Expandir tu empresa internacionalmente implica seguir nuevas normativas, como el registro del impuesto al valor agregado (IVA) en los países a los que vendes. Aunque a menudo se utiliza el término "número internacional de IVA", no existe un número único global. Cada país tiene sus propias normas sobre cuándo y por qué registrarse, y cómo es el proceso.

Si tienes una empresa internacional, aquí te explicamos lo que necesitas saber sobre los números internacionales de IVA y cómo mantener el cumplimiento al operar a través de fronteras

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un número internacional de IVA?
  
• ¿Por qué las empresas necesitan un número internacional de IVA?
  
• ¿Cómo varían las normas de registro de IVA según el país?
  
• ¿En qué consiste el proceso de registro de IVA?
  
• ¿Cuáles son los requisitos continuos de cumplimiento de IVA?
  

¿Qué es un número internacional de IVA?

Un "número internacional de IVA" no es una identificación única y global. Es una serie de números de IVA específicos de cada país que tu empresa necesita para las jurisdicciones en las que opera. Cada número de IVA es un identificador que vincula a tu empresa con el sistema de IVA de un país, demostrando que está registrada para aceptar pagos y remitir el IVA correspondiente.

Cada país emite su propio número de IVA y el formato varía. Algunos comienzan con un código de país; otros no. Una vez que lo tengas, lo utilizarás de las siguientes maneras:

• Incluirlo en facturas para demostrar que estás autorizado a cobrar IVA
  
• Solicitar reembolsos de IVA sobre gastos en ese país
  
• Presentar declaraciones de IVA
  

Si realizas ventas internacionales, es probable que necesite más de un número de IVA. Existe una excepción para las ventas dentro de la UE: el régimen de Ventanilla Única (OSS) de la UE permite a las empresas registrarse a efectos del IVA en un único país de la UE mientras realizan ventas B2C en toda la región. Todas las empresas registradas a efectos del IVA en la UE figuran en el Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES), que permite a otras empresas confirmar si estás debidamente registrado.

¿Por qué las empresas necesitan un número de IVA internacional?

Si vendes a otro país, por lo general, deberás registrarte para el IVA. Estas son las situaciones en las que estarás obligado a hacerlo.

Vendes servicios digitales a clientes de otros países

Más de 125 países exigen a los proveedores extranjeros de servicios digitales, como software, plataformas de streaming y aplicaciones móviles, que se registren a efectos del IVA y lo cobren a sus clientes locales.

Esto se aplica incluso si no tienes presencia física en esos países. El simple hecho de prestar el servicio digitalmente es suficiente para gravar las obligaciones fiscales.

Envías mercancías a clientes en el extranjero

Si vendes productos físicos a través de las fronteras, las obligaciones de IVA suelen aplicarse una vez que superas el umbral de ventas a distancia de un país, y, a veces, desde la primera venta. Una vez que superes el límite, tendrás que registrarse para el IVA a nivel local o usar un régimen de declaración centralizada, si existe. En cualquiera de los dos casos, necesitarás un número de IVA para cumplir con la normativa.

Almacenas existencias o gestionas pedidos desde otro país

Almacenar mercancías en otro país —por ejemplo, en un almacén de Amazon o en un centro logístico de terceros— suele crear una presencia sujeta a impuestos. No importa si tus ventas son bajas o estás comenzando. El simple hecho de tener existencias en el país ya puede obligarte a registrarte localmente para el IVA.

Esto es especialmente relevante para vendedores de comercio electrónico que utilizan redes de gestión logística distribuida. Una vez que tus productos están físicamente en un país, muchas autoridades fiscales consideran que tu empresa está operando allí y exigen el registro correspondiente.

Importas mercancías o realizas operaciones locales

La importación de productos a un país suele requerir el registro de IVA para poder hacer lo siguiente:

• Despachar las mercancías en la aduana
  
• Recuperar el IVA a la importación pagado
  
• Cobrar correctamente el IVA al revender los productos localmente
  

Incluso más allá de la venta de productos, las obligaciones de IVA pueden surgir de los servicios que presta tu empresa. Si organizas eventos, instalas equipos o prestas servicios presenciales en otro país, esas actividades pueden requerir registro.

Registrarse para el IVA y cobrar el impuesto correcto no es opcional, es una obligación legal. Si no te registras, podrían exigirte el pago retroactivo del IVA no declarado, con intereses y sanciones. Algunos países imponen multas fijas; otros cobran un porcentaje de las ventas no declaradas. Si vendes en marketplaces como Amazon, tus publicaciones pueden suspenderse hasta que presentes un número de IVA válido.

¿Cómo varían las normas de registro de IVA según el país?

No existe un estándar global de IVA. Cada país redacta sus propias normas. Lo que activa la obligación de registrarse, cómo es el proceso y qué documentación se necesita varía según la jurisdicción. En cuanto empieces a vender en un nuevo país, debes comprobar si se necesita un número de IVA y cómo obtenerlo.

Así es como funciona el registro en algunos mercados.

La Unión Europea (UE)

A menudo se considera a la UE como un mercado único, pero el IVA se sigue gestionando a nivel nacional. Cada Estado miembro emite su propio número de IVA y gestiona su propio sistema de registro; muchos exigen que las solicitudes se presenten en el idioma local. A pesar de los esfuerzos de armonización de la UE, los plazos, formatos y requisitos adicionales (por ejemplo, traducciones certificadas, documentos originales) varían.

Estos son los umbrales de registro:

• Vendedores establecidos en la UE: Se aplica un único umbral anual de 10.000 euros a las ventas B2C transfronterizas dentro de la UE. Si una empresa establecida en la UE se mantiene por debajo de ese límite, puede aplicar el IVA de su país de origen. Si lo supera, debe aplicar la tasa del país del cliente.
  
• Vendedores fuera de la UE: No existe umbral. Un vendedor externo debe registrarse para el IVA desde su primera venta, a menos que esté exenta o sujeta a la inversión del sujeto pasivo. El régimen OSS permite a las empresas no pertenecientes a la UE registrarse en un solo país miembro.
  

Reino Unido

El registro se realiza a través del sistema en línea de His Majesty's Revenue and Customs (HMRC). Está disponible en inglés y no suele requerir un representante fiscal.

Estos son los umbrales de registro:

• Empresas con sede en el Reino Unido: Deben registrarse una vez que superan el umbral de facturación nacional de 90.000 libras.
  
• Empresas sin sede del Reino Unido: No existe umbral. Cualquier venta sujeta a impuestos en El Reino Unido genera una obligación de IVA, a menos que se aplique la inversión del sujeto pasivo.
  

Otros países

• Suiza: Las empresas extranjeras con una facturación mundial superior a los 100.000 francos suizos (CHF) deben registrarse a efectos del IVA suizo.
  
• Sudáfrica: Las empresas con una facturación imponible superior a 1 millón de rands sudafricanos (ZAR) deben registrarse a efectos del IVA.
  
• Brasil: No existe ningún umbral, lo que significa que cualquier empresa que realice ventas sujetas a impuestos en el país debe registrarse a efectos del IVA.
  

¿En qué consiste el proceso de registro de IVA?

Los pasos para el registro del IVA suelen ser similares en todas partes, pero los detalles y los tiempos de procesamiento varían. Aquí te explicamos cómo suele ser el proceso.

Determinar dónde y cuándo registrarse

En primer lugar, confirma en qué países estás obligado a registrarte. Herramientas como Stripe Tax pueden ayudarte a controlar cuándo te estás acercando al umbral de un país, pero la responsabilidad de actuar sigue siendo tuya. Inicia el proceso con anticipación para que tu registro esté listo cuando lo necesites.

Reunir la documentación

La mayoría de los países solicita documentación similar, que incluye:

• Acta de constitución de la empresa
  
• Licencia comercial o profesional, si corresponde
  

Es posible que debas traducir o legalizar los documentos. Algunos países son estrictos con el formato, por lo que pueden exigir copias originales, formularios específicos o traducciones certificadas.

Presentar la solicitud

Esto suele implicar rellenar un formulario de registro de IVA, ya sea en línea o en papel. Se espera que proporciones:

• Nombre y datos de contacto de tu empresa
  
• Descripción de tus productos o servicios
  
• Facturación estimada en ese país
  
• Fecha en que superaste el umbral de registro
  

Algunos formularios solo están disponibles en el idioma local. En las jurisdicciones más complejas, podría ser conveniente trabajar con un profesional tributario local o un servicio de registro.

Nombrar a un representante fiscal, si es necesario

Si tu empresa no es residente, algunos países exigen que designes un representante fiscal. Esta persona o empresa comparte la responsabilidad sobre el cumplimiento del IVA y suele ser tu contacto con la administración tributaria.

También suelen encargarse de presentar la solicitud. Los honorarios varían y normalmente deberás firmar un contrato o poder legal.

Esperar la aprobación

Los plazos de tramitación pueden oscilar entre unos días y varias semanas. Durante este período, la autoridad fiscal podría hacer un seguimiento con preguntas adicionales o solicitar más documentación. Responde con prontitud para evitar demoras.

¿Cuáles son los requisitos continuos de cumplimiento de IVA?

Obtener un número de IVA es solo el comienzo. Una vez registrado, se espera que cumplas con las normas, y eso implica mucho más que presentar un formulario una vez al año. He aquí cómo es en la práctica el cumplimiento continuo de la normativa del IVA.

Cobro de IVA

Eres responsable de aplicar la tasa correcta según el país del cliente y el tipo de producto o servicio que vendes. Esto implica mantener tus sistemas de precios actualizados y conocer cuándo aplican tasas reducidas o del 0 %.

Si vendes a otra empresa, puede que no debas cobrar IVA. Pero aun así deberás validar su número de IVA y documentar correctamente la operación bajo el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.

Facturas de IVA

Las facturas de IVA son documentos oficiales. Los países suelen exigir que incluyan lo siguiente:

• Tu número de IVA
  
• El número de IVA del cliente (para ventas B2B)
  
• Un desglose claro de tasas impositivas e importes
  
• Lenguaje específico que indique si el IVA se cobró o se revirtió
  

Errores en las facturas pueden causar problemas a tus clientes (por ejemplo, impedirles recuperar el IVA) y acarrear sanciones en una auditoría.

Declaraciones de IVA

En la mayoría de los países, tendrás que presentar declaraciones de IVA mensuales o trimestrales. Cada declaración detalla:

• Cuánto IVA cobraste
  
• Cuánto IVA pagaste por los gastos de la empresa
  
• La diferencia entre lo que debes y lo que te deben reembolsar
  

Los plazos son estrictos. Si te atrasas, podrías recibir sanciones automáticas, incluso si no adeudas nada en ese período. Si debes IVA, tendrás que pagarlo al momento de presentar la declaración. Es tu responsabilidad contar con el dinero disponible para remitir lo que corresponde.

Algunas jurisdicciones, como el Reino Unido, también exigen llevar registros digitales y presentar declaraciones electrónicas.

Mantenimiento de registros

Tendrás que conservar:

• Copias de las facturas emitidas y recibidas
  
• Información sobre la identificación fiscal del cliente
  
• Cualquier correspondencia con las autoridades fiscales
  

Los períodos de retención varían según el país, pero generalmente son de 5 a 10 años. En muchos lugares, los registros deben estar en formato digital y ser fácilmente exportables en caso de una auditoría.

Informes especiales

Ciertos tipos de transacciones ordenarán la presentación de informes adicionales. En la UE, las ventas transfronterizas B2B a menudo requieren que presentes listas de ventas EC. Si mueves mercancías entre países de la UE, también puedes necesitar declaraciones Intrastat.

El cumplimiento de la normativa requiere una gestión activa. Los países cambian a menudo sus tasas de IVA, sus normas y su frecuencia de presentación. Si una tasa aumenta, tendrás que actualizar tu flujo de compra inmediatamente. Si cambia la frecuencia de presentación, tendrás que ajustar tu calendario de informes. Si ya no superas el umbral de registro en un país, es posible que puedas darte de baja. Pero tendrás que seguir un proceso formal para hacerlo.