Jede Zahnarztpraxis benötigt einen stabilen Abrechnungsprozess, um die Zufriedenheit der Patientinnen und Patienten zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Das bedeutet, sich um Versicherungen zu kümmern, Programmierfehler zu vermeiden und Zahlungen für die Patientinnen und Patienten so einfach wie möglich zu gestalten.

Der US-Markt für zahnärztliche Dienstleistungen wurde auf 192,22 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023 geschätzt, und Abrechnungs- und Zahlungsverfahren spielen eine wichtige Rolle für den Erfolg der Branche. Im Folgenden erklären wir, wie die zahnärztliche Abrechnung funktioniert, welche häufigsten Fehler Zahlungen verlangsamen und wie Sie Ihr Abrechnungssystem am besten effektiver gestalten können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was unterscheidet die zahnmedizinische Abrechnung von der Abrechnung in anderen Branchen?
  
• Wie funktioniert die Versicherungsabwicklung in der Zahnarztabrechnung?
  
• Was sind häufige Abrechnungsfehler, die Zahnarztpraxen Geld kosten?
  
• Wie können Zahnarztpraxen ihre Abrechnungsprozesse verbessern?
  
• Wie unterstützt Stripe bei der Abrechnung und bei Zahlungen für Zahnmedizin?
  

Worin unterscheidet sich die zahnmedizinische Abrechnung von der Abrechnung in anderen Branchen?

Abrechnung ist eine häufige Herausforderung in allen Branchen, aber die zahnmedizinische Abrechnung hat ihre eigenen Komplexitäten, die sich darauf auswirken, wie Praxen bezahlt werden. Hier erfahren Sie, wie sich die zahnärztliche Abrechnung unterscheidet, insbesondere im Vergleich zur medizinischen Abrechnung, und was Sie von diesem Prozess erwarten können.

Verschiedene Codes

Anbieter von Gesundheitsdienstleistungen in über 60 Ländern verwenden CPT-Codes (Current Procedural Terminology), aber Zahnarztpraxen verlassen sich auf andere Codes, die Details wie Zahnzahlen und Oberflächen bezeichnen. Die Abrechnungscodes für Zahnarztpraxen haben in verschiedenen Ländern unterschiedliche Namen, einschließlich der Codes Current Dental Terminology (CDT) in den USA und der UPT-Codes (Uniforme Particuliere Tarieven) in den Niederlanden.

Verschiedene Versicherungspolicen

Die zahnärztliche Versicherung ist nicht wie die Krankenversicherung strukturiert. Anstatt die meisten wichtigen Behandlungen abzudecken, zahlt sie manchmal einen Prozentsatz jeder Behandlung bis zu einem jährlichen Höchstbetrag. Vielerorts zahlen Patientinnen und Patienten oft aus eigener Tasche, was die Kostensensibilität zu einem größeren Faktor bei Behandlungsentscheidungen machen kann. Zahnärztliche Versicherungsleistungen können schnell aufgebraucht sein, sodass mehr Verantwortung für die Zahlungsabwicklung auf Patientinnen und Patienten sowie Praxen verlagert wird.

Mehr Vorautorisierungen

Bevor sie mit der Arbeit beginnen, senden Praxen oft Vorabgenehmigungsanfragen an Versicherer für teurere Behandlungen, um zu fragen, wie viel die Versicherung übernimmt. Dies trägt dazu bei, die Erwartungen der Patientinnen und Patienten zu erfüllen, garantiert aber nicht die Zahlung, da sich Versicherungspolicen immer noch ändern können oder Ansprüche später abgelehnt werden können. Die effiziente Verwaltung dieser Vorautorisierungen ist wichtig, um Zahlungen zu erhalten.

Die zahnärztliche Abrechnung erfordert eine präzise Kodierung, eine sorgfältige Versicherungskoordination und eine starke Patientenkommunikation. Fehltritte können zu Verzögerungen, abgelehnten Ansprüchen oder Umsatzeinbußen führen.

Wie funktioniert die Versicherungsabwicklung in der zahnärztlichen Abrechnung?

Die Handhabung der Versicherung ist ein wichtiger Bestandteil, um eine Zahnarztpraxis finanziell stabil zu betreiben – und die Patientinnen und Patienten zufriedenzustellen. Es ist ein mehrstufiger Prozess, den Praxen exakt und effizient managen müssen, um Zahlungsverzögerungen, Umsatzeinbußen und Patientenfrustration zu vermeiden. Im Folgenden erfahren Sie, wie Zahnarztpraxen bei jedem Schritt des Prozesses mit der Versicherung interagieren sollten.

Versicherungsverifizierung

Bevor mit den Arbeiten begonnen wird, muss die Zahnarztpraxis Folgendes bestätigen:

• Dass die Versicherungspolice der Patientin oder des Patienten aktiv ist

• Welche Behandlungen abgedeckt sind und ob es Ausschlüsse gibt

• Ob es Wartezeiten, Selbstbehalte oder Restleistungen gibt

Bei kostenintensiven Behandlungen ist häufig eine Vorabautorisierung erforderlich. Das bedeutet, dass dem Versicherer vorab ein Behandlungsplan vorgelegt werden muss, um die Höhe der Kostenübernahme zu schätzen. Sie garantiert die Zahlung nicht, da sich der Versicherungsschutz immer noch ändern kann, aber sie hilft, realistische Erwartungen für die Patientinnen und Patienten festzulegen und spätere Zahlungsanfechtungen zu minimieren.

Einreichen von Ansprüchen

Nach der Behandlung reicht die Praxis einen Anspruch bei der Versicherung ein. Jeder Anspruch muss Folgendes enthalten:

• Korrekte Codes für jede Behandlung

• Unterstützende Dokumente wie Röntgenbilder, Parodontaldiagramme und Erzählungen für bestimmte Eingriffe

Die meisten Anträge werden zur schnelleren Bearbeitung elektronisch eingereicht. Selbst ein kleiner Fehler, wie ein fehlender Anhang oder ein falscher Code, kann zu Verzögerungen oder vollständigen Ablehnungen führen.

Überprüfung von Versicherungen

Sobald der Anspruch eingegangen ist, überprüft die Versicherungsgesellschaft ihn, um festzustellen, wie viel sie zahlen wird. Die Versicherungsgesellschaft stellt eine Leistungserklärung (Explanation of benefits, EOB) aus, in der detailliert aufgeführt ist, welche Leistungen übernommen werden und wie viel der Versicherer der Praxis zahlt.

Wenn der Versicherer nicht die gesamten Kosten übernimmt und die Patientin oder der Patient eine Zweitversicherung hat, reicht die Zahnarztpraxis zusammen mit dem EOB des Erstversicherers einen zweiten Antrag ein. Dies zeigt dem Zweitanbieter, dass der Erstversicherer nicht alles abgedeckt hat.

Abrechnung von Patientinnen und Patienten

Nachdem die Versicherung ihren Anteil übernommen hat, wird der Patientin oder dem Patienten der Rest in Rechnung gestellt. Im Idealfall verfügt die Praxis bereits über:

• Geschätzten Patientenanteil im Voraus

• Teilzahlung, die zum Zeitpunkt der Behandlung schon eingezogen wurde

Sobald die Versicherungszahlung abgeschlossen ist, stellt die Praxis eine Schlussabrechnung oder eine Rückerstattung aus, wenn die Patientin oder der Patient zu viel bezahlt hat. Die effizientesten Praxen buchen Versicherungszahlungen sofort in ihrer Abrechnungssoftware, berechnen automatisch Patientensalden und benachrichtigen Patientinnen und Patienten schnell über ausstehende Beträge.

In einigen Praxen werden die Zahlungsdaten der Patientinnen und Patienten – nach Zustimmung –gespeichert, um Restbeträge, den Rest eines geplanten Zahlungsplans oder Gebühren bei Nichterscheinen einzuziehen. Dadurch lassen sich unbezahlte Rechnungen und die Notwendigkeit von Inkassoanrufen minimieren.

Was sind häufige Abrechnungsfehler, die Zahnarztpraxen Geld kosten?

Auch hervorragend organisierten Zahnarztpraxen können Abrechnungsfehler unterlaufen. Fehler in der Kodierung, Dokumentation oder im Timing können zu Umsatzeinbußen, Zeitverschwendung und frustrierten Patientinnen und Patienten führen. Hier sind einige der häufigsten Fallstricke und warum sie wichtig sind.

Falsche oder unvollständige Codes

Jeder Anspruch hängt davon ab, dass die richtigen Codes verwendet werden. Ein kleiner Fehler kann zu abgelehnten Ansprüchen, reduzierten Erstattungen und Umsatzeinbußen führen.

Fehlende Dokumentation

Für einige Behandlungen sind Hilfsdokumente wie Röntgenbilder und Parodontaldiagramme erforderlich, um sie zu rechtfertigen. Wenn diese nicht enthalten sind, kann der Versicherer den Anspruch direkt ablehnen. Die Praxis muss dann die fehlenden Dokumente ausfindig machen und den Antrag erneut einreichen, während sie auf die verspätete Zahlung wartet. Bei Eingriffen wie Extraktionen, Wurzelbehandlungen und Tiefenreinigungen können fehlende Anhänge zu unnötigem Hin und Her mit den Versicherern führen, was den Cashflow weiter verlangsamt und den Verwaltungsaufwand erhöht.

Verspätete Einreichung von Ansprüchen

Versicherungsunternehmen haben strenge Einreichungsfristen, die von einigen Monaten bis zu einem Jahr ab Leistungsdatum reichen können. Wird ein Anspruch zu spät gestellt, lehnt der Versicherer diesen automatisch ohne Widerspruchsmöglichkeit ab und die Praxis ist gezwungen, der Patientin oder dem Patienten stattdessen eine Rechnung zu stellen. Was eigentlich garantierte Versicherungseinnahmen sein sollten, wird zum Verlust, wenn die Patientin oder der Patient nicht zahlt.

Ein gut organisiertes Abrechnungssystem kann Ansprüche umgehend einreichen und kostspielige Ablehnungen aufgrund verpasster Fristen vermeiden.

Fehlerhafte Abrechnung

Fehler bei der Patientenabrechnung bergen finanzielle Risiken und Reputationsrisiken. Eine falsche Berechnung von Zuzahlungen, Selbstbeteiligungen oder Versicherungsanpassungen kann Folgendes verursachen:

• Zu hohe Berechnung, was zu Rückerstattungen, zusätzlichem Verwaltungsaufwand und Vertrauensschädigung führt

• Zu niedrige Berechnung, was zu Umsatzeinbußen und komplizierten Inkassobemühungen in der Zukunft führt

Patientinnen und Patienten erwarten genaue Rechnungen. Wenn Sie zu viele Fehler aufweisen, können sie die Zuverlässigkeit Ihrer Praxis in Frage stellen.

Wie können Zahnarztpraxen ihre Abrechnungsprozesse verbessern?

Abrechnungseffizienz bedeutet, ein System zu schaffen, das Zeit spart, Stress senkt und den Cashflow stabil hält. Hier erfahren Sie, wie Zahnarztpraxen ihre Abrechnungsprozesse verbessern können.

Nutzen Sie Automatisierung und Software, um Fehler zu minimieren

Moderne Abrechnungssoftware für Zahnarztpraxen kann Aufgaben erledigen, die früher stundenlange manuelle Arbeit erforderten. Das richtige System kann:

• die Versicherungsberechtigung einer Patientin oder eines Patienten vor dem Termin in Echtzeit überprüfen,

• Ansprüche elektronisch mit den erforderlichen Anlagen einreichen und

• fehlende oder falsche Informationen vor dem Versand der Ansprüche anzeigen.

Die Automatisierung routinemäßiger Abrechnungsaufgaben kann die Bearbeitungszeiten verkürzen und dazu beitragen, Ablehnungen zu reduzieren.

Machen Sie Patientenzahlungen einfach und bequem

Je einfacher die Bezahlung für die Patientinnen und Patienten ist, desto schneller erhalten Sie Ihr Geld. Erwägen Sie, Folgendes anzubieten:

• Mehrere Zahlungsoptionen, einschließlich Kreditkarten, Digital Wallets und Finanzierung für größere Behandlungen

• Elektronische Rechnungen und Zahlungslinks per E-Mail oder SMS, damit Patientinnen und Patienten bequem per Telefon bezahlen können

• Automatische Zahlungspläne für kostspielige Behandlungen

Ziehen Sie, wann immer möglich, Zuzahlungen oder geschätzte Beträge zum Zeitpunkt der Behandlung ein, um unbezahlte Rechnungen zu minimieren und die Notwendigkeit von Follow-ups zu vermeiden.

Klare finanzielle Erwartungen formulieren

Gut informierte Patientinnen und Patienten fechten Rechnungen seltener an. Praxen können Verwirrung vermeiden, indem sie:

• vor der Behandlung Kostenvoranschläge erstellen und den Versicherungsschutz erläutern,

• eine schriftliche Zahlungsrichtlinie haben, die die Zahlungsbedingungen festlegt und von den Patientinnen und Patienten im Voraus unterzeichnet wird und

• die Richtlinien zu nicht abgedeckten Leistungen, Zahlungsplänen und Zahlungsverzug klar darlegen.

Wie unterstützt Stripe bei der Abrechnung und Bezahlung von Zahnbehandlungen?

Stripe verarbeitet keine Versicherungsansprüche, vereinfacht aber die Patientenzahlungen, was zu besseren Abrechnungspraktiken und weniger Verwaltungsaufwand führen kann. So kann Stripe Sie unterstützen.

Zahlungsmethoden

Mit Stripe können Zahnarztpraxen Zahlungen auf die Art und Weise akzeptieren, wie es für ihre Patientinnen und Patienten am vorteilhaftesten ist, einschließlich der Folgenden:

• Online über sichere Zahlungslinks, die per E-Mail oder SMS gesendet werden

• Persönlich mit einem Stripe Terminal-Kartenlesegerät an der Rezeption

• Mit gespeicherten Zahlungsdaten für schnelle zukünftige Abbuchungen

Alle Transaktionen werden mit einem zentralen System synchronisiert, um die Nachverfolgung und den Abgleich von Zahlungen zu erleichtern.

Wiederkehrende Zahlungen

Die Abonnementabrechnung von Stripe automatisiert Zahlungspläne für kostenintensive Behandlungen oder Mitgliedschaften. Nach der Einrichtung übernimmt Stripe folgende Aufgaben:

• Die Karte der Patienten wird gemäß einem festgelegten Zeitplan belastet.

• Es werden automatische Quittungen und Zahlungsbestätigungen versendet.

• Der Zeitaufwand für Mitarbeitende zur Nachverfolgung versäumter Zahlungen wird reduziert.

So bleibt der Cashflow vorhersehbar, ohne dass das Personal jede Rate manuell abwickeln muss.

Digitale Rechnungen und Zahlungserinnerungen

Mit Stripe Invoicing können Sie:

• von Stripe gehostete oder PDF-Rechnungen per E-Mail versenden,

• verfolgen, wer bezahlt hat und wer nicht,

• automatisch Erinnerungen für ausstehende Beträge versenden sowie

• elektronische Belege generieren.

Dies beschleunigt den Einzug und macht Papierrechnungen überflüssig.

Integration von Praxismanagement-Software

Viele Plattformen für das Management von Zahnarztpraxen und die Patientenkommunikation lassen sich in Stripe integrieren. Das bedeutet, dass alle Rechnungsinformationen an einem Ort gespeichert sind und Zahlungen automatisch im System des Büros erfasst werden können. Praxen mit speziellen Softwareanforderungen können auch benutzerdefinierte Integrationen mithilfe der Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) von Stripe implementieren.