Expandir tu empresa a través de las fronteras significa que debes seguir las nuevas regulaciones, como el registro en el impuesto sobre el valor añadido (IVA) en los países a los que vendes. Aunque a menudo se usa el término "número de IVA internacional", no existe una versión única de un número de IVA. Cada país tiene sus propias reglas sobre cuándo y por qué debes registrarte en el IVA y cómo es el proceso.

Si tienes una empresa global, analizaremos lo que debes saber sobre los números de IVA internacionales, incluido cómo cumplir con las normas mientras operas a través de las fronteras.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un número de IVA internacional?
  
• ¿Por qué las empresas necesitan un número de IVA internacional?
  
• ¿En qué se diferencian las reglas de registro en el IVA según el país?
  
• ¿Qué implica el proceso de registro en el IVA?
  
• ¿Cuáles son los requisitos de cumplimiento de la normativa de IVA vigentes?
  

¿Qué es un número de IVA internacional?

Un "número de IVA internacional" no es un único ID global. Es una serie de números de IVA específicos de cada país que tu empresa necesita para las jurisdicciones en las que opera. Cada número de IVA es un identificador que conecta tu empresa con el sistema de IVA de un país, lo que demuestra que estás registrado para cobrar y remitir el IVA en ese país.

Cada país emite su propio número de IVA y el formato varía. Algunos comienzan con un código de país, pero otros no. Una vez que tengas un número de IVA, lo usarás de las siguientes maneras:

• Añadiéndolo a las facturas para que los clientes sepan que estás registrado para cobrar el IVA
  
• Para reclamar el reembolso del IVA de gastos en un determinado país
  
• Cuando presentes declaraciones de IVA
  

Si vendes a través de las fronteras, es probable que necesites más de un número de IVA. Hay una excepción para las ventas dentro de la UE: la ventanilla única (OSS) permite a las empresas registrarse en el IVA de un solo país de la UE mientras realizan ventas B2C en toda la región. Todas las empresas registradas a efectos del IVA en la UE figuran en el Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES, por sus siglas en inglés), que permite a otras empresas confirmar si estás registrado correctamente.

¿Por qué las empresas necesitan un número de IVA internacional?

Si vendes a otro país, generalmente es necesario que te registres en el IVA. Estos son los escenarios en los que se te pedirá que lo hagas.

Vendes servicios digitales a clientes de otros países

Más de 125 países requieren que los proveedores extranjeros de servicios digitales, como software, plataformas de transmisión y aplicaciones móviles, se registren en el IVA y lo carguen a los clientes locales.

Esto se aplica incluso si no tienes presencia física en esos países. La simple prestación del servicio digitalmente es suficiente para desencadenar obligaciones impositivas.

Envías mercancías a clientes en el extranjero

Si vendes productos físicos a través de las fronteras, las obligaciones de IVA a menudo se aplican una vez que superas el umbral de venta a distancia de un país y, a veces, desde la primera venta. Una vez que cruces la línea, debes registrarse en el IVA localmente o utilizar un esquema de presentación centralizado, si hay uno disponible. En cualquier caso, necesitarás un número de IVA para cumplir con los requisitos.

Almacenas inventario o completas pedidos de otro país

El almacenamiento de mercancías en otro país, por ejemplo, en un almacén de Amazon o en un centro logístico de terceros, generalmente crea una presencia gravable. No importa si tus ventas son bajas o recién comienzan. El simple hecho de tener existencias en el país lo somete a las reglas locales de registro en el IVA.

Esto es especialmente relevante para los vendedores de e-commerce que utilizan redes de gestión logística distribuidas. Una vez que tus productos están físicamente en un país, muchas autoridades impuestos consideran que tu empresa opera allí y esperan que te registres.

Importas mercancías o realizas operaciones locales

La importación de productos a un país generalmente requiere registro en el IVA para que puedas:

• Despachar mercancías a través de la aduana
  
• Reclamar cualquier IVA de importación que hayas pagado
  
• Cobrar el IVA correctamente cuando revendas esos productos localmente
  

Incluso más allá de las ventas de productos, las obligaciones de IVA pueden surgir de los servicios que ofrece tu empresa. Si organizas eventos, instalas equipos o brindas servicios en persona en otro país, esas actividades pueden activar los requisitos de registro.

Registrarse en el IVA y cobrar el impuesto correcto no es una sugerencia, es una obligación legal. Si no te registras, es posible que se te evalúe el IVA no pagado retroactivamente y se te cobren intereses y multas. Algunos países cobran multas fijas, mientras que otros toman un porcentaje de tus ventas no declaradas. Si utilizas sitios web como Amazon, tus catálogos pueden suspenderse hasta que proporciones un número de IVA válido.

¿En qué se diferencian las reglas de registro en el IVA según el país?

No hay un IVA global estándar. Cada país escribe sus propias reglas. Lo que desencadena el registro, cómo funciona el proceso y qué papeleo se necesita varía. Tan pronto como comiences a vender en un nuevo país, debes verificar si se requiere un número de IVA y cómo obtenerlo.

Así es como funciona el registro en algunos mercados diferentes.

La UE

La UE a menudo se trata como un mercado único, pero el IVA todavía se maneja a nivel nacional. Cada estado miembro emite su propio número de IVA y ejecuta su propio sistema de registro, y muchos requieren solicitudes en el idioma local. A pesar de los esfuerzos de armonización de la UE, los plazos, los formatos y los requisitos adicionales (por ejemplo, traducciones certificadas, documentos originales) varían.

Estos son los umbrales para el registro:

• Vendedores establecidos en la UE: Un solo umbral anual de 10.000 € se aplica a las ventas B2C transfronterizas dentro de la UE. Si una empresa establecida de la UE se mantiene por debajo de ese límite, puede cobrar el IVA de su país de origen. Si lo superan, deben aplicar la tarifa local del cliente.
  
• Vendedores de fuera de la UE:__ No hay umbral. Se espera que un vendedor fuera de la UE se registre para el IVA en su primera venta, a menos que esté exento o sujeto a la inversión del sujeto pasivo. El sistema OSS permite a las empresas de fuera de la UE registrarse en un solo país de la UE.
  

El Reino Unido

El registro se realiza a través del sistema en línea de Hacienda y Aduanas de Su Majestad (HMRC, por sus siglas en inglés). Está disponible en inglés y no suele requerir un representante fiscal.

Estos son los umbrales para el registro:

• Empresas establecidas en el Reino Unido: Los vendedores en el Reino Unido deben registrarse una vez que superen la facturación nacional de 90.000 £.
  
• Empresas de fuera de Reino Unido: No hay umbral. Cualquier venta gravable en el Reino Unido da lugar a una obligación de IVA, a menos que se aplique la inversión del sujeto pasivo.
  

Otros países

• Suiza: Las empresas extranjeras con facturación mundial superior a 100.000 francos suizos (CHF) deben registrarse en el IVA suizo.
  
• Sudáfrica: Las empresas con facturación gravable que superan 1 millón de rands sudafricanos (ZAR) deben registrarse en el IVA.
  
• Brasil: No hay umbral, lo que significa que cualquier empresa que realice ventas gravables en el país debe registrarse en el IVA.
  

¿Qué implica el proceso de registro en el IVA?

Los pasos para el registro en el IVA son generalmente similares en todas partes, pero los detalles y los plazos varían. Normalmente, consiste en lo siguiente.

Averigua dónde y cuándo registrarte

Primero, confirma en qué países puedes registrarse. Herramientas como Stripe Tax pueden ayudar a hacer el seguimiento cuando te acercas al umbral de un país, pero aún depende de ti actuar una vez que lo superes. Comienza el proceso de solicitud de acceso cuanto antes para que tu registro esté listo una vez que lo necesites.

Reúne tu documentación

La mayoría de los países solicitan documentación similar, que incluye:

• Un acta de constitución o formación
  
• Una licencia de empresa o comercio, si corresponde
  

Es posible que debas traducir o notarizar documentos. Algunos países son estrictos en cuanto al formato, por lo que las copias originales, los formularios específicos o las traducciones certificadas pueden ser obligatorios.

Envía la solicitud

Esto a menudo significa completar un formulario de registro en el IVA, ya sea en línea o en papel. Por lo general, deberás proporcionar:

• El nombre de la empresa y la información de contacto
  
• Una descripción de tus productos o servicios
  
• Tu facturación estimada en el país
  
• La fecha en que superó el umbral de registro
  

Algunos formularios están disponibles solo en el idioma local. En jurisdicciones más complejas, es posible que desees trabajar con un experto tributario local o un servicio de registro.

Designa un representante fiscal, si es necesario

Si tienes una empresa no residente, algunos países requieren que designes un representante fiscal. Esta persona o empresa es responsable solidario de tu cumplimiento de la normativa de IVA y, a menudo, será tu punto de contacto con la oficina fiscal.

Por lo general, también se encargarán de la presentación de tu solicitud. Las tarifas varían y, por lo general, deberás proporcionar un acuerdo firmado o un poder notarial.

Espera la aprobación

Los tiempos de procesamiento pueden variar desde unos pocos días hasta varias semanas. Durante este periodo, la autoridad fiscal puede hacer un seguimiento con preguntas adicionales o petición de más documentación. Responde con prontitud para evitar demoras.

¿Cuáles son los requisitos de cumplimiento de la normativa de IVA vigentes?

Obtener un número de IVA es solo el comienzo. Una vez que estés registrado, se espera que cumplas con las normas, y eso implica más que presentación de un formulario una vez al año. Así es como se ve el cumplimiento de la normativa de IVA vigente en la práctica.

Cobro del IVA

Eres responsable de aplicar la tasa de IVA correcta establecida según el país del cliente y el tipo de producto o servicio que estás vendiendo. Eso significa mantener tus sistemas de precios actualizados y saber cuándo se aplican tarifas reducidas o nulas.

Si vendes a otra empresa, es posible que no cobres IVA en absoluto. Pero aún deberás validar tu número de IVA y documentar la venta correctamente para fines de inversión del sujeto pasivo.

Facturas con IVA

Las facturas con IVA son documentos oficiales. Los países suelen exigir que incluyan:

• Tu número de IVA
  
• El número de IVA del cliente (para ventas B2B)
  
• Un desglose claro de las tasas y montos de los impuestos
  
• Texto específico que indique si se cobró el IVA o se aplicó la inversión del sujeto pasivo
  

Los errores aquí pueden crear problemas para tus clientes (por ejemplo, bloquearlos para reclamar el IVA) y desencadenar sanciones en una auditoría.

Declaración del IVA

En la mayoría de los países, deberás presentar declaraciones de IVA mensual o trimestralmente. Detalles de cada declaración:

• Cuánto IVA cobraste
  
• Cuánto IVA pagaste en gastos de la empresa
  
• La diferencia que debes o se te debe
  

Los plazos son estrictos. Si te atrasas en uno, es posible que te enfrentes a sanciones automáticas, incluso si no debes nada en ese periodo. Si debes IVA, deberás pagarlo cuando presentes tu declaración. Es tu obligación asegurarte de tener efectivo a mano para remitir lo que debes.

Algunas jurisdicciones, como el Reino Unido, también requieren el mantenimiento de registros digitales y la presentación electrónica.

Mantenimiento de registros

Deberás mantener:

• Copias de facturas emitidas y recibidas
  
• Información de ID fiscal del cliente
  
• Cualquier correspondencia con las autoridades fiscales
  

Los periodos de retención varían según el país, pero lo habitual es que sean de 5 a 10 años. Y en muchos lugares, los registros deben ser digitales y fácilmente exportables en caso de una auditoría.

Informes especiales

Ciertos tipos de transacciones requieren informes adicionales. En la UE, las ventas B2B transfronterizas a menudo requieren que presentes Listas de Ventas CE. Si mueves mercancías entre países de la UE, es posible que también necesites declaraciones en el sistema Intrastat.

El cumplimiento de la normativa vigente requiere una gestión activa. Los países a menudo cambian sus tasas de IVA, reglas y calendarios de presentación. Si una tarifa aumenta, deberás actualizar tu flujo del proceso de compra de inmediato. Si la frecuencia de presentación cambia, deberás ajustar la cadencia de tus informes. Si ya no superas el umbral de registro en un país, es posible que puedas darte de baja. Pero deberás seguir un proceso formal para hacerlo.