Expandir suas operações para outros países exige o cumprimento de novas obrigações, como o registro para IVA em cada localidade em que você vende. Apesar da expressão “número internacional de IVA”, não existe um único número válido em todo o mundo. Cada país define quando, por que e como sua empresa deve se registrar.

Se você atua internacionalmente, este conteúdo explica o que você precisa saber para manter sua empresa em conformidade ao operar além das fronteiras.

O que há neste artigo?

• O que é um número internacional de IVA?
  
• Por que empresas precisam de um número de IVA em outros países?
  
• Como variam as regras de registro de país para país?
  
• Quais são as etapas envolvidas no processo de registro?
  
• O que é necessário para manter a conformidade com o IVA?
  

O que é um número de IVA internacional?

O chamado “número internacional de IVA” não é um único identificador global. Trata-se de uma coleção de registros nacionais que sua empresa precisa obter em cada país onde realiza operações sujeitas a imposto.

Os formatos variam — alguns incluem o código do país, outros não. Com um número de IVA, você poderá:

• Incluir essa identificação nas faturas, demonstrando que a cobrança de imposto é legal
  
• Solicitar reembolso de IVA pago em despesas naquele país
  
• Apresentar declarações fiscais exigidas periodicamente
  

Quem vende para vários países geralmente precisa de mais de um número de IVA. Uma exceção é a União Europeia: o regime conhecido como One Stop Shop (OSS) permite o registro em apenas um país da UE para empresas que vendem a consumidores em outros estados-membros. Todos os negócios registrados aparecem no sistema VIES (VAT Information Exchange System), que permite a verificação da validade do número de IVA.

Por que empresas precisam de um número internacional de IVA?

Sempre que sua empresa vende para fora do país, há grande chance de ser exigido o registro para fins de IVA. Veja quando isso costuma acontecer:

Você vende serviços digitais para outros países

Mais de 125 países obrigam provedores estrangeiros de serviços digitais — como software, plataformas de streaming e aplicativos móveis — a se registrarem para cobrança de IVA e a repassar o imposto aos consumidores locais.

Isso vale mesmo que sua empresa não tenha presença física no país. Apenas oferecer o serviço de forma digital já pode gerar essa obrigação fiscal.

Você envia produtos físicos para clientes internacionais

Vendas de produtos para outros países geralmente envolvem obrigações de IVA — às vezes a partir do primeiro envio, às vezes após ultrapassar um limite. Quando isso ocorre, é necessário registrar-se localmente ou aderir a algum regime centralizado, se disponível. De qualquer forma, um número de IVA é obrigatório para operar legalmente.

Você armazena estoque ou realiza entregas a partir de outro país

Manter produtos armazenados em outro território — seja em um centro logístico terceirizado ou armazém da Amazon — já configura presença fiscal naquele país. Mesmo com volume baixo de vendas, o simples fato de manter estoque fora do seu país de origem pode exigir o registro de IVA local.

Essa situação é comum para empresas de ecommerce que utilizam redes de distribuição. Assim que os produtos estiverem fisicamente em um país, muitas autoridades fiscais considerarão que sua empresa opera ali e exigirão o registro.

Você importa produtos ou realiza atividades locais

Ao importar bens para um país, o registro de IVA é geralmente obrigatório para que seja possível:

• Liberar a mercadoria na alfândega;
  
• Recuperar o valor do IVA de importação pago;
  
• Cobrar o imposto corretamente nas vendas realizadas localmente.
  

Além das vendas de produtos, serviços como organização de eventos, instalação de equipamentos ou atendimento presencial em outro país também podem gerar obrigação de registro.

Registrar-se para o IVA e aplicar a tributação correta não é opcional — é exigência legal. Ignorar essa obrigação pode resultar em cobrança retroativa de impostos, multas e juros. Alguns países aplicam penalidades fixas, enquanto outros cobram um percentual sobre as vendas não declaradas. Em marketplaces como a Amazon, o não fornecimento de um número válido de IVA pode levar à suspensão dos anúncios.

Como as regras de registro de IVA variam de país para país?

Não existe um padrão único e universal para o IVA. Cada país define suas próprias regras. O que aciona a obrigatoriedade de registro, como é feito o processo e quais documentos são exigidos — tudo isso varia. Assim que sua empresa começar a vender em um novo país, é essencial verificar se é necessário obter um número de IVA e qual o procedimento para isso.

Veja como funciona o processo de registro em alguns mercados importantes:

União Europeia (UE)

Apesar de a UE ser considerada um mercado integrado, a responsabilidade pelo IVA ainda é descentralizada. Cada país-membro emite seu próprio número de IVA e possui um sistema de registro próprio — muitas vezes com exigência de formulários no idioma local. Mesmo com os esforços de padronização da UE, prazos, formatos e exigências adicionais (como traduções juramentadas ou documentos originais) ainda variam entre os países.

Os limites de obrigatoriedade são:

• Vendedores sediados na UE: Existe um limite único de €10.000 por ano para vendas B2C entre países da UE. Abaixo desse valor, a empresa pode aplicar o IVA do país de origem. Se ultrapassar esse montante, deverá cobrar o imposto com base na alíquota do país do cliente.
  
• Vendedores fora da UE: Não há limite. A partir da primeira venda sujeita a IVA — salvo exceções ou aplicação da regra de autoliquidação — já é exigido o registro. O regime OSS permite que empresas fora da UE se registrem em apenas um país da União.
  

Reino Unido

O processo de registro é feito pelo sistema online da Receita Real e Aduaneira (HMRC). Está disponível em inglês e geralmente não exige representante fiscal.

Os limites de obrigatoriedade são:

• Empresas com sede no Reino Unido: Devem se registrar ao ultrapassar £90.000 de faturamento interno.
  
• Empresas estrangeiras: Não há limite. Qualquer venda sujeita a IVA para o Reino Unido exige registro, a menos que a regra de autoliquidação se aplique (obrigação de IVA).
  

Outros países

• Suíça: Empresas estrangeiras com faturamento global acima de 100.000 francos suíços (CHF) devem se registrar para cobrança de IVA local.
  
• África do Sul: Empresas que faturam mais de 1 milhão de rands sul-africanos (ZAR) em operações tributáveis devem obter registro de IVA.
  
• Brasil: Não há limite mínimo — qualquer empresa que realize vendas tributáveis no país está sujeita ao registro.
  

Como funciona o processo de registro de IVA?

Embora as etapas principais do registro de IVA sejam parecidas na maioria dos países, os detalhes variam bastante. A seguir, um panorama geral do que você pode esperar:

Identifique onde e quando registrar-se

O primeiro passo é confirmar em quais países sua empresa tem obrigação de registro. Ferramentas como o Stripe Tax ajudam a monitorar a aproximação dos limites de faturamento, mas é responsabilidade da empresa iniciar o processo assim que o limite for ultrapassado. O ideal é se antecipar para que o registro esteja ativo quando necessário.

Reúna a documentação exigida

A maioria dos países solicita documentos semelhantes, como:

• Certificado de constituição da empresa
  
• Licença comercial ou equivalente, se aplicável
  

Pode ser necessário traduzir ou autenticar os documentos. Alguns países são rigorosos quanto à formatação e exigem cópias originais, formulários específicos ou traduções juramentadas.

Envie o pedido de registro

Na prática, isso significa preencher um formulário — em papel ou pela internet. Você deverá informar:

• Razão social e dados de contato
  
• Descrição dos produtos ou serviços oferecidos
  
• Estimativa de faturamento no país
  
• Data em que ultrapassou o limite de obrigatoriedade
  

Alguns formulários estão disponíveis apenas no idioma local. Em países com processos mais complexos, pode ser interessante contar com o suporte de um contador local ou empresa especializada em registro fiscal.

Nomeie um representante fiscal, se exigido

Para empresas sem presença física no país, certos governos exigem a nomeação de um representante fiscal. Essa pessoa ou entidade será corresponsável pelas obrigações de IVA da sua empresa e atuará como principal ponto de contato com a autoridade tributária local.

Em geral, esse representante também será responsável por enviar o pedido de registro. Os custos variam, e normalmente será necessário firmar um contrato ou procuração.

Aguarde aprovação

O tempo de análise pode variar de poucos dias a várias semanas. Durante o processo, é comum que o fisco solicite esclarecimentos ou documentos adicionais. É fundamental responder com agilidade para evitar atrasos.

Quais são as obrigações contínuas de conformidade com o IVA?

Obter um número de IVA é apenas o início. Uma vez registrado, sua empresa precisa manter a conformidade — e isso vai muito além de preencher um formulário anual. Veja o que isso envolve na prática.

Cobrança do IVA

Cabe à sua empresa aplicar a alíquota correta do IVA com base no país do cliente e no tipo de produto ou serviço que está sendo vendido. Isso exige que seu sistema de precificação esteja sempre atualizado e que você conheça quando se aplicam taxas reduzidas ou isenção.

Em vendas para outras empresas (B2B), pode ser que o IVA não seja cobrado. Ainda assim, será necessário validar o número de IVA do comprador e documentar a operação adequadamente, especialmente quando a regra de autoliquidação (reverse charge) se aplica.

Emissão de faturas com IVA

As faturas com IVA são documentos fiscais obrigatórios. A maioria dos países exige que essas faturas incluam:

• Seu número de registro de IVA
  
• O número de IVA do cliente (em transações B2B)
  
• Discriminação clara das alíquotas e valores de imposto
  
• Indicação textual se o IVA foi aplicado ou se houve autoliquidação
  

Erros nesses documentos podem causar transtornos ao cliente — como impossibilitar a recuperação do imposto pago — e expor sua empresa a sanções durante auditorias fiscais.

Declarações de IVA

Em muitos países, empresas registradas precisam enviar declarações periódicas — geralmente mensais ou trimestrais. Nelas, devem constar:

• O valor total de IVA cobrado dos clientes
  
• O valor de IVA pago nas despesas do negócio
  
• O saldo a pagar ao fisco ou a ser reembolsado
  

Os prazos de entrega costumam ser rígidos. Atrasos podem gerar multas automáticas, mesmo que nenhum valor seja devido naquele período. E se houver imposto a pagar, ele deve ser quitado no momento da entrega da declaração. Por isso, é essencial ter fluxo de caixa suficiente para cumprir essa obrigação.

Alguns países, como o Reino Unido, também exigem registros eletrônicos e envio digital das informações fiscais.

Arquivamento e conservação de documentos

Sua empresa deverá manter:

• Cópias das faturas emitidas e recebidas
  
• Informações fiscais dos clientes
  
• Comunicações com autoridades fiscais
  

Os prazos legais para retenção de documentos variam conforme o país, mas normalmente ficam entre 5 e 10 anos. Em muitos casos, os registros devem estar em formato digital e prontos para exportação em caso de auditoria.

Relatórios especiais

Algumas operações específicas exigem declarações adicionais. Na União Europeia, as vendas B2B entre países do bloco geralmente pedem o envio da Lista de Vendas da CE. Caso haja movimentação física de mercadorias entre países da UE, você poderá precisar preencher declarações Intrastat.

Manter a conformidade fiscal exige acompanhamento constante. As regras de IVA, alíquotas e frequências de envio de relatórios mudam com frequência. Se a alíquota de um país for alterada, será preciso atualizar imediatamente o seu checkout. Se a frequência de envio for modificada, o cronograma de relatórios deverá ser ajustado. Se sua empresa deixar de ultrapassar o limite mínimo de faturamento, poderá solicitar o cancelamento do registro — mas isso também exige um processo formal.