Het uitzoeken van je verplichtingen voor belasting toegevoegde waarde (btw) in je eigen land is één ding. Dat in 15 landen tegelijk doen - elk met zijn eigen tarieven, regels en registratievereisten - is iets heel anders. Voor internationale ondernemingen bepaalt btw hoe je prijzen vaststelt, hoe je verkoopt en hoe snel je kunt uitbreiden naar nieuwe markten.

Hieronder bespreken we hoe wereldwijde btw werkt en hoe je deze kunt beheren wanneer je groeit.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is btw?
  
• Hoe verschillen btw-systemen van land tot land?
  
• Hoe kunnen internationale ondernemingen bepalen waar zij wereldwijd btw verschuldigd zijn?
  
• Hoe kunnen ondernemingen wereldwijde btw efficiënt beheren?
  

Wat is btw?

Btw is een verbruiksbelasting die wordt betaald bij elke stap in de toeleveringsketen waar waarde wordt toegevoegd. Dit omvat inkoop, productie, distributie, detailhandel en diensten. In tegenstelling tot omzetbelasting, die alleen op het eindpunt van de verkoop wordt toegepast, wordt btw gedurende de hele procedure berekend en vervolgens in elke fase gereconcilieerd.

Hier is de basisstroom:

• Een onderneming betaalt btw over haar verkopen. Dit wordt output btw genoemd.
  
• De onderneming trekt de btw af die zij op haar aankopen heeft betaald. Dit wordt voorbelasting genoemd.
  
• Als de output btw hoger is, stuurt de onderneming het verschil naar de overheid. Als de voorbelasting hoger is, ontvangt de onderneming een terugbetaling.
  

De eindklant draagt de uiteindelijke kosten - ondernemingen zorgen alleen voor de ontvangst en het overmaken van het geld.

Meer dan 170 landen gebruiken btw, waaronder het Verenigd Koninkrijk en alle EU-lidstaten, en btw is van toepassing op de meeste goederen en diensten. Als je een internationale onderneming heeft, moet je weten wanneer je je moet registreren, hoe je moet betalen en waar je moet rapporteren. Niet-naleving kan leiden tot boetes, verlies van toegang tot bepaalde markten en in extreme gevallen gevangenisstraf.

Hoe verschillen btw-systemen van land tot land?

Elk land heeft zijn eigen btw-systeem, dus de tarieven, regels, Vrijstellingen en rapporteringssystemen variëren. Ondernemingen moeten de btw-regels begrijpen in elk land waar ze actief zijn.

Hier zie je waar die verschillen het vaakst voorkomen:

Btw-tarieven

Standaard btw-tarieven verschillen sterk per land:

• Europa: 18% in Malta en 25% in Sweden
  
• Azië: 10% in Zuid-Korea en10% in Cambodja
  
• Midden-Oosten: 5% in Verenigde Arabische Emiraten en15% in Saoedi-Arabië
  
• Latijns-Amerika: 19% in Colombia en21% in Argentinië
  

Veel landen passen verlaagde tarieven toe op bepaalde goederen zoals boeken, medicijnen en openbaar vervoer, of ze passen nultarieven toe op export en sommige essentiële goederen. Tariefwijzigingen komen regelmatig voor. Tijdelijke verlagingen (bijv. tijdens de COVID-19 pandemie) of beleidswijzigingen in verband met inflatie of verkiezingscycli kunnen ondernemingen verrassen als ze niet op de hoogte blijven.

Het juiste tarief hangt af van het land, het product, het soort dienst en de context van de transactie.

Vrijstellingen en nultarieven

Twee voorwaarden die op het eerste gezicht op elkaar lijken - "Vrijstelling" en "nultarief" - hebben verschillende implicaties. Leveringen met een nultarief zijn belastbaar tegen 0%, en de verkoper kan de voorbelasting terugvorderen. Vrijgestelde leveringen zijn niet belastbaar en de verkoper kan de voorbelasting met betrekking tot deze verkopen niet terugvorderen.

Exporten hebben bijvoorbeeld meestal een nultarief: je betaalt geen btw aan de buitenlandse klant, maar je kunt de btw op productie- en verzendkosten wel terugvorderen. Financiële diensten zijn daarentegen vaak vrijgesteld: je betaalt geen btw en kunt geen btw terugvorderen op de bijbehorende kosten. Dit verschil heeft een directe impact op je marges.

Elk land definieert deze categorieën anders. Een product dat in de ene regio een nultarief heeft, kan in een andere regio vrijgesteld of volledig belastbaar zijn.

Registratiedrempels

Of en wanneer je je voor btw moet registreren, hangt af van het land en of je onderneming binnenlands of buitenlands is. Binnenlandse ondernemingen hoeven zich vaak pas te registreren als ze een lokale drempel voor inkomsten overschrijden, terwijl de regels voor buitenlandse ondernemingen meestal strenger zijn. Veel landen hanteren geen drempel voor niet-ingezeten ondernemingen - de verplichting kan al gelden voor één enkele verkoop.

De EU-lidstaten hebben bijvoorbeeld elk drempels voor ondernemingen die binnen hun grenzen gevestigd zijn, en de EU heeft een regionale drempel van € 10.000 voor grensoverschrijdende verkopen. Boven die drempel moeten EU-ondernemingen btw betalen in elk land waarnaar ze verkopen. Maar ondernemingen van buiten de EU zijn btw verschuldigd vanaf hun eerste verkoop in de regio.

Deze inconsistentie maakt het moeilijk om de aansprakelijkheid voor btw op schaal bij te houden. Je kunt er niet van uitgaan dat je belastingplichten in elke markt hetzelfde zijn.

Compliance en rapportage

Zodra je geregistreerd bent, verschillen je aangifteverplichtingen per land:

• De frequentie van aangifte kan maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks zijn, afhankelijk van de regio, je inkomsten of je businessmodel.
  
• Sommige landen hebben specifieke opmaak-, taal- of informatievereisten voor btw-facturen.
  
• Aangifteportalen kunnen alleen in de lokale taal beschikbaar zijn of vereisen digitale handtekeningen, tweefactorauthenticatie of gecertificeerde belastingagenten.
  

In de EU vereenvoudigt het One Stop Shop (OSS)-schema de aangifte door ondernemingen één aangifte te laten doen voor alle grensoverschrijdende B2C-verkopen binnen de EU. Buiten de EU moet je waarschijnlijk in elk land afzonderlijk aangifte doen.

Zelfs de vereisten voor btw-facturen verschillen. Sommige regio's eisen real-time rapportage of elektronische facturatie (e-facturatie), terwijl andere regio's zich meer afzijdig houden, maar tijdens een audit wel een volledige administratie verwachten.

Hoe kunnen internationale ondernemingen bepalen waar zij wereldwijd btw verschuldigd zijn?

BTW-verplichtingen zijn afhankelijk van wat je verkoopt, hoeveel je verkoopt, waar je klanten zich bevinden en of je klanten business-to-business of particulier zijn. Als je het verkeerd doet, kan dit later leiden tot verrassingsverplichtingen of problemen met compliance.

Zo bepaal je je verplichtingen:

Begin met waar je fysiek actief bent

Als je fysiek aanwezig bent in een land - een kantoor, een magazijn of zelfs consignatievoorraad - moet je je daar waarschijnlijk registreren voor btw. Er is meestal geen drempel. Als je fysiek aanwezig bent, beginnen je belasten vanaf dag 1.

Kijk waar je verkoopt, vooral aan klanten

Verkopen in een land zonder lokale aanwezigheid brengt nog steeds btw-verplichtingen met zich mee. Veel landen, waaronder alle EU-lidstaten, eisen dat buitenlandse ondernemingen zich registreren en btw berekenen vanaf hun eerste verkoop. Om compliant te blijven, moet je in de gaten houden waar je verkopen naartoe gaan, niet alleen hoeveel je verdient.

Kijk uit voor digitale diensten

Als je Software-as-a-Service (SaaS) producten, digitale downloads, streaming of iets anders dat elektronisch geleverd wordt verkoopt, hangt het van het land af hoeveel btw je verschuldigd bent. In veel gevallen kan één enkele transactie de verplichting in werking stellen. Als je een digital-first onderneming bent met een wereldwijd bereik, is deze categorie waarschijnlijk je grootste bron van btw-verplichtingen.

Ken je klanttypes

De btw-regels hangen vaak af van aan wie je verkoopt:

• Als je klant een onderneming is en een geldig btw-nummer heeft, hoef je vaak geen btw in rekening te brengen. In plaats daarvan betaalt de klant met behulp van de verleggingsregeling.
  
• Als je klant een particulier is of een onderneming die niet voor btw geregistreerd staat, moet je waarschijnlijk lokale btw in rekening brengen.
  

Dit onderscheid is belangrijk. Het beïnvloedt of je je moet registreren, of je belasting betaalt bij het afrekenen, en hoe de transactie wordt gerapporteerd. Maar het is gemakkelijk om een klant verkeerd te classificeren, vooral wanneer onboarding geautomatiseerd is. Je hebt betrouwbare procedures nodig om btw-nummers en klanttypen op grote schaal te verifiëren.

Traceer en controleer bedrijfsactiviteiten en btw-regels

Om je btw-verplichtingen te beheren, moet je:

• Traceer je verkoopvolume en de locatie van je klanten per land
  
• Houd de btw-regels van elk land in de gaten (met name voor verkoop op afstand en digitale verkoop)
  
• Markeer wanneer je op het punt staat een nieuwe verplichting te activeren, zodat je zich op tijd kunt registreren
  

Dit alles handmatig in de gaten houden in tientallen landen en verkoopkanalen is niet duurzaam. Sommige ondernemingen bouwen hier intern systemen voor, terwijl andere gebruikmaken van belastingplatforms van derden die drempels in de gaten houden en automatisch waarschuwingen laten afgaan. Stripe Tax, bijvoorbeeld, volgt je omzet in verschillende regio's en waarschuwt je wanneer je in de buurt komt van drempels voor btw.

Hoe kunnen ondernemingen wereldwijde btw efficiënt beheren?

Naarmate je onderneming zich uitbreidt, neemt de complexiteit van de btw toe. Om compliant te blijven zonder in elke markt een belastingteam op te zetten, heb je systemen nodig die groeien. Dit is hoe wereldwijde ondernemingen de btw onder controle houden zonder hun activiteiten te vertragen:

Belastingsberekeningen bij het afrekenen automatiseren

Vervang het handmatig opzoeken van belastingtarieven en belastingtabellen door een gecentraliseerd systeem dat de btw in realtime berekent.

Voor elke transactie moet je bepalen:

• Het juiste tarief, op basis van product, locatie en type klant
  
• Of btw moet worden toegepast (bijv. voor vrijgestelde goederen of B2B-verleggingsregeling)
  
• Hoe om te gaan met speciale gevallen zoals verlaagde tarieven en nultarieven
  

Dit voor elk land proberen te doen kan riskant en tijdrovend zijn, vooral wanneer de tarieven veranderen. Gebruik in plaats daarvan een tool die deze logica automatisch afhandelt. Stripe Tax past het juiste belastingtarief toe bij afrekenen op basis van waar je klant is en wat je verkoopt.

Traceer je btw-verplichtingen terwijl je groeit

Zodra je over de grens verkoopt, moet je in de gaten houden waar je onderneming de drempels voor registratie nadert en actie ondernemen voordat je deze overschrijdt.

Dat betekent dat:

• Traceren van inkomsten en transactievolumes per land
  
• Deze totalen vergelijken met de drempels van elk land (die variëren per producttype, klantenbestand en locatie van de verkoper)
  
• Weten wanneer je je moet registreren en hoe lang die procedure duurt
  

Stripe Tax lokaliseert automatisch waar je onderneming een lokale drempel voor btw-registratie nadert en waarschuwt je zodat je de procedure voor registratie kunt starten.

Consolideer je btw-verrichtingen

Op een bepaalde schaal gaat het beheer van btw minder over particuliere transacties en meer over het ontwerpen van herhaalbare workflows die de overhead minimaliseren.

Dat houdt in:

• Belastingsinstellingen op je platformen centraliseren
  
• Het genereren van factuur automatiseren om te voldoen aan landspecifieke vereisten
  
• Integreer je betaal-, belasting- en boekhoudsystemen zodat btw-gegevens van het afrekenen naar je boekhouding stromen.
  

Hoe gefragmenteerder je organisatie is, hoe moeilijker het is om gecoördineerd te blijven. Verschillende belastingtools voor verschillende regio's, silo betaalplatforms en ad-hoc spreadsheets zullen waarschijnlijk problemen veroorzaken bij het groeien.

Vereenvoudig aangiftes waar mogelijk

Zodra je in meerdere landen geregistreerd bent, nemen retourzendingen en overboekingen toe aan je werklast.

Beheer ze door:

• Standaardiseren van de manier waarop je btw-gegevens berekent en rapporteert in verschillende regio's
  
• Tools gebruiken die landspecifieke btw-rapporten genereren of integreren met aangiftediensten
  
• Profiteren van programma's zoals OSS van de EU, waarmee je één aangifte kunt doen voor grensoverschrijdende verkoop in de regio.
  

Stripe Tax biedt gedetailleerde rapporten en integreert met partners die aangifte voor je kunnen doen.

Bouwen voor betrouwbaarheid

Om de btw op schaal te kunnen beheren, moet je ook uitzoeken hoe je naar nieuwe markten kunt uitbreiden zonder meer risico te lopen.

Dat betekent dat:

• Toezicht houden op wijzigingen in de regelgeving
  
• Een duidelijk controlespoor bijhouden voor elke transactie
  
• Stresstests uitvoeren op je systemen voor edge cases zoals gedeeltelijke vrijstellingen en gesplitste zendingen
  
• Weten wie in je organisatie verantwoordelijk is voor compliance met btw en hen de juiste hulpmiddelen geven
  

Je hebt een procedure nodig die niet stuk gaat wanneer het volume van je bestellingen verdubbelt of wanneer een land plotseling zijn aangiftevereisten aanpast.