Att expandera ditt företag över gränserna innebär att du följer nya regler, till exempel registrering av mervärdesskatt (moms) i de länder du säljer till. Även om termen ”internationellt momsregistreringsnummer” ofta används finns det ingen enda version av ett momsregistreringsnummer. Varje land har sina egna regler för när och varför du måste registrera dig för moms och hur processen ser ut.

Om du äger ett globalt företag diskuterar vi vad du behöver veta om internationella moms nummer, inklusive hur du håller dig kompatibel när du är verksam över gränserna.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett internationellt momsregistreringsnummer?
  
• Varför behöver företag ett internationellt momsregistreringsnummer?
  
• Hur skiljer sig reglerna för registrering av moms från land till land?
  
• Vad innebär processen för registrering av moms?
  
• Vilka är de pågående kraven på efterlevnad av moms?
  

Vad är ett internationellt momsregistreringsnummer?

Ett internationellt moms-nummer är inte ett enda globalt ID. Det är en serie landsspecifika momsnummer som ditt företag behöver för de jurisdiktioner där det är verksamt. Varje momsregistreringsnummer är en identifierare som kopplar ditt företag till ett lands moms system, vilket bevisar att du är registrerad för debitering och betala in (skatt) moms i det landet.

Varje land utfärdar ett eget momsregistreringsnummer och formatet varierar. Vissa börjar med en landskod, andra inte. När du har ett momsregistreringsnummer använder du det på följande sätt:

• Lägga till det på fakturor så att kunderna vet att du är registrerad för att ta ut (skatt) moms
  
• Använda det för anspråk på återbetalning av moms på kostnader i ett visst land
  
• Använda det när du deklarerar moms
  

Om du säljer över gränserna behöver du troligen mer än ett momsregistreringsnummer. Det finns ett undantag för försäljning inom EU: EU:s system med en enda kontaktpunkt (OSS) gör det möjligt för företag att registrera sig för moms i ett enda EU-land samtidigt som de säljer till företag från företag till företag i hela regionen. Alla momsregistrerade företag i EU är registrerade i systemet för byte av moms (VIES), där andra företag kan bekräfta om du är korrekt registrerad.

Varför behöver företag ett internationellt momsregistreringsnummer?

Om du säljer till ett annat land behöver du vanligtvis registrera dig för moms, här är de scenarier då du kommer att behöva göra det.

Du säljer digitala tjänster till kunder i andra länder

Mer än 125 länder kräver att utländska leverantörer av digitala tjänster, såsom programvara, streamingplattformar och mobilappar, registrerar sig för moms och debiterar den till lokala kunder.

Detta gäller även om du inte har en fysisk närvaro i dessa länder, det räcker med att leverera tjänsten digitalt för att utlösa skatt.

Du skickar varor till kunder utomlands

Om du säljer fysiska produkter över gränserna måste du ofta betala moms när du överskrider tröskelvärdet för distansförsäljning i ett land – och ibland från den första försäljningen. När du har passerat gränsen måste du antingen registrera dig för moms lokalt eller använda en centraliserad deklaration, om en sådan finns tillgänglig. I båda fallen behöver du ett momsregistreringsnummer för att uppfylla kraven.

Du har lager eller uppfyller beställningar från ett annat land

Lagring av varor i ett annat land – till exempel i ett lager i Amazonas eller ett logistikcenter från tredje part – skapar vanligtvis en skattepliktig närvaro. Det spelar ingen roll om din försäljning är låg eller bara har börjat. Att bara hålla lager i landet gör att du omfattas av lokala regler för registrering av moms.

Detta är särskilt relevant för e-handel säljare som använder distribuerade orderhantering nätverk.När dina produkter är fysiskt i ett land, många skatter ser ditt företag som verksamt där och förväntar sig att du registrerar dig.

Du importerar varor eller driver lokal verksamhet

Import av produkter till ett land kräver vanligtvis registrering av moms så att du kan:

• Klarera varor genom tullen
  
• Återbetala eventuell moms du betalat
  
• Debitera moms korrekt när du säljer dessa varor lokalt
  

Även utanför produktförsäljningen kan skyldigheterna att betala moms uppstå på grund av tjänster som ditt företag tillhandahåller.Om du är värd för evenemang, installerar utrustning eller tillhandahåller personliga tjänster i ett annat land kan dessa aktiviteter utlösa krav på registrering.

Att registrera sig för moms och debitera rätt skatt är inget förslag – det är en juridisk skyldighet. Om du inte registrerar dig kan du bli debiterad retroaktiv moms och debitering av ränta och straffavgifter. Vissa länder tar ut schablonböter, medan andra tar en procentandel av din odeklarerade försäljning. Om du använder marknadsplatser som Amazon kan dina annonser stängas av tills du anger ett giltigt momsregistreringsnummer.

Hur skiljer sig reglerna för registrering av moms från land till land?

Det finns ingen global Standard för moms. Varje land skriver sina egna regler. Vad som utlöser registrering, hur den behandlas och vilket pappersarbete som behövs varierar. Så snart du börjar sälja i ett nytt land bör du kontrollera om det krävs ett momsregistreringsnummer och hur du skaffar ett.

Så här fungerar registrering på några olika marknader.

EU

EU behandlas ofta som en inre marknad, men momsen hanteras fortfarande på landsnivå. Varje medlemsstat utfärdar sitt eget momsregistreringsnummer och har sitt eget system för registrering, och många kräver lokala språktillämpningar. Trots EU:s harmoniseringsarbete varierar tidsfrister, format och extra krav (t.ex. bestyrkta översättningar, originaldokument).

Detta är tröskelvärdena för registrering:

• EU-baserade säljare: Ett enda tröskelvärde på 10 000 euro per år tillämpas för gränsöverskridande B2C-försäljning inom EU. Om ett företag baserat i EU håller sig under detta gränsvärde kan det ta betalt för sitt hemlands moms. Om de överskrider det måste de tillämpa kundens lokala skattesats.
  
• Säljare från länder utanför EU: Det finns ingen gräns. En säljare utanför EU förväntas registrera sig för moms vid sin första försäljning, om den inte är undantagen från eller omfattas av den omvända skattskyldigheten. OSS-systemet gör det möjligt för företag utanför EU att registrera sig i endast ett EU-land.
  

Storbritannien

Registreringen sker via His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) onlinesystem, som finns på engelska och normalt inte kräver någon skatterepresentant.

Detta är tröskelvärdena för registrering:

• Storbritannien baserade företag: Säljare i Storbritannien måste registrera sig när de överskrider tröskelvärdet på 90 000 pund.
  
• __ Företag utanför Storbritannien:__ Det finns inget tröskelvärde. Skattepliktig försäljning till Storbritannien medför en skyldighet att betala moms, såvida inte omvänd skattskyldighet tillämpas.
  

Övriga länder

• Schweiz: Utländska företag med en global omsättning som överstiger 100 000 schweiziska franc (CHF) måste registrera sig för schweizisk moms.
  
• Sydafrika: Företag med skattepliktig omsättning som överstiger 1 miljon sydafrikanska rand (ZAR) måste registrera sig för moms.
  
• Brasilien: Det finns ingen tröskel, vilket innebär att alla företag som bedriver skattepliktig försäljning i landet måste registrera sig för moms.
  

Vad innebär processen för registrering av moms?

Stegen för registrering av moms är i allmänhet lika överallt, men detaljerna och tidslinjerna varierar. Så här brukar det se ut.

Räkna ut var och när du ska registrera dig

Bekräfta först vilka länder du är skyldig att registrera dig i. Verktyg som Stripe Tax kan hjälpa till att kategori när du närmar dig ett lands tröskelvärde, men det är fortfarande upp till dig att agera när du har överskridit det. Börja behandla ansökan tidigt så att din registrering är klar när du behöver den.

Samla din dokumentation

De flesta länder efterfrågar liknande pappersarbete, vilket inkluderar:

• Registreringsbevis eller formation
  
• Företags- eller handelslicens (om tillämpligt)
  

Vissa länder är strikta när det gäller format, så originalkopior, specifika formulär eller certifierade översättningar kan vara obligatoriska.

Skicka in ansökan

Detta innebär ofta att du fyller i en blankett för registrering av moms, antingen online eller på papper.

• Ditt företagsnamn och dina kontaktuppgifter
  
• En beskrivning av dina produkter eller tjänster
  
• Din beräknade omsättning i landet
  
• Datumet då du överskred tröskelvärdet för registrering
  

Vissa blanketter finns bara på det lokala språket. I mer komplexa jurisdiktioner kan du vilja arbeta med en lokal skatteexpert eller registrering.

Utse en skatterepresentant, om det behövs

Om du har ett begränsat företag, kräver vissa länder att du utser en skatterepresentant, som är gemensamt ansvarig för din efterlevnad av momsen och ofta kommer att vara din kontaktpunkt med skattekontoret.

De hanterar vanligtvis även deklarationen av din ansökan. Avgifterna varierar och du behöver vanligtvis tillhandahålla ett undertecknat avtal eller en fullmakt.

Vänta på godkännande

Handläggningstiderna kan variera från några dagar till flera veckor. Under denna period kan skatten följa upp med ytterligare frågor eller begära mer dokumentation. Svara snabbt för att undvika förseningar.

Vilka är de pågående kraven på efterlevnad av moms?

Att få ett momsregistreringsnummer är bara början. När du väl är registrerad förväntas du följa reglerna, och det innebär mer än deklaration en gång om året. Så här ser löpande efterlevnad av moms ut i praktiken.

Debitering av moms

Du ansvarar för att tillämpa rätt moms baserad på kundens land och vilken typ av produkt eller tjänst du säljer, vilket innebär att du måste hålla dina prissystem uppdaterade och veta när reducerade eller nollskattesatser gäller.

Om du säljer till ett annat företag kanske du inte debitering ut moms alls, men du måste ändå validera momsregistreringsnummer och dokumentera försäljningen korrekt för omvänd skattskyldighet.

Momsfakturor

Fakturor för moms är officiella dokument. Länder kräver vanligtvis att de innehåller:

• Ditt momsregistreringsnummer
  
• Kundens momsregistreringsnummer (för B2B-försäljning)
  
• En tydlig uppdelning av skatter och belopp
  
• Särskilt språk som anger om moms debiterades eller upphävdes
  

Misstag här kan skapa problem för dina kunder (t.ex. blockera dem från att återkräva moms) och utlösa påföljder i en revision.

Momsdeklarationer

I de flesta länder måste du lämna in moms varje månad eller kvartal. Varje deklaration anger:

• Hur mycket moms du tog ut
  
• Hur mycket moms du betalat på företagets kostnader
  
• Mellanskillnaden du är skyldig eller är kan få tillbaka
  

Tidsfristerna är strikta. Missar du en kan du få automatiska straffavgifter, även om du inte är skyldig någonting den perioden. Om du är skyldig moms måste du betala den när du deklarerar. Det är du som ska se till att du har kontanter till hands för att betala in (skatt).

Vissa jurisdiktioner, såsom Storbritannien, kräver också digital registrering och elektronisk deklaration.

Bokföring

Du måste upprätthålla:

• Kopior av utfärdade och mottagna fakturor
  
• Kundens skatteregistreringsnummer
  
• All korrespondens med skattemyndigheter
  

Lagringstiden varierar mellan olika länder, men 5–10 år är typiskt, och på många håll måste arkiven vara digitala och lätta att exportera vid en revision.

Särskilda rapporter

Vissa typer av transaktioner ger medgivande till ytterligare anmälningar. I EU kräver gränsöverskridande B2B-försäljning ofta att du lämnar in EG-försäljningslistor. Om du flyttar varor mellan EU-länder kan du också behöva Intrastat-deklarationer.

Löpande efterlevnad kräver aktiv hantering. Länder ändrar ofta sina moms, regler och deklaration. Om en skattesats ökar måste du uppdatera ditt kassaflöde omedelbart. Om deklaration ändras måste du justera rapporteringsfrekvensen. Om du inte längre överskrider tröskelvärdet för registrering i ett land kan du kanske avregistrera dig. Men du måste följa en formell behandla för att göra det.