Espandere la tua attività oltre i confini nazionali implica l'adempimento di nuove normative, come la registrazione ai fini dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) nei paesi in cui vendi i tuoi prodotti o servizi. Sebbene si utilizzi spesso il termine "partita IVA internazionale", non esiste un unico tipo di partita IVA. Ogni paese ha le proprie regole che stabiliscono quando e perché è necessario registrarsi ai fini IVA e quali sono le procedure da seguire..

Se possiedi un'attività globale, ti spiegheremo insieme ciò che devi sapere sui numeri di partita IVA internazionali, compreso come mantenere la conformità alle normative quando operi oltre confine.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una partita IVA internazionale?
  
• Perché alle attività serve un numero di partita IVA internazionale?
  
• In che modo le norme relative alla registrazione ai fini IVA variano da un paese all'altro?
  
• In cosa consiste la procedura di registrazione ai fini IVA?
  
• Quali sono gli attuali requisiti di conformità IVA?
  

Che cos'è una partita IVA internazionale?

Un "numero di partita IVA internazionale" non è un identificativo unico e globale. Si tratta di una serie di numeri di IVA specifici per ogni Paese di cui la tua attività ha bisogno per le giurisdizioni in cui opera. Ogni numero IVA è un identificativo che collega la tua attività al sistema IVA di un Paese, dimostrando che sei registrato per addebitare e versare l'IVA in quel Paese.

Ogni paese assegna un proprio numero di partita IVA, il cui formato può variare. Alcuni iniziano con un codice paese, altri no. Una volta ottenuto il numero di partita IVA, ecco come potrai usarlo:

• Aggiungendolo alle fatture in modo che i clienti sappiano che hai la registrazione a riscuotere a fini IVA
  
• Utilizzandolo per richiedere il rimborso dell'IVA sulle spese sostenute in un determinato paese
  
• Utilizzandolo quando devi presentare la dichiarazione IVA
  

Se effettui vendite transfrontaliere, probabilmente ti servirà più di un numero di partita IVA. Esiste un'eccezione per le vendite all'interno dell'UE: il sistema One Stop Shop (OSS) dell'UE consente alle attività di registrarsi ai fini IVA in un unico paese dell'UE ed effettuare vendite B2C in tutta la regione. Tutte le attività registrate ai fini IVA nell'UE sono elencate nel sistema di scambio di informazioni sull'IVA (VIES), che consente alle altre attività di verificare se la tua registrazione è corretta.

Perché alle attività serve un numero di partita IVA internazionale?

Se vendi in un altro Paese, solitamente devi registrarsi ai fini IVA. Di seguito sono riportati degli scenari in cui ti verrà richiesto di farlo.

Vendi servizi digitali a clienti in altri paesi

Oltre 125 paesi richiedono ai fornitori stranieri di servizi digitali, quali software, piattaforme di streaming e app mobili, di registrarsi ai fini IVA e di addebitarla ai clienti locali.

Questo vale anche se non hai una presenza fisica in tali paesi. È sufficiente fornire il servizio in formato digitale per essere soggetti a obblighi fiscali.

Stai spedendo merci a clienti all'estero

Se vendi prodotti fisici oltre confine, gli obblighi in materia di IVA spesso si applicano una volta superata la soglia di vendita a distanza di un paese e talvolta dalla prima vendita.Una volta superata tale soglia, devi registrarti ai fini IVA a livello locale o utilizzare un regime di dichiarazione centralizzato, se disponibile. In entrambi i casi, avrai bisogno di un numero di partita IVA per rispettare la conformità.

Immagazzini le scorte o evadi gli ordini da un altro paese

Lo stoccaggio di merci in un altro Paese, ad esempio in un magazzino Amazon o in un centro logistico di terze parti, di solito crea una presenza tassabile. Non importa se le vendite sono basse o appena avviate. Il semplice fatto di detenere scorte nel Paese ti rende soggetto alle norme locali in materia di registrazione ai fini IVA.

Ciò è particolarmente rilevante per i venditori di e-commerce che utilizzano reti di evasioni degli ordini distribuite. Una volta che i prodotti sono fisicamente presenti in un Paese, molte autorità fiscali considerano la tua attività come operativa in quel Paese e si aspettano che ti registri.

Importi merci o esegui operazioni a livello locale

L'importazione di prodotti in un Paese richiede solitamente la registrazione ai fini IVA, che consente:

• Lo sdoganamento delle merci
  
• Il recupero dell'IVA sull'importazione che hai pagato
  
• l'addebito corretto dell'IVA quando rivendi tali prodotti localmente
  

Oltre alla vendita di prodotti, gli obblighi IVA possono derivare anche dai servizi forniti dalla tua attività. Se organizzi eventi, installi attrezzature o fornisci servizi di persona in un altro Paese, tali attività possono comportare l'obbligo di registrazione.

La registrazione ai fini IVA e l'applicazione dell'imposta corretta non sono semplici suggerimenti, ma obblighi di legge. In caso di mancata registrazione, potresti essere soggetto a un accertamento retroattivo dell'IVA non versata, oltre che al pagamento di interessi e sanzioni. Alcuni paesi applicano multe fisse, mentre altri richiedono una percentuale sulle vendite non dichiarate. Se utilizzi marketplace come Amazon, le tue inserzioni potrebbero essere sospese fino a quando non fornisci un numero di partita IVA valido.

In che modo le norme relative alla registrazione ai fini IVA variano da un paese all'altro?

Non esiste uno standard globale per l'IVA. Ogni paese stabilisce le proprie regole. I requisiti per la registrazione, le modalità del processo e i documenti necessari variano da un paese all'altro. Non appena inizi a vendere in un nuovo paese, è necessario verificare se è necessario un numero di partita IVA e come ottenerlo.

Ecco come funziona la registrazione in diversi mercati.

Unione Europea

L'UE è spesso considerata come un mercato unico, ma l'IVA è ancora gestita a livello nazionale. Ogni Stato membro assegna il proprio numero di partita IVA e gestisce il proprio sistema di registrazione, e molti richiedono domande in lingua locale. Nonostante gli sforzi di armonizzazione dell'UE, le tempistiche, i formati e i requisiti aggiuntivi (ad esempio traduzioni certificate, documenti originali) variano.

Di seguito sono riportate le soglie di registrazione:

• Venditori domicilianti nella UE: per le vendite transfrontaliere B2C all'interno dell'UE si applica un'unica soglia 10 000 EUR all'anno. Se un'attività con sede nell'UE rimane al di sotto di tale limite, può applicare l'IVA del proprio paese di origine. Se lo supera, deve applicare l'aliquota locale del cliente.
  
• Venditori non UE: non esiste una soglia minima. Un venditore al di fuori dell'UE è tenuto a registrarsi ai fini IVA al momento della prima vendita, a meno che questa non sia esente o soggetta a inversione contabile. Il regime OSS consente alle attività non UE di registrarsi in un solo paese dell'UE.
  

Regno Unito

La registrazione viene effettuata tramite il sistema online dell'Agenzia delle Entrate britannica (HMRC). È disponibile in inglese e solitamente non richiede un rappresentante fiscale.

Di seguito sono riportate le soglie di registrazione:

• Attività domiciliate nel Regno Unito: i venditori nel Regno Unito devono registrarsi una volta superato un fatturato nazionale di 90.000 GBP.
  
• Attività non nel Regno Unito: non esiste una soglia minima. Qualsiasi vendita imponibile nel Regno Unito comporta l'obbligo di pagare l'IVA, a meno che non si applichi l'inversione contabile.
  

Altri paesi

• Svizzera: Le società estere con un fatturato mondiale superiore a 100.000 franchi svizzeri (CHF) devono registrarsi in Svizzera ai fini IVA.
  
• Sud Africa: le attività con un fatturato imponibile superiore a 1 milione di rand sudafricani (ZAR) devono registrarsi ai fini IVA.
  
• Brasile: non esiste alcuna soglia minima, pertanto qualsiasi attività che effettua vendite tassabili nel Paese deve registrarsi ai fini IVA.
  

In cosa consiste la procedura di registrazione a fini IVA?

I passaggi per la registrazione ai fini IVA sono generalmente simili ovunque, ma i dettagli e le tempistiche variano. Di seguito è riportato uno schema generale.

Scopri dove e quando effettuare una registrazione

In primo luogo, verifica in quali paesi ti devi registrare. Strumenti come Stripe Tax possono aiutarti a monitorare quando stai per raggiungere la soglia di un paese, ma spetta comunque a te agire una volta superata tale soglia. Avviare la procedura di richiesta di registrazione con anticipo, in modo che la registrazione sia pronta quando ti serve.

Raccogli la documentazione

La maggior parte dei Paesi richiede documenti simili, che includono:

• Atto costitutivo o certificato di costituzione
  
• Licenza aziendale o commerciale (se applicabile)
  

Potresti anche dover tradurre o autenticare i documenti. Alcuni paesi hanno requisiti rigorosi in materia di formato, pertanto potrebbero richiederti copie originali, moduli specifici o traduzioni certificate.

Invia la richiesta di registrazione

Questo spesso comporta la compilazione di un modulo di registrazione ai fini IVA, online o cartaceo. Ecco che cosa devi fornire:

• La ragione sociale e le informazioni di contatto
  
• Descrizione dei tuoi prodotti o servizi
  
• Il fatturato stimato nel Paese
  
• La data in cui è stata superata la soglia di registrazione
  

Alcuni moduli sono disponibili solo nella lingua locale. In giurisdizioni più complesse, potresti volerti rivolgere a un commercialista locale o a un servizio di registrazione.

Nomina un rappresentante fiscale, se necessario

Se hai un'attività non residente, alcuni paesi richiedono la nomina di un rappresentante fiscale. Questa persona o azienda è responsabile in solido per l'adempimento degli obblighi di conformità IVA e sarà spesso il referente presso l'ufficio tributario.

Di solito si occupano anche di presentare richiesta di registrazione. Le tariffe variano e in genere è necessario fornire un contratto firmato o una procura.

Attendi l'approvazione

I tempi di elaborazione possono variare da pochi giorni a diverse settimane. Durante questo periodo, l'autorità fiscale potrebbe richiedere ulteriori informazioni o documentazione. Rispondi tempestivamente per evitare ritardi.

Quali sono gli attuali requisiti di conformità IVA?

Ottenere un numero di partita IVA è solo l'inizio. Una volta che hai ottenuto la registrazione, è necessario mantenere la conformità, e ciò comporta molto più che presentare un modulo una volta all'anno. Ecco come si presenta in pratica la conformità continua all'IVA.

Addebito dell'IVA

È tua responsabilità applicare l'aliquota IVA corretta in base al Paese del cliente e al tipo di prodotto o servizio che vendi. Ciò implica mantenere aggiornati i sistemi di determinazione delle tariffe e conoscere quando si applicano aliquote ridotte o zero.

Se vendi a un'altra attività, potresti non addebitare l'IVA. Tuttavia, dovrai comunque verificare il numero di partita IVA e documentare correttamente la vendita ai fini dell'inversione contabile.

Fatture con IVA

Le fatture con IVA sono documenti ufficiali. I paesi richiedono solitamente che includano:

• La tua partita IVA
  
• La partita IVA del cliente (per le vendite B2B)
  
• Una chiara ripartizione delle aliquote fiscali e degli importi delle tasse
  
• Linguaggio specifico che indica se l'IVA è stata addebitata o stornata
  

Eventuali errori in questa fase potrebbero causare problemi ai clienti (ad esempio, impedire loro di richiedere il rimborso dell'IVA) e comportare sanzioni in caso di verifica fiscale.

Dichiarazioni IVA

Nella maggior parte dei paesi, dovrai le dichiarazioni IVA mensilmente o trimestralmente. Ogni dichiarazione riporta in dettaglio:

• L'importo dell'IVA addebitata
  
• L'importo dell'IVA pagata sulle spese aziendali
  
• La differenza che devi o che ti è dovuta
  

Le scadenze sono rigide. Se ne manca una, rischi di incorrere in sanzioni automatiche, anche se non hai alcun debito per quel periodo. Se devi l'IVA, devi pagarla al momento della dichiarazione. È tua responsabilità assicurarsi di disporre della liquidità necessaria per versare quanto dovuto.

Alcune giurisdizioni, come il Regno Unito, richiedono anche la conservazione digitale dei documenti e l'archiviazione elettronica.

Conservazione della documentazione

Dovrai mantenere:

• Copie delle fatture emesse e ricevute
  
• Informazioni sull'ID fiscale del cliente
  
• Eventuale corrispondenza con le autorità fiscali
  

I periodi di conservazione variano a seconda del Paese, ma in genere sono compresi tra 5 e 10 anni. Inoltre, in molti luoghi, i documenti devono essere in formato digitale e facilmente esportabili in caso di verifica.

Report speciali

Alcuni tipi di transazioni richiedono ulteriori segnalazioni. Nell'Unione Europea, le vendite transfrontaliere B2B spesso richiedono la presentazione di elenchi delle vendite intracomunitarie. Se trasferisci merci tra paesi dell'Unione Europea, potresti aver bisogno anche di anche dichiarazioni Intrastat.

La conformità continua richiede una gestione attiva. I paesi modificano spesso le aliquote IVA, le norme e le scadenze di dichiarazione. In caso di aumento di un'aliquota, devi aggiornare immediatamente il flusso di completamento delle transazioni. Se la frequenza di dichiarazione cambia, è necessario adeguare la cadenza delle rendicontazioni. Se non si supera più la soglia di registrazione in un paese, potrebbe essere possibile cancellarsi dal registro. Tuttavia, per farlo è necessario seguire una procedura formale.