

Addebito delle spese al paziente

Dopo che l'assicurazione ha pagato la sua parte, al paziente viene addebitato il resto. Idealmente, lo studio ha già:

• stimato anticipatamente la parte a carico del paziente

• riscosso un pagamento parziale al momento dell'erogazione del servizio

Una volta finalizzato il pagamento dell'assicurazione, lo studio emette un estratto conto finale o un rimborso se il paziente ha pagato in eccesso. Gli studi più efficienti registrano immediatamente i pagamenti dell'assicurazione nel loro software di addebito, calcolano automaticamente i saldi dei pazienti e avvisano prontamente i pazienti di eventuali importi in sospeso.

Alcuni studi salvano i dati di pagamento dei pazienti, con il loro consenso, per riscuotere i saldi rimanenti, ciò che rimane di un piano di pagamento pianificato o eventuali costi per mancata presentazione. In questo modo è possibile ridurre al minimo gli importi non pagati e la necessità di chiamate di sollecito.

Quali sono gli errori di addebito più comuni che costano denaro agli studi dentistici?

Anche gli studi dentistici più organizzati possono commettere errori di addebito. Errori di codifica, nella documentazione o nelle tempistiche possono significare perdita di ricavi, perdita di tempo per il personale e pazienti frustrati. Ecco alcune delle insidie più comuni e perché sono importanti.

Codifica errata o incompleta

Ogni richiesta di risarcimento si basa sulla correttezza dei codici utilizzati. Un piccolo errore può portare al rifiuto di una richiesta, alla riduzione dei rimborsi e alla perdita di ricavi.

Documentazione mancante

Alcune procedure richiedono documenti di supporto come radiografie e cartelle parodontali per giustificare il trattamento. Se non vengono inclusi, l'assicuratore potrebbe rifiutare la richiesta di rimborso a titolo definitivo. Lo studio dovrà quindi rintracciare i documenti mancanti e ripresentare la richiesta, il tutto in attesa di un pagamento ritardato. Per procedure come estrazioni, canali radicolari e pulizie profonde, gli allegati mancanti possono creare inutili scambi di comunicazioni con gli assicuratori, il che rallenta ulteriormente il flusso di cassa e aumenta il carico di lavoro amministrativo.

Invio tardivo delle richieste di rimborso

Le compagnie assicurative hanno scadenze di deposito rigorose, che possono variare da pochi mesi a un anno dalla data del servizio. Se una richiesta di rimborso viene presentata troppo tardi, l'assicuratore la nega automaticamente, senza possibilità di ricorso, e lo studio è costretto ad addebitare i costi al paziente. I ricavi che avrebbero dovuto essere garantiti dall'assicurazione si trasformano in una perdita se il paziente non paga.

Un sistema di addebito ben organizzato è in grado di inviare tempestivamente le richieste ed evitare costosi rifiuti dovuti al mancato rispetto delle scadenze.

Addebito errato

Gli errori nell'addebito ai pazienti creano rischi finanziari e reputazionali. Un calcolo errato delle quote a carico dei pazienti, delle franchigie o delle rettifiche assicurative può causare:

• Addebito in eccesso, con conseguenti rimborsi, lavoro amministrativo supplementare e fiducia compromessa

• Addebito insufficiente, che porta a una perdita di ricavi e a situazioni imbarazzanti future per la richiesta del pagamento

I pazienti si aspettano conti accurati. Se gli errori sono troppi, potrebbero mettere in dubbio l'affidabilità dello studio.

In che modo gli studi dentistici possono migliorare i loro processi di addebito?

Rendere efficiente la procedura di addebito significa creare un sistema che consenta di risparmiare tempo, ridurre lo stress e mantenere costante il flusso di cassa. Ecco come gli studi dentistici possono migliorare i loro processi di addebito.

Utilizzo di automazione e software per ridurre al minimo gli errori

I moderni software di addebito delle spese odontoiatriche sono in grado di gestire attività che in passato richiedevano ore di lavoro manuale. Il sistema giusto può:

• Verificare l'idoneità assicurativa di un paziente in tempo reale prima dell'appuntamento

• Inviare le richieste di rimborso in formato elettronico con gli allegati richiesti

• Segnalare le informazioni mancanti o errate prima dell'invio delle richieste

L'automazione delle attività di addebito di routine può ridurre i tempi di elaborazione e i rifiuti.

Pagamenti per i pazienti più semplici e pratici

Più è facile per i pazienti pagare, più brevi saranno i tempi di riscossione. Prendi in considerazione l'idea di offrire:

• Svariate opzioni di pagamento, tra cui carte di credito, wallet e finanziamenti per trattamenti di maggiore entità

• Fatture elettroniche e link di pagamento via email o SMS per consentire ai pazienti di pagare tramite telefono

• Piani di pagamento automatici per trattamenti molto costosi

Ove possibile, riscuoti le quote a carico del paziente o i saldi stimati al momento del servizio per ridurre al minimo i saldi non pagati ed evitare la necessità di follow-up.

Definizione di aspettative finanziarie chiare

Un paziente ben informato ha meno probabilità di contestare un conto. Gli studi dentistici possono ridurre la confusione nei seguenti modi:

• Fornendo stime dei costi iniziali e spiegando la copertura assicurativa prima del trattamento

• Definendo una politica finanziaria scritta che delinei le responsabilità di pagamento da far sottoscrivere ai pazienti in anticipo

• Chiarendo le politiche su servizi non coperti, piani di pagamento e ritardi nei pagamenti

In che modo Stripe può aiutarti con l'addebito delle spese odontoiatriche e i pagamenti?

Stripe non elabora le richieste di rimborso assicurativo, ma semplifica i pagamenti dei pazienti, il che può portare a migliori pratiche di addebito e alla riduzione del lavoro amministrativo. Ecco come Stripe può aiutarti.

Metodi di pagamento

Con Stripe, gli studi dentistici possono accettare pagamenti nelle modalità più adatte ai loro pazienti, tra cui:

• Online, tramite link di pagamento sicuri inviati via email o SMS

• Di persona, con un lettore di carte Stripe Terminal alla reception

• Con i dati di pagamento memorizzati per addebiti futuri rapidi

Tutte le transazioni vengono sincronizzate con un sistema centralizzato per semplificare il monitoraggio e la riconciliazione dei pagamenti.

Pagamenti ricorrenti

I pagamenti in abbonamento di Stripe automatizzano i piani di pagamento per procedure o abbonamenti ad alto costo. Una volta configurato, Stripe:

• Addebita gli importi sulla carta del paziente secondo un programma predeterminato

• Invia ricevute e conferme di pagamento automatiche

• Aiuta a ridurre il tempo che il personale dedica al monitoraggio dei pagamenti mancati

In questo modo il flusso di cassa rimane prevedibile senza richiedere al personale di elaborare ogni rata manualmente.

Fatture digitali e promemoria di pagamento

Con Stripe Invoicing puoi:

• Inviare fatture in hosting su Stripe o in formato PDF

• Tenere traccia di chi ha pagato e chi non lo ha fatto

• Inviare promemoria automatici per i saldi in sospeso

• Generare ricevute elettroniche

In questo modo si velocizzano le riscossioni e si elimina la necessità di estratti conto cartacei.

Integrazione di software di gestione degli studi

Molte piattaforme per la gestione degli studi dentistici e la comunicazione con i pazienti si integrano con Stripe. Ciò significa che tutte le informazioni di addebito vengono archiviate in un unico posto e che i pagamenti possono essere registrati automaticamente nel sistema dello studio. Gli studi con esigenze software specifiche possono anche implementare integrazioni personalizzate utilizzando le API (Application Programming Interface) di Stripe.