Registrering av moms kan kännas bedrägligt enkel: du fyller i ett formulär, får ditt nummer och börjar ta ut skatt. Men det finns många landsspecifika regler, ekonomiska tröskelvärden, bokföringsskyldigheter och val av system som kan påverka ditt företag avsevärt. Nedan går vi igenom vad registrering av moms kräver, vilka beslut du måste fatta som företagsägare och vilka ändringar som görs när du väl är registrerad.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är registrering av moms?
  
• När krävs registrering av moms?
  
• Vilka dokument och uppgifter om företaget behövs för att registrera sig för moms?
  
• Hur registrerar företag sig för moms och vilka system kan de välja mellan?
  
• Vad händer efter att man har registrerat sig för moms?
  

Vad är registrering av moms?

Registrering av moms är processen där man formellt meddelar en skattemyndighet att företaget är ansvarigt för att ta ut och betala in moms på sin försäljning.

När du har registrerat dig får du ett momsregistreringsnummer, som i princip är ett skatteregistreringsnummer för moms. Från och med då förväntas du:

• Inkludera moms i priserna för de flesta varor och tjänster du säljer
  
• Utfärda momsfakturor till kunder
  
• Momsdeklarera regelbundet
  
• Föra detaljerade register över din försäljning, dina inköp och uppburen moms
  

I många fall är registrering obligatorisk när dina intäkter överstiger ett visst tröskelvärde. Men vissa företag registrerar sig frivilligt redan innan dess, särskilt om de arbetar med kunder som är registrerade för moms eller vill återkräva moms på sina företagsutgifter. Registrering av moms påverkar hur du sätter priser, rapporterar och driver verksamheten, och det kan också signalera till partner och kunder att du driver ett väletablerat företag.

När krävs registrering av moms?

De flesta jurisdiktioner använder någon form av intäktsbaserad tröskel för att bestämma när du behöver registrera dig för moms. När din årliga skattepliktiga omsättning överstiger den tröskeln blir registrering obligatorisk. Vissa länder kräver dock registrering oavsett omsättning. Till exempel:

• I Storbritannien måste företag registrera sig när deras skattepliktiga omsättning överstiger 90 000 GBP under en rullande 12-månadersperiod.
  
• I Sydafrika måste företag registrera sig när deras skattepliktiga omsättning överstiger 1 miljon sydafrikanska rand (ZAR) under en rullande 12-månadersperiod.
  
• I Brasilien finns det ingen tröskel. Alla företag som bedriver skattepliktig försäljning måste registrera sig.
  

Alla EU-länder har sina egna tröskelvärden för inhemska företag. Det finns också ett regionövergripande tröskelvärde på 10 000 euro, under vilket EU-företag endast betalar moms i det land där de är etablerade. Över detta tröskelvärde måste företag börja betala moms i alla länder där de säljer.

Det finns vanligtvis inget tröskelvärde för utländska företag, vilket innebär att registrering krävs från den första försäljningen. Utländska företag måste vanligtvis registrera sig för moms innan de överskrider ett tröskelvärde för omsättning om de:

• Bedriver verksamhet som ett utländskt företag som säljer till ett land som omfattas av moms
  
• Importerar varor till ett annat land
  
• Öppnar ett lokalt lager eller innehar lager i en utländsk jurisdiktion
  
• Säljer digitala produkter eller tjänster till kunder i andra länder
  

I praktiken innebär detta att företag med internationell räckvidd – särskilt e-handelsplattformar, SaaS-leverantörer (software-as-a-service) och säljare på marknadsplatser – ofta hanterar flera momsregistreringar i olika länder, var och en med sina egna regler och skyldigheter.

Vilka dokument och uppgifter om företaget behövs för att registrera sig för moms?

Registrering av moms kräver en fullständig och korrekt ansökan. De flesta skattemyndigheter ber om en liknande uppsättning uppgifter för att verifiera ditt företags identitet, bedöma din skattskyldighet och avgöra hur dina skattskyldigheter ska kategoriseras. De exakta uppgifterna varierar mellan jurisdiktioner, men skattemyndigheterna vill i allmänhet bekräfta att du är ett legitimt företag och att din verksamhet omfattas av moms. Här är vad den ansökan vanligtvis innehåller.

Grundläggande företagsinformation

• Juridiskt namn på företaget
  
• Företagets struktur (t.ex. enskild firma, handelsbolag, aktiebolag)
  
• Företagets registreringsnummer eller bolagsbildninguppgifter
  
• Registrerad företagsadress
  
• Handelsnamn ( om det skiljer sig från det registrerade namnet)
  
• Kontaktuppgifter för företaget, den primära representanten eller både och
  

Skatt och bankuppgifter

• Nationellt skatte-ID-nummer (om tillämpligt)
  
• Information om företagets bankkonto (för återbetalning av moms eller betalningar)
  
• Uppgifter om eventuella tidigare skatteregistreringar, särskilt om du migrerar från ett annat momssystem
  

Aktivitetsrelaterad dokumentation

• Beskrivning av företagets verksamhet och de sektorer där du är verksam
  
• Startdatum för skattepliktig verksamhet
  

Dokumentunderlag

Beroende på land kan du också behöva skicka in:

• Bevis på företagets registrering, bolagsbildning eller näringslicens
  
• Kopior av avtal, fakturor eller inköpsorder
  
• Id-handlingar för styrelseledamöter, ägare eller juridiska ombud
  

Hur kan företag registrera sig för moms och vilka system kan de välja mellan?

Innan du börjar ansöka bör du välja det momssystem du föredrar. De flesta jurisdiktioner erbjuder ett visst antal alternativ som har både för- och nackdelar. Här är några vanliga system:

• Standardmässig eller periodiserad moms: Du redovisar moms baserad på fakturans datum. Detta är standard i många länder.
  
• Redovisning enligt kontantprincipen: Du redovisar moms när kunden betalar dig. Detta är användbart för att hantera kassaflödet, särskilt för företag med längre villkor för betalning.
  
• Schablonsats eller förenklade system: Istället för att beräkna moms på varje transaktion tillämpar du en fast procentsats på din bruttoförsäljning. Dessa system är vanligtvis tillgängliga för småföretag med intäkter under ett visst tröskelvärde.
  
• Marginalsystem (i specifika branscher): Om du arbetar inom secondhand-varor, resetjänster eller en liknande sektor kan du behöva betala moms endast på din vinstmarginal snarare än på hela försäljningspriset.
  

Systemet du väljer formar hur du kategoriserar intäkter, hanterar fakturor och hanterar rapportering. Alla system är inte tillgängliga i alla länder och vissa har strikta behörighetskriterier. Valet av rätt alternativ beror på din omsättning, bransch, redovisningspreferenser och risktolerans.

När du har valt ett system kan du slutföra registreringen av moms online via den relevanta skattemyndighetens portal. Du behöver vanligtvis:

• Fylla i en ansökan
  
• Ladda upp styrkande handlingar
  
• Välja ett momssystem
  
• Ange ett startdatum för skattepliktig verksamhet
  

När du har skickat in din ansökan varierar handläggningstiderna. Vissa myndigheter godkänner ansökningar inom några dagar, medan andra kan ta flera veckor, särskilt om du har ett utländskt företag eller är verksam inom en komplex sektor.

I vissa fall är registreringen retroaktiv. Om du har överskridit tröskelvärdet innan du ansöker kan du behöva betala moms på tidigare försäljningar.

Vad händer efter att man har registrerat sig för moms?

När du har tilldelats ett momsregistreringsnummer förväntas du efterleva återkommande skatte- och rapporteringsskyldigheter. Så här gör du när du har registrerat dig.

Börja ta ut moms

På de flesta varor och tjänster som du säljer måste du tillämpa rätt moms och inkludera den på dina fakturor. Dessa fakturor måste uppfylla specifika formateringsstandarder som att visa ditt momsregistreringsnummer och specificera den skatt som tagits ut.

Deklarera moms

Beroende på land och omsättning kan moms deklareras månadsvis, kvartalsvis eller årligen. I följande deklarationer sammanfattas:

• Moms du har tagit ut på försäljning (utgående skatt)
  
• Moms du har betalat på företagets utgifter (ingående skatt)
  
• Skillnaden mellan de två avgör om du är skyldig att betala eller har rätt till återbetalning
  

Deklarationer måste lämnas in i tid, även under perioder utan försäljning eller köp. Sena deklarationer kan leda till straffavgifter.

För detaljerade register

De flesta skattemyndigheter kräver att företag som är momsregistrerade för en organiserad bokföring av:

• Försäljnings- och inköpsfakturor
  
• Inlämnad momsdeklaration
  
• Korrespondens med skattemyndigheter
  
• Underlag för att återkräva moms (t.ex. inkomster, avtal, fraktdokument)
  

Tiden för att hålla arkiv varierar, men 5–10 år är vanligt.

Efterlev eventuella ytterligare registreringar

Om du är registrerad i mer än ett land – eller om du säljer gränsöverskridande digitala tjänster – kan du också behöva:

• Skicka in ytterligare rapportering (t.ex. periodisk sammanställning för moms inom EU)
  
• Tillämpa rätt moms baserad på köparens plats
  
• Kategorier för distansförsäljning eller digitala transaktioner i flera jurisdiktioner
  

Registrering av moms är en inkörsport till mer omfattande skattskyldigheter. För att kunna efterleva gällande bestämmelser måste du upprätthålla effektiva system, föra korrekta register och följa regler för gränsöverskridande transaktioner. Du kan läsa mer om hur Stripe Tax gör det enklare att hantera all debitering av moms på en enda plats här.