Um Ihr Unternehmen grenzüberschreitend zu expandieren, müssen Sie neue Vorschriften befolgen, wie z. B. die Registrierung der Umsatzsteuer (USt.) in den Ländern, in die Sie verkaufen. Obwohl der Begriff „internationale Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)“ häufig verwendet wird, gibt es keine einheitliche Version einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Jedes Land hat seine eigenen Regeln dafür, wann und warum Sie sich für die USt. registrieren müssen und wie der Prozess aussieht.

Wenn Ihr Unternehmen weltweit tätig ist, informieren wir Sie darüber, was Sie über internationale USt.-Nummern wissen müssen, einschließlich der Einhaltung der Vorschriften, wenn Sie grenzüberschreitend tätig sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine internationale Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?
  
• Warum benötigen Unternehmen eine internationale Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?
  
• Wie unterscheiden sich die Regeln der USt.-Registrierung von Land zu Land?
  
• Was beinhaltet der Prozess der USt.-Registrierung?
  
• Welche Anforderungen gelten für die laufende USt.-Compliance?
  

Was ist eine internationale Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?

Eine „internationale USt.-Identifikationsnummer“ ist keine einzige, globale ID. Es handelt sich um eine Reihe länderspezifischer USt.-Nummern, die Ihr Unternehmen für die Länder benötigt, in denen es tätig ist. Jede Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist eine Kennung, die Ihr Unternehmen mit dem USt.-System eines Landes verbindet und nachweist, dass Sie in diesem Land für die Zahlung und Abführung der USt. registriert sind.

In jedem Land wird eine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) vergeben, deren Format variiert. Einige beginnen mit einem Ländercode, andere nicht. Sobald Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) haben, verwenden Sie diese auf folgende Weise:

• Um sie Rechnungen hinzuzufügen, damit Kund/innen wissen, dass Sie für das Einziehen der USt. registriert sind
  
• Um Ansprüche auf USt.-Rückerstattung für Ausgaben in einem bestimmten Land geltend zu machen
  
• Um sie bei der Einreichung von USt.-Erklärungen zu verwenden
  

Wenn Sie grenzüberschreitend verkaufen, benötigen Sie wahrscheinlich mehr als eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Für Verkäufe innerhalb der EU gibt es eine Ausnahme: Das EU-System One-Stop-Shop (OSS) ermöglicht es Unternehmen, sich in einem einzigen EU-Land für die USt. registrieren zu lassen und gleichzeitig B2C-Verkäufe in der gesamten Region zu tätigen. Jedes USt.-registrierte Unternehmen in der EU ist im MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS) aufgeführt, mit dem andere Unternehmen bestätigen können, ob Sie ordnungsgemäß registriert sind.

Warum benötigen Unternehmen eine internationale Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?

Wenn Sie in ein anderes Land verkaufen, müssen Sie sich in der Regel für die USt. registrieren. Hier sind die Szenarien, in denen Sie dazu verpflichtet sind.

Sie verkaufen digitale Dienstleistungen an Kundinnen und Kunden in anderen Ländern

Mehr als 125 Länder verlangen von ausländischen Anbietern digitaler Dienstleistungen wie Software, Streamingplattformen und Mobile Apps die Registrierung für die USt. und die Zahlung an lokale Kundinnen und Kunden.

Dies gilt auch dann, wenn Sie in diesen Ländern nicht physisch präsent sind. Mehrwertsteuer fällt bereits an, wenn Dienstleistungen digital bereitgestellt werden.

Sie versenden Waren an Kundinnen und Kunden im Ausland

Wenn Sie physische Produkte grenzüberschreitend verkaufen, fällt USt. ein, sobald Sie die Schwelle eines Landes für den Fernabsatz überschreiten – und manchmal ab dem ersten Verkauf. Sobald Sie die Grenze überschritten haben, müssen Sie sich entweder vor Ort für die USt. registrieren oder ein zentrales Registrierungssystem verwenden, falls verfügbar. In beiden Fällen benötigen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), um die Vorschriften einzuhalten.

Sie verfügen über Lagerbestände in oder führen Bestellungen aus einem anderen Land aus

Wenn Sie Waren in einem anderen Land lagern, z. B. in einem Amazon-Warenlager oder einem Logistikzentrum eines Drittanbieters, entsteht in der Regel eine steuerpflichtige Präsenz. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihr Umsatz niedrig ist oder gerade erst beginnt. Sie unterliegen der lokalen USt.-Registrierung, wenn Sie lediglich Lagerbestände im Land halten.

Dies ist besonders für E-Commerce-Verkäufer relevant, die verteilte Ausführungs-Netzwerke verwenden. Sobald sich Ihre Produkte physisch in einem Land befinden, betrachten viele Steuerbehörden Ihr Unternehmen als dort tätig und erwarten, dass Sie sich registrieren.

Sie importieren Waren oder betreiben lokale Geschäfte

Für den Import von Produkten in ein Land ist in der Regel eine USt.-Registrierung erforderlich, sodass Sie:

• Waren durch den Zoll abwickeln können
  
• Von Ihnen gezahlte USt. zurückfordern zu können
  
• USt. korrekt beim Weiterverkauf dieser Waren vor Ort berechnen können
  

Auch über den Produktverkauf hinaus können sich USt.-Pflichten aus Dienstleistungen ergeben, die Ihr Unternehmen erbringt. Wenn Sie Veranstaltungen hosten, Geräte installieren oder persönliche Dienstleistungen in einem anderen Land erbringen, können diese Aktivitäten Registrierungen auslösen.

Die Registrierung für USt. und die Erhebung der korrekten Steuer ist kein Vorschlag – es ist eine rechtliche Verpflichtung. Wenn Sie sich nicht registrieren, werden Sie möglicherweise rückwirkend für die nicht gezahlte USt. veranlagt und zahlen Zinsen und Strafen. Einige Länder erheben pauschale Geldstrafen, während andere einen Prozentsatz Ihrer nicht angemeldeten Verkäufe abführen. Wenn Sie Marktplätze wie Amazon nutzen, können Ihre Produkte ausgesetzt werden, bis Sie eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angeben.

Wie unterscheiden sich die Regeln der USt.-Registrierung von Land zu Land?

Es gibt keinen globalen USt.-Standard. Jedes Land schreibt seine eigenen Regeln. Was die Registrierung auslöst, wie sie abgewickelt wird und welche Unterlagen benötigt werden, variiert. Sobald Sie in einem neuen Land verkaufen, sollten Sie prüfen, ob eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erforderlich ist und wie Sie eine solche erhalten.

So erfolgt die Registrierung in einigen verschiedenen Märkten.

Die EU

Die EU wird oft wie ein Binnenmarkt behandelt, aber die USt. wird immer noch auf Länderebene abgewickelt. Jeder Mitgliedstaat vergibt seine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und führt seine eigene Registrierung durch, und viele erfordern Anträge in lokaler Sprache. Trotz der Harmonisierungsbemühungen der EU variieren die Zeitpläne, Formate und zusätzlichen Anforderungen (z. B. beglaubigte Übersetzungen, Originaldokumente).

Dies sind die Schwellenwerte für die Registrierung:

• In der EU niedergelassene Verkäufer/innen: Für grenzüberschreitende B2C-Verkäufe innerhalb der EU wird ein einheitlicher jährlicher Schwellenwert von 10.000 € angewendet. Wenn ein in der EU niedergelassenes Unternehmen unter diesem Grenzwert bleibt, kann es die USt. seines Heimatlandes zahlen. Überschreitet er diesen Schwellenwert, muss es den lokalen Steuersatz der Kundin/des Kunden anwenden.
  
• Nicht-EU-Verkäufer/innen: Es gibt keinen Schwellenwert. Es wird erwartet, dass sich Verkäufer/innen außerhalb der EU bei ihrem ersten Verkauf für die USt. registrieren, es sei denn, sie sind befreit oder unterliegen der Umkehrung der Steuerschuld. Das OSS-System ermöglicht es Nicht-EU-Unternehmen, sich in nur einem EU-Land registrieren zu lassen.
  

Vereinigtes Königreich

Die Registrierung erfolgt über das Online-System von His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC). Es ist auf Englisch verfügbar und erfordert in der Regel keine/n Steuervertreter/in.

Dies sind die Schwellenwerte für die Registrierung:

• Im Vereinigtes Königreich niedergelassene Unternehmen: Verkäufer im Vereinigten Königreich müssen sich registrieren, sobald sie die Schwelle von 90.000 GBP Inlandsumsatz überschreiten.
  
• Unternehmen außerhalb des Vereinigtes Königreichs: Es gibt keinen Schwellenwert. Jeder steuerpflichtige Verkauf in das Vereinigte Königreich löst eine USt.-Pflicht aus, es sei denn, es gilt die Umkehrung der Steuerschuld.
  

Andere Länder

• Schweiz: Ausländische Unternehmen mit einem weltweiten Umsatz von mehr als 100.000 Schweizer Franken (CHF) müssen sich für die Schweizer USt. registrieren.
  
• Südafrika: Unternehmen mit steuerpflichtigen Umsätzen, die 1 Million Südafrikanische Rand (ZAR) überschreiten, müssen sich für die USt. registrieren.
  
• Brasilien: Es gibt keinen Schwellenwert, d. h. jedes Unternehmen, das in dem Land steuerpflichtige Verkäufe tätigt, muss sich für die USt. registrieren.
  

Was beinhaltet der Prozess der USt.-Registrierung?

Die Schritte zur USt.-Registrierung sind in der Regel überall ähnlich, aber die Details und Zeitpläne variieren. So sieht es normalerweise aus.

Herausfinden, wo und wann Sie sich registrieren können

Bestätigen Sie zunächst, in welchen Ländern Sie sich registrieren müssen. Tools wie Stripe Tax können im Bereich der Annäherung an den Schwellenwert eines Landes helfen, aber es liegt immer noch an Ihnen, zu handeln, sobald Sie diesen überschreiten. Starten Sie die Anmeldung frühzeitig, damit Ihre Registrierung bereit ist, sobald Sie es benötigen.

Dokumente zusammenstellen

Die meisten Länder verlangen ähnliche Unterlagen, wie z. B.:

• Gründungsurkunde
  
• Eine Geschäftslizenz oder einen Gewerbeschein (falls zutreffend)
  

Möglicherweise müssen Sie Dokumente übersetzen oder notariell beglaubigen. In einigen Ländern ist das Format streng, sodass Originalkopien, bestimmte Formulare oder beglaubigte Übersetzungen obligatorisch sein können.

Antrag einreichen

Dies bedeutet oft, dass Sie ein Formular zur USt.-Registrierung ausfüllen müssen, entweder online oder auf Papier. Folgendes ist u. U. notwendig:

• Ihren Unternehmensnamen und Ihre Kontaktdaten
  
• Eine Beschreibung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen
  
• Ihr geschätzter Umsatz im Land
  
• Das Datum, an dem Sie den Registrierungsschwellenwert überschritten haben
  

Einige Formulare sind nur in der Landessprache verfügbar. In komplexeren Zuständigkeitsbereichen können Sie mit einem/einer lokalen Steuerberater/-in oder Registrierungsdienst zusammenarbeiten.

Bei Bedarf einen Steuervertreter benennen

Wenn Sie ein nicht ansässiges Unternehmen haben, müssen Sie in einigen Ländern eine/n Steuervertreter/in benennen. Diese Person oder Unternehmen haftet gemeinsam für Ihre USt.-Compliance und ist häufig Ihr Ansprechpartner beim Finanzamt.

Die Einreichung Ihres Anmeldeformulars wird in der Regel ebenfalls von ihnen durchgeführt. Die Gebühren variieren und Sie müssen in der Regel eine unterzeichnete Vereinbarung oder Vollmacht vorlegen.

Auf Genehmigung warten

Die Bearbeitungszeit kann zwischen einigen Tagen und mehreren Wochen liegen. Während dieses Zeitraums kann die Steuerbehörde weitere Fragen stellen oder weitere Unterlagen anfordern. Reagieren Sie umgehend, um Verzögerungen zu vermeiden.

Welche Anforderungen gelten für die laufende USt.-Compliance?

Die Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist nur der Anfang. Sobald Sie registriert sind, müssen Sie die Vorschriften einhalten. Dazu gehört mehr als die Einreichung eines Formulars einmal im Jahr. So sieht die laufende USt.-Compliance in der Praxis aus.

Berechnen von USt.

Sie sind dafür verantwortlich, den richtigen USt.-Satz basierend auf dem Land der Kunden/Kundinnen und der Art des Produkts oder der Dienstleistung anzuwenden, die Sie verkaufen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Preissysteme auf dem neuesten Stand halten und wissen, wann ermäßigte oder Nullsätze gelten.

Wenn Sie an ein anderes Unternehmen verkaufen, zahlen Sie möglicherweise gar keine USt.. Sie müssen jedoch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) validieren und den Verkauf für die Umkehrung der Steuerschuld korrekt dokumentieren.

USt.-Rechnungen

USt.-Rechnungen sind offizielle Dokumente. Länder verlangen in der Regel, dass sie Folgendes enthalten:

• Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) von Kunden/Kundinnen (für B2B-Verkäufe)
  
• Übersichtliche Aufschlüsselung der Mehrwertsteuersätze und Beträge
  
• Spezifische Sprache, die angibt, ob USt. erhoben oder umgekehrt wurde
  

Fehler in diesem Bereich können Probleme für Ihre Kundinnen/Kunden verursachen (z. B. Probleme bei der Rückforderung der USt.) und bei einer Prüfung zu Strafen führen.

Umsatzsteuererklärungen

In den meisten Ländern müssen Sie USt,-Erklärungen monatlich oder vierteljährlich einreichen. Jede Erklärung enthält:

• Wie viel USt. Sie berechnet haben
  
• Wie viel USt. Sie auf die Ausgaben des Unternehmens gezahlt haben
  
• Die Differenz, die Sie bezahlen müssen oder die Ihnen zurückerstattet werden muss
  

Die Fristen sind streng. Wenn Sie eine verpassen, drohen Ihnen automatische Strafen, auch wenn Sie in diesem Zeitraum nichts schulden. Wenn Sie USt. schulden, müssen Sie diese bei der Einreichung bezahlen. Es liegt an Ihnen, sicherzustellen, dass Sie über Bargeld verfügen, um Ihre Schulden bezahlen zu können.

Einige Länder, wie z. B. das Vereinigte Königreich, verlangen auch digitale Aufzeichnungen und elektronische Einreichung.

Aufzeichnungen

Folgendes müssen Sie aufbewahren:

• Kopien der ausgestellten und erhaltenen Rechnungen
  
• Kunden-Steueridentifikationsnummer
  
• Jegliche Korrespondenz mit der Steuerbehörde
  

Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Land, aber 5–10 Jahre sind typisch. Und vielerorts müssen die Aufzeichnungen digital sein und im Falle einer Prüfung leicht exportierbar sein.

Sonderberichte

Bestimmte Arten von Transaktionen erfordern zusätzliche Berichte. In der EU müssen Sie für grenzüberschreitende B2B-Verkäufe häufig EG-Verkaufslisten einreichen. Wenn Sie Waren zwischen EU-Ländern befördern, benötigen Sie möglicherweise auch Intrastat-Erklärungen.

Kontinuierliche Compliance erfordert ein aktives Management. Länder ändern oft ihre USt.-Sätze, -Regeln und -Einreichungsbestimmungen. Wenn ein Steuersatz steigt, müssen Sie Ihren Bezahlvorgang sofort aktualisieren. Wenn sich die Einreichung ändert, müssen Sie Ihren Berichtszyklus anpassen. Wenn Sie den Schwellenwert für die Registrierung in einem Land nicht mehr überschreiten, können Sie sich möglicherweise abmelden. Dafür müssen Sie jedoch einen formellen Prozess befolgen.