Développer votre entreprise au-delà des frontières implique de suivre de nouvelles réglementations, comme l’inscription taxée sur la valeur ajoutée (TVA) dans les pays où vous vendez. Bien que le terme « numéro de TVA international » soit souvent utilisé, il n’existe pas de version unique d’un numéro de TVA. Chaque pays a ses propres règles quant au moment et aux raisons pour lesquelles vous devez vous immatriculer à la TVA et à quoi ressemble le processus.

Si vous possédez une entreprise internationale, nous discuterons de ce que vous devez savoir sur les numéros de TVA internationaux, y compris sur la manière de rester en conformité lorsque vous exercez vos activités à l’étranger.

Qu’est-ce qu’il y a dans le contenu de l’article ?

• Qu’est-ce qu’un numéro de TVA international ?
  
• Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un numéro de TVA international ?
  
• En quoi les règles d’inscription TVA diffèrent-elles selon les pays ?
  
• En quoi consiste le processus d’inscription à la TVA ?
  
• Quelles sont les exigences de conformité en matière de TVA ?
  

Qu’est-ce qu’un numéro de TVA international ?

Un « numéro de TVA international » n’est pas un ID unique et mondial. Il s’agit d’une série de numéros de TVA spécifiques à un pays dont votre entreprise a besoin pour les juridictions dans lesquelles elle exerce ses activités. Chaque numéro de TVA est un identifiant qui relie votre entreprise au système de TVA d’un pays, prouvant que vous êtes immatriculé pour débiter et reverser la TVA dans ce pays.

Chaque pays émet son propre numéro de TVA, dont le format varie. Certains commencent par un code pays, mais d'autres non. Une fois que vous avez un numéro de TVA, vous l'utiliserez de la manière suivante :

• l’ajouter aux factures pour que les clients sachent que vous êtes assujetti à la TVA.
  
• l’utiliser pour demander le remboursement de la TVA sur les dépenses dans un certain pays
  
• l’utiliser lors du dépôt de la déclaration de TVA
  

Si vous effectuez des ventes transfrontalières, vous aurez probablement besoin de plusieurs numéros de TVA. Il existe une exception pour les ventes au sein de l'UE : le système de guichet unique (OSS) de l'UE permet aux entreprises de s'immatriculer à la TVA dans un seul pays de l'UE tout en effectuant des ventes B2C dans la région. Chaque entreprise immatriculée à la TVA dans l'UE est répertoriée dans le système d'échange d'informations sur la TVA (VIES), qui permet aux autres entreprises de confirmer si vous êtes correctement immatriculé.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un numéro de TVA international ?

Si vous vendez dans un autre pays, vous devez généralement vous immatriculer à la TVA. Voici les scénarios dans lesquels vous serez tenu de le faire.

Vous vendez des services numériques à des clients dans d’autres pays

Plus de 125 pays exigent des fournisseurs étrangers de services numériques, tels que les logiciels, les plateformes de streaming et les applications mobiles, qu’ils s’immatriculent à la TVA et la débitent aux clients locaux.

Cela s’applique même si vous n’avez pas de présence physique dans ces pays. Il suffit de fournir le service par voie numérique pour déclencher des obligations taxées.

Vous expédiez des marchandises à des clients à l’étranger

Si vous vendez des produits physiques à l'étranger, les obligations en matière de TVA s'appliquent souvent une fois que vous dépassez le seuil de vente à distance d'un pays, et parfois dès la première vente. Une fois la ligne franchie, vous devez soit vous immatriculer à la TVA localement, soit utiliser un système de déclaration centralisée, le cas échéant. Dans les deux cas, vous aurez besoin d'un numéro de TVA pour rester en conformité.

Vous stockez des stocks ou traitez des commandes provenant d’un autre pays

Le stockage de marchandises dans un autre pays, par exemple dans un entrepôt Amazon ou un centre logistique tiers, crée généralement une présence taxable. Peu importe que vos ventes soient faibles ou qu’elles viennent de démarrer. Le simple fait de détenir des stocks dans le pays vous soumet aux règles locales d’inscription à la TVA.

Cela est particulièrement pertinent pour les marchands d'e-commerce qui utilisent les réseaux de traitement distribué. Une fois que vos produits sont physiquement dans un pays, de nombreuses autorités taxées considèrent que votre entreprise y exerce ses activités et s'attendent à ce que vous vous immatriculiez.

Vous importez des marchandises ou gérez des opérations locales

L’importation de produits dans un pays nécessite généralement une inscription TVA afin de pouvoir :

• Dédouanement des marchandises
  
• Récupérer la TVA à l’importation que vous avez payée
  
• Débiter correctement la TVA lorsque vous revendez ces biens localement
  

Même au-delà de la vente de produits, les obligations en matière de TVA peuvent découler des services fournis par votre entreprise. Si vous organisez des événements, installez du matériel ou fournissez des services en personne dans un autre pays, ces activités peuvent déclencher des exigences d'inscription.

L'enregistrement à la TVA et la facturation de la taxe correcte ne sont pas une suggestion, mais une obligation légale. Si vous ne vous enregistrez pas, vous risquez d'être soumis à un redressement fiscal rétroactif et de devoir payer des intérêts et des pénalités. Certains pays imposent des amendes forfaitaires, tandis que d'autres prélèvent un pourcentage sur vos ventes non déclarées. Si vous utilisez des places de marché telles qu'Amazon, vos annonces peuvent être suspendues jusqu'à ce que vous fournissiez un numéro de TVA valide.

En quoi les règles d’inscription TVA diffèrent-elles selon les pays ?

Il n’existe pas de norme mondiale de TVA. Chaque pays écrit ses propres règles. Ce qui déclenche l’inscription, le fonctionnement du processus et les formalités nécessaires varient. Dès que vous commencez à vendre dans un nouveau pays, vous devez vérifier si un numéro de TVA est requis et comment en obtenir un.

Voici comment fonctionne l’inscription sur différents marchés.

Union européenne

L’UE est souvent traitée comme un marché unique, mais la TVA est toujours gérée au niveau national. Chaque État membre délivre son propre numéro de TVA et gère son propre système d’inscription, et beaucoup exigent des demandes dans la langue locale. Malgré les efforts d’harmonisation de l’UE, les délais, les formats et les exigences supplémentaires (par exemple, traductions certifiées conformes, documents originaux) varient.

Voici les seuils d'inscription :

• Vendeurs établis dans l’UE : un seuil annuel unique de 10 000 € est appliqué pour les ventes B2C transfrontalières au sein de l’UE. Si une entreprise établie dans l’UE reste en dessous de cette limite, elle peut débiter la TVA de son pays d’origine. Si elle la dépasse, elle doit appliquer le taux local du client.
  
• Vendeurs hors UE : il n’y a pas de seuil. Un marchand hors UE est censé s’immatriculer à la TVA lors de sa première vente, sauf s’il est exonéré ou soumis à l’autoliquidation de la TVA. Le système de guichet unique permet aux entreprises hors UE de s’immatriculer dans un seul pays de l’UE.
  

Royaume-Uni

L'inscription s'effectue via le système en ligne de l'administration fiscale et douanière britannique (HMRC). Il est disponible en anglais et ne nécessite généralement pas de représentant fiscal.

Voici les seuils d'inscription :

• Entreprises établies au Royaume-Uni : les vendeurs au Royaume-Uni doivent s’immatriculer une fois qu’ils ont dépassé le seuil de 90 000 £ de chiffre d’affaires national.
  
• Entreprises non britanniques : il n’y a pas de seuil. Toute vente taxable au Royaume-Uni déclenche une obligation de TVA, sauf si l’autoliquidation s’applique.
  

Autres pays

• Suisse : les entreprises étrangères dont le chiffre d’affaires mondial est supérieur à 100 000 francs suisses (CHF) doivent s’immatriculer à la TVA suisse.
  
• Afrique du Sud : les entreprises dont le chiffre d’affaires imposable dépasse 1 million de rands sud-africains (ZAR) doivent s’immatriculer à la TVA.
  
• Brésil : il n’y a pas de seuil, ce qui signifie que toute entreprise qui réalise des ventes taxables dans le pays doit s’immatriculer à la TVA.
  

En quoi consiste le processus d’inscription à la TVA ?

Les étapes d’inscription à la TVA sont généralement similaires partout, mais les détails et les délais varient. Voici à quoi cela ressemble généralement.

Déterminez où et quand vous immatriculer

Tout d’abord, vérifiez dans quels pays vous êtes tenu de vous immatriculer. Des outils tels que Stripe Taxer peuvent vous aider à savoir quand vous approchez du seuil d’un pays, mais c’est tout de même à vous d’agir une fois que vous l’avez dépassé. Commencez la procédure de demande tôt afin que votre inscription soit prête dès que vous en aurez besoin.

Regroupez vos documents

La plupart des pays demandent des documents similaires, notamment :

• Un certificat de constitution ou de constitution
  
• Licence d’exploitation ou commerciale, le cas échéant
  

Vous devrez peut-être traduire ou authentifier par un notaire les documents. Certains pays étant stricts en matière de format, des copies originales, des formulaires spécifiques ou des traductions certifiées conformes peuvent être obligatoires.

Envoyez votre demande

Cela implique souvent de remplir un formulaire d’inscription TVA, en ligne ou sur papier. Attendez-vous à fournir :

• Nom de l'entreprise et coordonnées de votre entreprise
  
• Une description de vos produits ou services
  
• Votre chiffre d’affaires estimé dans le pays
  
• La date à laquelle vous avez dépassé le seuil d'inscription
  

Certains formulaires ne sont disponibles que dans la langue locale. Dans les juridictions plus complexes, vous pouvez souhaiter travailler avec un fiscaliste ou un service d'inscription local.

Nommer un représentant fiscal, si nécessaire

Si vous avez une entreprise non résidente, certains pays exigent que vous désigniez un représentant fiscal. Cette personne ou cette entreprise est conjointement responsable de votre conformité à la TVA et sera souvent votre point de contact avec l’administration fiscale.

Ils s'occupent généralement également du dépôt de votre demande. Les frais varient et vous devrez généralement fournir un accord signé ou une procuration.

Attendez l'approbation

Les délais de traitement peuvent aller de quelques jours à plusieurs semaines. Au cours de cette période, l'administration taxée peut faire un suivi avec des questions supplémentaires ou demander davantage de documents. Répondez rapidement pour éviter tout retard.

Quelles sont les exigences de conformité en matière de TVA ?

L'obtention d'un numéro de TVA n'est qu'un début. Une fois votre entreprise immatriculée, vous devez rester en conformité, et cela implique plus que de remplir un formulaire une fois par an. Voici à quoi ressemble concrètement la conformité continue en matière de TVA.

Facturation de la TVA

Il vous incombe d'appliquer le bon taux de TVA en fonction du pays du client et du type de produit ou de service que vous vendez. Cela signifie que vous devez maintenir vos systèmes de tarification à jour et savoir quand des taux réduits ou nuls s'appliquent.

Si vous vendez à une autre entreprise, il est possible que vous ne débitiez pas du tout la TVA. Mais vous devrez tout de même valider son numéro de TVA et documenter correctement la vente à des fins d’auto débiter.

Factures avec TVA

Les factures de TVA sont des documents officiels. Les pays exigent généralement qu’elles incluent :

• Votre numéro de TVA
  
• Le numéro de TVA du client (pour les ventes B2B)
  
• Une présentation claire des taux et montants taxés
  
• Mention spécifique indiquant si la TVA a été facturée ou si elle a fait l'objet d'un mécanisme d'autoliquidation
  

Les erreurs peuvent créer des problèmes pour vos clients (par exemple, les empêcher de récupérer la TVA) et déclencher des pénalités lors d’un audit.

Déclarations de la TVA

Dans la plupart des pays, vous devrez soumettre des déclarations de TVA mensuelles ou trimestrielles. Chaque déclaration détaille :

• Montant de TVA facturé
  
• Montant de la TVA que vous avez payée sur vos dépenses professionnelles
  
• La différence que vous devez ou devez rembourser
  

Les délais sont stricts. Ne respectez pas un délai et vous risquez des pénalités automatiques, même si vous ne devez rien pendant cette période. Si vous devez de la TVA, vous devrez la payer lors de votre déclaration. C'est à vous de vous assurer que vous disposez de liquidités pour reverser ce que vous devez.

Certaines juridictions, comme le Royaume-Uni, exigent également la tenue de registres numériques et la déclaration électronique.

Tenue des registres

Vous devrez gérer :

• Copies des factures émises et reçues
  
• Informations sur le numéro taxer du client
  
• Toute correspondance avec les autorités taxées
  

Les périodes de conservation varient d’un pays à l’autre, mais 5 à 10 ans sont généralement nécessaires. Et dans de nombreux endroits, les dossiers doivent être numériques et facilement exportables en cas d’audit.

Rapports spéciaux

Certains types de transactions nécessitent des rapports supplémentaires. Dans l'UE, les ventes B2B transfrontalières nécessitent souvent de déposer des listes de ventes CE. Si vous déplacez des marchandises entre pays de l'UE, vous pouvez également avoir besoin de déclarations Intrastat.

La conformité continue nécessite une gestion active. Les pays modifient souvent leurs taux de TVA, leurs règles et leurs calendriers de déclaration. Si un taux augmente, vous devrez immédiatement mettre à jour votre processus de paiement. Si la fréquence des déclarations change, vous devrez ajuster la cadence de vos rapports. Si vous ne dépassez plus le seuil d'enregistrement dans un pays, vous pourrez peut-être vous désenregistrer. Mais pour ce faire, vous devrez suivre une procédure officielle.