El impuesto sobre el valor añadido (IVA) se aplica de diferentes formas dependiendo de qué vendas, a quién se lo vendas y dónde estén ubicados. Las reglas que rigen los bienes difieren de las que rigen los servicios; las transacciones transfronterizas introducen un nivel adicional de obligaciones y los umbrales de registro varían según el país.

A continuación, explicaremos cuándo es aplicable el IVA, qué activa los requisitos de registro, cómo se tratan las transacciones transfronterizas y qué sucede si cometes un error.

Destacados

• El IVA se cobra en cada etapa de la cadena de suministro. Cada empresa reclama el IVA que pagó por los insumos y remite el resto.

• Los umbrales de registro difieren según el país y el tipo de venta. Las ventas transfronterizas suelen activar obligaciones separadas sin ningún umbral.

• Los errores en el cobro, la facturación o la declaración del IVA pueden dar lugar a evaluaciones de impuestos atrasados, sanciones y reclamaciones denegadas de IVA soportado que se remontan a varios años.

Cuándo se aplica el IVA

El IVA es un impuesto sobre el consumo recaudado en toda la cadena de suministro. Cada empresa cobra el IVA sobre sus ventas y puede reclamar el IVA que pagó por las compras de la empresa. El impuesto se transfiere efectivamente hasta llegar al consumidor final, quien no puede reclamarlo y asume todo el coste.

Por lo general, el IVA se aplica cuando se cumplen tres condiciones. Si falta alguna de ellas, la transacción podría quedar fuera del alcance del IVA o recibir un trato diferente bajo las normas locales.

Se deben cumplir estas tres condiciones:

• Suministro gravable: La transacción debe implicar un suministro gravable. En general, la actividad comercial reúne los requisitos, incluida la venta de bienes, la prestación de servicios, la concesión de licencias de software y el alquiler de propiedades.

• Jurisdicción del IVA: La transacción debe tener lugar en un país que opere un sistema de IVA. La mayoría de las economías utilizan el IVA o un impuesto sobre el consumo similar; EE. UU. es una excepción notable.

• Estatus de registro: El proveedor debe estar registrado a efectos del IVA o estar obligado a registrarse. Una vez que una empresa supera el umbral de registro local, a menudo se espera que comience a cobrar el IVA incluso si los trámites todavía están en curso.

La ley del IVA también divide algunas transacciones en categorías exentas o de tasa cero.

• Suministros de tasa cero: Estos son gravables, pero se cobran al 0 %. Las empresas aún deben presentar las declaraciones del IVA y pueden reclamar el IVA de los costes relacionados. Los ejemplos comunes incluyen las exportaciones, el transporte internacional y, en algunas jurisdicciones, ciertos bienes esenciales como alimentos básicos o medicamentos recetados.

• Suministros exentos: Estos quedan totalmente fuera del sistema del IVA. No se cobra el IVA y el proveedor generalmente no puede reclamar el IVA de los gastos relacionados. Los servicios financieros, los seguros, la educación y la atención médica suelen estar exentos en muchas jurisdicciones del IVA.

Puedes utilizar una calculadora de IVA para que sea más sencillo encontrar la tasa de IVA correcta según el país.

Cómo funciona el IVA en los bienes y servicios

Las normas del IVA se aplican de forma diferente a los bienes y servicios. Esta divergencia sorprende a muchas empresas.

A continuación, se explica cómo funciona el IVA para los bienes y servicios:

Bienes

Por lo general, el IVA se cobra en función de dónde se entregan los bienes físicos o de dónde se considere que se realiza el suministro en virtud de las normas locales del IVA sobre el «lugar de suministro». Por ejemplo, una empresa del Reino Unido que vende muebles a un cliente de Londres cobra el IVA del Reino Unido.

Si esa misma empresa vende a una empresa registrada a efectos del IVA en Francia, a la venta se le aplicará el tipo cero como exportación. A continuación, el comprador francés contabilizaría el IVA a nivel nacional mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.

Las importaciones introducen otro nivel. Cuando los bienes cruzan una frontera, el IVA de importación suele abonarse en el punto de entrada, independientemente de los derechos de aduana. Las empresas que importan bienes para la reventa normalmente pueden reclamar este IVA más adelante, pero es posible que tengan que pagarlo por adelantado, lo que puede crear un déficit temporal de flujo de caja.

Servicios

Los servicios son más difíciles de ubicar geográficamente, por lo que las normas sobre impuestos se basan en los principios de «lugar de suministro».

En la UE y muchos sistemas similares, el enfoque general es:

• Servicios B2B: Se gravan en el lugar donde está establecido el cliente. Por lo general, el comprador contabiliza el IVA mediante la inversión del sujeto pasivo.

• Servicios de empresa a consumidor (B2C): Se gravan en el lugar donde está establecido el proveedor, aunque muchas categorías de servicios se gravan en el lugar donde se encuentra el cliente en virtud de normas específicas. Los servicios digitales son excepciones notables, y servicios como las suscripciones SaaS, el streaming y las descargas digitales suelen gravarse en el lugar de residencia del cliente.

La distinción entre bienes y servicios también puede aparecer en las ventas de software. Históricamente, la venta de software en un disco físico se trataba como un suministro de bienes, mientras que las licencias o suscripciones se trataban como servicios. Muchas autoridades fiscales han actualizado sus normas para reflejar los modelos de distribución modernos, pero aún pueden existir diferencias entre jurisdicciones.

Qué activa los umbrales de registro a efectos del IVA

Muchos países establecen un umbral de volumen de ventas por debajo del cual el registro a efectos del IVA es opcional. Cuando una empresa supera el umbral, el registro pasa a ser obligatorio, normalmente dentro de un plazo específico.

Algunos ejemplos de umbrales incluyen:

• El Reino Unido: 90.000 £ de volumen de ventas gravable durante un período continuo de 12 meses

• Alemania: 25.000 € en el año natural anterior

• Francia: 93.900 € para bienes, 41.250 € para servicios

• Sudáfrica: 1 millón de rands sudafricanos (ZAR) en cualquier período continuo de 12 meses

Estos dos puntos suelen causar confusión:

• Los umbrales se basan en los ingresos, no en los beneficios: Una empresa puede no ser rentable y aun así estar obligada a realizar el registro.

• Normalmente se permite el registro voluntario: A veces, las empresas deciden registrarse antes si incurren en un IVA soportado más alto o si venden principalmente a empresas registradas a efectos del IVA que pueden reclamar el impuesto.

Las ventas transfronterizas pueden activar requisitos de registro independientes. En algunos casos, no hay ningún umbral. Por ejemplo, las normas de venta a distancia de la UE establecen un umbral paneuropeo de 10.000 € para las ventas de bienes y productos digitales B2C antes de que el IVA deba declararse, por lo general, en el Estado miembro del cliente, a menudo a través de la ventanilla única (OSS) de la UE.

Cómo se aplica el IVA a las transacciones transfronterizas

El IVA se vuelve más complejo cuando una transacción afecta a más de un país. El tratamiento de los impuestos suele depender de lo que se venda y de si el comprador es una empresa o un consumidor.

Exportación de bienes

Por lo general, a las exportaciones se les aplica el tipo cero en el país de origen y el IVA se cobra en el país de destino. Normalmente, el comprador es quien gestiona el IVA de importación o este se cobra en la frontera.

Si vendes bienes directamente a consumidores en otro país, es posible que tengas que realizar el registro y cobrar el IVA en ese destino una vez que se superen determinados umbrales. En la UE, el régimen de ventanilla única de importación (IOSS, por sus siglas en inglés) permite a los vendedores declarar el IVA de los bienes importados de bajo valor inferior a 150 € a través de un único registro.

Servicios digitales

Muchos países exigen a las empresas extranjeras que venden servicios digitales a consumidores locales que realicen el registro y cobren el IVA, independientemente de dónde esté establecido el proveedor. Esto se aplica a servicios como suscripciones de software, plataformas de streaming y descargas digitales.

Ventas B2B transfronterizas

A menudo, la responsabilidad recae en el comprador a través del mecanismo de inversión del sujeto pasivo. El proveedor emite facturas sin IVA y el comprador declara el impuesto en su propia declaración del IVA como IVA repercutido y soportado.

Sin regímenes simplificados, cualquier tipo de venta transfronteriza podría implicar el registro a efectos del IVA en todos los países donde se encuentren los clientes. En la UE, el régimen de OSS permite a las empresas realizar el registro una vez y declarar el IVA en todos los Estados miembros a través de una única presentación.

Cuáles son los riesgos de equivocarse con el IVA

Los errores con el IVA conllevan consecuencias financieras importantes, en especial cuando pasan desapercibidos durante largos períodos. Saber qué pasa si te equivocas te ayudará a fundamentar y dar forma a tus procesos relacionados con el IVA.

Ten en cuenta lo siguiente:

• Recaudación insuficiente del IVA: Si el IVA se debería haber cobrado, pero no se hizo, la autoridad fiscal puede liquidar el IVA no pagado contra la propia empresa. Esto se puede aplicar a varios años de ingresos, más los intereses.

• Penalizaciones: Las autoridades fiscales a menudo imponen penalizaciones porcentuales que aumentan según la naturaleza del error. En el Reino Unido, His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) cobra penalizaciones por inexactitudes en función de si han sido por descuido, deliberadas u ocultadas, que van desde el 0 % por la divulgación inducida de un error por descuido hasta el 100 % del impuesto adeudado en caso de ocultación deliberada.

• IVA soportado denegado: Si se reclama el IVA en compras que no se utilizan para una actividad de la empresa gravable, estas reclamaciones pueden rechazarse o volver a evaluarse.

• Facturas no válidas: Las facturas con IVA deben contener información específica. Si faltan datos, como los números de registro a efectos del IVA, el importe de los impuestos o el número de factura secuencial, es posible que el cliente no pueda reclamar el IVA y surjan problemas de cumplimiento de la normativa.

• Errores en la inversión del sujeto pasivo: Si ni el proveedor ni el comprador contabilizan el IVA correctamente en una transacción B2B transfronteriza, ambas partes podrían enfrentarse a evaluaciones y a un mayor riesgo de auditoría.

Cómo saber si tu empresa está gestionando el IVA correctamente

Las revisiones periódicas son una forma eficaz de prevenir problemas con el IVA. Como mínimo, una empresa debe ser capaz de responder con seguridad a las siguientes preguntas:

• Registro: ¿Has realizado el registro en todos los países en los que tu actividad de ventas lo requiere?

• Tipos: ¿Se aplican los tipos de IVA correctos a cada producto o servicio en cada jurisdicción?

• Facturas: ¿Tus facturas cumplen los requisitos de formato de IVA locales?

• Presentación: ¿Las declaraciones se presentan a tiempo y se concilian con tus registros de contabilidad?

• Inversión del sujeto pasivo: ¿Las transacciones transfronterizas se declaran correctamente?

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