Chaque cabinet dentaire a besoin d’un processus de facturation solide pour satisfaire les patients et s’assurer que les factures sont payées à temps. Cela implique notamment de gérer les démarches liées aux assurances, d'éviter les erreurs de codage et de rendre les paiements aussi simples que possible pour les patients.

En 2023, le marché américain des services dentaires était estimé 192,22 milliards de dollars. Les procédures de facturation et de paiement jouent un rôle essentiel dans la réussite de ce secteur. Nous vous expliquons ci-dessous le fonctionnement de la facturation des soins dentaires, les erreurs les plus courantes qui ralentissent les paiements et les meilleurs moyens d'améliorer l'efficacité de votre système de facturation.

Sommaire

• Qu’est-ce qui différencie la facturation des soins dentaires de celle d’autres secteurs ?
  
• Comment fonctionne le traitement des assurances en matière de facturation des soins dentaires ?
  
• Quelles sont les erreurs de facturation courantes qui coûtent de l’argent aux cabinets dentaires ?
  
• Comment les cabinets dentaires peuvent-ils améliorer leurs processus de facturation ?
  
• Comment Stripe vous aide-t-elle à gérer la facturation et les paiements liés aux soins dentaires ?
  

Qu’est-ce qui différencie la facturation des soins dentaires de celle d’autres secteurs ?

La facturation représente un défi courant dans de nombreux secteurs, mais la facturation des soins dentaires comporte des spécificités qui influencent directement la manière dont les cabinets perçoivent leurs paiements. Voici les particularités de la facturation des soins dentaires, notamment par rapport à la facturation des soins médicaux, et ce à quoi il faut s'attendre dans le cadre de ce processus.

Des codes différents

Alors que les prestataires de soins de santé dans plus de 60 pays utilisent des codes CPT (Current Procedural Terminology), les cabinets dentaires emploient d’autres types de codes, qui indiquent notamment des informations précises comme le numéro et la surface des dents. Ces codes varient selon les pays : par exemple, les États-Unis utilisent les codes CDT (Current Dental Terminology), tandis que les Pays-Bas utilisent les codes UPT (Uniforme Particuliere Tarieven).

Des polices d’assurance différentes

L’assurance dentaire ne fonctionne pas de la même manière que l’assurance médicale. Plutôt que de couvrir la majorité des traitements essentiels, elle rembourse souvent un pourcentage de chaque acte jusqu’à un plafond annuel. Dans de nombreux pays, les patients doivent assumer une part importante des coûts eux-mêmes, ce qui rend la sensibilité au tarif plus présente dans les décisions de traitement. Les plafonds de couverture étant rapidement atteints, une grande partie de la responsabilité du paiement repose alors sur les patients et les cabinets.

Davantage de pré-autorisations

Avant d’effectuer certains traitements coûteux, les cabinets envoient souvent des demandes de pré-autorisation aux assureurs pour savoir quel montant sera pris en charge. Cela permet de mieux répondre aux attentes des patients, mais ne garantit pas pour autant le paiement, car les conditions des assurances peuvent changer ou les demandes d'indemnisation être refusées ultérieurement. Il est donc essentiel de bien gérer ces démarches pour assurer une facturation efficace.

En résumé, la facturation dentaire exige une codification rigoureuse, une coordination minutieuse avec les assurances, et une communication claire avec les patients. La moindre erreur peut entraîner des retards, des refus d'indemnisation ou une perte de revenus.

Comment fonctionne le traitement des assurances en matière de facturation des soins dentaires ?

La gestion des assurances est une composante essentielle pour assurer la stabilité financière d’un cabinet dentaire et pour garantir la satisfaction des patients. Il s’agit d’un processus en plusieurs étapes que les cabinets doivent gérer avec précision et efficacité afin d’éviter les retards de paiement, les pertes de revenus ou l’insatisfaction des patients. Voici comment un cabinet dentaire doit interagir avec les assurances à chaque étape du processus.

Vérification des assurances

Avant d’entreprendre tout traitement, le cabinet dentaire doit vérifier plusieurs éléments :

• Que la police d’assurance du patient est bien active

• Quels actes sont couverts et s’il existe des exclusions

• L’existence éventuelle de délais de carence, de franchises ou de plafonds de remboursement encore disponibles

Pour les traitements coûteux, une pré-autorisation est souvent nécessaire. Cela implique l’envoi d’un plan de traitement à l’assureur à l’avance pour obtenir une estimation de la prise en charge. Cette étape ne garantit pas le paiement, car la couverture peut évoluer, mais elle permet de fixer des attentes réalistes pour le patient et de limiter les litiges par la suite.

Soumission de la demande d'indemnisation

Une fois le traitement réalisé, le cabinet soumet une demande d’indemnisation à l’assureur. Cette demande doit inclure :

• Les codes corrects pour chaque acte effectué

• Les documents justificatifs, tels que les radiographies, les bilans parodontaux ou des explications détaillées pour certains traitements

La majorité des demandes sont envoyées de manière électronique pour accélérer le traitement. Toutefois, une erreur mineure (comme un document manquant ou un code erroné) peut entraîner des retards ou un refus pur et simple de remboursement.

Examen par l’assurance

Une fois la demande reçue, la compagnie d’assurance l’examine pour déterminer le montant qu’elle paiera. Elle émet un relevé de remboursements, qui détaille les services couverts et le montant que l’assureur paiera au cabinet.

Si l’assureur ne paie pas la totalité des coûts et que le patient a une complémentaire santé, le cabinet dentaire soumet une deuxième demande avec le relevé de remboursements. Cela montre à la mutuelle que l’assurance n’a pas tout couvert.

Facturation des patients

Une fois que l’assurance (et éventuellement la mutuelle) a payé sa part, le patient est facturé pour le reste. Idéalement, le cabinet a déjà :

• estimé la part du patient à l’avance

• encaissé un paiement partiel au moment de la prestation

Une fois le paiement de l’assurance finalisé, le cabinet émet un décompte final ou un remboursement si le patient a trop payé. Les cabinets les plus efficaces comptabilisent immédiatement les paiements d’assurance dans leur logiciel de facturation, calculent automatiquement les soldes des patients et informent rapidement ces derniers de tout montant restant dû.

Certains cabinets enregistrent les données de paiement des patients, avec leur consentement, afin de recouvrer les soldes restants, le reste d'un plan de paiement échelonné ou les frais de non-présentation. Cela permet de réduire au minimum le nombre de comptes impayés et de limiter les appels de recouvrement.

Quelles sont les erreurs de facturation courantes qui coûtent de l’argent aux cabinets dentaires ?

Même les cabinets dentaires les mieux organisés peuvent commettre des erreurs de facturation. Les erreurs de codage, de documentation ou de délai peuvent se traduire par des pertes de revenus, des pertes de temps pour le personnel et de la frustration pour les patients. Voici quelques-uns des pièges les plus courants et pourquoi il faut les prendre en compte.

Codage incorrect ou incomplet

Chaque demande d’indemnisation repose sur l’utilisation des bons codes. Une petite erreur peut entraîner le refus d’une demande, une réduction des remboursements et une perte de revenus.

Documentation manquante

Certaines procédures nécessitent des pièces justificatives telles que des radiographies et des fiches parodontales pour justifier le traitement. Si ces pièces ne sont pas incluses, l’assureur peut rejeter la réclamation d’emblée. Le bureau doit alors retrouver les documents manquants et soumettre à nouveau la demande, tout en attendant un paiement tardif. Pour les actes tels que les extractions, les traitements endotontiques et les nettoyages en profondeur, les pièces jointes manquantes peuvent engendrer des allers-retours inutiles avec les assureurs, ce qui ralentit encore le flux de trésorerie et alourdit le travail administratif.

Envoi tardifs de demande

Les compagnies d’assurance ont des délais de déclaration stricts, qui peuvent aller de quelques mois à un an à compter de la date de service. Si une demande est envoyée trop tard, l’assureur la refuse automatiquement, sans possibilité d’appel, et le cabinet est obligé de facturer le patient à la place. Ce qui aurait dû être garanti par l’assurance se transforme en perte si le patient ne paie pas.

Un système de facturation bien organisé permet de soumettre des demandes rapidement et d’éviter des refus coûteux dus au non-respect des délais.

Facturation incorrecte

Les erreurs dans la facturation des patients créent des risques sur les finances et la réputation de votre cabinet. Un mauvais calcul des quotes-parts, des franchises ou des ajustements d’assurance peut entraîner les conséquences suivantes :

• La surfacturation, qui se traduit par des remboursements, des tâches administratives supplémentaires et une perte de confiance

• La sous-facturation, qui se traduit par des pertes de revenus et des efforts de recouvrement difficiles à l’avenir

Les patients s’attendent à recevoir des factures précises. Si vous avez trop d’erreurs, ils pourraient remettre en question la fiabilité de votre bureau.

Comment les cabinets dentaires peuvent-ils améliorer leurs processus de facturation ?

L’efficacité de la facturation consiste à créer un système qui permet de gagner du temps, de réduire le stress et de maintenir un flux de trésorerie stable. Voici comment les cabinets dentaires peuvent améliorer leurs processus de facturation.

Utilisez l’automatisation et les logiciels pour minimiser les erreurs

Les logiciels de facturation pour les cabinets dentaires peuvent gérer des tâches qui nécessitaient autrefois des heures de travail manuel. Choisir le bon système vous permet de :

• Vérifier l’admissibilité d’un patient à l’assurance en temps réel avant son rendez-vous

• Envoyer des demandes de règlement par voie électronique avec les pièces jointes requises

• Signaler les renseignements manquants ou incorrects avant l’envoi des demandes de règlement

L’automatisation des tâches de facturation routinières peut raccourcir les délais de traitement et contribuer à réduire les refus.

Rendez les paiements des patients simples et pratiques

Plus il est facile pour les patients de payer, plus vite vous pouvez percevoir l’argent. Envisagez de proposer :

• Plusieurs options de paiement, y compris les cartes de crédit, les portefeuilles numériques et le financement pour les traitements plus importants

• Des factures électroniques et des liens de paiement par courriel ou SMS pour que les patients puissent payer à partir de leur téléphone

• Plans de paiement automatiques pour les traitements coûteux

Dans la mesure du possible, percevez les quotes-parts ou les soldes estimés au moment du service afin de minimiser les comptes impayés et d’éviter d’avoir à effectuer des suivis.

Définissez des attentes financières claires

Un patient bien informé est moins susceptible de contester une facture. Pour plus de clarté, votre cabinet peut :

• Fournir une estimation des coûts initiaux et expliquer la couverture d’assurance avant le traitement.

• Avoir une politique financière écrite qui décrit les responsabilités en matière de paiement et qui est signée à l’avance par les patients.

• Clarifier des politiques sur les services non couverts, les plans de paiement et les retards de paiement

Comment Stripe vous aide-t-elle à gérer la facturation et les paiements liés aux soins dentaires ?

Stripe ne traite pas les réclamations d’assurance, mais simplifie les paiements des patients, ce qui peut conduire à de meilleures pratiques de facturation et à moins de travail administratif. Voici comment Stripe peut vous aider.

Moyens de paiement

Avec Stripe, les cabinets dentaires peuvent accepter les paiements de la manière la plus adaptée à leurs patients, notamment :

• En ligne grâce à des liens de paiement sécurisés envoyés par courriel ou par SMS

• En personne, à l’aide d’un lecteur de carte Stripe Terminal à la réception

• Avec des informations de paiement enregistrées pour des paiements ultérieurs rapides

Toutes les transactions sont synchronisées dans un système central pour faciliter le suivi et le rapprochement des paiements.

Paiements récurrents

La facturation par abonnement de Stripe automatise les plans de paiement pour les procédures ou les adhésions coûteuses. Une fois la configuration terminée, Stripe :

• Débite la carte du patient selon un calendrier prédéterminé

• Envoie des reçus et des confirmations de paiement automatisés

• Aide à réduire le temps consacré par le personnel au suivi des paiements manqués

Cela permet d’avoir un aperçu des flux de trésorerie sans que le personnel n’ait à traiter chaque versement manuellement.

Factures numériques et rappels de paiement

Avec Stripe Invoicing, vous pouvez :

• envoyer des factures hébergées par Stripe ou au format PDF par e-mail

• savoir qui a payé et qui n’a pas payé

• envoyer des rappels automatiques pour les soldes impayés

• générer des reçus électroniques

Cela permet d’accélérer les recouvrements et d’éliminer le besoin de relevés papier.

Intégration de logiciels de gestion de cabinet

De nombreuses plateformes de gestion de cabinets dentaires et de communication avec les patients s’intègrent à Stripe. Cela signifie que toutes les informations de facturation sont stockées en un seul endroit et que les paiements peuvent être enregistrés automatiquement dans le système du bureau. Les cabinets ayant des besoins logiciels uniques peuvent également mettre en œuvre des intégrations personnalisées à l’aide des interfaces de programmation d’applications (API) de Stripe.