Ihre Verpflichtungen in Bezug auf die Umsatzsteuer (USt.) in Ihrem Heimatland herauszufinden, ist eine Sache. Dies in 15 Ländern gleichzeitig zu tun - jedes mit seinen eigenen Sätzen, Regeln und Registrierungsanforderungen - ist etwas ganz anders. Für internationale Unternehmen hat die Umsatzsteuer Einfluss darauf, wie Sie Preise festlegen, wie Sie verkaufen und wie schnell Sie in neue Märkte expandieren können.

Im Folgenden erläutern wir, wie die globale Umsatzsteuer funktioniert und wie Sie sie bei Ihrem Wachstum verwalten können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Umsatzsteuer?
  
• Wie unterscheiden sich die USt.-Systeme der einzelnen Länder?
  
• Wie können internationale Unternehmen feststellen, wo sie weltweit USt. schulden?
  
• Wie können Unternehmen die globale Umsatzsteuer effizient verwalten?
  

Was ist Umsatzsteuer (USt.)?

Die Umsatzsteuer (bzw. aus Sicht der Kundin oder des Kunden die Mehrwertsteuer) ist eine Verbrauchssteuer, die auf jeder Stufe der Lieferkette berechnet wird, auf der ein Mehrwert geschaffen wird. Dazu gehören Beschaffung, Herstellung, Vertrieb, Einzelhandel und Dienstleistungen. Anders als bei der Sales Tax, die nur am Point of Sale erhoben wird, wird die USt während der gesamten Prozesskette eingezogen und dann auf jeder Stufe abgeglichen.

Hier ist der grundlegende Ablauf:

• Ein Unternehmen berechnet Umsatzsteuer auf seine Verkäufe. Dies wird als Ausgangssteuer bezeichnet.
  
• Das Unternehmen zieht die USt. ab, die es für seine Einkäufe bezahlt hat. Dies wird als Vorsteuer bezeichnet.
  
• Wenn die Ausgangssteuer höher ist, führt das Unternehmen die Differenz an den Staat ab. Ist die Vorsteuer höher, erhält das Unternehmen eine Rückerstattung.
  

Die Endkundin oder der Endkunde trägt die endgültigen Kosten – Unternehmen übernehmen lediglich die Abwicklung des Zahlungsvorgangs.

Mehr als 170 Länder verwenden die USt., darunter das Vereinigte Königreich und alle EU-Mitgliedstaaten. Die USt. gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen. Wenn Sie ein internationales Unternehmen betreiben, müssen Sie wissen, wann Sie sich registrieren müssen, wie Sie die Steuer berechnen und wo Sie sie melden müssen. Die Nichteinhaltung kann zu Geldstrafen, zum Verlust des Zugangs zu bestimmten Märkten und in extremen Fällen zu Freiheitsstrafen führen.

Wie unterscheiden sich die USt.-Systeme der einzelnen Länder?

Jedes Land hat sein eigenes USt-System, sodass die Steuersätze, Regeln, Ausnahmen und Berichtssysteme variieren. Unternehmen müssen die USt.-Regeln in jedem Land, in dem sie tätig sind, kennen.

Hier sind diese Unterschiede am häufigsten zu finden:

Umsatzsteuersätze

Die Standard-USt-Sätze sind von Land zu Land sehr unterschiedlich:

• Europa: 18 % in Malta und 25 % in Schweden
  
• Asien: 10 % in Südkorea und 10 % in Kambodscha
  
• Naher Osten: 5 % in den Vereinigten Arabischen Emiraten und 15 % in Saudi-Arabien
  
• Lateinamerika: 19 % in Kolumbien und 21 % in Argentinien
  

Viele Länder wenden für bestimmte Waren wie Bücher, Medikamente und öffentliche Verkehrsmittel ermäßigte Steuersätze an oder befreien Exporte und einige lebensnotwendige Güter vollständig von der Steuer. Steuersätze werden regelmäßig geändert. Vorübergehende Ermäßigungen (z. B. während der COVID-19-Pandemie) oder politische Entscheidungen im Zusammenhang mit Inflation oder Wahlzyklen können Unternehmen überraschen, wenn sie nicht auf dem Laufenden bleiben.

Der richtige Steuersatz hängt vom Land, dem Produkt, der Art der Dienstleistung und dem Kontext der Transaktion ab.

Ausnahmeregelungen und Nullsätze

Zwei Begriffe, die auf den ersten Blick ähnlich erscheinen – „befreit“ und „nullsatzpflichtig“ – haben unterschiedliche Bedeutungen. Nullsatzpflichtige Lieferungen sind mit 0 % steuerpflichtig und der/die Verkäufer/in kann die Vorsteuer zurückfordern. Steuerfreie Lieferungen sind nicht steuerpflichtig und der/die Verkäufer/in kann die Vorsteuer aus diesen Verkäufen nicht zurückfordern.

Beispielsweise sind Exporte in der Regel mit Nullsatz besteuert: Sie berechnen der ausländischen Kundschaft keine Umsatzsteuer, können aber USt. für Produktions- und Versandkosten berechnen. Finanzdienstleistungen hingegen sind oft steuerfrei: Sie berechnen keine Umsatzsteuer und können die Vorsteuer auf damit verbundene Ausgaben nicht zurückfordern. Der Unterschied wirkt sich direkt auf Ihre Gewinnspannen aus.

Jedes Land definiert diese Kategorien anders. Ein Produkt, das in einem Zuständigkeitsbereich als Nulltarif eingestuft wird, kann in einem anderen steuerfrei oder voll steuerpflichtig sein.

Schwellenwerte für die Registrierung

Ob und wann Sie sich für die Umsatzsteuer registrieren lassen müssen, hängt vom Land ab und davon, ob es sich bei Ihrem Unternehmen um ein inländisches oder ausländisches handelt. Inländische Unternehmen müssen sich oft erst dann registrieren lassen, wenn sie eine lokale Umsatzschwelle überschreiten, während die Regeln für ausländische Unternehmen in der Regel strenger sind. In vielen Ländern gibt es keinen Schwellenwert für gebietsfremde Unternehmen – ein einziger Verkauf kann die Verpflichtung auslösen.

So haben die EU-Mitgliedstaaten jeweils Schwellenwerte für Unternehmen, die innerhalb ihrer Grenzen ansässig sind, und die EU hat einen regionsweiten Schwellenwert von 10.000 € für grenzüberschreitende Verkäufe. Oberhalb dieser Schwelle müssen Unternehmen aus der EU in jedem Land, in das sie verkaufen, USt. zahlen. Unternehmen von außerhalb der EU schulden die USt. jedoch ab ihrem ersten Verkauf in der Region.

Diese Unstimmigkeit macht es schwierig, die USt. in ihrem Bereich in großem Umfang nachzuverfolgen. Sie können nicht davon ausgehen, dass Ihre Pflichten in jedem Markt dieselben sind.

Compliance und Berichterstattung

Sobald Sie registriert sind, variieren Ihre Erklärungspflichten je nach Land:

• Die Häufigkeit der Steuererklärung kann monatlich, vierteljährlich oder jährlich sein, je nach Zuständigkeitsbereich, Ihrem Umsatz oder Ihrem Geschäftsmodell.
  
• Einige Länder haben besondere Anforderungen an die Formatierung, die Sprache oder die Offenlegung von Rechnungen für die USt.
  
• Steuererklärungsportale sind möglicherweise nur in der Landessprache verfügbar oder erfordern digitale Signaturen, Zwei-Faktor-Authentifizierung oder zertifizierte Steuerberater/innen.
  

In der EU vereinfacht die One-Stop-Shop-(OSS)-Regelung, indem Unternehmen eine einzige Erklärung einreichen können, die alle grenzüberschreitenden B2C-Verkäufe innerhalb der EU abdeckt. Außerhalb der EU müssen Sie wahrscheinlich in jedem Land eine separate Erklärung einreichen.

Auch die Anforderungen an Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer sind unterschiedlich. Einige Zuständigkeitsbereich verlangen eine Berichterstattung in Echtzeit oder eine elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing), während andere sich eher zurückhalten, aber bei einer Prüfung vollständige Unterlagen erwarten.

Wie können internationale Unternehmen feststellen, wo sie weltweit Umsatzsteuer (Ust.) schulden?

Die USt.-Verpflichtungen hängen davon ab, was Sie verkaufen, wie viel Sie verkaufen, wo Ihre Kunden/Kundinnen sind und ob es sich bei Ihren Kunden/Kundinnen um Unternehmen oder Einzelpersonen handelt. Wenn Sie es falsch machen, kann dies später zu überraschenden Verbindlichkeiten oder Compliance-Problemen führen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Verpflichtungen ermitteln:

Beginnen Sie damit, wo Sie physisch tätig sind

Wenn Sie in einem Land physisch präsent sind – mit einem Büro, einem Lager oder sogar mit einem Konsignationslager – müssen Sie sich dort wahrscheinlich für die Umsatzsteuer registrieren lassen. Es gibt normalerweise keinen Schwellenwert. Bei einer physischen Präsenz beginnen Ihre Steuerpflichten am 1. Tag.

Achten Sie darauf, wo Sie verkaufen, insbesondere an Kundinnen und Kunden

Der Verkauf in ein Land ohne lokale Präsenz löst immer noch USt.-Verpflichtungen aus. Viele Länder, darunter alle EU-Mitgliedstaaten, verlangen von ausländischen Unternehmen, dass sie sich eintragen lassen und ab dem ersten Verkauf die Umsatzsteuer einziehen. Um die Vorschriften einzuhalten, müssen Sie überwachen, wohin Ihre Verkäufe gehen, und nicht nur, wie viel Sie einnehmen.

Berücksichtigen Sie digitale Dienstleistungen

Wenn Sie Software-as-a-Service (SaaS)-Produkte, digitale Downloads, Streaming oder andere elektronisch gelieferte Produkte verkaufen, hängt die Höhe Ihrer USt. vom jeweiligen Land ab. In vielen Fällen kann eine einzige Transaktion die Verpflichtung auslösen. Wenn Sie ein digitales Unternehmen mit globaler Reichweite sind, ist diese Kategorie wahrscheinlich die größte Quelle für Ihre USt.-Verpflichtungen.

Kennen Sie Ihre Kundentypen

Die Regeln der USt. hängen oft davon ab, an wen Sie verkaufen:

• Wenn Ihr/e Kunde/Kundin ein Unternehmen ist und eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) hat, brauchen Sie oft keine Umsatzsteuer zu berechnen. Stattdessen wickelt die Kundin/Kundin die Zahlung über die Umkehrung der Steuerschuld, das Reverse-Charge-Verfahren ab.
  
• Wenn Ihr/e Kunde/Kundin eine Einzelperson oder ein Unternehmen ist, das nicht für die USt. registriert ist, müssen Sie wahrscheinlich lokal Umsatzsteuer erheben.
  

Diese Unterscheidung ist wichtig. Sie beeinflusst, ob Sie sich registrieren müssen, ob Sie beim Bezahlvorgang Steuer berechnen müssen und wie die Transaktion gemeldet wird. Aber es ist leicht, eine/n Kunden/Kundin falsch zu klassifizieren, besonders wenn das Onboarding automatisiert ist. Sie benötigen zuverlässige Prozesse zur Überprüfung von USt.-Identifikationsnummern und Kundentypen in großem Maßstab.

Verfolgen und überwachen Sie Geschäftsaktivitäten und die Umsatzsteuer-Regeln

Um Ihre USt.-Verpflichtungen zu verwalten, müssen Sie Folgendes tun:

• Verfolgen Sie Ihren Umsatz und den Standort Ihrer Kunden/Kundinnen nach Land
  
• Überwachen Sie die USt.-Vorschriften der einzelnen Länder (insbesondere für Fernverkäufe und digitale Verkäufe)
  
• Notieren Sie sich, wenn Sie eine neue Verpflichtung auslösen werden, damit Sie sich rechtzeitig registrieren können.
  

All diese Bereiche in Dutzenden von Ländern und Vertriebskanälen manuell zu überwachen, ist nicht nachhaltig. Einige Unternehmen bauen dafür eigene Systeme auf, während andere Steuerplattformen von Drittanbietern nutzen, die Schwellenwerte überwachen und automatisch Warnungen auslösen. Stripe Tax zum Beispiel verfolgt Ihre Verkäufe in allen Zuständigkeitsbereichen und benachrichtigt Sie, wenn Sie sich den Schwellenwerten für die USt. nähern.

Wie können Unternehmen die globale Umsatzsteuer effizient verwalten?

Wenn Ihr Unternehmen expandiert, nimmt die Komplexität der Umsatzsteuer. zu. Um die Vorschriften einzuhalten, ohne in jedem Markt ein eigenes Steuerteam aufzubauen, brauchen Sie Systeme, die skalieren. Hier erfahren Sie, wie globale Unternehmen die USt. unter Kontrolle halten, ohne den Betrieb zu verlangsamen:

Automatisieren Sie die Berechnung der Steuern beim Bezahlvorgang

Ersetzen Sie manuelle Steuersatzabfragen und Steuertabellen durch ein zentrales System, das die USt. in Echtzeit berechnet.

Für jede Transaktion müssen Sie Folgendes ermitteln:

• Den richtigen Tarif, auf Grundlage des Produkts, Standorts und der Kundschaft
  
• Anwendung der USt. (z.B. für steuerfreie Waren oder Umkehrung der Steuerschuld im B2B-Bereich)
  
• Wie Sie Sonderfälle wie ermäßigte Sätze und Nullsätze behandeln
  

Der Versuch, dies für jedes Land zu tun, kann riskant und zeitaufwändig sein, insbesondere wenn sich die Steuersätze ändern. Verwenden Sie stattdessen ein Tool, das diese Logik automatisch handhabt. Stripe Tax wendet den korrekten Steuersatz beim Checkout an, basierend auf dem Land, in dem Ihr/e Kunde/Kundin ansässig ist und was Sie verkaufen.

Verfolgen Sie Ihre USt.-Verpflichtungen, während Sie wachsen

Sobald Sie grenzüberschreitend verkaufen, müssen Sie überwachen, wo sich Ihr Unternehmen den Registrierungsschwellen nähert und handeln, bevor Sie diese überschreiten.

Das bedeutet:

• Verfolgung von Umsatz und Transaktionsvolumen nach Ländern
  
• Vergleich dieser Gesamtzahlen mit den Schwellenwerten der einzelnen Länder (die je nach Produkttyp, Kundenstamm und Standort des/der Verkäufers/in variieren)
  
• Wissen, wann Sie sich registrieren müssen und wie lange dieser Prozess dauert
  

Stripe Tax verfolgt automatisch, wo sich Ihr Unternehmen einem lokalen Schwellenwert für die USt-Registrierung nähert und warnt Sie, damit Sie den Prozess der Registrierung einleiten können.

Konsolidieren Sie Ihre USt.-Vorgänge

Ab einem gewissen Umfang geht es bei der Verwaltung der Umsatzsteuer weniger um einzelne Transaktionen, als vielmehr um die Gestaltung wiederholbarer Arbeitsabläufe, die den Overhead minimieren.

Das beinhaltet:

• Zentralisierung der Steuereinstellungen über Ihre Plattformen hinweg
  
• Automatisierte Erstellung von Rechnungen zur Erfüllung länderspezifischer Anforderungen
  
• Integration Ihrer Zahlungs-, Steuer- und Buchhaltungssysteme, damit die USt-Daten vom Bezahlvorgang in Ihre Bücher fließen.
  

Je fragmentierter Ihre Einrichtung ist, desto schwieriger ist es, koordiniert zu bleiben. Unterschiedliche Steuertools für verschiedene Regionen, isolierte Zahlungsplattformen und Ad-hoc-Tabellen werden im Großen und Ganzen wahrscheinlich zu Problemen führen.

Vereinfachen Sie Steuererklärungen, wo immer möglich

Sobald Sie in mehreren Ländern registriert sind, erhöhen Retouren und Abführungen Ihre Arbeitsbelastung.

Verwalten Sie sie durch:

• Standardisierung der Erfassung und der Meldung von USt.-Daten in verschiedenen Rechtssystemen
  
• Verwendung von Tools, die länderspezifische USt-Berichte erstellen oder in Dienstleistungen für Steuererklärungen integriert sind
  
• Nutzen Sie Programme wie das OSS der EU, mit dem Sie eine einzige Steuererklärung für grenzüberschreitende Verkäufe in der Region vornehmen können.
  

Stripe Tax stellt detaillierte Berichte zur Verfügung und integriert Partner, die Ihnen die Einreichung von Steuererklärungen abnehmen.

Design für Zuverlässigkeit

Das Verwalten der Umsatzsteuer in großem Maßstab bedeutet auch, dass Sie herausfinden müssen, wie Sie in neue Märkte expandieren können, ohne ein größeres Risiko einzugehen.

Das bedeutet:

• Überwachung aufsichtsrechtlicher Änderungen
  
• Aufrechterhaltung klarer Prüfpfade für jede Transaktion
  
• Durchführung von Stresstests für Ihre Systeme für Grenzfälle wie partielle Steuerbefreiungen und aufgeteilte Sendungen
  
• Wissen, wer in Ihrer Organisation für die USt.-Compliance zuständig ist, und ihm die richtigen Werkzeuge an die Hand geben
  

Sie brauchen einen Prozess, der nicht zusammenbricht, wenn sich Ihr Bestellvolumen verdoppelt oder ein Land plötzlich seine Vorschriften zur Steuererklärung ändert.