Cada clínica dental necesita un proceso de facturación sólido para mantener contentos a los pacientes y garantizar que las facturas se paguen a tiempo. Eso supone manejar los seguros, evitar errores de codificación y hacer que los pagos sean lo más sencillos posible para los pacientes.

El mercado de servicios dentales de EE. UU. se valoró en 192.220 millones de dólares en 2023, y los procedimientos de facturación y pago desempeñan una función importante en el éxito del sector. A continuación, explicaremos cómo funciona la facturación dental, los errores más comunes que ralentizan los pagos y las mejores formas de hacer que tu sistema de facturación sea más efectivo.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué diferencia la facturación dental de la facturación en otros sectores?
  
• ¿Cómo funciona el procesamiento de seguros en la facturación dental?
  
• ¿Cuáles son los errores de facturación más comunes que cuestan dinero a las clínicas dentales?
  
• ¿Cómo pueden los dentistas mejorar sus procesos de facturación?
  
• ¿Cómo ayuda Stripe con la facturación y los pagos dentales?
  

¿Qué diferencia la facturación dental de la facturación en otros sectores?

La facturación es un desafío común en todos los sectores, pero la facturación dental tiene sus propias complejidades que afectan a la forma en que se les paga a las clínicas dentales. A continuación, te explicamos en qué se diferencia la facturación dental, especialmente en comparación con la facturación médica, y qué puedes esperar del proceso.

Códigos diferentes

Los profesionales médicos de más de 60 países utilizan códigos de terminología actual de procedimientos médicos (CPT), pero las clínicas dentales se basan en códigos diferentes que denotan detalles como el número y la superficie de los dientes. Los códigos de facturación de las clínicas dentales tienen diferentes nombres en diferentes países, incluidos los códigos de terminología actual dental (CDT) en EE. UU. y los códigos de Uniforme Particuliere Tarieven (UPT) en los Países Bajos.

Diferentes pólizas de seguro

El seguro dental no está estructurado como un seguro médico. En lugar de cubrir la mayoría de los tratamientos importantes, a veces paga un porcentaje de cada procedimiento hasta un máximo anual. En muchos lugares, los pacientes a menudo pagan de su bolsillo, lo que puede hacer que la sensibilidad a los costes sea un factor más importante en las decisiones de tratamiento. Los beneficios dentales pueden agotarse rápidamente, lo que traslada más responsabilidad a los pacientes y a las clínicas para gestionar los pagos.

Más autorizaciones previas

Antes de comenzar a trabajar, las clínicas suelen enviar solicitudes de autorización previa a las aseguradoras para tratamientos de mayor coste con el fin de preguntar cuánto cubrirá el seguro. Esto ayuda a establecer las expectativas de los pacientes, pero no garantiza el pago, porque las pólizas de seguro aún pueden cambiar o las reclamaciones pueden ser denegadas más adelante. Gestionar estas autorizaciones previas de manera eficiente es importante para recibir los pagos.

La facturación dental requiere una codificación precisa, una cuidadosa coordinación del seguro y una sólida comunicación con el paciente. Cualquier paso en falso puede significar retrasos, reclamaciones rechazadas o pérdidas de ingresos.

¿Cómo funciona el procesamiento de seguros en la facturación dental?

La gestión de los seguros es un aspecto esencial para mantener la estabilidad financiera de las clínicas dentales y la satisfacción de los pacientes. Es un proceso de varios pasos que las clínicas deben gestionar de manera precisa y eficiente para evitar retrasos en los pagos, pérdidas de ingresos y la frustración del paciente. A continuación, te explicamos cómo las clínicas dentales deben interactuar con el seguro en cada paso del proceso.

Verificación de los seguros

Antes de comenzar cualquier trabajo, la clínica dental debe confirmar:

• Que la póliza del paciente esté activa

• Qué procedimientos están cubiertos y si hay exclusiones

• Si hay períodos de carencia, copagos o beneficios restantes.

A menudo se requiere una autorización previa para los tratamientos de alto coste. Esto supone presentar con anticipación un plan de tratamiento a la aseguradora para estimar lo que estará cubierto. No garantiza el pago porque la cobertura aún puede cambiar, pero ayuda a establecer expectativas realistas para los pacientes y a minimizar las disputas más adelante.

Presentación de la reclamación

Después del tratamiento, la oficina presenta una reclamación al proveedor de seguros. Cada reclamación debe incluir:

• Códigos correctos para cada procedimiento

• Documentos de respaldo como radiografías, gráficos periodontales y descripciones de procedimientos específicos

La mayoría de las reclamaciones se envían electrónicamente para un procesamiento más rápido. Incluso un pequeño error, como la falta de un archivo adjunto o un código incorrecto, puede provocar retrasos o denegaciones rotundas.

Revisión de los seguros

Una vez que se recibe la reclamación, la compañía de seguros la revisa para determinar cuánto pagará. La compañía de seguros emite una explicación de beneficios (EOB), que detalla qué servicios están cubiertos y cuánto pagará la aseguradora a la clínica.

Si la aseguradora no paga el coste total y el paciente tiene un seguro secundario, la clínica dental presenta una segunda reclamación junto con la EOB de la aseguradora principal. Esto le muestra al proveedor secundario que la aseguradora principal no ha cubierto todo.

Facturación del paciente

Una vez que el seguro ha pagado su parte, se factura al paciente el resto. Idealmente, la clínica ya ha hecho lo siguiente:

• Ha calculado la parte del paciente por adelantado

• Ha cobrado un pago parcial en el momento del servicio

Una vez finalizado el pago del seguro, la oficina emite una declaración final o un reembolso si el paciente ha pagado de más. Las clínicas más eficientes registran de inmediato los pagos de seguros en su software de facturación, calculan automáticamente los saldos de los pacientes y notifican rápidamente a los pacientes sobre los importes pendientes.

Algunas clínicas guardan los datos de pago de los pacientes, con su consentimiento, para cobrar los saldos restantes, el resto de un plan de pago programado o cualquier comisión por no presentarse. Esto puede minimizar las cuentas pendientes de pago y la necesidad de hacer llamadas de cobro.

¿Cuáles son los errores de facturación más comunes que cuestan dinero a las clínicas dentales?

Incluso las clínicas dentales más organizadas pueden cometer errores de facturación. Los errores en la codificación, la documentación o los plazos pueden dar lugar a la pérdida de ingresos, la pérdida de tiempo del personal y la frustración de los pacientes. Estos son algunos de los errores más comunes y por qué son importantes.

Codificación incorrecta o incompleta

Cada reclamación se basa en el uso de los códigos correctos. Un pequeño error puede dar lugar a denegaciones de reclamaciones, reducción de reembolsos y pérdida de ingresos.

Documentación insuficiente

Algunos procedimientos requieren documentos de respaldo, como radiografías y gráficos periodontales, para justificar el tratamiento. Si no se incluyen, la aseguradora podría rechazar la reclamación sin contemplaciones. La oficina tendrá que localizar los documentos que faltan y volver a presentar la reclamación, todo ello a la espera del pago retrasado. Para procedimientos como extracciones, endodoncias y limpiezas profundas, la falta de accesorios puede crear idas y venidas innecesarias con las aseguradoras, lo que ralentiza aún más el flujo de caja y aumenta el trabajo administrativo.

Presentación tardía de reclamaciones

Las compañías de seguros tienen plazos de presentación estrictos, que pueden oscilar entre unos pocos meses y un año a partir de la fecha del servicio. Si una reclamación se presenta demasiado tarde, la aseguradora la rechaza automáticamente, sin opción de apelación, y la consulta se ve obligada a facturar al paciente en su lugar. Lo que deberían haber sido ingresos garantizados por el seguro se convierten en una pérdida si el paciente no paga.

Un sistema de facturación bien organizado puede presentar las reclamaciones a tiempo y evitar rechazos costosos debido al incumplimiento de los plazos.

Facturación incorrecta

Los errores en la facturación de los pacientes crean riesgos financieros y de reputación. Calcular mal los copagos, las franquicias o los ajustes del seguro puede provocar lo siguiente:

• Que cobres de más, lo que da lugar a reembolsos, trabajo administrativo adicional y daños a la confianza

• Que cobres de menos, lo que conlleva pérdidas de ingresos y engorrosas gestiones de cobro en el futuro

Los pacientes esperan que las facturas sean precisas. Si tienes demasiados errores, es posible que cuestionen la fiabilidad de tu oficina.

¿Cómo pueden los dentistas mejorar sus procesos de facturación?

La eficiencia de la facturación significa crear un sistema que ahorre tiempo, disminuya el estrés y mantenga estable el flujo de caja. A continuación verás cómo los dentistas pueden mejorar sus procesos de facturación.

Utiliza la automatización y el software para minimizar los errores

El software moderno de facturación dental puede gestionar tareas que antes requerían horas de trabajo manual. El sistema adecuado puede:

• Verificar en tiempo real que el seguro de un paciente sea válido antes de su cita

• Enviar las reclamaciones electrónicamente con los anexos obligatorios

• Indicar qué información falta o es incorrecta antes de enviar las reclamaciones

La automatización de las tareas rutinarias de facturación puede acortar los tiempos de procesamiento y ayudar a reducir los rechazos.

Haz que los pagos de los pacientes sean sencillos y cómodos

Cuanto más fácil sea para los pacientes pagar, más rápido podrás cobrar. Considera la posibilidad de ofrecer:

• Varias opciones de pago, que incluyan tarjetas de crédito, monederos digitales y financiación para tratamientos más grandes

• Facturas electrónicas y enlaces de pago por correo electrónico o mensaje de texto para que los pacientes puedan pagar desde el móvil

• Planes de pago automáticos para tratamientos de alto coste

Siempre que sea posible, cobra copagos o saldos estimados en el momento del servicio para minimizar las cuentas pendientes de pago y evitar tener que hacer seguimientos.

Establece expectativas financieras claras

Un paciente bien informado es menos propenso a disputar una factura. Las clínicas pueden reducir la confusión de la siguiente manera:

• Mediante la provisión de estimaciones de los costes por adelantado y explicaciones de la cobertura del seguro antes del tratamiento

• Con una política financiera por escrito que describa las responsabilidades de pago y que esté firmada por los pacientes con anticipación

• Mediante la aclaración de las políticas sobre servicios no cubiertos, planes de pago y pagos atrasados.

¿Cómo ayuda Stripe con la facturación y los pagos dentales?

Stripe no procesa las reclamaciones de seguros, pero simplifica los pagos de los pacientes, lo que puede dar lugar a mejores prácticas de facturación y menos trabajo administrativo. Así es como Stripe puede ayudarte.

Métodos de pago

Con Stripe, las clínicas dentales pueden aceptar pagos de la forma que les resulte más cómoda a sus pacientes, entre las que se incluyen las siguientes:

• Por Internet a través de enlaces de pago seguros enviados por correo electrónico o mensaje de texto

• En persona, con un lector de tarjetas de Stripe Terminal en el mostrador

• Con los datos de pago almacenados para futuros cargos rápidos

Todas las transacciones se sincronizan con un sistema central para facilitar el seguimiento y la conciliación de los pagos.

Pagos recurrentes

La facturación de suscripciones de Stripe automatiza los planes de pago para procedimientos o membresías de alto coste. Una vez configurado, Stripe:

• Carga la tarjeta del paciente según un calendario predeterminado

• Envía recibos y confirmaciones de pago automatizados

• Ayuda a reducir el tiempo que el personal dedica al seguimiento de los pagos atrasados

Esto mantiene el flujo de caja predecible sin necesidad de que el personal procese cada cuota manualmente.

Facturas digitales y recordatorios de pago

Con Stripe Invoicing, puedes:

• Enviar por correo electrónico facturas alojadas en Stripe o en PDF

• Hacer un seguimiento de quién ha pagado y quién no

• Enviar recordatorios automáticos para saldos pendientes

• Generar recibos electrónicos

Esto agiliza los cobros y elimina la necesidad de extractos en papel.

Integración de software de gestión de clínicas

Hay muchas plataformas de gestión de clínicas dentales y comunicación con el paciente que se integran con Stripe. Esto significa que toda la información de facturación se almacena en un solo lugar y los pagos se pueden registrar automáticamente en el sistema de la oficina. Las clínicas con necesidades de software únicas también pueden implementar integraciones personalizadas utilizando las interfaces de programación de aplicaciones (API) de Stripe.