Chaque cabinet dentaire a besoin d’un processus de facturation solide pour satisfaire les patients et s’assurer que les factures sont payées à temps. Cela signifie qu’il faut gérer les assurances, éviter les erreurs de codage et simplifier autant que possible les paiements pour les patients.

Le marché américain des services dentaires était évalué à 192,22 milliards de dollars en 2023, et les procédures de facturation et de paiement jouent un rôle majeur dans le succès du secteur. Ci-dessous, nous vous expliquerons comment fonctionne la facturation dentaire, les erreurs les plus courantes qui ralentissent les paiements et les meilleures façons de rendre votre système de facturation plus efficace.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qui différencie la facturation dentaire de celle d’autres secteurs?
  
• Comment fonctionne le traitement des assurances dans la facturation dentaire?
  
• Quelles sont les erreurs de facturation courantes qui coûtent de l’argent aux cabinets dentaires?
  
• Comment les cabinets dentaires peuvent-ils améliorer leurs processus de facturation?
  
• Comment Stripe vous aide-t-elle à gérer la facturation et les paiements liés aux soins dentaires?
  

Qu’est-ce qui différencie la facturation dentaire de celle d’autres secteurs?

La facturation est un défi commun à tous les secteurs, mais la facturation dentaire a ses propres complexités qui ont une incidence sur la façon dont les cabinets sont payés. Voici en quoi la facturation dentaire est différente, notamment par rapport à la facturation médicale, et à quoi s’attendre du processus.

Codes différents

Les prestataires de soins de santé dans plus de 60 pays utilisent des codes CPT (Current Procedural Terminology), mais les cabinets dentaires s’appuient sur des codes différents qui indiquent des détails comme le nombre des dents et leurs surfaces. Les codes de facturation des cabinets dentaires portent des noms différents selon les pays, notamment les codes CDT (Current Dental Terminology) aux États-Unis et les codes UPT (Uniforme Particuliere Tarieven) aux Pays-Bas.

Différentes polices d’assurance

L’assurance dentaire n’est pas structurée comme une assurance médicale. Au lieu de couvrir la plupart des traitements importants, elle rembourse parfois un pourcentage de chaque procédure jusqu’à un maximum annuel. Dans de nombreux endroits, les patients paient souvent de leur poche, ce qui peut faire de la sensibilité aux coûts un facteur plus important dans les décisions de traitement. Les prestations dentaires peuvent s’épuiser rapidement, ce qui impose davantage de responsabilités aux patients et aux cabinets en ce qui concerne le traitement des paiements.

Augmentation des préautorisations

Avant de commencer le traitement, les cabinets envoient souvent des demandes d’autorisation préalable aux assureurs pour les traitements plus coûteux afin de savoir quel sera le montant pris en charge par l’assurance. Cela permet de définir les attentes des patients, mais ne garantit pas le paiement, car les polices d’assurance peuvent encore changer ou les demandes de remboursement peuvent être refusées ultérieurement. Pour se faire payer, il est important de gérer ces préautorisations de manière efficace.

La facturation dentaire nécessite un codage précis, une coordination minutieuse avec les assurances et une communication efficace avec les patients. Tout faux pas peut entraîner des retards, des demandes refusées ou des pertes de revenus.

Comment fonctionne le traitement des assurances dans la facturation dentaire?

La gestion des assurances est un élément important pour assurer la stabilité financière d’un cabinet dentaire et la satisfaction des patients. Il s’agit d’un processus en plusieurs étapes que les cabinets doivent gérer avec précision et efficacité pour éviter les retards de paiement, les pertes de revenus et la frustration des patients. Voici comment les cabinets dentaires devraient interagir avec les assurances à chaque étape du processus.

Vérification de l’assurance

Avant de commencer tout traitement, le cabinet dentaire doit confirmer :

• Que la police du patient est active

• Quelles sont les procédures couvertes et s’il existe des exclusions

• S’il y a des périodes d’attente, des franchises ou des prestations restantes

Une autorisation préalable est souvent requise pour les traitements coûteux. Cela signifie qu’il faut soumettre à l’avance un plan de traitement à l’assureur pour estimer ce qui sera couvert. Cette étape ne garantit pas le paiement, car la couverture peut toujours changer, mais elle permet de définir des attentes réalistes pour les patients et de minimiser les litiges ultérieurs.

Soumission de la demande

Après le traitement, le cabinet soumet une demande d’indemnisation à l’assureur. Chaque réclamation doit comprendre :

• Les bons codes pour chaque procédure

• Des documents à l’appui comme des radiographies, des diagrammes parodontaux et des descriptions pour des procédures spécifiques

La plupart des demandes de règlement sont soumises par voie électronique pour un traitement plus rapide. Même une petite erreur, comme une pièce jointe manquante ou un code incorrect, peut entraîner des retards ou des refus catégoriques.

Examen par l’assureur

Une fois la réclamation reçue, la compagnie d’assurance l’examine pour déterminer le montant qu’elle paiera. La compagnie d’assurance émet un relevé des prestations qui détaille les services couverts et le montant que l’assureur paiera au cabinet.

Si l’assureur ne paie pas la totalité des frais et que le patient dispose d’une assurance complémentaire, le cabinet dentaire soumet une deuxième demande de remboursement accompagnée du relevé des prestations de l’assureur principal. Cela montre au fournisseur secondaire que l’assureur principal n’a pas tout couvert.

Facturation des patients

Une fois que l’assurance a payé sa part, le patient est facturé pour le reste. Idéalement, le cabinet a déjà :

• Estimé la portion que le patient doit payer à l’avance

• Encaissé un paiement partiel au moment du service

Une fois le paiement d’assurance finalisé, le cabinet émet un relevé final ou un remboursement si le patient a payé trop cher. Les cabinets les plus efficaces comptabilisent immédiatement les paiements d’assurance dans leur logiciel de facturation, calculent automatiquement les soldes des patients et informent rapidement les patients de tout montant impayé.

Certains cabinets conservent les informations relatives aux paiements des patients, avec leur consentement, afin de recouvrer les soldes restants, le reste d’un plan de paiement échelonné ou les frais de rendez-vous manqués. Cela permet de réduire au minimum le nombre de comptes impayés et le besoin d’appels de recouvrement.

Quelles sont les erreurs de facturation courantes qui coûtent de l’argent aux cabinets dentaires?

Même les cabinets dentaires les mieux organisés peuvent commettre des erreurs de facturation. Les erreurs de codage, de documentation ou de calendrier peuvent entraîner une perte de revenus, une perte de temps pour le personnel et la frustration des patients. Voici quelques-uns des pièges les plus courants et pourquoi ils sont importants.

Codage incorrect ou incomplet

Chaque réclamation repose sur l’utilisation des bons codes. Une petite erreur peut entraîner le refus d’une demande, une réduction des remboursements et une perte de revenus.

Documentation manquante

Certaines procédures nécessitent des pièces justificatives comme des radiographies et des cartes parodontales pour justifier le traitement. Si ceux-ci ne sont pas inclus, l’assureur peut rejeter la réclamation d’emblée. Le cabinet devra alors retrouver les documents manquants et soumettre à nouveau la demande, tout en attendant le paiement retardé. Pour les procédures comme les extractions, les traitements radiculaires et les nettoyages en profondeur, l’absence de pièces jointes peut créer entraîner des conversations inutiles avec les assureurs, ce qui ralentit davantage les flux de trésorerie et alourdit le travail administratif.

Soumission tardive de la demande

Les compagnies d’assurance ont des délais de déclaration stricts, qui peuvent aller de quelques mois à un an à compter de la date de service. Si une demande est soumise trop tard, l’assureur la refuse automatiquement, sans possibilité d’appel, et le cabinet est obligé de facturer le patient à la place. Ce qui aurait dû être couvert par l’assurance se transforme en perte si le patient ne paie pas.

Un système de facturation bien organisé permet de soumettre des demandes rapidement et d’éviter des refus coûteux dus au non-respect des délais.

Facturation incorrecte

Les erreurs dans la facturation des patients créent des risques financiers et de réputation. Un mauvais calcul des quotes-parts, des franchises ou des ajustements d’assurance peut entraîner les conséquences suivantes :

• La surfacturation, qui entraîne des remboursements, des tâches administratives supplémentaires et une perte de confiance

• La sous-facturation, qui entraîne une perte de revenus et des efforts de recouvrement fastidieux à l’avenir

Les patients s’attendent à recevoir des factures précises. Si vous faites trop d’erreurs, ils pourraient remettre en question la fiabilité de votre cabinet.

Comment les cabinets dentaires peuvent-ils améliorer leurs processus de facturation?

L’efficacité de la facturation consiste à créer un système qui permet de gagner du temps, de réduire le stress et de maintenir un flux de trésorerie stable. Voici comment les cabinets dentaires peuvent améliorer leurs processus de facturation.

Utilisez l’automatisation et les logiciels pour minimiser les erreurs

Les logiciels de facturation dentaire modernes peuvent gérer des tâches qui nécessitaient autrefois des heures de travail manuel. Le bon système peut :

• Vérifier en temps réel si un patient est couvert par une assurance avant son rendez-vous.

• Soumettre des demandes de règlement par voie électronique avec les pièces jointes requises

• Signaler les renseignements manquants ou incorrects avant l’envoi des demandes de règlement

L’automatisation des tâches de facturation routinières peut raccourcir les délais de traitement et contribuer à réduire les refus.

Rendez les paiements des patients simples et pratiques

Plus il est facile pour les patients de payer, plus vite vous pouvez percevoir l’argent. Envisagez d’offrir :

• Plusieurs options de paiement, y compris les cartes de crédit, les portefeuilles numériques et le financement pour les traitements plus importants

• Des factures électroniques et des liens de paiement par courriel ou message texte pour que les patients puissent payer à partir de leur téléphone

• Des plans de paiement automatiques pour les traitements coûteux

Dans la mesure du possible, percevez les quotes-parts ou les soldes estimés au moment du service afin de minimiser les comptes impayés et d’éviter d’avoir à effectuer des suivis.

Définissez des attentes financières claires

Un patient bien informé est moins susceptible de contester une facture. Les cabinets peuvent réduire la confusion en adoptant les mesures suivantes :

• Fournir une estimation des coûts initiaux et expliquer la couverture d’assurance avant le traitement

• Avoir une politique financière écrite qui décrit les responsabilités en matière de paiement et qui est signée à l’avance par les patients

• Clarifier les politiques relatives aux services non couverts, aux plans de paiement et aux retards de paiement

Comment Stripe vous aide à gérer les paiements et la facturation des soins dentaires?

Stripe ne traite pas les réclamations d’assurance, mais simplifie les paiements des patients, ce qui peut conduire à de meilleures pratiques de facturation et à moins de travail administratif. Voici comment Stripe peut vous aider.

Modes de paiement

Avec Stripe, les cabinets dentaires peuvent accepter les paiements de la manière la plus adaptée à leurs patients, notamment :

• En ligne grâce à des liens de paiement sécurisés envoyés par courriel ou par message texte

• En personne, à l’aide d’un lecteur de carte Stripe Terminal à la réception

• Avec des informations de paiement enregistrées pour des paiements ultérieurs rapides

Toutes les transactions sont synchronisées dans un système central pour faciliter le suivi et le rapprochement des paiements.

Paiements récurrents

La facturation par abonnement de Stripe automatise les plans de paiement pour les procédures ou les adhésions coûteuses. Une fois la configuration terminée, Stripe :

• Débite la carte du patient selon un calendrier prédéterminé

• Envoie des reçus et des confirmations de paiement automatisés

• Aide à réduire le temps consacré par le personnel au suivi des paiements manqués

Cela permet de prévisualiser les flux de trésorerie sans que le personnel n’ait à traiter chaque versement manuellement.

Factures numériques et rappels de paiement

Avec Stripe Invoicing, vous pouvez :

• Envoyer des factures hébergées par Stripe ou au format PDF par courriel

• Savoir qui a payé et qui n’a pas payé

• Envoyer des rappels automatiques pour les soldes impayés

• Générer des reçus électroniques

Cela permet d’accélérer les recouvrements et d’éliminer le besoin de relevés papier.

Intégration de logiciels de gestion de cabinet

De nombreuses plateformes de gestion de cabinets dentaires et de communication avec les patients s’intègrent à Stripe. Cela signifie que toutes les informations de facturation sont stockées en un seul endroit et que les paiements peuvent être enregistrés automatiquement dans le système du cabinet. Les cabinets ayant des besoins logiciels uniques peuvent également mettre en œuvre des intégrations personnalisées à l’aide des interfaces de programmation d’applications (API) de Stripe.