Att räkna ut vilka skyldigheter du har när det gäller mervärdesskatt (moms) i ditt hemland är en sak. Att göra det i 15 länder samtidigt – vart och ett med sina egna skattesatser, regler och krav på registrering – är något helt annat. För internationella företag påverkar momsen hur du prissätter, hur du säljer och hur snabbt du kan expandera till nya marknader.

Nedan diskuterar vi hur global moms fungerar och hur du hanterar den när du skalar upp.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är moms?
  
• Hur skiljer sig systemen för moms åt mellan olika länder?
  
• Hur kan internationella företag avgöra var de är momsskyldiga globalt?
  
• Hur kan företag hantera global moms på ett effektivt sätt?
  

Vad är moms?

Moms är en konsumtionsskatt som tas betalt i varje steg i leveranskedjan där värde tillförs. Det inkluderar källor, tillverkning, distribution, detaljhandel och tjänster. Till skillnad från omsättningsskatt, som endast tillämpas vid det slutliga försäljningsstället, tas moms ut under hela processen och avstäms sedan i varje steg.

Här är grundflödet:

• Ett företag tar betalt för moms på sin försäljning. Detta kallas utgående moms.
  
• Företaget drar av den moms som det betalat på sina inköp. Detta kallas ingående moms.
  
• Om den utgående momsen är högre skickar företaget mellanskillnaden till staten. Om den ingående momsen är högre får företaget en återbetalning.
  

Slutkunden står för den slutliga kostnaden – företagen hanterar bara debiteringen och inbetalningen längs vägen.

Mer än 170 länder använder moms, inklusive Storbritannien och alla EU:s medlemsländer och moms gäller för de flesta varor och tjänster. Om du har ett internationellt företag måste du förstå när du ska registrera dig, hur du ska ta betalt och var du ska rapportera. Bristande efterlevnad kan leda till böter, förlorad tillgång till vissa marknader och i extrema fall fängelsestraff.

Hur skiljer sig systemen för moms åt mellan olika länder?

Varje land har sitt eget system för moms, vilket innebär att skattesatser, regler, befrielser och rapporteringssystem varierar. Företag måste förstå reglerna för moms i varje land där de är verksamma.

Här är de vanligaste skillnaderna:

Momssatser

Standardmomssatserna skiljer sig kraftigt åt mellan olika länder:

• Europa: 18 % i Malta och 25 % i Sverige
  
• Asien: 10 % i Sydkorea och 10 % i Kambodja
  
• Mellanöstern: 5 % i Förenade Arabemiraten och 15 % i Saudiarabien
  
• Latinamerika: 19 % i Colombia och 21 % i Argentina
  

Många länder tillämpar reducerade skattesatser för vissa varor som böcker, medicin och kollektivtrafik, eller så tillämpar de nollskattesatser för export och vissa nödvändiga varor. Ändringar av skattesatserna sker regelbundet. Tillfälliga sänkningar (t.ex. under covid-19-pandemin) eller politiska förändringar som är kopplade till inflation eller valcykler kan överraska företag om de inte håller sig uppdaterade.

Vilken skattesats som är korrekt beror på land, produkt, typ av tjänst och sammanhanget för transaktionen.

Befrielser och nollskattesatser

Två villkor som vid en första anblick verkar likartade – ”befrielse” och ”nollskattesats” – har olika innebörd. Nollskattade leveranser är skattepliktiga till 0 % och säljaren kan återfå ingående moms. Försäljningar som är befriade från skatteplikt är inte skattepliktiga och säljaren kan inte återfå ingående moms avseende dessa försäljningar.

Export är till exempel vanligtvis nolltaxerat: du debiterar inte moms till den utländska kunden, men du kan fortfarande få tillbaka moms på produktions- och fraktkostnader. Finansiella tjänster är å andra sidan ofta befriade: du tar inte betalt moms och kan inte återfå ingående moms på relaterade kostnader. Skillnaden har en direkt inverkan på dina marginaler.

Varje land definierar dessa kategorier på olika sätt. En produkt som är nolltaxerad i en jurisdiktion kan vara befriad från skatt eller helt skattepliktig i en annan.

Tröskelvärden för registrering

Om och när du måste registrera dig för moms beror på landet och om ditt företag är inhemskt eller utländskt. Inhemska företag behöver ofta inte registrera sig förrän de överskrider en tröskel för lokala intäkter, medan reglerna för utländska företag vanligtvis är strängare. I många länder finns ingen tröskel för utländska företag – en enda försäljning kan utlösa skyldigheten.

Till exempel har EU:s medlemsstater tröskelvärden för företag som är etablerade inom deras gränser, och EU har ett regionomfattande tröskelvärde på 10 000 EUR för gränsöverskridande försäljning. Över detta tröskelvärde måste företag i EU betala moms i varje land de säljer till. Företag från länder utanför EU är däremot skyldiga att betala moms från och med sin första försäljning i regionen.

Det är denna inkonsekvens som gör det svårt att kategorisera moms i stor skala. Du kan inte anta att din exponering kommer att se likadan ut på alla marknader.

Regelefterlevnad och rapportering

När du väl är registrerad varierar deklarationsskyldigheten från land till land:

• Deklarationen kan ske månadsvis, kvartalsvis eller årligen, beroende på jurisdiktion, intäkter eller affärsmodell.
  
• Vissa länder har särskilda krav på formatering, språk eller information för fakturor för moms.
  
• Deklarationsportaler kanske bara finns tillgängliga på det lokala språket eller kräver digitala signaturer, tvåfaktorsautentisering eller certifierade skatteombud.
  

I EU förenklar systemet One Stop Shop (OSS) rapporteringen genom att låta företag lämna in en enda deklaration som omfattar all gränsöverskridande B2C-försäljning inom EU. Utanför EU måste du sannolikt lämna in separata deklarationer i varje land.

Även kraven på fakturor för moms skiljer sig åt. Vissa jurisdiktioner kräver rapportering i realtid eller elektronisk fakturering (e-fakturering), medan andra är mer avslappnade, men förväntar sig fullständiga register vid en revision.

Hur kan internationella företag avgöra var de är momsskyldiga globalt?

Momsskyldighet beror på vad du säljer, hur mycket du säljer, var dina kunder finns och om dina kunder är företag eller enskilda personer. Om du gör fel kan det leda till oväntade skulder eller problem med efterlevnad senare.

Så här gör du för att fastställa dina skyldigheter:

Utgå från var du är verksam rent fysiskt

Om du har något fysiskt fotavtryck i ett land – ett kontor, ett lager eller till och med ett konsignationslager – måste du sannolikt registrera dig för moms där. Det finns vanligtvis ingen tröskel. Om du är fysiskt närvarande börjar dina skattskyldigheter från dag 1.

Titta på var du säljer, särskilt till kunder

Att sälja till ett land utan att ha lokal närvaro omfattar fortfarande skyldigheter i fråga om moms. Många länder, däribland alla EU-länder, kräver att utländska företag registrerar sig och tar ut moms från sin första försäljning. För att uppfylla kraven måste du kontrollera vart din försäljning går, inte bara hur mycket du tjänar.

Bevakning av digitala tjänster

Om du säljer molnbaserad mjukvarutjänst (SaaS) produkter, digitala nerladdningar, streaming eller något annat som levereras elektroniskt, beror din momsskyldighet på landet. I många fall kan en enda transaktion utlösa skyldigheten. Om du är ett digitalt företag med global räckvidd är den här kategorin sannolikt din största källa till moms.

Känn till dina olika typer av kunder

Momsreglerna beror ofta på vem du säljer till:

• Om din kund är ett företag och har ett giltigt momsregistreringsnummer behöver du ofta inte debitera moms. Istället ansvarar kunden för det genom förfarandet för omvänd skattskyldighet.
  
• Om din kund är en person eller ett företag som inte är registrerat för moms måste du förmodligen ta betalt för lokal moms.
  

Denna distinktion är viktig. Den påverkar om du behöver registrera dig, om du tar betalt i form av skatt när du går till kassan och hur transaktionen rapporteras. Men det är lätt att felklassificera en kund, särskilt när onboarding är automatiserad. Du behöver tillförlitliga processer för att verifiera momsregistreringsnummer och kundtyper i stor skala.

Kategorisera och övervaka affärsaktiviteter och regler för moms

För att hantera dina momsskyldigheter måste du:

• Spåra din försäljningsvolym och kundernas plats per land
  
• Övervaka varje lands momsregler (särskilt för distansförsäljning och digital försäljning)
  
• Flagga när du är på väg att utlösa en ny förpliktelse så att du kan registrera dig i tid
  

Att kategorisera allt detta manuellt i dussintals länder och försäljningskanaler är inte hållbart. Vissa företag bygger system för detta internt, medan andra använder skatteplattformar från tredje part som övervakar tröskelvärden och utlöser varningar automatiskt. Stripe Tax, till exempel, håller ordning på din omsättningsskatt i olika jurisdiktioner och meddelar dig när du närmar dig tröskelvärden för moms.

Hur kan företag hantera global moms på ett effektivt sätt?

I takt med att ditt företag expanderar ökar komplexiteten kring moms. För att uppfylla kraven utan att behöva bygga upp ett team för beskattning på varje marknad behöver du system som kan skalas upp. Så här håller globala företag koll på momsen utan att verksamhetens tempo minskas:

Automatisera beräkningen av skatter i kassan

Ersätt manuella uppslagningar av skattesatser och skattetabeller med ett centraliserat system som beräknar moms i realtid.

För varje transaktion måste du bestämma:

• Rätt pris, baserat på produkt, plats och typ av kund
  
• Huruvida moms ska tillämpas (t.ex. för varor som är momsbefriade eller som omfattas av omvänd skattskyldighet B2B)
  
• Hur du ska hantera specialfall såsom reducerade skattesatser och nollskattesatser
  

Att försöka göra detta för varje land kan vara riskabelt och tidskrävande, särskilt när skattesatserna ändras. Använd istället ett verktyg som hanterar denna logik automatiskt. Stripe Tax tillämpar rätt skattesats i kassan baserat på var din kund är och vad du säljer.

Håll ordning på dina momsskyldigheter i takt med att du växer

När du säljer över gränserna måste du övervaka var ditt företag närmar sig tröskelvärdena för registrering och agera innan du överskrider dem.

Det innebär följande:

• Följa intäkter och transaktionsvolymer per land
  
• Jämförelse av dessa totalsummor med varje lands tröskelvärden (som varierar beroende på produkttyp, kundbas och säljarens plats)
  
• Att veta när registrering krävs och hur lång tid den processen tar
  

Stripe Tax spårar automatiskt var ditt företag närmar sig en lokal tröskel för registrering av moms och varnar dig så att du kan starta registreringsprocessen.

Konsolidera din momsverksamhet

Vid en viss skala handlar momshanteringen mindre om enskilda transaktioner och mer om att utforma repeterbara arbetsflöden som minimerar omkostnaderna.

Det innebär:

• Centralisering av skatteinställningar på alla dina plattformar
  
• Automatiserad generering av fakturor för att uppfylla landsspecifika krav
  
• Integrering av dina betalnings-, skatte- och redovisningssystem så att momsuppgifter flödar från kassan till redovisningen
  

Ju mer fragmenterad din metod är, desto svårare är det att hålla samordningen. Olika skatteverktyg för olika regioner, separata betalningsplattformar och ad hoc-kalkylblad kommer sannolikt att orsaka problem vid större skala.

Förenkla deklarationerna när det är möjligt

När du är registrerad i flera länder ökar arbetsbelastningen på grund av deklarationer och inbetalningar.

Hantera dem genom att:

• Standardisera sättet att samla in och rapportera momsdata i olika jurisdiktioner
  
• Använda verktyg som genererar landsspecifika momsrapporter eller integrera med deklarationstjänster
  
• Utnyttja program som EU:s OSS, som gör att du kan lämna in en enda deklaration för gränsöverskridande försäljning i regionen
  

Stripe Tax ger detaljerade rapporter och integrerar med deklarationspartner som kan skicka in deklarationer åt dig.

Bygg för tillförlitlighet

Att hantera moms i stor skala innebär också att man måste ta reda på hur man kan expandera till nya marknader utan att öka riskerna.

Det innebär följande:

• Övervaka förändringar i regelverket
  
• Hålla en tydlig verifieringskedja för varje transaktion
  
• Genomföra stresstester på dina system för gränsfall som partiella befrielser och delade transporter
  
• Ta reda på vem i organisationen som äger efterlevnaden av moms och ge dem rätt verktyg
  

Du behöver en process som inte bryter samman när din beställning fördubblas eller ett land plötsligt uppdaterar sina deklarationskrav.