Una cosa es calcular tus obligaciones en materia de impuesto al valor agregado (IVA) en tu país de origen. Hacerlo en 15 países a la vez —cada uno con sus propias tasas, reglas y requisitos de registro— es otra cosa completamente diferente. Para las empresas internacionales, el IVA determina cómo cotizas, cómo vendes y con qué rapidez puedes expandirte a nuevos mercados.

A continuación, analizaremos cómo funciona el IVA global y cómo administrarlo a medida que creces.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el IVA?
  
• ¿En qué se diferencian los sistemas de IVA según el país?
  
• ¿Cómo pueden determinar las empresas internacionales dónde deben pagar IVA a nivel global?
  
• ¿Cómo pueden las empresas gestionar eficientemente el IVA a nivel global?
  

¿Qué es el IVA?

El IVA es un impuesto sobre el consumo que se cobra en cada paso de la cadena de suministro en los que se agrega valor. Eso incluye el abastecimiento, fabricación, distribución, minorista y servicios. A diferencia del impuesto sobre las ventas, que se aplica solo en el punto de venta final, el IVA se recauda durante todo el proceso y luego se concilia en cada etapa.

Este es el proceso básico:

• Una empresa cobra IVA sobre sus ventas. Esto se llama IVA de producción.
  
• La empresa resta el IVA que pagó por sus compras. Esto se llama IVA de entrada.
  
• Si el IVA de producción es mayor, la empresa envía la diferencia al gobierno. Si el IVA de entrada es mayor, la empresa recibe un reembolso.
  

El cliente final asume el costo final: las empresas solo se encargan del cobro y las remesas en el camino.

Más de 170 países utilizan el IVA, incluidos el Reino Unido y todos los estados miembro de la UE, y el IVA se aplica a la mayoría de los bienes y servicios. Si tienes una empresa internacional, deberás entender cuándo registrarte, cómo cobrar y dónde declarar. El incumplimiento puede llevar a multas, pérdida de acceso a ciertos mercados y encarcelamiento en casos extremos.

¿En qué se diferencian los sistemas de IVA entre países?

Cada país tiene su propio sistema de IVA, por lo que las tasas, normas, exenciones y sistemas de declaración varían. Las empresas necesitan entender las normas del IVA en cada país donde operan.

Aquí es donde esas diferencias aparecen con más frecuencia:

Tasas de IVA

Las tasas de IVA estándar difieren significativamente según el país:

• Europa: 18 % en Malta y 25 % en Suecia
  
• Asia: 10 % en Corea del Sur y 10 % en Camboya
  
• Oriente Medio: 5 % en los Emiratos Árabes Unidos y 15 % en Arabia Saudita
  
• América Latina: 19 % en Colombia y 21 % en Argentina
  

Muchos países aplican tasas reducidas para ciertos bienes, como libros, medicinas y transporte público, o aplican tasas cero para las exportaciones y algunos productos esenciales. Los cambios de tasas ocurren regularmente. Las reducciones temporales (por ejemplo, durante la pandemia de COVID-19) o los cambios de política vinculados a la inflación o los ciclos electorales pueden sorprender a las empresas si no se mantienen actualizadas.

La tasa correcta depende del país, el producto, el tipo de servicio y el contexto de la transacción.

Exenciones y tasas cero

Dos condiciones que parecen similares a simple vista —“exentas” y “con tasa cero”— tienen implicaciones diferentes. Las entregas con tasa cero están sujetas a impuestos al 0 %, y el vendedor puede reclamar IVA de entrada. Las entregas exentas no están sujetas a impuestos, y el vendedor no puede reclamar IVA de entrada relacionado con esas ventas.

Por ejemplo, las exportaciones suelen ser de tasa cero: no cobras IVA al cliente extranjero, pero aún así puedes recuperar IVA en los costos de producción y envío. Los servicios financieros, en cambio, a menudo están exentos: no cobras IVA y no puedes recuperar IVA de entrada en los gastos relacionados. La diferencia tiene un impacto directo en tus márgenes.

Cada país define estas categorías de manera diferente: un producto que califica como de tasa cero en una jurisdicción podría estar exento o totalmente sujeto a impuestos en otra.

Umbrales de registro

El hecho de que estés obligado a registrarte para recibir el IVA depende del país y de si tu empresa es nacional o extranjera. Las empresas nacionales a menudo no necesitan registrarse hasta que superen un umbral de ingresos locales, mientras que las reglas para las empresas extranjeras suelen ser más estrictas. Muchos países no imponen un umbral para las empresas no residentes: una sola venta puede desencadenar la obligación.

Por ejemplo, cada uno de los estados miembro de la UE tiene umbrales para las empresas establecidas dentro de sus fronteras, y la UE tiene un umbral de €10 000 para las ventas transfronterizas en toda la región. Por encima de ese umbral, las empresas de la UE deben pagar IVA en cada país en el que venden, pero las empresas fuera de la UE deben IVA desde su primera venta en la región.

Esta incoherencia es lo que hace que el pasivo por IVA sea difícil de rastrear a escala. No puedes suponer que tu exposición se verá igual en todos los mercados.

Cumplimiento de la normativa y presentación de informes

Una vez registrado, tus obligaciones de declaración fiscal varían según el país:

• La frecuencia de declaración fiscal puede ser mensual, trimestral o anual, dependiendo de la jurisdicción, tus ingresos o tu modelo de negocio.
  
• Algunos países tienen requisitos específicos de formato, idioma o divulgación para las facturas con IVA.
  
• Los portales de declaración fiscal pueden estar disponibles solo en el idioma local o requerir firmas digitales, autenticación de dos factores o agentes de impuesto certificados.
  

En la UE, el sistema de ventanilla única (OSS) simplifica la presentación de informes al permitir que las empresas presenten una declaración única que cubra todas las ventas transfronterizas B2C dentro de la UE. Fuera de la UE, es probable que tengas que presentar la declaración por separado en cada país.

Incluso los requisitos de factura con IVA difieren. Algunas jurisdicciones exigen informes en tiempo real o facturación electrónica (e-invoicing), mientras que otras son más laxas, pero esperan registros completos durante una auditoría.

¿Cómo pueden determinar las empresas internacionales dónde deben pagar IVA a nivel global?

Las obligaciones de IVA dependen de lo que vendas, cuánto vendas, dónde estén tus clientes y si tus clientes son empresas o particulares. Hacerlo mal puede causar responsabilidades sorpresa o problemas de cumplimiento de la normativa posteriormente.

Aquí está cómo determinar tus obligaciones:

Comienza por dónde operas físicamente

Si tienes presencia física en un país, como una oficina, un depósito o, incluso, un almacén de consignación, es probable que tengas que registrarte para recibir el IVA allí. Por lo general, no hay umbral. Si estás físicamente presente, tus obligaciones de impuestos comienzan desde el primer día.

Mira dónde vendes, especialmente a los clientes

Vender en un país sin tener presencia local sigue implicando obligaciones del IVA. Muchos países, incluidos todos los estados miembro de la UE, exigen que las empresas extranjeras se registren y cobren IVA desde su primera venta. Para mantener el cumplimiento, debes monitorear a dónde van tus ventas, no solo cuánto estás ganando.

Presta atención a los servicios digitales

Si vendes productos software como servicio (SaaS), descargas digitales, streaming o cualquier otra cosa que se entregue electrónicamente, tu exposición al IVA depende del país. En muchos casos, una sola transacción puede desencadenar la obligación. Si es una empresa digital de primer orden con alcance mundial, esta categoría es probablemente tu mayor fuente de obligaciones de IVA.

Conoce a tus clientes

Las normas del IVA dependen a menudo de a quién le vendas:

• Si tu cliente es una empresa y tiene un número de IVA válido, a menudo no necesitas cobrar IVA, sino que el cliente lo contabiliza mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.
  
• Si tu cliente es un particular o una empresa que no está registrada en el IVA, probablemente debas cobrar el IVA local.
  

Esta distinción importa. Afecta si necesitas registrarte, si cobras impuestos en la confirmación de compra y cómo se reporta la transacción. Pero es fácil clasificar erróneamente a un cliente, especialmente cuando se automatiza el onboarding. Necesitas procesos confiables para verificar los números de IVA y los tipos de clientes a escala.

Registra y haz un seguimiento de la actividad empresarial y las normas del IVA

Para gestionar tus obligaciones de IVA, necesitas:

• Registrar el volumen de ventas y lugar del cliente por país
  
• Monitorear las reglas del IVA de cada país (particularmente para ventas remotas y digitales)
  
• Marcar cuando estés a punto de activar una nueva obligación para que puedas registrarte a tiempo
  

Hacer un seguimiento manual de todo esto en docenas de países y canales de venta no es sostenible. Algunas empresas construyen sistemas para esto internamente, mientras que otras utilizan plataformas de impuestos de terceros que monitorean los umbrales y activan las alertas automáticamente. Stripe Tax, por ejemplo, realiza un seguimiento de sus ventas en todas las jurisdicciones y le notifica cuando te acercas a los umbrales del IVA.

¿Cómo pueden las empresas gestionar eficientemente el IVA a nivel global?

A medida que tu empresa se expande, aumenta la complejidad del IVA. Para mantener el cumplimiento sin crear un equipo fiscal en todos los mercados, necesitas sistemas que crezcan. Así es como las empresas globales mantienen el IVA bajo control sin ralentizar las operaciones:

Automatiza el cálculo de impuestos en el proceso de compra

Sustituye las búsquedas manuales de tasas y tablas de impuestos por un sistema centralizado que calcule el IVA en tiempo real.

Para cada transacción, debes determinar:

• La tarifa correcta, establecida en función del producto, lugar y tipo de cliente
  
• Si aplicar IVA (p. ej., para bienes exentos o inversión del sujeto pasivo B2B)
  
• Cómo manejar casos especiales como tasas reducidas y tasas cero
  

Tratar de hacer esto para cada país puede ser arriesgado y llevar mucho tiempo, especialmente cuando cambian las tasas. En cambio, usa una herramienta que maneje esta lógica automáticamente. Stripe Tax aplica la tasa impositiva correcta en el proceso de compra establecida en función de dónde está tu cliente y lo que estás vendiendo.

Registra tus obligaciones de IVA conforme creces

Una vez que vendas a través de las fronteras, debes monitorear cuándo tu empresa se acerca a los umbrales de registro y actuar antes de superarlos.

Eso significa lo siguiente:

• Seguimiento de ingresos y volúmenes de transacciones por país
  
• Comparar esos totales con los umbrales de cada país (que varían según el tipo de producto, base de clientes y ubicación del vendedor)
  
• Saber cuándo registrarte y cuánto dura ese proceso
  

Stripe Tax rastrea automáticamente cuándo tu empresa se acerca a un umbral de registro local del IVA y te avisa para que puedas iniciar el proceso de registro.

Consolida tus operaciones de IVA

Al crecer, administrar el IVA tiene menos que ver con transacciones particulares y más con el diseño de flujos de trabajo repetibles que minimicen los gastos generales.

Eso supone:

• Centralización de la configuración del impuesto en tus plataformas
  
• Automatización de la generación de facturas para satisfacer los requisitos específicos de cada país
  
• Integración de tus sistemas de pago, impuestos y contabilidad para que los datos de IVA fluyan desde el proceso de compra a tus libros
  

Cuanto más fragmentada esté tu configuración, más difícil será mantenerse coordinado.Diferentes herramientas de impuestos para distintas regiones, plataformas de pagos en silos y hojas de cálculo ad hoc probablemente causarán problemas a escala.

Simplificar las presentaciones siempre que sea posible

Una vez registrado en varios países, las devoluciones y las remesas aumentan tu carga de trabajo.

Puedes gestionarlas mediante:

• Estandarización de la forma en que cobras e informas los datos del IVA entre jurisdicciones
  
• Uso de herramientas que generen informes de IVA específicos de cada país o se integren a los servicios de declaración fiscal
  
• Uso de programas como el OSS de la UE, que te permite presentar una sola declaración para ventas transfronterizas en la región
  

Stripe Tax proporciona informes detallados y se integra a los socios que presentan declaraciones fiscales por ti.

Construir para la fiabilidad

Gestionar el IVA a escala también significa descubrir cómo expandirse a nuevos mercados sin introducir más riesgo.

Eso significa lo siguiente:

• Seguimiento de los cambios normativos
  
• Mantener una pista de auditoría clara para cada transacción
  
• Realizar pruebas de resistencia en tus sistemas para casos extremos, como exenciones parciales y envíos divididos
  
• Saber quién en tu organización ejerce cumplimiento de la normativa del IVA y darles las herramientas adecuadas
  

Necesitas un proceso resuelto a tu favor cuando el volumen de tu pedido se duplique o cuando un país actualice repentinamente sus requisitos de declaración fiscal.