Ottenere il numero di partita IVA (Imposta sul Valore Aggiunto) può sembrare ingannevolmente semplice: si compila un modulo, si ottiene il numero e si inizia ad addebitare l'imposta. Tuttavia, la realtà è ben più complessa, con strati di regole specifiche per ogni Paese, soglie finanziarie, obblighi di tenuta dei registri e scelte di regime che possono influenzare significativamente la tua attività. Di seguito, esamineremo cosa comporta il numero di partita IVA, le decisioni che dovrai prendere come titolare dell’attività e cosa cambia una volta ottenuto il numero.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è il numero di partita IVA?
  
• Quando è richiesto il numero di partita IVA?
  
• Quali documenti e dettagli dell'attività sono necessari per registrarsi ai fini IVA?
  
• In che modo le attività si registrano ai fini IVA e tra quali regimi possono scegliere?
  
• Che cosa succede dopo la registrazione ai fini IVA?
  

Che cos'è il numero di partita IVA?

La partita IVA serve a notificare formalmente all'autorità fiscale che la tua attività è responsabile dell'addebito e della riscossione dell'IVA sulle tue vendite.

Una volta effettuata la registrazione, si riceve un numero di partita IVA, che è essenzialmente un ID fiscale ai fini dell'IVA. Da quel momento in poi, devi eseguire le seguenti operazioni:

• Aggiungere l'IVA ai prezzi della maggior parte dei beni e servizi che vendi
  
• Emettere fatture con IVA ai clienti
  
• Presentare regolarmente le dichiarazioni IVA
  
• Tenere registri dettagliati delle vendite, degli acquisti e dell'IVA riscossa
  

Nella maggior parte dei casi, la registrazione IVA è obbligatoria una volta che i ricavi superano una certa soglia. Tuttavia, alcune attività si registrano volontariamente anche prima di raggiungerla, specialmente se collaborano con clienti che hanno partita IVA o desiderano richiedere il rimborso dell'IVA sulle proprie spese aziendali. La registrazione IVA influisce sul modo in cui si impostano i prezzi, si gestiscono le dichiarazioni e si opera, e può anche segnalare a partner e clienti che si sta gestendo un'attività consolidata.

Quando è richiesto il numero di partita IVA?

Nella maggior parte dei Paesi, l'obbligo di registrazione ai fini IVA è legato al superamento di una soglia di fatturato annuo. In pratica, una volta che i tuoi ricavi imponibili annuali superano un certo importo stabilito dalla legislazione locale, la registrazione diventa obbligatoria. Tuttavia, è importante notare che non tutte le giurisdizioni adottano questo approccio basato sul fatturato. Alcuni Paesi, infatti, richiedono la registrazione IVA indipendentemente dall'ammontare dei tuoi ricavi. Ad esempio:

• Nel Regno Unito, le attività devono registrarsi quando il loro fatturato tassabile supera le 90.000 sterline in un periodo di 12 mesi consecutivi.
  
• In Sudafrica, le attività devono registrarsi quando il loro fatturato tassabile supera 1 milione di rand sudafricani (ZAR) in un periodo di 12 mesi.
  
• In Brasile non c'è alcuna soglia. Qualsiasi attività che effettua vendite tassabili deve registrarsi.
  

Ciascuno Stato membro dell'UE stabilisce le proprie soglie per le attività commerciali a livello nazionale. Esiste inoltre una soglia di 10.000 euro a livello regionale. Se le tue attività nell'UE si mantengono al di sotto di questa soglia, dovrai versare l'IVA solamente nel Paese in cui sei stabilito. Superata tale soglia, le tue attività saranno soggette al pagamento dell'IVA in ogni Paese in cui effettui vendite.

Per le attività non residenti non esiste di solito una soglia, il che significa che la registrazione è obbligatoria fin dalla prima vendita. Le attività estere devono generalmente registrarsi ai fini IVA prima di superare una soglia di fatturato se:

• Operano come attività non residenti che effettuano vendite con IVA in un Paese specifico
  
• Importano merci in un altro Paese
  
• Iniziano ad operare con un magazzino locale oppure mantengono delle scorte in un'altra giurisdizione
  
• Vendono prodotti o servizi digitali a clienti in altri Paesi
  

In pratica, le attività con una portata internazionale, in particolare le piattaforme e-commerce, i fornitori di Software-as-a-Service (SaaS) e i venditori di marketplace, si trovano spesso a dover gestire più registrazioni IVA in Paesi diversi, ciascuno con le proprie regole e obblighi specifici.

Quali documenti e dettagli dell'attività sono necessari per registrarsi ai fini IVA?

Per ottenere il numero di partita IVA è necessario effettuare una domanda di registrazione completa e accurata. La maggior parte delle autorità fiscali richiede una serie simile di informazioni di base per verificare l'identità della tua attività, valutarne la responsabilità e determinare come tenere traccia dei tuoi obblighi fiscali. I dettagli esatti variano da giurisdizione a giurisdizione, ma le autorità fiscali generalmente vogliono confermare che sei un'entità commerciale legittima e che le tue attività rientrano nell'ambito dell'IVA. Ecco cosa include in genere la domanda di registrazione.

informazioni di base sull'attività

• Ragione sociale dell’attività
  
• Struttura aziendale (ad esempio, ditta individuale, società di persone, corporation)
  
• Numero di iscrizione dell’azienda o dettagli della costituzione
  
• Indirizzo aziendale registrato
  
• Nome commerciale, se diverso dalla ragione sociale
  
• Dati di contatto dell'attività, del rappresentante principale o di entrambi
  

Dati fiscali e bancari

• Numero di identificazione fiscale nazionale (se applicabile)
  
• Informazioni sul conto bancario aziendale (per rimborsi o pagamenti IVA)
  
• Dettagli di eventuali registrazioni fiscali precedenti, soprattutto se stai passando a un altro regime IVA
  

Documentazione relativa all’attività

• Descrizione delle tue attività commerciali e dei settori in cui operi
  
• Data di inizio dell'attività imponibile
  

Documentazione di supporto

A seconda del Paese, potrebbe essere necessario inviare anche:

• Prova di registrazione dell'attività, incorporazione o licenza commerciale
  
• Copie di contratti, fatture o ordini di acquisto
  
• Documenti di riconoscimento di membri del consiglio di amministrazione, titolari o rappresentanti di carattere giuridico o legale
  

In che modo le attività si registrano ai fini IVA e tra quali regimi possono scegliere?

Prima di procedere con la richiesta di registrazione, dovresti scegliere il tuo regime IVA preferito. La maggior parte delle giurisdizioni offre diverse opzioni, ognuna con i propri vantaggi e svantaggi. Ecco alcuni regimi comuni:

• Tassazione standard o per competenza: per la rendicontazione dell'IVA, si prendono come riferimento le date di fatturazione. In molti Paesi, questa è la norma.
  
• Contabilità per cassa: l'IVA viene dichiarata solo dopo aver ricevuto il pagamento dal cliente. Ciò è particolarmente utile per la gestione del flusso di cassa, specialmente per le attività con termini di pagamento più estesi.
  
• Regimi forfettari o semplificati: anziché calcolare l'IVA per ogni singola transazione, applichi una percentuale fissa alle tue vendite lorde. Questi regimi sono solitamente disponibili per le piccole imprese con ricavi inferiori a una determinata soglia.
  
• Regime del margine (in settori specifici): se operi nel settore dei beni di seconda mano, dei servizi di viaggio o in un ambito analogo, la tua attività potrebbe essere soggetta al pagamento dell'IVA unicamente sul margine di profitto, anziché sull'intero prezzo di vendita.
  

Il regime fiscale che scegli determina come tratterai i ricavi, gestirai le fatture e farai la reportistica. Non tutti i programmi sono disponibili in ogni Paese, e alcuni hanno criteri di ammissibilità rigorosi. La scelta dell'opzione giusta dipende dal tuo fatturato, dal settore in cui operi, dalle tue preferenze contabili e dalla tua tolleranza al rischio.

Una volta selezionato un programma, puoi completare la tua registrazione IVA online tramite il portale dell'autorità fiscale competente. Di solito è necessario:

• Compilare un modulo di richiesta di registrazione
  
• Caricare la documentazione di supporto
  
• Scegliere un regime IVA
  
• Fornire una data di inizio per l'attività tassabile
  

I tempi di elaborazione di una richiesta di registrazione possono variare. Alcune autorità approvano le domande in pochi giorni, mentre altre possono impiegare diverse settimane, in particolare se l'attività non è residente o opera in un settore complesso.

In alcuni casi, la registrazione è retroattiva. Se hai superato la soglia prima di presentare la domanda, potrebbe essere necessario pagare l'IVA sulle vendite passate.

Che cosa succede dopo la registrazione ai fini IVA?

Una volta ottenuta la partita IVA, la tua attività è tenuta a rispettare una serie di obblighi fiscali e di dichiarazione ricorrenti. Ecco cosa fare dopo la registrazione.

Iniziare ad addebitare l'IVA

Per la maggior parte dei beni e dei servizi che vendi, dovrai applicare l'aliquota IVA corretta e indicarla nelle tue fatture. Queste fatture devono rispettare specifici standard di formattazione, come l'indicazione della partita IVA e la scomposizione delle imposte riscosse.

Dichiarazioni IVA

A seconda del Paese e del fatturato, le dichiarazioni IVA possono essere effettuate mensilmente, trimestralmente o annualmente. Questi risultati riassumono:

• IVA riscossa sulle vendite (a debito)
  
• IVA pagata sulle spese dell’attività (a credito)
  
• La differenza tra le due forme determina se l'utente deve effettuare un pagamento o se ha diritto a un rimborso
  

Le dichiarazioni devono essere presentate in tempo, anche quando non ci sono vendite o acquisti. La presentazione tardiva può comportare sanzioni.

Tenere registri dettagliati

La maggior parte delle autorità fiscali richiede alle attività con partita IVA di tenere una documentazione organizzata di:

• Fatture relative a vendite e acquisti
  
• Dichiarazioni IVA presentate
  
• Corrispondenza con le autorità fiscali
  
• Documenti giustificativi per il recupero dell'IVA (ad es. ricevute, contratti, documenti di spedizione)
  

I periodi di conservazione dei registri variano, ma cinque-dieci anni sono un intervallo comune.

Soddisfare eventuali registrazioni aggiuntive

Se la tua attività è registrata in più di un Paese o vende servizi digitali a livello transfrontaliero, potresti anche essere necessario:

• Inviare ulteriori dichiarazioni (ad esempio, elenchi vendite CE nell'UE)
  
• Applicare l'aliquota IVA corretta in base alla località dell'acquirente
  
• Monitorare le soglie per le vendite a distanza o le transazioni digitali in diverse giurisdizioni
  

La registrazione ai fini IVA è il punto di partenza per una serie di responsabilità fiscali più ampie. Per assicurarti di essere sempre in regola, è essenziale implementare sistemi efficaci, mantenere una contabilità precisa e aderire alle norme che regolano le transazioni internazionali. Puoi approfondire come Stripe Tax ti aiuti a semplificare la gestione della riscossione IVA direttamente da un'unica piattaforma qui.