Pour faire grandir votre entreprise au-delà des frontières, il faut respecter de nouvelles réglementations, comme l’inscription à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) dans les pays vers lesquels vous vendez. Bien que le terme « numéro de TVA international » soit souvent utilisé, il n’existe pas de version unique d’un numéro de TVA. Chaque pays a ses propres règles quant au moment et aux raisons pour lesquelles vous devez vous inscrire à la TVA et à quoi ressemble le processus.

Si vous êtes propriétaire d’une entreprise internationale, nous verrons ce que vous devez savoir sur les numéros de TVA internationaux, notamment comment rester en conformité lorsque vous exercez vos activités au-delà de vos frontières nationales.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’un numéro de TVA international?
  
• Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un numéro de TVA international?
  
• En quoi les règles d’inscription à la TVA diffèrent-elles selon les pays?
  
• En quoi consiste le processus d’inscription TVA?
  
• Quelles sont les exigences de conformité TVA permanentes?
  

Qu’est-ce qu’un numéro de TVA international?

Un « numéro de TVA international » n’est pas un numéro unique et mondial. Il s’agit d’une série de numéros de TVA spécifiques à un pays dont votre entreprise a besoin pour les juridictions dans lesquelles elle exerce ses activités. Chaque numéro de TVA est un identifiant qui relie votre entreprise au système de TVA d’un pays, prouvant que vous êtes inscrit pour paiement et re TVA dans ce pays.

Chaque pays délivre son propre numéro de TVA, et le format varie. Certains commencent par un code pays, mais d’autres non. Une fois que vous aurez un numéro de TVA, vous l’utiliserez de la manière suivante :

• L’ajouter aux factures pour que les clients sachent que vous êtes inscrit pour collecter la TVA
  
• L’utiliser pour demande de remboursement de TVA sur les dépenses dans un certain pays
  
• L’utiliser lors du dépôt des déclarations de TVA
  

Si vous vendez au-delà des frontières, vous aurez probablement besoin de plus d’un numéro de TVA. Il existe une exception pour les ventes au sein de l’UE : le système de guichet unique (OSS) de l’UE permet aux entreprises de s’inscrire à la TVA dans un seul pays de l’UE tout en effectuant des ventes interentreprises dans la région. Chaque entreprise inscrite à la TVA dans l’UE est répertoriée dans le système d’échange d’informations TVA (VIES), qui permet aux autres entreprises de confirmer si vous êtes correctement inscrit.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un numéro de TVA international?

Si vous vendez dans un autre pays, cela vous oblige généralement à vous inscrire à la TVA. Voici les scénarios dans lesquels vous serez tenu de le faire.

Vous vendez des services numériques à des clients situés à l’étranger

Plus de 125 pays exigent des fournisseurs étrangers de services numériques, tels que logiciels, plateformes de diffusion en continu et applications mobiles, qu’ils s’inscrivent à la TVA et la facturent à leurs clients locaux.

Cela s’applique même si vous n’avez pas de présence physique dans ces pays. Il suffit de fournir le service par voie numérique pour déclencher des obligations taxe

Vous expédiez des marchandises à des clients à l’étranger

Si vous vendez des produits physiques au-delà des frontières, les obligations en matière de TVA s’appliquent souvent une fois que vous dépassez le seuil de vente à distance d’un pays, et parfois dès la première vente. Une fois le seuil dépassé, vous devez soit vous inscrire à la TVA localement, soit utiliser un système de déclaration centralisé, le cas échéant. Dans les deux cas, vous aurez besoin d’un numéro de TVA pour demeurer conforme.

Vous stockez des marchandises ou traitez des commandes provenant d’un autre pays

Le stockage de marchandises dans un autre pays, par exemple dans un entrepôt Amazon ou un centre d’approvisionnement tiers, implique généralement une présence taxable. Peu importe que vos ventes soient faibles ou qu’elles viennent de démarrer. Le simple fait de détenir des stocks dans le pays vous soumet aux règles locales en matière d’inscription à la TVA.

Cela est particulièrement pertinent pour les vendeurs de commerce en ligne qui utilisent des réseaux de traitement distribué. Une fois que vos produits se trouvent physiquement dans un pays, de nombreuses autorités fiscales considèrent que votre entreprise y exerce ses activités et s’attendent à ce que vous vous enregistriez.

Vous importez des marchandises ou gérez des opérations locales

L’importation de produits dans un pays nécessite généralement une inscription à la TVA afin de pouvoir :

• Dédouaner des marchandises
  
• Récupérer la TVA sur importation que vous avez payée
  
• Facturer correctement la TVA lorsque vous revendez ces marchandises localement
  

Même au-delà des ventes de produits, les obligations en matière de TVA peuvent découler des services fournis par votre entreprise. Si vous organisez des événements, installez du matériel ou fournissez des services en personne dans un autre pays, ces activités peuvent déclencher des exigences d’inscription.

S’inscrire à la TVA et la facturer correctement n’est pas qu’une recommandation, c’est une obligation juridique. Si vous ne vous inscrivez pas, vous risquez d’être soumis à une cotisation pour TVA impayée avec paiement d’intérêts et de pénalités. Certains pays facturent des amendes fixes, tandis que d’autres prélèvent un pourcentage de vos ventes non déclarées. Si vous utilisez des places de marché telles qu’Amazon, vos annonces peuvent être suspendues jusqu’à ce que vous fournissiez un numéro de TVA valide.

En quoi les règles d’inscription à la TVA diffèrent-elles selon les pays?

Il n’existe pas de Standard mondial de TVA. Chaque pays écrit ses propres règles. Ce qui déclenche l’inscription, le fonctionnement du processus et les formalités nécessaires varient. Dès que vous commencez à vendre dans un nouveau pays, vous devez vérifier si un numéro de TVA est requis et comment en obtenir un.

Voici comment fonctionne l’inscription sur quelques marchés différents.

Union européenne

L’UE est souvent traitée comme un marché unique, mais la TVA est toujours gérée au niveau national. Chaque État membre délivre son propre numéro de TVA et gère son propre système d’inscription, et beaucoup exigent des demandes en langue locale. Malgré les efforts d’harmonisation de l’UE, les délais, les formats et les exigences supplémentaires (par exemple, traductions certifiées conformes, documents originaux) varient.

Voici les seuils d’inscription :

• Vendeurs établis dans l’UE : Un seuil annuel unique de 10 000 € est appliqué pour les ventes transfrontalières de détail au sein de l’UE. Si une entreprise établie dans l’UE reste en dessous de cette limite, elle peut payer la TVA de son pays d’origine. Si elle la dépasse, elle doit appliquer le taux local du client.
  
• Marchands non européens : il n’y a pas de seuil. Un marchand hors UE est censé s’inscrire à la TVA lors de sa première vente, à moins qu’il ne soit exonéré ou soumis à la taxe au preneur. Le régime du guichet unique permet aux entreprises non européennes de s’inscrire dans un seul pays de l’UE.
  

Le Royaume-Uni

L’inscription se fait par le biais du système en ligne du ministère du revenus et des Douanes de Sa Majesté (HMRC). Il est accessible en anglais et n’exige généralement pas de représentant fiscal.

Voici les seuils d’inscription :

• Entreprises établies dans le Royaume-Uni : les marchands établis dans le Royaume-Uni doivent s’inscrire une fois qu’ils ont dépassé le seuil de 90 000 £ de chiffre d’affaires intérieur.
  
• Entreprises non basées sur le Royaume-Uni : il n’y a pas de seuil. Toute vente taxable dans le Royaume-Uni déclenche une obligation de TVA, sauf si la taxe au preneur s’applique.
  

Autres pays

• Suisse : les entreprises étrangères dont le chiffre d’affaires mondial est supérieur à 100 000 francs suisses (CHF) doivent s’inscrire à la TVA suisse.
  
• Afrique du Sud : les entreprises dont le chiffre d’affaires taxable est supérieur à 1 million de rands sud-africains (ZAR) doivent s’inscrire à la TVA.
  
• Brésil : il n’y a pas de seuil, ce qui signifie que toute entreprise qui réalise des ventes taxables dans le pays doit s’inscrire à la TVA.
  

Qu’implique le processus d’inscription TVA?

Les étapes d’inscription TVA sont généralement similaires partout, mais les détails et les délais varient. Voici à quoi cela ressemble généralement.

Trouver où et quand s’inscrire

Tout d’abord, vérifiez les pays dans lesquels vous devez vous inscrire. Des outils tels que Stripe Tax peuvent vous aider à déterminer dans quelle catégorie vous approchez du seuil d’un pays, mais il vous incombe toujours d’agir une fois que vous l’avez dépassé. Commencez le processus de formulaire d’inscription tôt afin que votre inscription soit prête lorsque vous en aurez besoin.

Rassembler vos documents

La plupart des pays demandent des documents similaires, notamment :

• Un certificat de constitution
  
• Une licence d’exploitation ou commerciale, le cas échéant
  

Vous devrez peut-être faire traduire ou notarier des documents. Certains pays étant stricts quant au format, des copies originales, des formulaires spécifiques ou des traductions certifiées conformes peuvent être obligatoires.

Soumettre le formulaire d’inscription

Il s’agit souvent de remplir un formulaire d’inscription TVA, soit en ligne, soit sur papier. Attendez-vous à fournir les renseignements suivants :

• Nom et coordonnées de l’entreprise
  
• Description des produits et services
  
• Votre chiffre d’affaires estimé dans le pays
  
• La date à laquelle vous avez dépassé le seuil d’inscription
  

Certains formulaires ne sont disponibles que dans la langue locale. Dans les juridictions plus complexes, vous voudrez peut-être travailler avec un fiscaliste ou un service d’inscription local.

Désignez un représentant fiscal, si nécessaire

Si vous avez une entreprise non résidente, certains pays exigent que vous désigniez un représentant fiscal. Cette personne ou entreprise est conjointement responsable de votre conformité TVA et sera souvent votre point de contact avec le bureau des services fiscaux.

En général, cette personne prend également en charge la production et la soumission de votre formulaire d'inscription. Les frais varient, et vous aurez probablement à produire une entente signée ou une procuration.

Attendre l’approbation

Les délais de traitement peuvent aller de quelques jours à plusieurs semaines. Au cours de cette période, l’administration fiscale peut vous poser des questions supplémentaires ou exiger des documents supplémentaires. Répondez rapidement pour éviter tout retard.

Quelles sont les exigences de conformité TVA permanentes?

L’obtention d’un numéro de TVA n’est qu’un début. Une fois inscrit, on s’attend à ce que vous restiez en conformité, et cela implique plus qu’une déclaration de formulaire une fois par an. Voici à quoi ressemble la conformité TVA continue dans la pratique.

Facturer la TVA

Il vous incombe d’appliquer le bon taux de TVA en fonction du pays du client et le type de produit ou de service que vous vendez. Cela implique de maintenir vos systèmes de tarification à jour et de savoir quand des taux réduits ou nuls s’appliquent.

Si vous vendez à une autre entreprise, il est possible que vous ne fassiez aucun paiement de TVA. Mais vous devrez tout de même valider son numéro de TVA et documenter correctement la vente aux fins de taxe au preneur.

Factures TVA

Les factures TVA sont des documents officiels. Les pays exigent généralement qu’elles comprennent :

• Votre numéro de TVA
  
• Le numéro de TVA du client (pour les ventes interentreprises)
  
• Une ventilation claire des taux et montants de taxe
  
• Libellé spécifique qui indique si la TVA a été facturée ou annulée
  

Les erreurs peuvent encourir des problèmes pour vos clients (par exemple, les empêcher de récupérer la TVA) et mener à des pénalités lors d’un audit.

Déclarations de TVA

Dans la plupart des pays, vous devrez envoyer des déclarations de TVA mensuelles ou trimestrielles. Chaque déclaration détaille :

• Combien de TVA vous avez facturé
  
• Combien de TVA vous avez payé sur les frais d’entreprise
  
• La différence que vous devez ou que vous êtes redevable
  

Les délais sont stricts. N’en manquez pas un et vous risquez des pénalités automatiques, même si vous ne devez rien sur cette période. Si vous devez de la TVA, vous devrez la payer lors de votre déclaration. C’est à vous de vous assurer d’avoir de la trésorerie pour re ce que vous devez.

Certaines juridictions, comme le Royaume-Uni, exigent également la tenue de registres numériques et la déclaration électronique.

Tenue de registres

Vous devrez gérer :

• Copies des factures émises et reçues
  
• Informations sur le numéro d’numéro d'identification fiscale du client
  
• Toute correspondance avec les autorités fiscales
  

Les durées de conservation varient d’un pays à l’autre, mais elles sont généralement de 5 à 10 ans. Et dans de nombreux endroits, les documents doivent être numériques et facilement exportables en cas d’audit.

Rapports spéciaux

Certains types de transactions nécessitent des mandats supplémentaires. Dans l’UE, les ventes interentreprises transfrontalières exigent souvent que vous déposiez des listes de vente CE. Si vous transférez des marchandises entre pays de l’UE, vous pourriez également avoir besoin de déclarations Intrastat.

La conformité continue nécessite une gestion active. Les pays modifient souvent leurs taux de TVA, leurs règles et leurs calendriers de déclaration. Si un taux augmente, vous devrez mettre à jour immédiatement votre flux de paiement. Si la fréquence de déclaration change, vous devrez ajuster votre fréquence de déclaration. Si vous ne dépassez plus le seuil d’inscription dans un pays, vous pourrez peut-être vous radier. Mais vous devrez suivre un traité formel pour ce faire.