Als je je onderneming over de grens wilt uitbreiden, moet je voldoen aan nieuwe regelgeving, zoals registratie voor belasting toegevoegde waarde (btw) in de landen waar je verkoopt. Hoewel de term 'internationaal btw-nummer' vaak wordt gebruikt, is er niet één versie van een btw-nummer. Elk land heeft zijn eigen regels voor wanneer en waarom je je moet registreren voor btw en hoe het verwerken eruitziet.

Als je een internationale onderneming hebt, bespreken we wat je moet weten over internationale btw-nummers, inclusief hoe je compliant kunt blijven als je internationaal actief bent.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een internationaal btw-nummer?
  
• Waarom hebben ondernemingen een internationaal btw-nummer nodig?
  
• Hoe verschillen de regels voor btw registratie per land?
  
• Wat houdt de btw-registratie in?
  
• Wat zijn de doorlopende btw-compliancevereisten?
  

Wat is een internationaal btw-nummer?

Een 'internationaal btw nummer' is niet één wereldwijde ID. Het is een reeks landspecifieke btw-nummers die je onderneming nodig heeft voor de rechtsgebieden waarin ze actief is. Elk btw-nummer is een identificatiecode die je onderneming koppelt aan het btw stelsel van een land, wat bewijst dat je bent geregistreerd voor betaling en afdragen van btw in dat land.

Elk land geeft zijn eigen btw-nummer uit en de indeling varieert. Sommige beginnen met een landcode, maar andere niet. Zodra je een btw-nummer hebt, gebruik je het op de volgende manieren:

• Toevoegen aan facturen zodat klanten weten dat je bent geregistreerd om btw te berekenen
  
• Het gebruiken om btw terug te claimen op uitgaven in een bepaald land
  
• Het gebruiken wanneer je btw aangifte doet
  

Als je over de grens verkoopt, heb je waarschijnlijk meer dan één btw-nummer nodig. Er is een uitzondering voor verkopen binnen de EU: met het éénloketsysteem (OSS) van de EU kunnen ondernemingen zich in één EU-land registreren voor btw en tegelijkertijd B2C verkopen in de hele regio. Elke btw-geregistreerde onderneming in de EU wordt vermeld in het VAT Information Exchange System (VIES), waarmee andere ondernemingen kunnen bevestigen of je correct bent geregistreerd.

Waarom hebben ondernemingen een internationaal btw-nummer nodig?

Als je aan een ander land verkoopt, moet je je meestal registreren voor btw. Dit zijn de scenario's waarin je dit moet doen.

Je verkoopt digitale diensten aan klanten in andere landen

Meer dan 125 landen vereisen dat buitenlandse aanbieders van digitale diensten, zoals software, streamingplatforms en mobiele apps, zich registreren voor btw en deze in rekening brengen bij lokale klanten.

Dit geldt zelfs als je niet fysiek aanwezig bent in die landen. Alleen het digitaal leveren van de dienst is voldoende om omzetbelasting te activeren.

Je verzendt goederen naar klanten in het buitenland

Als je fysieke producten over de grens verkoopt, zijn btw-verplichtingen vaak van toepassing zodra je de drempel voor verkoop op afstand van een land overschrijdt, en soms vanaf de eerste verkoop. Zodra je de grens overgaat, moet je je lokaal registreren voor btw of een gecentraliseerd aangifte schema gebruiken, als er een beschikbaar is. In beide gevallen heb je een btw-nummer nodig om aan de regels te blijven voldoen.

Je slaat voorraad op of verwerkt bestellingen uit een ander land

Als je goederen in een ander land opslaat, bijvoorbeeld in een Amazon-magazijn of een logistiek centrum van een derde partij, creëer je meestal een belastbare aanwezigheid. Het maakt niet uit of je verkoop laag is of net begint. Door alleen maar voorraad in het land aan te houden, ben je onderworpen aan de lokale btw-registratieregels.

Dit is vooral relevant voor e-commerce verkopers die gedistribueerde fulfilmentnetwerken gebruiken. Zodra je producten fysiek in een land zijn, zien veel belastingautoriteiten je onderneming als daar actief en verwachten ze dat je je registreert.

Je importeert goederen of voert lokale activiteiten uit

Voor het importeren van producten in een land is meestal btw registratie vereist, zodat je het volgende kunt doen:

• Goederen inklaren bij de douane
  
• Alle betaalde btw bij invoer terugvragen
  
• De correcte btw vragen wanneer je die goederen lokaal doorverkoopt
  

Zelfs naast de verkoop van producten kunnen btw-verplichtingen voortvloeien uit diensten die je onderneming levert. Als je evenementen organiseert, apparatuur installeert of persoonlijke diensten verleent in een ander land, kunnen die activiteiten registratie vereisten met zich meebrengen.

Registreren voor btw en de juiste omzetbelasting in rekening brengen is geen suggestie, maar een juridische verplichting. Als je je niet registreert, kun je met terugwerkende kracht worden gestraft voor onbetaalde btw en rente en boetes. Sommige landen brengen forfaitaire boetes in rekening, terwijl andere een percentage van je niet-aangegeven verkopen in rekening brengen. Als je marktplaatsen zoals Amazon gebruikt, kunnen je aanbiedingen worden opgeschort totdat je een geldig btw-nummer opgeeft.

Hoe verschillen de regels voor btw-registratie per land?

Er is geen wereldwijde btw standaard. Elk land schrijft zijn eigen regels. Wat registratie activeert, hoe het verwerkt en welk papierwerk nodig is, varieert. Zodra je in een nieuw land begint te verkopen, moet je controleren of een btw-nummer vereist is en hoe je er een kunt krijgen.

Dit is hoe registratie werkt in een paar verschillende markten.

De EU

De EU wordt vaak als een interne markt behandeld, maar btw wordt nog steeds op landniveau afgehandeld. Elke lidstaat geeft zijn eigen btw-nummer uit en heeft zijn eigen registratie systeem, en veel lidstaten vereisen lokale taaltoepassingen. Ondanks de harmonisatie-inspanningen van de EU variëren de tijdlijnen, formaten en extra vereisten (bijv. beëdigde vertalingen, originele documenten).

Dit zijn de registratiedrempels:

• In de EU gevestigde verkopers: Voor grensoverschrijdende B2C-verkoop binnen de EU wordt één jaarlijkse drempel van € 10.000 toegepast. Als een in de EU gevestigde onderneming onder die limiet blijft, kan de btw van het thuisland in rekening worden gebracht. Als deze wordt overschreden, moet het lokale tarief van de klant worden toegepast.
  
• Niet-EU verkopers: Er is geen drempel. Van een verkoper buiten de EU wordt verwacht dat hij zich bij zijn eerste verkoop registreert voor btw, tenzij deze is vrijgesteld of onder de verleggingsregeling valt. De OSS-regeling stelt niet-EU-bedrijven in staat zich in slechts één EU-land te registreren.
  

Het Verenigd Koninkrijk

Registratie gebeurt via het online systeem van His Majesty's Revenue and Customs (HMRC). Het is beschikbaar in het Engels en vereist doorgaans geen fiscaal vertegenwoordiger.

Dit zijn de registratiedrempels:

• In het Verenigd Koninkrijk gevestigde ondernemingen: Verkopers in het Verenigd Koninkrijk moeten zich registreren zodra ze de drempel van £ 90.000 binnenlandse omzet overschrijden.
  
• Bedrijven buiten het Verenigd Koninkrijk: Er is geen drempel. Elke belastbare verkoop in het Verenigd Koninkrijk leidt tot een btw verplichting, tenzij de verleggingsregeling van toepassing is.
  

Overige landen

• Zwitserland: Buitenlandse bedrijven met een wereldwijde omzet van meer dan 100.000 Zwitserse frank (CHF) moeten zich registreren voor Zwitserse btw.
  
• Zuid-Afrika: Ondernemingen met belastbare omzet boven de 1 miljoen Zuid-Afrikaanse rand (ZAR) moeten zich registreren voor btw.
  
• Brazilië: Er is geen drempel, wat betekent dat elke onderneming die belastbare verkopen doet in het land zich moet registreren voor btw.
  

Wat houdt de btw-registratieprocedure in?

De stappen voor btw-registratie zijn over het algemeen overal vergelijkbaar, maar de details en tijdlijnen variëren. Dit is hoe het er meestal uitziet.

Bepalen waar en wanneer je je wilt registreren

Bevestig eerst in welke landen je je moet registreren. Tools zoals Stripe Tax kunnen je helpen bij het traject wanneer je de drempelwaarde van een land nadert, maar je moet nog steeds actie ondernemen zodra je deze overschrijdt. Begin het aanmeldformulier vroeg te verwerken zodat je registratie klaar is zodra je deze nodig hebt.

Je documentatie verzamelen

De meeste landen vragen om vergelijkbaar papierwerk, waaronder:

• Een oprichtingsakte of oprichtingsakte
  
• Een onderneming of handelsvergunning, indien van toepassing
  

Mogelijk moet je documenten vertalen of notarieel bekrachtigen. Sommige landen zijn strikt in het formaat, dus originele kopieën, specifieke formulieren of beëdigde vertalingen kunnen verplicht zijn.

Dien de aanvraag in

Dit betekent vaak dat je online of op papier een btw registratie formulier moet invullen. Verwacht het volgende:

• Je bedrijfsnaam en contactgegevens
  
• Een beschrijving van je producten of diensten
  
• Je geschatte omzet in het land
  
• De datum waarop je de drempel voor registratie hebt overschreden
  

Sommige formulieren zijn alleen beschikbaar in de lokale taal. In complexere rechtsgebieden kun je het beste samenwerken met een lokale fiscalist of registratiedienst.

Stel indien nodig een fiscaal vertegenwoordiger aan

Als je een niet-ingezeten onderneming hebt, moet je in sommige landen een fiscaal vertegenwoordiger aanwijzen. Deze persoon of dit bedrijf is gezamenlijk aansprakelijk voor je btw-compliance en is vaak je aanspreekpunt voor het belastingkantoor.

Ze handelen meestal ook het aangifte van je aanmeldformulier af. De kosten variëren en je moet meestal een ondertekende overeenkomst of volmacht verstrekken.

Wacht op goedkeuring

De verwerkingstijden kunnen variëren van enkele dagen tot enkele weken. Tijdens deze periode kan de belasting dienst aanvullende vragen stellen of meer documentatie aanvragen. Reageer snel om vertragingen te voorkomen.

Wat zijn de doorlopende btw-compliancevereisten?

Het aanvragen van een btw-nummer is nog maar het begin. Zodra je bent geregistreerd, wordt van je verwacht dat je aan de regels blijft voldoen, en dat betekent meer dan één keer per jaar aangifte doen. Zo ziet doorlopende btw compliance er in de praktijk uit.

Btw in rekening brengen

Jij bent verantwoordelijk voor het toepassen van het juiste btw-tarief op basis van het land van de klant en het type product of dienst dat je verkoopt. Dit betekent dat je je tariefsystemen up-to-date moet houden en moet weten wanneer verlaagde of nultarieven van toepassing zijn.

Als je aan een andere onderneming verkoopt, betaal je misschien helemaal geen btw, maar je moet wel het btw-nummer valideren en de verkoop correct documenteren voor verleggingsregelingen.

Btw-facturen

Btw facturen zijn officiële documenten. Landen vereisen doorgaans dat ze het volgende bevatten:

• Je btw-nummer
  
• Het btw-nummer van de klant (voor B2B-verkoop)
  
• Een duidelijke uitsplitsing van belasting tarieven en bedragen
  
• Specifieke taal waarin staat of btw in rekening is gebracht of teruggeboekt
  

Fouten hier kunnen problemen opleveren voor je klanten (bijvoorbeeld door ze te blokkeren bij het terugvorderen van btw) en leiden tot boetes bij een audit.

Btw-aangifte

In de meeste landen moet je maandelijks of elk kwartaal btw-aangifte doen. Elke aangifte bevat:

• Hoeveel btw je in rekening hebt gebracht
  
• Hoeveel btw je hebt betaald over ondernemingen
  
• Het verschil dat je verschuldigd bent of terugkrijgt
  

Deadlines zijn strikt. Als je er een mist, kun je automatische boetes krijgen, zelfs als je die periode niets verschuldigd bent. Als je btw verschuldigd bent, moet je deze betalen wanneer je aangifte doet. Het is aan jou om ervoor te zorgen dat je contant geld bij de hand hebt om af te dragen wat je verschuldigd bent.

Sommige rechtsgebieden, zoals het Verenigd Koninkrijk, vereisen ook digitale administratie en elektronische aangifte.

Administratie

Je moet het volgende onderhouden:

• Kopieën van uitgegeven en ontvangen facturen
  
• Klant belasting-ID informatie
  
• Eventuele correspondentie met omzetbelasting
  

Bewaartermijnen verschillen per land, maar 5-10 jaar is gebruikelijk. En op veel plaatsen moeten gegevens digitaal zijn en gemakkelijk kunnen worden geëxporteerd in geval van een audit.

Speciale rapporten

Voor bepaalde soorten transacties zijn aanvullende rapporten vereist. In de EU moet je voor internationale B2B verkopen vaak EC-verkooplijsten indienen. Als je goederen tussen EU-landen verplaatst, heb je mogelijk ook Intrastat-verklaringen nodig.

Voortdurende compliance vereist actief beheer. Landen wijzigen vaak hun btw-tariefen, regels en aangiftes. Als een tarief stijgt, moet je je afrekenproces onmiddellijk bijwerken. Als de aangifte verandert, moet je je rapportagefrequentie aanpassen. Als je de drempel voor registratie in een land niet meer overschrijdt, kun je je mogelijk afmelden. Maar daarvoor moet je een formeel proces volgen.