Calcular tus obligaciones en materia de impuesto sobre el valor añadido (IVA) en tu país de origen es una cosa. Hacerlo en 15 países a la vez, cada uno con sus propios tipos, normativas y requisitos de registro, es algo completamente diferente. Para las empresas internacionales, el IVA determina cómo se fija el precio, cómo vendes y la rapidez con la que puedes expandirte a nuevos mercados.

A continuación, analizaremos cómo funciona el IVA a nivel mundial y cómo gestionarlo a medida que crece tu negocio.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el IVA?
  
• ¿En qué se diferencian los sistemas de IVA entre los distintos países?
  
• ¿Cómo pueden las empresas internacionales determinar dónde deben pagar el IVA a nivel mundial?
  
• ¿Cómo pueden las empresas gestionar el IVA a nivel mundial de manera eficiente?
  

¿Qué es el IVA?

El IVA es un impuesto sobre el consumo que se aplica en cada etapa de la cadena de suministro en la que se añade valor. Esto incluye el abastecimiento, la fabricación, la distribución, el comercio minorista y los servicios. A diferencia del impuesto sobre las ventas, que solo se aplica en el punto de venta final, el IVA se recauda durante todo el proceso y luego se concilia en cada etapa.

Este es el flujo básico:

• Una empresa cobra IVA sobre sus ventas. Esto se llama IVA repercutido.
  
• La empresa deduce el IVA que pagó por sus compras. Esto se llama IVA soportado.
  
• Si el IVA repercutido es mayor, la empresa abona la diferencia al gobierno. Si el IVA soportado es mayor, la empresa recibe un reembolso.
  

El cliente final es quien asume el coste final; las empresas solo se encargan del cobro y la remesa durante el proceso.

Más de 170 países utilizan el IVA, incluidos el Reino Unido y todos los Estados miembros de la UE, el IVA se aplica a la mayoría de los bienes y servicios. Si tienes una empresa internacional, tendrás que saber cuándo registrarte, cómo cobrar y dónde declarar. El incumplimiento de la normativa puede acarrear multas, pérdida de acceso a determinados mercados, y en casos extremos, penas de prisión.

¿En qué se diferencian los sistemas de IVA entre los distintos países?

Cada país tiene su propio sistema de IVA, por lo que los tipos, la normativa, las exenciones y los sistemas de declaración varían. Las empresas deben conocer la normativa del IVA en cada país en el que operan.

Aquí es donde esas diferencias aparecen con mayor frecuencia:

Tipos de IVA

Los tipos de IVA estándar varían considerablemente de un país a otro:

• Europa: 18 % en Malta y 25 % en Suecia
  
• Asia: 10 % en Corea del Sur y 10 % en Camboya
  
• Oriente Medio: 5 % en los Emiratos Árabes Unidos y 15 % en Arabia Saudí
  
• América Latina: 19 % en Colombia y 21 % en Argentina
  

Muchos países aplican tipos reducidos a determinados productos, como libros, medicamentos y transporte público, o tipos cero a las exportaciones y a algunos productos básicos. Los cambios en los tipos se producen con regularidad. Las reducciones temporales (por ejemplo, durante la pandemia de COVID-19) o los cambios de política vinculados a la inflación o los ciclos electorales pueden sorprender a las empresas si no se mantienen actualizadas.

El tipo correcto depende del país, el producto, el tipo de servicio y el contexto de la transacción.

Exenciones y tipos cero

Dos condiciones que a simple vista parecen similares, «exento» y «tipo cero», tienen implicaciones diferentes. Las entregas con tipo cero están sujetas a impuestos del 0 %, y el vendedor puede recuperar el [IVA] soportado(https://stripe.com/resources/more/what-is-value-added-tax-vat) soportado. Las entregas exentas no están sujetas a impuestos, y el vendedor no puede recuperar el IVA soportado relacionado con esas ventas.

Por ejemplo, las exportaciones suelen tener un tipo cero: no se cobra el IVA al cliente extranjero, pero se puede recuperar el IVA sobre los costes de producción y envío. Los servicios financieros, por otro lado, suelen estar exentos: no se cobra el IVA y no se puede recuperar el IVA soportado sobre los gastos relacionados. La diferencia tiene un impacto directo en tus márgenes.

Cada país define estas categorías de manera diferente. Un producto que se considera de tipo cero en una jurisdicción puede estar exento o ser totalmente gravable en otra.

Umbrales de registro

La obligación de registrarse a efectos del IVA y el momento en que debe hacerlo dependen del país y de si tu empresa es nacional o extranjera. Las empresas nacionales a menudo no necesitan registrarse hasta que superan un umbral de ingresos locales, mientras que la normativa para las empresas extranjeras suele ser más estricta. Muchos países no imponen ningún umbral a las empresas no residentes: una sola venta puede dar lugar al cumplimiento de esta obligación.

Por ejemplo, cada uno de los Estados miembros de la UE tiene umbrales para las empresas establecidas dentro de sus fronteras, y la UE tiene un umbral de 10.000 € para las ventas transfronterizas en toda la región. Por encima de ese umbral, las empresas de la UE deben pagar el IVA en cada país en el que vendan. Sin embargo, las empresas de fuera de la UE deben pagar el IVA desde su primera venta en la región.

Esta inconsistencia es lo que dificulta el seguimiento de la obligación tributaria del IVA a gran escala. No se puede asumir que la exposición será la misma en todos los mercados.

Cumplimiento de la normativa y elaboración de informes

Una vez que te hayas registrado, tus obligaciones de presentación varían según el país:

• La frecuencia de presentación puede ser mensual, trimestral o anual, dependiendo de la jurisdicción, tus ingresos o tu modelo de negocio.
  
• Algunos países tienen requisitos específicos de formato, idioma o divulgación para las facturas con IVA.
  
• Es posible que los portales de presentación de declaraciones solo estén disponibles en el idioma local o que requieran firmas digitales, autenticación en dos pasos o agentes fiscales certificados.
  

En la UE, el sistema de ventanilla única (OSS) simplifica la presentación de informes al permitir a las empresas presentar una única declaración que cubra todas las ventas B2C transfronterizas dentro de la UE. Fuera de la UE, es probable que tengas que presentar la declaración por separado en cada país.

Incluso los requisitos de facturas IVA difieren. Algunas jurisdicciones exigen la presentación de informes en tiempo real o la facturación electrónica (e- invoicing), mientras que otras son más directas, pero esperan registros completos durante una auditoría.

¿Cómo pueden las empresas internacionales determinar dónde deben pagar el IVA a nivel mundial?

Las obligaciones del IVA dependen de lo que vendas, de cuánto vendas, de dónde se encuentren tus clientes y de si tus clientes son empresas o particulares. Cometer un error puede acarrear responsabilidades inesperadas o problemas de cumplimiento de la normativa más adelante.

A continuación, te explicamos cómo determinar tus obligaciones:

Empieza por dónde operas físicamente

Si tienes presencia física en un país (una oficina, un almacén o incluso artículos en consignación), es probable que tengas que registrarte allí por el IVA. Por lo general, no hay ningún umbral. Si estás presente físicamente, tus obligaciones fiscales comienzan desde el primer día.

Fíjate dónde vendes, especialmente a los clientes

La venta en un país sin tener presencia local sigue generando obligaciones en materia de IVA. Muchos países, incluidos todos los estados miembros de la UE, exigen a las empresas extranjeras que se registren y cobren IVA desde su primera venta. Para cumplir con la normativa, debes controlar a dónde van tus ventas, no solo cuánto estás ganando.

Presta atención a los servicios digitales

Si vendes productos de software como servicio (SaaS), descargas digitales, streaming o cualquier otra cosa que se distribuya electrónicamente, tu obligación en materia de IVA depende del país. En muchos casos, una sola transacción puede dar lugar a dicha obligación.Si eres una empresa de ámbito digital y tienes alcance global, es probable que esta categoría sea tu mayor fuente de obligaciones en materia de IVA.

Conoce los tipos de clientes

La normativa del IVA suele depender de a quién le vendas:

• Si tu cliente es una empresa y tiene un número de IVA válido, no suele ser necesario cobrar el IVA. En su lugar, el cliente lo contabiliza mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.
  
• Si tu cliente es un particular o una empresa que no está registrada a efectos del IVA, es probable que tengas que cobrarle el IVA local.
  

Esta distinción es importante. Afecta a la necesidad de registrarte, a la aplicación de impuestos en el proceso de compra y a cómo se declara la transacción. No obstante, es fácil clasificar erróneamente a un cliente, sobre todo cuando el onboarding es automático. Se necesitan procesos fiables para verificar los números de IVA y los tipos de clientes a escalar.

Seguimiento y supervisión de la actividad empresarial y de la normativa del IVA

Para gestionar tus obligaciones en materia de IVA, debes:

• Hacer un seguimiento de tu volumen de ventas y ubicación de los clientes por país
  
• Supervisar la normativa del IVA de cada país (especialmente para las ventas a distancia y digitales)
  
• Avisar cuando estés a punto de activar una nueva obligación para que puedas registrarte a tiempo
  

Hacer un seguimiento manual de todo esto en decenas de países y canales de venta no es viable. Algunas empresas crean sistemas internas para esto, mientras que otras utilizan plataformas fiscales de terceros que supervisan los umbrales y activan alertas automáticamente. Stripe Tax, por ejemplo, hace un seguimiento de tus ventas en todas las jurisdicciones y te avisa cuando te acercas a los umbrales del IVA.

¿Cómo pueden gestionar las empresas el IVA a nivel mundial de manera eficiente?

A medida que tu empresa crece, aumenta la complejidad del IVA. Para cumplir con la normativa sin necesidad de crear un equipo fiscal en cada mercado, necesitas sistemas que escalen. Así es como las empresas internacionales mantienen el IVA bajo control sin ralentizar las operaciones:

Automatiza el cálculo de impuestos en el proceso de compra

Reemplaza las búsquedas manuales de tipos impositivos y tablas de impuestos por un sistema centralizado que calcule el IVA en tiempo real.

Para cada transacción, debes determinar lo siguiente:

• El tipo correcto, establecido en el producto, ubicación y tipo de cliente
  
• Si se aplica el IVA (p. ej., para bienes exentos o inversión del sujeto pasivo en el ámbito B2B)
  
• Cómo gestionar casos especiales, como tipos reducidos y tipos cero
  

Intentar hacer esto para cada país puede ser arriesgado y llevar mucho tiempo, especialmente cuando cambian los tipos impositivos. En su lugar, utiliza una herramienta que gestione esta lógica automáticamente. Stripe Tax aplica el tipo impositivo correcto en el proceso de compra en función de la ubicación de tu cliente y de lo que vendes.

Haz un seguimiento de tus obligaciones del IVA a medida que creces

Una vez que empiezas a vender fuera de tu país, tienes que estar pendiente de cuándo tu empresa se acerca a los umbrales de registro y actuar antes de que los superes.

Esto significa:

• Seguimiento de ingresos y volúmenes de transacciones por país
  
• Comparar esos totales con los umbrales de cada país (que varían según el tipo de producto, la base de clientes y la ubicación del vendedor)
  
• Saber cuándo registrarse y cuánto tiempo lleva ese proceso
  

Stripe Tax realiza un seguimiento automático de cuándo tu empresa se acerca al umbral de registro del IVA local y te avisa para que puedas iniciar este proceso.

Consolida tus operaciones con IVA

A cierta escala, la gestión del IVA deja de centrarse tanto en las transacciones particulares y se centra más en diseñar flujos de trabajo repetibles que minimicen los gastos generales.

Esto implica:

• La centralización de la configuración fiscal en todas sus plataformas
  
• Automatización de la generación de facturas para cumplir con los requisitos específicos del país
  
• Integración de tus sistemas de pago, impuestos y contabilidad para que los datos del IVA se transfieran desde el proceso de compra hasta tu contabilidad
  

Cuanto más fragmentada sea tu configuración, más difícil será mantener la coordinación. Las diferentes herramientas fiscales para cada región, las plataformas de pagos aisladas y las hojas de cálculo ad hoc probablemente causarán problemas a gran escala.

Simplifica las presentaciones siempre que sea posible

Una vez que te hayas registrado en varios países, las devoluciones y las remesas aumentarán tu carga de trabajo.

Gestionarlos mediante:

• Normalización de la forma en que se recopilan y comunican los datos del IVA en todas las jurisdicciones
  
• Uso de herramientas que generen informes del IVA específicos para cada país o que se integren con los servicios de presentación
  
• Aprovechamiento de programas como el de OSS de la UE, que te permite presentar una única declaración para ventas transfronterizas en la región
  

Stripe Tax proporciona informes detallados y se integra con socios de presentación que pueden enviar declaraciones por ti.

Diseñado para mayor fiabilidad

Gestionar el IVA a gran escala también implica averiguar cómo expandirse a nuevos mercados sin introducir más riesgos.

Esto significa:

• Supervisión de los cambios normativos
  
• Mantenimiento de un registro de auditoría claro para cada transacción
  -Realización de pruebas de estrés en los sistemas para casos extremos, como exenciones parciales y envíos fraccionados
  
• Saber quién es el responsable del cumplimiento de la normativa en materia de IVA en tu organización y proporcionarle las herramientas adecuadas
  

Necesitas un proceso que no falle cuando el volumen de pedidos se duplique o un país actualice repentinamente sus requisitos de presentación.